Khóa luận 2024 - Đề tài kế toán công nợ - Đánh giá thực trạng kế toán công nợ phải thu và phải trả tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa.
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài
Bất kỳ doanh nghiệp nào trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng đều bao gồm rất nhiều mối quan hệ kinh tế liên quan đến vấn đề thanh toán như : thanh toán với nhà nước, với công nhân viên, thanh toán trong nội bộ và thường xuyên nhất là quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa cũng không phải là ngoại lệ Với lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là thương mại dịch vụ, cụ thể là dịch vụ in ấn, một loại hình dịch vụ khá là đặc thù, nên các khoản thanh toán phải thu, phải trả tương đối là phức tạp Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên
Nhận thức được tầm quan trọng, cũng như sự phức tạp của công tác kế toán công nợ, cùng với lý do chủ quan là khi tôi được thực tập tại công ty đã được tiếp xúc và đảm nhận một phần vai trò kế toán công nợ nên tôi đã mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu và chọn đề tài: “Kế toán công nợ tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Các mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu cơ sở lý luận về kế toán công nợ các khoản phải thu, phải trả
- Đánh giá thực trạng kế toán công nợ phải thu và phải trả tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa
- So sánh thực tế với lý thuyết để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân để từ đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ tại công ty.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Qua thời gian thực tập, tìm hiểu tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa, em nhận thấy đề tài nghiên cứu về công tác kế toán công nợ phải thu, phải trả của Công ty không có Vì vậy em đã chọn 2 bài sau để tham khảo:
Khóa luận “Công tác kế toán công nợ phải thu, phải trả tại Công ty TNHH MTV
Tác phẩm "Kế toán công nợ tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa" của Nguyễn Thị Ngọc Phương đã nêu rõ công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC Tuy nhiên, công ty nơi tác giả thực tập lại áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, dẫn đến sự khác biệt về chế độ kế toán áp dụng.
Khóa luận “Kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Cổ phần Tư vấn xây dựng số 1 Thừa Thiên Huế" của tác giả Trương Thị Thanh Thảo (đã làm năm 2019) Đề tài này tác giả cũng nêu ra được các cơ sở lý luận, sự cần thiết của kế tác công nợ cũng như tình hình công nợ đối với công ty Đề tài được trình bày được quy trình chế độ chính hạch toán trên phần mềm máy tính Misa đi kèm với các sổ tay để theo dõi Tuy nhiên, ở đề tài này tác giả đã các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc bán hàng theo hình thức trả tiền ngay Còn đối với đề tài của em thực hiện mua hàng, bán hàng theo rất nhiều hình thức thực tế áp dụng Dựa trên cơ sở về tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu và những vấn đề tồn tại trong công tác kế, em đã chọn phần hành kế toán công nợ phải thu, phải trả tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa làm đề tài nghiên cứu của mình và trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và công tác quản trị công nợ của Công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu này tập trung vào các nghiệp vụ kế toán công nợ của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa, cụ thể là nghiệp vụ phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp Dữ liệu được sử dụng trong nghiên cứu bao gồm các chứng từ, tài liệu liên quan đến công nợ, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong năm 2021 và 2022.
- Về nội dung: Kế toán công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả người bán
- Về không gian: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa
- Về thời gian: Số liệu kế toán của công ty trong khoảng từ năm 2021 đến 2023.
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, tôi đã sử dụng phương pháp định tính là phương pháp chính, cụ thể bằng các phương pháp như sau :
*Phương pháp thu thập số liệu:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Được sử dụng để thu thập thông tin từ giáo trình, chuẩn mực, thông tư kế toán hợp pháp đã được ban hành nhằm hệ thống lại cơ sở lý luận về kế toán, nghiên cứu để thu thập thông tin mong muốn, từ đó có cái nhìn tổng quan về kế toán công nợ theo quy định của nhà nước, có cơ sở để so sánh giữa lý luận và thực tiễn
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: tham khảo, hỏi ý kiến nhà quản lý cũng như những người có liên quan về vấn đề cần tìm hiểu của đề tài như hỏi về vấn đề áp dụng công nghệ thông tin vào công tác ghi chép sổ sách kế toán, về công tác theo dõi công nợ phải thu khách hàng
*Phương pháp xử lý số liệu:
Để phân tích thông tin doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành nhằm phục vụ mục tiêu đề tài, nghiên cứu sử dụng các phương pháp quan sát, thống kê, so sánh và phân tích Các phương pháp này giúp đối chiếu dữ liệu hiện tại của doanh nghiệp với các quy định kế toán, bao gồm thông tin về phân chia công nợ theo thời gian và các phương pháp ghi chép sổ sách kế toán.
- Phương pháp phân tích KD: Là dựa trên những số liệu có sẵn có sẵn để phân tích những ưu, nhược điểm trong công tác KD nhằm hiểu rõ hơn các vấn đề nghiên cứu từ đó tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục Cụ thể dựa vào các chỉ tiêu trong Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2021, 2022 đánh giá được tổng thể tình hình kinh doanh của công ty trong 2 năm qua
- Phương pháp hạch toán kế toán: Là sử dụng chứng từ, tài khoản sổ sách để hệ thống hóa và kiểm soát thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Đây là phương pháp trọng tâm được sử dụng chủ yếu trong hạch toán kế toán.
