Bctt phần 2 Đã nhân xét

PHẦN 1.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCHNHIỆM HỮU HẠN ĐƯỜNG BIỂN

PHẦN 1 PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ LOGISTICS CỦA

CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ĐƯỜNG BIỂN1.1 Các dịch vụ chính công ty cung cấp

1.1.1 Vận chuyển đường biển

Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển:  Dịch vụ vận chuyển hàng nguyên container bằng đường biển nội địa, đường

biển quốc tế  Dịch vụ vận tải cho các thiết bị đặc biệt Dịch vụ vận tải nhận/giao hàng tận nơi – Door to DoorSearoad hiện đang là đại lý cho các hãng tàu, hãng vận tải nước ngoài và làmcông tác phục vụ cho tàu biển của nước ngoài vào cảng Việt Nam Trong suốt quátrình hình thành và phát triển, công ty đã tạo ra mối quan hệ đối tác với hầu hết cáchãng tàu trên thị trường như Meark Lines, Sea Land, One, YangMing, Evergreen,Cosco, Huyndai, OOCL, Hapaglloyd, Wanhai, KMTC, SITC, CMA-CGM, MSC…Searoad ký nhiều hợp đồng với các hãng tàu đặc biệt cho các tuyến dài từ đó có thểcung cấp cho khách hàng dịch vụ ổn định, chất lượng cao với giá cả cạnh tranh Côngty tiếp cận được đến hầu hết các cảng biển trên thế giới tại Châu Á (Trung Quốc, ẤnĐộ, Malaysia, Indonesia, Thailand, Singapore, Korea, Nhật Bản…), Châu Âu (Pháp,Đức, Hà Lan, Tây Ban Nha, Italia, Nga …) Mỹ, Canada, Trung Đông (Dubai, Iran,Irag…) và các khu vực khác trên thế giới

Quy trình cung cấp dịch vụ với yêu cầu xuất khẩu hàng hóa của Searoad:

Hình 2.1 Quy trình cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng hóa

Tiếp nhận yêu cầu xuất khẩu

Kiểm tra và thông

báo đến khách

hàng thông tin các chuyến

tàu

Đặt chỗ với hãng

tàu, gửi booking cho khách

hàng

Nhắc nhở khách hàng đóng hàng và hạ container

Chăm sóc khách hàng, giải quyết phát

sinh

(Nguồn: Nội bộ công ty)

 Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất khẩu từ khách hàngBộ phận Kinh doanh của công ty sẽ thực hiện nhiệm vụ chính của mình bằngviệc tìm kiếm khách hàng theo các cách khác nhau, chẳng hạn:

 Tìm kiếm từ danh mục hoặc thông qua các websites, mạng xã hội,  Dựa vào mối quan hệ sẵn có để tìm kiếm khách hàng

 Gọi điện thoại trực tiếp tới bộ phận xuất nhập khẩu của các công ty. Gửi bảng báo giá đến các khách hàng mới

Khi tìm được đối tượng khách hàng tiềm năng, Nhân viên Kinh doanh khai tháccác thông tin cơ bản như sau:phía khách hàng sẽ cung cấp cho Nhân viên Kinh doanhthông tin về lô hàng như

 Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà Nhân viên Kinhdoanh sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp (nếu hàng tươisống, rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh:20’RF,40’RH tùy vào số lượnghàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DChoặc 40’HC đối với hàng cồng kềnh) Cũng như các quy định của nướcnhập khẩu về mặt hàng đó Ví dụ như: hàng thực phẩm thì phải có giấykiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng…. Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì

khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thìcước phí càng thấp và ngược lại

 Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viênkinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tínvới giá cước phù hợp Tuy nhiên cũng có một số khách hàng quen sửdụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hóa của mình thì công ty thì xétbáo giá cước cho khách hàng đó biết

 Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm một lịch trình tàu chạy phùhợp

tên hàng, địa điểm đến, thời gian giao hàng, volume, trọng lượng, Nhân viên Kinhdoanh tiếp nhận yêu cầu xuất khẩu từ khách hàng và cung cấp cho Bộ phận Chăm sóc

khách hàng (CSKH), Bộ phận Chứng từ để thuận lợi trong việc tư vấn, hỗ trợ kháchhàng các thông tin cần thiết.