Kết cấu của khóa luận
Chương 1 : Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2 : Cơ sở lý luận về kế toán công nợ trong doanh nghiệp
Chương 3 : Kết quả nghiên cứu và thảo luận về kế toán công nợ tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa
Chương 4: Kết luận và kiến nghị.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ
Một số vấn đề chung về các nghiệp vụ thanh toán
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên sang bên khác, thường liên quan đến việc trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ theo một thỏa thuận ràng buộc pháp lý Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch thương mại, đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong trao đổi tài chính.
Phương thức thanh toán: dạng thức đơn giản và cổ xưa nhất của thanh toán là hàng đổi hàng Trong thế giới hiện đại, các hình thức thanh toán bao gồm tiền mặt, chuyển khoản Trong giao dịch thương mại, thanh toán thường phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận
Theo các nghiệp vụ thanh toán có thể chia làm 2 loại:
- Một là, các nghiệp vụ dùng tiền, hiện vật để giải quyết các công nợ phát sinh
- Hai là, các nghiệp vụ bù trừ công nợ
Các khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên Bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán
Các khoản phải trả là các nghĩa vụ của doanh nghiệp phát sinh từ những giao dịch, sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán cho các chủ nợ Trên Bảng cân đối kế toán, các khoản phải trả được thể hiện dưới dạng nợ ngắn hạn (có thời gian thu hồi trong vòng một năm) và nợ dài hạn (thời gian thu hồi trên một năm) Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài hơn 1 năm, thời điểm phân biệt nợ phải trả ngắn hạn và dài hạn sẽ căn cứ vào từng chu kỳ kinh doanh cụ thể.
Theo quan hệ đối với công ty, các nghiệp vụ thanh toán được chia làm hai loại:
- Thanh toán các khoản phải thu
- Thanh toán các khoản phải trả
Theo phạm vi thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán được chia làm hai loại:
- Thanh toán trong nội bộ công ty
- Thanh toán với bên ngoài
Theo thời gian, các nghiệp vụ thanh toán được chia làm hai loại:
Kế toán công nợ phải thu khách hàng
Công nợ phải thu là các khoản chưa thu hồi được của doanh nghiệp sau khi bán hàng hóa hoặc dịch vụ Kế toán cần thường xuyên theo dõi và đối soát công nợ để đảm bảo thu đúng hạn Tài khoản công nợ phải thu được báo cáo là tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán, có thể thế chấp để vay vốn, góp phần giảm nợ ròng và hỗ trợ hoạt động kinh doanh Việc quản lý công nợ phải thu giúp doanh nghiệp theo dõi khách hàng chưa thanh toán, cung cấp nguồn vốn bổ sung và đảm bảo tính thanh khoản.
- Phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải thu khách hàng theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán
- Hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu và từng khoản nợ cũng như những lần thanh toán
- Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, thường xuyên đôn đốc kiểm tra thu hồi nợ, thực hiện kiểm tra và thu hồi nợ nhanh chóng, tránh tình trạng bị chiếm vốn hoặc nợ xấu
- Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải vừa theo dõi bằng đơn vị nguyên tệ, vừa phải quy đổi thành Việt Nam đồng (VNĐ) theo tỷ giá thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo kế toán
- Cần có những chứng từ hợp pháp, hợp lệ khi khách hàng thực hiện thanh toán những khoản nợ phải thu bằng hàng hóa với trường hợp đổi hàng, hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả, hoặc xử lý những khoản nợ xấu
- Với những khoản công nợ lâu hoặc những khoản nợ khó đòi cần thực hiện xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu có xác nhận bằng văn bản
- Cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ
2.2.2 Nội dung và nguyên tắc hạch toán
Nghiệp vụ phải thu khách hàng thường xảy ra trong quan hệ bán hàng hóa, dịch vụ giữa DN với người mua Nghiệp vụ này phát sinh khi DN bán theo phương thức trả chậm hoặc trả trước tiền hàng Khi DN bán chịu thì phát sinh nợ phải thu và DN nhận trước tiền hàng sẽ xuất hiện một khoản phải trả người mua Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành
Các khoản phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn, và ghi chép theo từng lần thanh toán
Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (như tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng)
2.2.3 Chứng từ hạch toán và tài khoản sử dụng
- Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho là văn bản được lập để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ đã xuất cho các bên bộ phận trong doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước sử dụng Cụ thể các bước như sau: Bộ phận kinh doanh hoặc các đơn vị phụ trách sẽ gửi yêu cầu xuất hàng cho kế toán kèm đơn hàng Kế toán sẽ kiểm tra lượng tồn kho, nếu đủ sẽ tiến hành xuất kho, nếu không thì cần phản hồi cho bộ phận gửi yêu cầu Kế toán lấy thông tin trên đơn hàng để làm cơ sở lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để thực hiện hoạt động xuất hàng Phiếu xuất kho thường được in thành nhiều liên để bộ phận liên quan lưu trữ như kế toán, thủ kho, vận chuyển tiếp nhận hàng
Hợp đồng kinh tế được hiểu là thỏa thuận tự nguyện giữa các bên (cá nhân hoặc doanh nghiệp) nhằm thực hiện hoạt động kinh doanh Các điều khoản hợp đồng cần rõ ràng, không vi phạm pháp luật Hợp đồng kinh tế thường được gọi là hợp đồng thương mại, hợp đồng mua bán hàng hóa.
- Hóa đơn bán hàng (hóa đơn giá trị gia tăng): là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như: Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu,
- Đề nghị thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) để làm thủ tục thanh toán, làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán
- Phiếu chi (chi hộ khách hàng): Chi hộ tức là khoản mà doanh nghiệp đứng ra để thu tiền/ chi tiền giùm cho cá nhân/ tổ chức nào đó Tức là các khoản tiền này không hề liên quan gì đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các khoản thu hộ, chi hộ theo nguyên tắc cũng được coi là một khoản nợ phải thu
- Phiếu thu (thu tiền hoặc nhận tiền ứng trước của khách hàng): Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng bằng tiền mặt (có thể do nhân viên đi thu hoặc có thể khách hàng tự đem đến ứng trước)
- Uỷ nhiệm thu/ Giấy báo Có: Ủy nhiệm thu được định nghĩa là việc ngân hàng thực hiện theo đề nghị của bên thụ hưởng thu hộ một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để chuyển cho bên thụ hưởng trên cơ sở thỏa thuận bằng văn bản về việc ủy nhiệm thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng Giấy báo có là chứng từ xác nhận có tiền từ người khác hoặc nơi khác chuyển vào thông tin tài khoản của bạn
Tài khoản sử dụng: TK 131 – Phải thu khách hàng
Nội dung và kết cấu của tài khoản này như sau:
TK 131 – Phải thu khách hàng
- Số tiền phải thu của KH tăng do bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ
- Tiền thừa trả lại cho khách hàng
- Số tiền phải thu KH tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng
- Số tiền phải thu KH giảm khi KH thanh toán tiền
- KH ứng trước tiền hàng
- Số tiền phải thu KH giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm
SD: Số tiền còn phải thu từ KH
Kế toán công nợ phải trả người bán
Công nợ phải trả là những khoản mà tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ phải trả/ thanh toán cho bên đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà trước đó tổ chức, cá nhân này chưa thanh toán được Đối với những khoản công nợ phải trả thì thường kế toán của các công ty phải luôn thường xuyên theo dõi và giám sát đối với khoản công nợ này Kế toán phải đối chiếu các thông tin sổ sách để kịp thời thanh toán những khoản công nợ này cho bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà bên mình còn đang nợ để trả công nợ đúng hạn cho đối tác Việc thanh toán công nợ đúng hạn là một trong những cách thức để công ty có thể đảm bảo uy tín của mình đối với bên nhà cung cấp
- Kế toán phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải trả người bán theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán (có kết hợp thời hạn thanh toán) Kiểm tra và tiến hành thanh toán đúng hạn, tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau
- Phân tích và đánh giá tình hình doanh nghiệp Từ đó đề xuất những định hướng và tham mưu cho cấp quản lý Các nhà quản lý sẽ dựa vào các báo cáo phân tích, đánh giá và đề xuất từ kế toán công cụ để định hướng hướng đi trong tương lai cho doanh nghiệp
- Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải trả và từng lần thanh toán Theo dõi và cập nhật chi tiết những đối tượng đã nhận tiền trước và đã hoàn thành bàn giao
- Ghi chép sổ sách kế toán tương ứng với mỗi khoản nợ phải trả có liên quan để thực hiện ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu
Theo nguyên tắc, bộ phận kế toán cần tiến hành đối chiếu định kỳ hoặc cuối kỳ đối với các khoản phải thu từ những khách nợ thường xuyên giao dịch hoặc có số dư nợ lớn Kiểm tra đối chiếu này nhằm mục đích xác định chính xác các khoản nợ phát sinh, các khoản đã thanh toán và số dư nợ còn lại.
2.3.2 Nội dung và nguyên tắc hạch toán
Nghiệp vụ phải trả người bán thường xảy ra trong quan hệ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ giữa DN và người bán Nghiệp vụ này phát sinh khi DN mua hàng theo phương thức trả chậm hoặc trả trước tiền hàng Khi DN mua chịu thì phát sinh nợ phải trả, khi DN trả trước tiền hàng thì sẽ xuất hiện một khoản phải thu người bán
Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ, hàng hóa, cho người nhận thầu xây dựng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải trả, theo từng nội dung phải trả và theo từng lần thanh toán Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm bàn giao
Những vật tư, hàng hóa đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điềi chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn
Không phản ánh vào TK này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, séc, hoặc đã trả qua ngân hàng)
2.3.3 Chứng từ hạch toán và tài khoản sử dụng
- Phiếu chi: Phiếu chi là một chứng từ rất quan trọng được dùng trong kế toán khi một doanh nghiệp thực hiện một hoạt động nào đó phát sinh khoản phải chi bao gồm các khoản tiền mặt hoặc ngoại tệ được xuất quỹ thực tế, từ đó kế toán sẽ làm chứng chỉ quỹ xuất tiền để ghi vào sổ kế toán Phiếu chi phải đóng thành quyển, trong mỗi phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng phiếu chi Số phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 ký kế toán Từng phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm chi tiền
Ủy nhiệm chi, còn gọi là Giấy báo nợ hoặc lệnh chi, là một phương tiện thanh toán Trong đó, người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do ngân hàng quy định Sau đó, gửi cho ngân hàng nơi mở tài khoản, yêu cầu trích một khoản tiền nhất định để trả cho người thụ hưởng Ủy nhiệm chi thường được phát hành khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, yêu cầu thanh toán một khoản nợ trên tài khoản của người thụ hưởng.
- Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng của bên bán
Tài khoản sử dụng: TK 331 – Phải trả người bán
Nội dung và kết cấu của tài khoản này như sau:
TK 331 – Phải trả người bán
- Số tiền đã trả hoặc ứng trước cho người bán
- Số nợ giảm do: giảm giá, chiết khấu, hàng mua trả lại
- Xử lý nợ không có chủ
- Điều chỉnh giảm giá tạm tính về bằng giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức
- Số tiền phải trả người bán
- Điều chỉnh tăng giá tạm tính về bằng giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức
SD: Số tiền còn phải trả cho người bán
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, số dư này phản ánh số tiền ứng trước hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể Khi lập BCĐKT phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng để ghi vào hai chỉ tiêu bên Tài sản và Nguồn vốn
❖ Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ kế toán khoản phải trả người bán
❖ Thông tin trình bày trên Báo cáo tài chính:
Khoản phải trả người bán được trình bày bên phần Nguồn vốn, chỉ tiêu “Phải trả người bán ngắn hạn” và “Phải trả người bán dài hạn” Riêng trường hợp trả trước cho người bán (thể hiện trên số dư Nợ chi tiết của TK 331 – Phải trả người bán) được ghi bên phần Tài sản, chỉ tiêu “Trả trước cho người bán ngắn hạn” và “Trả trước cho người bán dài hạn”.
Các hình thức kế toán trong doanh nghiệp
2.4.1 Hình thức Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
- Đặc điểm: Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian Định kỳ, căn cứ vào Nhật ký để ghi vào Sổ cái Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán sau: Sổ Nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, thẻ kho, nhật ký mua hàng, bán hàng
- Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán và tận tiện cho việc ứng dụng công tác kế toán trên máy vi tính Thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán cho từng đối tượng kế toán
- Nhược điểm: Nhược điểm của hình thức kế toán này là số nghiệp vụ phải ghi chép tương đối nhiều Hơn nữa một nghiệp vụ có thể sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung nhiều lần
2.4.2 Hình thức Nhật ký- Sổ cái
Theo hình thức sổ này thì toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian được phản ánh trên cùng một vài trang sổ Nhật ký - Sổ cái Đây là sổ tổng hợp duy nhất Toàn bộ các nghiệp tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng sẽ được phản ánh trên Nhật kí số cái Mỗi một chứng từ sẽ được phản ánh một dòng trên Nhật ký - sổ cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- Sổ cái
+ Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi trên 1 số kế toán là sổ Nhật ký - Sổ Cái theo trình tự thời gian
+ Căn cứ để ghi sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán
- Kiểm tra đối chiếu số cộng cuối kỳ trong sổ Nhật ký - Sổ cái theo nguyên tắc sau:
Tổng số phát sinh ở sổ nhật ký = Tổng phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản = Tổng phát sinh Có của tất cả các tài khoản
Tổng số dư Nợ của các tài khoản = Tổng số dư Có của các tài khoản
- Ưu điểm: Sổ kế toán gọn nhẹ, tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh đều phản ánh trên sổ Nhật ký - Sổ cái Không có hiện tượng ghi trùng lặp các nghiệp vụ Dễ kiểm tra, đối chiếu nếu xảy ra sai sót
- Nhược điểm: Khó phân công lao động kế toán do chỉ có 1 sổ Nhật ký Sổ cái
2.4.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp ghi sổ cái là các chứng từ ghi sổ Theo hình thức này căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ, các chứng từ ghi sổ sau khi lập xong sẽ được xếp hàng vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ để lấy số hiệu ngày tháng Các Chứng từ ghi sổ sau khi Đăng kí lấy số hiệu cùng các chứng từ gốcđính kèm được kế toán trưởng duyệt sẽ là căn cứ ghi sổ cái
Chứng từ ghi sổ là văn bản kế toán dùng để ghi chép số liệu tài chính vào sổ kế toán Chứng từ ghi sổ được lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
- Đặc điểm: Chứng từ ghi sổ dùng để chỉ chứng từ ghi sổ được kế toán sử dụng để thu thập dữ liệu cho từng sự kiện được ghi trên chứng từ ghi sổ gốc, ghi rõ nội dung này vào sổ cái cho các sự kiện khác nhau