 Bước 2: Kiểm tra và thông báo đến khách hàng thông tin các chuyến tàu từhãng tàu

Sau khi nhận đầy đủ thông tin lô hàng, Nhân viên Kinh doanh có nhiệm vụ tưvấn loại container và lịch tàu phù hợp Kế tiếp, Nhân viên Kinh doanh tiến hành kiểmtra giá và lịch tàu trong dữ liệu có sẵn hoặc yêu cầu mức giá tốt hơn từ Bộ phận CSKH(trong trường hợp này Bộ phận CSKH liên hệ và đàm phán giá lại với hãng tàu), chàogiá cước biển và tính toán các chi phí cho khách hàng

Khi hai bên thống nhất về giá cả, công ty và khách hàng sẽ tiến hành ký kết hợpđồng dịch vụ để làm thủ tục xuất khẩu

 Bước 3: Đặt chỗ với hãng tàu, gửi booking cho khách hàngNếu khách đồng ý với lịch tàu và giá đã đưa, Bộ phận Chứng từ gửi yêu cầu đặtchỗ (booking request) đến hãng tàu để đặt chỗ Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặtchỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi booking confirmation haycòn gọi là Lệnh cấp container rỗng Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng nhữngthông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giaohàng ( port of delivery), cảng chuyển tải ( port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnhcấp container rỗng, giờ cắt máng( losing time)…

Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽgửi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thôngquan xuất khẩu

Nếu khách đồng ý với lịch tàu và giá đã đưa, Nhân viên Kinh doanh nhận cácthông tin từ khách hàng như Invoice, Packing List,… và gửi cho Bộ phận Chứng từtiến hành đặt chỗ và làm thủ tục với hang tàu như sau:

 Theo dõi lịch trình đóng hàng của khách hàng (chú ý các mốc thời gian hạn SI, VGM, CY)

 Nhận SI, VGM từ khách hàng

 Khai SI: submit trên web hoặc gửi email tùy theo quy định của hãng tàu (thời gian submit SI cần trước deadline SI trên booking

confirmation)

 Khai VGM (đối với hàng FCL): là khai báo trọng lượng hàng và Container trên hệ thống của hãng tàu

 Gửi bill nháp (HBL) cho khách hàng check và confirm

 Sau khi khách hàng đã check thông tin và confirm, cần phát hànhissueHBL final và gửi lại cho khách hàng.

 Gửi chứng từ cho Agent đầu nhập: MBL+HBL+ các chứng từ liên quan đến lô hàng,

 Khi đến ngày hàng đi thì hãng tàu gửi debit (nếu chưa thấy hãng tàu gửi thì phải gửi mail xin)

 Xác nhậnConfirm ngày tàu chạy và gửi charge sheet cho khách hàng.

 Xuất hóa đơn (trước đi post hóa đơn cần phải kiểm tra thật kỹ nếu không khi xảy ra sai sót sẽ phải liên hệ kế toán để revise lại)

 Treo debit hãng tàu vào file trên phần mềm hệ thống + gửi thông tin xuất hóa đơn cho hãng tàu

Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽgửi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thôngquan xuất khẩu

 Bước 4: Bộ phận CSKH nhắc khách hàng thanh toán Thông báo cho Bộ phậnKế toán công ty về việc thanh toán của khách hàng

 Bước 54: Nhắc nhở khách hàng đóng hàng và hạ containerNhân viên CSKH chịu trách nhiệm nhắc nhở khách hàng đóng hàng và hạcontainer hàng trước closing time dựa theo thông tin trên booking

 Bước 65: Chăm sóc khách hàng, giải quyết phát sinh (nếu có) Nhân viên Kinh doanh kết hợp cùng Bộ phận chứng từ, bộ phận CSKH theodõi lô hàng cho đến khi khách hàng lấy hàng khỏi kho và trả cont rỗng

Sau khi hoàn tất quá trình xuất khẩu, nếu có vấn đề phát sinh, Nhân viên Kinhdoanh phối hợp cùng Bộ phận CSKH chủ động tiếp nhận mọi khiếu nại, thắc mắc củakhách về dịch vụ và giải quyết các vấn đề khách hàng gặp phải

Quy trình cung cấp dịch vụ với yêu cầu xuất khẩu hàng hóa của Searoad:

Hình 2.2 Quy trình cung cấp dịch vụ nhập khẩu hàng hóa

(Nguồn: Nội bộ công ty)

 Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu từ khách hàngCũng giống như với quy trình làm hàng xuất khẩu Ở bước này, Nhân viên Kinhdoanh có trách nhiệm chào giá hoặc tư vấn quy trình nhập khẩu và Logistics nhậpkhẩu phù hợp theo các thông tin mà khách hàng cung cấp, gồm các thông tin cơ bảnlà:

 Bước 2: Kiểm tra và thông báo đến khách hàng thông tin các chuyến tàu từ

hãng tàuSau khi nhận đầy đủ thông tin lô hàng, , Nhân viên Kinh doanh có nhiệm vụ tưvấn loại container và lịch tàu phù hợp Kế tiếp, Nhân viên Kinh doanh tiến hành kiểmtra giá và lịch tàu trong dữ liệu có sẵn hoặc yêu cầu mức giá tốt hơn từ Bộ phận CSKH(trong trường hợp này Bộ phận CSKH liên hệ và đàm phán giá lại với đại lý ở nướcngoài)

Tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu từ khách

hàng

Kiểm tra và thông báo đến khách hàng thông tin các chuyến

tàu từ hãng tàu

Thông báo cho đại lý của Searoad tại nước

xuất khẩu, nhận booking confirmation

Gửi booking confirmation cho

khách hàngVận chuyển hàng về

Việt NamGửi khách hàng

thông báo hàng đến

Thu tiền của khách hàng và thu vận đơn

gốc

Gửi bộ chứng từ cho khách hàng

Khi hai bên thống nhất về giá cả, công ty và khách hàng sẽ tiến hành ký kết hợpđồng dịch vụ để làm thủ tục nhập khẩu.

Nhân viên Kinh doanh trao đổi các thông tin đã thống nhất với khách hàng vớiBộ phận Chứng từ và Bộ phận CSKH

 Bước 3: Thông báo cho đại lý của Searoad tại nước xuất khẩu, nhận bookingconfirmation

Bộ phận Chứng từ gửi email cho đại lý của SEAROAD tại nước ngoài yêu cầuđặt chỗ trên tàu theo giá và các điều kiện đã được cung cấp từ Nhân viên Kinh doanh.Sau đó nhận booking confirmation từ phía đại lý

 Bước 4: Gửi booking confirmation cho khách hàngGửi booking confirmation cho người gửi hàng (khách hàng tại Việt Nam). Bước 5: Vận chuyển hàng về Việt Nam

Đại lý ở nước xuất khẩu sẽ liên hệ với người xuất khẩu làm các thủ tục vậnchuyển hàng về cảng ở Việt Nam:

 Đại lý gửi thông tin đặt chỗ cho nhà xuất khẩu để nhà xuất khẩu lấycontainer rỗng về đóng hàng

 Đại lý ở nước ngoài tự liên lạc với chủ hàng về các thủ tục làm SI và làmB/L

 Sau khi hàng xếp lên tàu; agent sẽ gửi bộ hồ sơ cần có trước khi hàng hóađược nhập khẩu sang (Pre-alert document); đây là Master B/l và HouseB/L đã được sửa xong hay còn gọi là Final MBL, HBL

 Bước 6: Gửi khách hàng thông báo hàng đếnSau khi nhận được thông báo hàng đến của hãng tàu, Bộ phận CSKH gửi chokhách hàng

 Bước 7: Thu tiền của khách hàng và thu vận đơn gốcKế toán phát hành hóa đơn, bộ phận CSKH gửi email cho khách yêu cầu thanhtoán tiền cước biển và các chi phí, thu lại vận đơn gốc

 Bước 8: Gửi bộ chứng từ cho khách hàngSau khi thu B/L gốc và thu tiền thì gửi bộ chứng từ ủy quyền cho khách hàng

1.1.2 Khai thuê hải quan

SEAROAD cung cấp dịch vụ thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu cho hàngFCL, LCL, các lô hàng máy móc đã qua sử dụng, hàng thực phẩm, đồ uống đóngchai, kèm theo dịch vụ làm VSATTP

Quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan hàng xuất/nhập khẩu như sau:

Hình 2.3.Quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan

gồm

Tiếp nhận yêu cầu của khách

(Nguồn: Nội bộ công ty) Bước 1: Nhân viên Kinh doanh tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

Nhân viên Kinh doanh tiếp nhận yêu cầu thông tin từ khách hàng và yêu cầu cácgiấy tờ cần có để chuẩn bị khai báo hải quan như: Hợp đồng thương mại, Vận đơn,Hóa đơn thương mại,… và các giấy tờ khác liên quan.