- Ưu điểm: Dễ dàng thực hiện phân công công việc cho các kế toán, mỗi kế toán có thể phụ trách theo dõi từng phần hành: tiền lương, tài sản cố định vì Sổ Cái là dạng tờ rời, công việc ghi chép phản ánh thực hiện theo kịp nghiệp vụ kinh tế
- Nhược điểm: Việc ghi chép phản ánh bị trùng lặp, một nghiệp vụ được phản ánh làm nhiều lần trước khi ghi vào Sổ Cái, do vậy công việc ghi chép sẽ tăng lên
2.4.4 Hình thức Nhật ký-Chứng từ
Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật ký- chứng từ hoặc bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bố, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký- chứng từ có liên quan Đối với các Nhật ký- Chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký- Chứng từ
Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký-chứng từ
- Đặc điểm: Được tập hợp và hệ thống hoá tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của tất cả các tài khoản cũng như kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo hướng các tài khoản đối ứng Nợ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính
+ Tránh việc ghi trùng lặp giữa các sổ kê toán Thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán
+ Có thể giảm nhẹ khối lượng công việc trong việc ghi sổ kế toán Và việc kiểm tra đối chiếu vẫn sẽ được thực hiện thường xuyên
+ Có thể cung cấp thông tin kịp thời đến với người cần sử dụng
- Nhược điểm: Mẫu sổ kế toán có hình thức phức tạp, khó áp dụng máy tính Nếu có sai sót khó phát hiện và kiểm tra
2.4.5 Hình thức kế toán máy Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT ĐẠI NGHĨA
Tổng quan về công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa
3.1.1 Tên, địa chỉ và quy mô hoạt động của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT ĐẠI NGHĨA
- Ngày thành lập: được thành lập ngày 30 tháng 09 năm 2008
- Địa chỉ: Thôn Văn Ổ, Xã Đại Đồng, Huyện Văn Lâm, Tỉnh Hưng Yên, Việt Nam
3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa
Ngày 30/09/2008 công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa đã ra đời và đi vào hoạt động với MST là 0900291231 theo giấy phép kinh doanh của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hưng Yên
Từ đó Công ty bắt đầu tổ chức sản xuất kinh doanh với nghề kinh doanh sau:
- Dịch vụ in ảnh thẻ, ảnh kỹ thuật số
- Dịch vụ in thẻ nhựa, thực đơn, menu
- Dịch vụ in poster quảng cáo, băng rôn, banner, thiệp cưới, thiệp mừng, in áo thun,
- Dịch vụ in khổ lớn
- Photo, chuẩn bị tài liệu,
Trong những năm đầu mới thành lập, Công ty phải đương đầu với những khó khăn của thời kỳ cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt của các thành phần kinh tế Thị trường đầu ra của Công ty chưa được mở rộng do công nghệ còn lạc hậu, thủ công, chi phí sản xuất lớn, giá thành cao nhưng chất lượng vẫn chưa đạt yêu cầu của khách hàng Với những khó khăn sớm nhận được, Ban lãnh đạo Công ty đã huy động mọi nguồn lực và năng lực của mình, đề ra các chiến lược kinh doanh, đầu tư đổi mới dây chuyền công nghệ, trang bị thêm nhiều máy móc, thiết bị hiện đại, cải thiện điều kiện lao động cho công nhân, phát huy tính tự chủ sáng tạo của cán bộ nhân viên, mở rộng thị trường, nâng cao chất lượng, hạ giá thành, chiếm lĩnh thị trường
Trải qua những giai đoạn khó khăn, Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa luôn có sự vận động để phù hợp với xu hướng phát triển chung
3.1.3 Chức năng, nhiệm vụ theo giấy phép đăng ký kinh doanh
Chức năng của Công ty
Công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập, có con dấu riêng và được mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng
Chấp hành nghiêm chỉnh các chủ trương chính sách của Đảng, Pháp luật Nhà nước, các quy định của Bộ, Ngành Ngoài ra chịu sự quản lý hành chính, an ninh… của UBND các cấp nơi đặt trụ sở của Công ty
Nhiệm vụ của Công ty
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa có nhiệm vụ tổ chức SXKD đúng ngành nghề đăng ký, theo quy chế hoạt động của Công ty trả nợ đúng hạn, hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ theo quy định của pháp luật
Mở rộng quan hệ thị trường và tìm kiếm thị trường mới Kinh doanh các mặt hàng dịch vụ in ấn và các công việc khác theo giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty.
Tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ kinh doanh, chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ hạch toán, kế toán thống kê, thực hiện đúng chế độ báo cáo và chịu sự quản lý của các cơ quan ban ngành
Hợp tác với các đơn vị trong ngành và địa phương để thực hiện nhiệm vụ SXKD Phát triển đơn vị theo chức năng, quyền hạn được phép Phối hợp giúp đỡ lẫn nhau giữa các đơn vị trực thuộc Công ty đang làm tại địa bàn hoặc các tỉnh lân cận
3.1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa 3.1.4.1 Tổ chức quản lý của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa
Sơ đồ 3.1 : Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa
Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo
3.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
Giám đốc điều hành: Chịu trách nhiệm tổng quát về hoạt động hàng ngày của công ty, định hướng chiến lược và quản lý tài nguyên
Phòng kế toán: Quản lý các hoạt động kế toán và tài chính của công ty, bao gồm thanh toán, hạch toán và báo cáo tài chính
• Chịu trách nhiệm phát triển kế hoạch kinh doanh, xây dựng mối quan hệ với khách hàng và tìm kiếm cơ hội mới
• Thực hiện các hoạt động tiếp thị, quảng cáo và xây dựng hình ảnh thương hiệu của công ty
Phòng thiết kế và in ấn:
• Nhân viên vận chuyển: Quản lý và điều phối hoạt động vận chuyển hàng hóa
- Chịu trách nhiệm cho việc tạo ra các sản phẩm in ấn sáng tạo và chất lượng
- Tạo ra các thiết kế đồ họa chuyên nghiệp cho các dự án in ấn của khách hàng
• Kỹ thuật viên in ấn: Chịu trách nhiệm vận hành và bảo trì máy in, điều chỉnh máy móc và kiểm tra chất lượng in ấn
3.1.5 Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa tự hào là địa chỉ đáng tin cậy cho mọi nhu cầu in ấn của khách hàng, với một loạt sản phẩm đa dạng và chất lượng cao Dưới đây là mô tả về những sản phẩm chính mà công ty cung cấp:
• Tài liệu văn phòng: Công ty cung cấp các dịch vụ in ấn cho tài liệu văn phòng như bản sao, bản in màu, tờ rơi, brochure, danh thiếp và thư mời Với các công nghệ in ấn tiên tiến, mang đến cho khách hàng những sản phẩm tài liệu văn phòng chất lượng, sắc nét và chuyên nghiệp
• Sách và tạp chí: Công ty làm việc cùng các tác giả, nhà xuất bản và các doanh nghiệp để sản xuất sách, báo và tạp chí Từ việc thiết kế đến in ấn và hoàn thiện, công ty luôn đảm bảo mỗi cuốn sách và báo được sản xuất với chất lượng tốt nhất, đáp ứng mọi yêu cầu về hình thức và nội dung
• Quảng cáo và marketing: Công ty cung cấp các dịch vụ in ấn cho các vật liệu quảng cáo như poster, banner, biển quảng cáo và standee Với sự sáng tạo và chất lượng cao, công ty giúp khách hàng thu hút sự chú ý và tạo dấu ấn mạnh mẽ trong chiến lược quảng cáo của họ
• In ấn đặc biệt: Ngoài ra, công ty cũng cung cấp các dịch vụ in ấn đặc biệt trên các vật liệu đặc biệt như nhựa, kim loại, gỗ và vật liệu composite Đây là một phần của cam kết của công ty trong việc đáp ứng mọi nhu cầu in ấn độc đáo và đặc biệt của khách hàng
Dù doanh nghiệp bạn có quy mô nhỏ, công ty chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ tận tình và cung cấp những giải pháp in ấn toàn diện, tối ưu nhất Mục tiêu của chúng tôi là giúp khách hàng gặt hái thành công trong mọi dự án.
Thực trạng kế toán công nợ tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Đại Nghĩa
3.2.1 Kế toán công nợ phải thu khách hàng
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Các chứng từ khác có liên quan …
TK 131 : Phải thu của khách hàng
Tài khoản 131 được công ty mở để theo dõi các khoản nợ phải thu phát sinh tăng trong kỳ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu với khách hàng Để phục vụ cho yêu cầu quản trị công ty sẽ mở chi tiết để theo dõi cho từng đối tượng Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua
- Bảng tổng hợp thanh toán với người mua
- Sổ cái TK 131 và các tài khoản khác có liên quan
Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định (TSCĐ), các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ Tài khoản 131 còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản (XDCB) với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành
Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính
Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản 131 đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường
Trong hạch toán chi tiết tài khoản 131, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được
Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao
Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ
3.2.1.5 Quy trình luân chuyển chứng từ
Nhận thông tin đơn hàng hoặc dịch vụ: Các bộ phận tương tự tiếp nhận đơn đặt hàng hoặc yêu cầu dịch vụ từ khách hàng
Tạo hóa đơn hoặc chứng từ bán hàng: Kế toán tổng hợp tạo hóa đơn hoặc chứng từ bán hàng dựa trên thông tin đơn hàng hoặc dịch vụ đã được xác nhận
Ghi nhận vào hệ thống kế toán: Thông tin từ hóa đơn được ghi nhận vào hệ thống kế toán, bao gồm cả thông tin về khách hàng, số tiền phải thu, và các thông tin khác liên quan
Xác nhận hóa đơn hoặc chứng từ: Hóa đơn hoặc chứng từ được xác nhận là đã được tạo và gửi đến khách hàng