Nhân viên Kinh doanh chuyển bộ chứng từ để Bộ phận Chứng từ kiểm tra

 Bước 2: Lên tờ khai nháp Nhân viên Chứng từ lên tờ khai nháp theo chứng từ, gửi tờ khai nháp đểkhách hàng kiểm tra thông tin và xác nhận Đồng thời, theo dõi thời gian đónghàng và giao hàng đến cảng để mở tờ khai.

 Bước 3: Mở tờ khai và truyển tờ khai hải quanSau khi hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ, bộ phận Chứng từ sẽ tiến hành truyềntờ khai điện tử bằng phần mềm khai báo hải quan Cơ quan hải quan sẽ tiếp nhận và xửlý các dữ liệu như kiểm tra, cấp số và phân luồng thông quan qua hệ thống

 Bước 4: Tiếp nhận thông tin token và truyền tờ khai xem kết quả phânluồng

 Tờ khai luồng xanh: Thông quan.

 Tờ khai luồng vàng: Nộp hồ sơ cho hải quan kiểm tra

 Tờ khai luồng đỏ: Bộ phận CSKH thông báo lại với khách hàng,thông báo tới Bộ phận giao nhận làm thủ tục kiểm hóa với hải quan.Sau khi kiểm hóa hàng không có vấn đề sẽ được thông quan

 Bước 5: Thu tiền từ khách hàngXuất hóa đơn thu các chi phí thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa xuấtkhẩu của khách hàng

 Bước 6: Chuyển chứng từ cho khách hàngChuyển lại các chứng từ cho khách hàng: tờ khai thông quan, hóa đơn nânghạ,….

Ngoài ra, Searoad còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khác gồm:

 Kiểm tra VSATTP Xin giấy chứng nhận đảm bảo vệ sinh an toànthực phẩm nhập khẩu.

 Kiểm dịch thực vật, động vật

 XinLàm C/Oc/o (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa)

 Dịch vụ xin giấy công bố thực phẩm, mỹ phẩm, bánh kẹo, rượu nhậpkhẩu.

 Đăng kiểm máy móc mới & đã qua sử dụng nhập khẩuVới dịch vụ này, Searoad liên kết với bên thứ ba chuyên làm thủ tục hảiquan Searoad là trung gian giữa khách hàng và bên thứ ba.

1.1.3 Vận tải đường bộ

Searoad thuê đơn vị vận tải bên ngoài thực hiện nghiệp vụ này.Với đội xe đa dạng về trọng tải: xe container 20’, xe container 40’, xe 3 chân,xe 6 chân, xe tải nhỏ, Searoad đảm bảo cung cấp mọi yêu cầu của Quý khách vềvận tải đường bộ từ/đến cảng Hải Phòng, cảng Cát Lái, Cảng VICT, cảng ĐàNẵng Searoad lựa chọn các nhà cung cấp có đội ngũ lái xe lành nghề tác phongphục vụ chuyên nghiệp 100% có giấy phép hạng FC, có sức khỏe tốt, nhiệt tìnhvới công việc, luôn sẵn sàng tiếp nhận và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Độixe đa dạng về trọng tải: xe container 20’, xe container 40’, xe 3 chân, xe 6 chân,xe tải nhỏ đảm bảo cung cấp mọi yêu cầu của khách hàng về vận tải đường bộ từ/đến cảng Hải Phòng, cảng Cát Lái, Cảng VICT, cảng Đà Nẵng.

Công ty có mạng lưới các nhà thầu phụ trải dài khắp ba miền đất nước, cókhả năng cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng door to door tốt nhất và đảm bảocung cấp mọi yêu cầu về số lượng xe và thời gian xe chạy kể cả trong mùa caođiểm.

Dịch vụ vận tải đường bộ của Searoad gồm:

 Vận tải hàng nguyên container: cont hàng khô như: container 20’GP, kẹpcontainer 20’GP, 40’HC, 45’DC, Container mở nóc (OT), Flat Rack …Ngoài ra, chúng tôi còn vận chuyển container hàng bảo ôn và đông lạnhvới xe có đầu máy phát điện đảm bảo an toàn hàng hóa và nhiệt độ theoyêu cầu.

 Vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng rời và hàng đặc biệt bằng cácphương tiện vận tải đặc biệt.

 Vận tải bằng xe tải từ 0,5 tấn đến 40 tấn Đội xe thùng kín và thùng mởnóc đáp ứng mọi yêu cầu vận chuyển hàng hóa của Quý khách hàng Quy trình cung cấp dịchnghiệp vụ gồm các bước:

Hình 2.4 Quy trình cung cấp dịch vụ vận tải nội địa

(Nguồn: Nội bộ công ty)

 Bước 1: Bộ phận Kinh doanh khai thác, tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng Xin các thông tin về: địa chỉ nhận hàng, địa chỉ giao hàng, mặt hàng cầnvận chuyển, khối lượng, thời gian vận chuyển Sau đó chuyển thông tin đến bộphận CSKH

 Bước 2: Bộ phận CSKH liên hệ với đơn vị vận chuyển và chuyển tiếp cácthông tin nhận được từ khách hàng.

 Bước 3: Đơn vị vận chuyển thông báo thời gian đến lấy hàng Bộ phậnCSKH báo lại với khách hàng.

 Bước 4: Gửi email phát hóa đơn cho khách hàngNgay khi đơn vị vận chuyển thông báo đã nhận hàng, khách hàng xác nhậnđã giao hàng cho đơn vị vận chuyển, Công ty gửi hóa đơn yêu cầu khách hàngthanh toán.

 Bước 5: Giao hàngSau khi khách hàng thanh toán, Bộ phận CSKH yêu cầu đơn vị vận chuyểngiao hàng đến địa chỉ khách hàng yêu cầu.

Tiếp nhận yêu cầu của khách

hàng

Gửi yêu cầu cho bên thứ 3

Báo thời gian lấy hàng cho

khách hàng

Phát hóa đơn, thu tiền từ

khách hàng

Giao hàng

Searoad cho thuê kho và quản lý hàng hóa thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau: khohàng điện máy, kho hàng nguyên vật liệu, kho hàng thành phẩm, kho hàng tiêu dùng.Trong đó kho hàng điện máy là một trong những thế mạnh của công ty, có thể đáp ứngcác yêu cầu về FIFO, quét mã vạch, xuất nhập hàng theo đơn, quản lý xuất nhập tồntheo ngày, quản lý xuất nhập tồn theo phần mềm mà Quý khách hàng yêu cầu.

 Quản lý xuất nhập tồn bằng phần mềm, quét mã vạch (theo yêu cầu) Báocáo xuất nhập tồn hàng ngày.

 Bốc xếp hàng hóa: Đội ngũ công nhân bốc xếp và nhân viên điều khiển láixe nâng có bằng cấp luôn làm hài lòng các khách hàng khó tính nhất.

 Cho thuê pallet theo yêu cầu của khách hàng: Đặc biệêt SearoadEAROADcó thể cung cấp và cho thuê pallet có kích thước 1,4mx1,8m để phục vụcác loại hàng hóa có kích thước lớn như tủ lạnh side by side, máy giặt, tủđông…

 Đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp: Kho hàng luôn được bảo vệ bởi các bảo vệchuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm.

 Phân phối hàng hóa theo đơn hàng yêu cầu.

 Khai thuê hải quan cho hàng hóa nhập khẩu và vận chuyển container từcảng về kho.

 Xếp, dỡ hàng hóa đóng trong container.

 Các dịch vụ đi kèm như: đóng gói, dán nhãn, thay vỏ carton….Dịch vụ và cơ sở vật chất:

 Cho thuê kho khép kín riêng biệt: diện tích tối thiểu từ 1000m2 trở lên

 Thời gian phục vụ 24h/24h các ngày nghỉ, ngày lễ theo yêu cầu

 Diện tích kho: từ tối thiểu 1000m2 tới trên 10.000m2