Theo dõi thanh toán: Kế toán tổng hợp theo dõi việc thanh toán từ khách hàng Khi khách hàng thanh toán, số tiền sẽ được ghi nhận trong hệ thống và tài khoản phải thu sẽ được cập nhật
3.2.1.6 Một số nghiệp vụ minh họa a) Nghiệp vụ bán hàng
- Quy trình thực hiện: Kế toán công nợ gửi báo giá về sản phẩm, thông tin và giá tiền cho khách hàng tham khảo, so sánh giá Sau khi thỏa thuận tự nguyện của các bên các điều khoản trong hợp các điều khoản phải rõ ràng, không trái với quy định của pháp luật, 2 bên tiến hành ký hợp đồng Sau khi ký hợp đồng bên bán đúng hạn sẽ xuất kho sản phẩm, xuất hóa đơn kèm bảng kê chi tiết về hàng hóa cho khách hàng
- Chứng từ kế toán: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT
- Ngày 14/12/2023, công ty đã bán cho Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ DDP sản phẩm gồm 2000 thẻ đeo sự kiện.- Thẻ được gia công bấm lỗ để đeo dây và kèm theo kẹp thẻ.- Đơn giá mỗi thẻ là 5.000 đồng, tổng giá trị hóa đơn là 11.000.000 đồng.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Căn cứ vào luật thương mại số 36/2005/QH11 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam được Quốc hội khóa 11 thông qua ngày 14/6/2005;
Căn cứ vào khả năng nhu cầu của hai bên
Hôm nay, ngày 13 tháng 12 năm 2023 tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ DDP
I BÊN A - BÊN MUA: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DDP Đại diện: (Ông/Bà) NGUYỄN THÚY NGA - Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: Số nhà 11, Thôn Bến, Xã Phụng Công, Huyện Văn Giang, Tỉnh Hưng Yên, Việt Nam
II BÊN B - BÊN BÁN: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỸ
THUẬT ĐẠI NGHĨA Đại diện: (Ông/Bà) NGUYỄN VĂN KHÁNG - Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: Thôn Văn Ổ, Xã Đại Đồng, Huyện Văn Lâm, Tỉnh Hưng Yên, Việt Nam MST: 0900291231 Điện thoại: 02213956666
Sau khi bàn bạc, hai bên đã thống nhất và thoả thuận một số điều khoản như sau: Điều 1: Bên B nhận cung cấp sản phẩm thẻ đeo sự kiện - gia công bấm lỗ đeo dây, kẹp thẻ cụ thể như sau:
STT Sản phẩm ĐVT SL Đơn giá
Thành tiền (VNĐ) Ghi chú
1 Thẻ đeo sự kiện - gia công bấm lỗ đeo dây Cái 2,000 5,000 10,000,000
Bằng chữ: Mười triệu đồng Điều 2: Tiêu chuẩn, quy cách, chất lượng hàng hoá
Bên B phải cung cấp cho bên A theo đúng yêu cầu bên A lựa chọn Điều 3: Thời gian thực hiện hợp đồng, giao hàng và vận chuyển:
- Thời gian thực hiện hợp đồng: 14/12/2023
- Địa điểm giao hàng: Số nhà 11, Thôn Bến, Xã Phụng Công, Huyện Văn Giang, Tỉnh Hưng Yên, Việt Nam
- Vận chuyển: Phương tiện và chi phí vận chuyển do bên B chịu Điều 4: Phương thức, thời gian thanh toán
Phương thức thanh toán: Bằng chuyển khoản/ tiền mặt
Thời gian thanh toán: Sau khi có biên bản bàn giao, nghiệm thu và bên B cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán Bên A có trách nhiệm thanh toán cho bên B Điều 5: Trách nhiệm của các bên
- Thanh toán hết số tiền hàng cho bên B đúng thời gian thoả thuận theo hợp đồng
- Kiểm nhận số lượng, chất lượng hàng hóa
- Đảm bảo hàng đúng chất lượng, số lượng
- Vận chuyển hàng hoá đến địa điểm bên A yêu cầu Điều 6: Điều khoản chung
Các nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp cho kế toán công nợ tại Công
Hiện nay, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, phù hợp với đặc điểm cơ cấu quản lý và phù hợp với quy mô của Công ty Với bộ máy kế toán tập trung thì tất cả các công tác kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán để đảm bảo sự thống nhất, chặt chẽ trong công việc điều hành và cung cấp tài liệu, tạo điều kiện cho nhân viên kế toán phát huy hết vai trò của mình, phản ánh chính xác tình hình kinh doanh Mỗi các cá nhân có chức năng, nhiệm vụ và chịu trách nhiệm với phần hành kế toán mà mình phụ trách, tránh được tình trạng chồng chéo trong công việc, hiệu suất công việc được nâng cao Đội ngũ cán bộ kế toán ở văn phòng Công ty đều là những người có trình độ đại học, thành thạo nghiệp vụ, am hiểu lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, nhiệt tình trong công việc, có tinh thần trách nhiệm cao, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Đây được xem là nhân tố quan trọng mang lại độ chính xác, phản ánh đúng thực trạng tài chính của Công ty
Hình thức kế toán công ty đang sử dụng là hình thức Nhật ký chung, do công ty có quy mô vừa, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều nên việc áp dụng hình thức này sẽ tránh sự trùng lặp, giảm khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, nâng cao năng suất lao động của người làm công tác kế toán, tiện lợi cho mọi công việc chuyên môn hóa cán bộ kế toán Hình thức này rất đơn giản, gọn nhẹ, không phức tạp, dễ thực hiện, phù hợp với hình thức hoạt động của công ty hiện nay
Công ty nghiêm túc thực hiện đầy đủ chế độ tài chính, kế toán do Bộ Tài chính ban hành Tuy nhiên, để phù hợp với đặc điểm hoạt động và tình hình thực tế của Công ty, những chế độ này được điều chỉnh linh hoạt nhằm phản ánh thông tin chi tiết và rõ ràng hơn, đảm bảo tính thiết thực trong ghi chép sổ sách kế toán.
Quy trình kế toán được thực hiện trên máy với sự hỗ trợ của công cụ Excel đã giúp rất nhiều cho bộ phận kế toán trong việc ghi chép, lưu trữ các chứng từ, số liệu có liên quan
76 giảm bớt được phần nào gánh nặng cho nhân viên kế toán và đảm bảo công tác báo cáo đúng hạn Ngoài ra việc lưu trữ thông tin cũng trở nên gọn nhẹ, việc đối chiếu nhanh gọn và dễ dàng hơn, khi có nhu cầu kiểm tra các phần hành khác nhau cũng dễ dàng và đầy đủ cơ sở
Hiện nay, hệ thống máy tính toàn Công ty đã có sự kết nối mạng với nhau, giúp cho công tác kế toán trở nên thuận tiện hơn, giúp trao đổi và truyền đạt thông tin của cấp lãnh đạo cũng như giữa các phòng ban được kịp thời, đồng thời giúp cho mọi thành viên đều nắm bắt được được tình hình hoạt động của Công ty Đối với phần hành kế toán công nợ, nhân viên kế toán luôn thực hiện theo dõi và phản ánh chi tiết các khoản phải thu, phải trả theo từng đối tượng trên các sổ chi tiết công nợ nhằm cung cấp tình hình công nợ một cách đầy đủ, chính xác cho cấp trên để có biện pháp xử lý kịp thời Việc thu hồi nợ được quy định rõ ràng trên hợp đồng giao dịch giúp dễ dàng trong việc quản lý các khoản phải thu Cuối kỳ, đối với những khách hàng còn nợ, Công ty thực hiện việc gửi bảng đối chiếu công nợ đến khách hàng nhằm xác nhận tính đúng đắn của các khoản nợ, qua đó căn cứ đối chiếu, so sánh tính chính xác trong việc ghi sổ Ngược lại công ty cũng lưu lại các bảng này từ phía nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ để tiện cho việc theo dõi và xử lý sai lệch
Mặc dù chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ nhưng vẫn tạo ra được hệ thống kiểm soát nội bộ khá chặt chẽ thông qua việc phân công, phân nhiệm trong quá trình kiểm tra, đối chiếu, trình tự luân chuyển và ký duyệt các chứng từ, sổ sách
Bên cạnh những thành quả đạt được, Công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế, tồn tại nhất định trong công tác kế toán công nợ Những hạn chế này ảnh hưởng đến hiệu quả và tính chính xác của quá trình ghi chép, quản lý công nợ, cũng như ảnh hưởng đến tính minh bạch và tin cậy của báo cáo tài chính của Công ty.
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình vừa tập trung nên công việc của bộ phận kế toán tương đối nặng, các chứng từ từ các bộ phận gửi về không kịp thời, làm ảnh hưởng đến việc lập báo cáo của đơn vị, khiến cho tính kịp thời của thông tin kế toán chưa được phát huy
Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, mặc dù có ưu điểm trong việc đối chiếu sổ sách chặt chẽ, giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch toán kế toán Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là số lượng sổ sách rất lớn, ngay cả khi có sự hỗ trợ của máy tính, công việc của kế toán viên vẫn phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức để đối chiếu, kiểm tra sổ sách.
Doanh nghiệp chưa triển khai áp dụng hình thức kế toán máy, thay vào đó vẫn sử dụng phương pháp thủ công Điều này dẫn đến khối lượng công việc của các kế toán viên trở nên khá lớn Họ phải tự mình tập hợp, kết chuyển số liệu và tự chuyển sổ cho các sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết nguyên vật liệu và sổ cái.
Tại Công ty không tiến hành trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi, điều này sẽ làm tăng rủi ro cho Công ty nếu các khoản phải thu không đòi được hoặc người nợ không có khả năng thanh toán khi đến hạn Đối với việc theo dõi tình hình công nợ, kế toán đã theo dõi chi tiết theo từng khách hàng nhưng chỉ về mặt số lượng chứ chưa nói lên được thời hạn thanh toán nên chưa thể cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý để đưa ra các chính sách kịp thời
Trong tổng nguồn vốn thì nợ phải trả chiếm tỷ lệ tương đối cao (trên 50%) mà chủ yếu là ngắn hạn Điều này cho thấy, nguồn vốn kinh doanh của Công ty chủ yếu là nguồn vốn chiếm dụng từ bên ngoài, chứng tỏ mức độ phụ thuộc về tài chính của Công ty trong kinh doanh cao, khả năng tự chủ thấp Mặt khác, hệ số nợ cao còn gây ảnh hưởng trong việc huy động thêm vốn cho Công ty
Chính sách bán hàng, quy định chiết khấu, giảm giá của Công ty còn chưa thông thoáng, điều này làm mất lợi thế trong việc chiếm dụng vốn hay thu hút khách hàng, tranh thủ các khoản khách hàng trả trước và còn làm cho việc thu hồi nợ trở nên khó khăn
Trong quy trình bán hàng chưa có bộ phận xét duyệt tín dụng riêng mà kế toán tham mưu trực tiếp cho giám đốc, trong môi trường được mở rộng với quy mô lớn hơn nữa thì điều này là không triệt để và có khả năng tạo sự không thốn nhất nếu nhận định sai về khả năng thanh toán của khách hàng đối với những nhân viên không chuyên trách
3.3.2 Một số giải pháp, góp ý để đưa lại hiệu quả xác thực của vấn đề công nợ