BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÀ RỊA-VŨNG TÀU Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /⁄2Z /KH-BVU Bà Rịa-Vũng Tàu, ngày // tháng 8 năm 2023 KÉ HOẠCH
Tổ chức nhập học cho Tân sinh viên đại học chính quy khóa 2023
I MỤC DICH - YEU CAU
giúp phụ huynh an tâm khi chọn Trường Đại học Bà Rịa - Vũng Tàu (BVU) dé con hoc tap
2 Yêu cầu
- _ Các đơn vị liên quan thực hiện nghiêm túc các phần việc được phân công
đê công tác nhập học và tiêp sức TSV đạt hiệu quả
- _ Các hoạt động phải diễn ra an toàn, hiệu quả và tiết kiệm
Il THOI GIAN, DIA DIEM 1 Thời gian
Ngày 22/8/2023 đến 06/9/2023 (ừ thứ Hai đến thứ Chủ nhật)
Từ 07h30 đến 20h00 (các bộ phận bố trí nhân sự trực ngoài giờ hành chính cho phù họp)
2 Địa điểm
Cơ sở ] - Trường Đại học Bà Rịa - Vũng Tau,
Số 80 Trương Công Định, phường 3, TP Vũng Tàu
Il NOI DUNG THUC HIEN
- _ Hướng dẫn gửi xe của phụ huynh và Tân sinh viên (TSV) - Hướng dẫn đóng học phí, lệ phí
- _ Hướng dẫn thủ tục nhập học
- Hướng dẫn sử dụng cổng Thông tin sinh viên BVU
- Cap tai khoan Office 365, email cho TSV va xac nhan nhap hoc tai BVU
- _ Tổ chức khảo sát ý kiến TSV
- Chuyén sinh hoạt Đoàn, đăng ký tham gia các Câu lạc bộ -_ Giới thiệu thông tin ký túc xá, nhà trọ
Trang 2IV TO CHUC THUC HIỆN
1 Trung tâm Trải nghiệm & Việc làm sinh viên
Lập Kế hoạch, dự trù kinh phí, triển khai tổ chức, điều phối chương trình
Phôi hợp với các đơn vị liên quan triển khai thực hiện tô chức chương trình nhập học cho Tân sinh viên
Thiết kế bandroll, banner chek-in khu sảnh, backdrop màn hình led trong hội trường; các bảng hướng dân, các hashtag; sơ đồ hướng dân các phòng
trong quá trình nhập học và bảng tên các khu vực, bàn tiêp đón TSV
In ấn bandroll, backdrop trang trí và các loại theo thiết kế đã được duyệt Dựng clip hướng dẫn quy trình nhập học dành cho TSV
Tô chức chụp hình, quay phim và dua tin chương trình Cung cấp các video trình chiếu tại Hội trường CSI
Nhận hồ sơ, làm thủ tục nhập học cho TSV Cấp giấy xác nhận sinh viên
Liên kết Ngân hàng Sacombank chụp ảnh sinh viên, hoàn thành thủ tục làm thẻ sinh viên Tư vân gói chính sách vay ngân hàng đóng học phí tại
bàn nhận hô sơ
Tô chức khảo sát ý kiến TSV bằng QR Code
Theo dõi, điểm danh Đội sinh viên tình nguyện 2 Đoàn Thanh niên — Hội Sinh viên và các Câu lạc bộ
Hướng dẫn điền hồ sơ sinh viên và làm thủ tục nhập học Hướng dẫn sử dụng Cổng Thông tin sinh viên BVU
Chụp hình, quay phim các hoạt động nhập học của Tân sinh viên (CLB B-
Soar va CLB S-Games)
Chuyén sinh hoạt Đoàn, đăng ký tham gia các Câu lạc bộ
Hỗ trợ giới thiệu nhà trọ, các địa điểm ăn uống và giải trí cho TSV 3 Phòng Quản lý Đào tạo & Đảm bảo chất lượng
Chủ trì cùng các Khoa hoàn thiện chương trình đào tạo đại học chính quy khóa 2023 của các ngành trên hệ thống EPMT
Phân công chuyên môn xếp thời khóa biểu đại học chính quy khóa 2023 theo Kế hoạch đảo tạo
4 Phòng Hành chính - Nhân sự
Hướng dẫn vị trí gửi xe của phụ huynh và TSV
Bố trí nước uống và chân đặt bình nước phục vụ phụ huynh, TSV ở các
khu vực bên trong sảnh, hội trường
Cử người trực đóng dấu ngoài giờ hành chính
Tu van thông tin bảo hiểm y tế (BHYT), các giấy tờ liên quan để TSV chọn nơi đăng ký BHYT, làm thẻ BHYT
Lập mẫu biểu cho các khoa đăng ký nhân sự trực, chấm công các khoa
Chuẩn bị kẹo, bánh đặt tại các bàn tiếp đón phụ huynh và TSV
Trang 35 Trung tâm Tuyến sinh
-_ Cử nhân sự trực hướng dẫn TSV đăng ký, thay đổi chuyên ngành tại Khu vực đón tiêp Tân sinh viên
-_ Hoàn thành các công tác xét tuyển
-_ Phát Giấy báo trúng tuyển và nhập học (đối với trường hợp bị thất lạc
hoặc chưa nhận)
-_ Cung cấp các ấn phẩm về BVU
6 Phòng CNTT & Quản lý Cơ sở vật chất
Bố trí điều chuyền, lắp đặt các máy tính cá nhân và máy in, bàn làm việc, hệ thống điện khu vực máy tính tại Hội trường CSI
Bố trí 02 dù che (loai to, có chân đế) đặt tại công chinh va CS1 dé sinh viên tình nguyện trực
Bố trí tivi trình chiếu clip hướng dẫn thủ tục nhập học bên trong sảnh Chuẩn bị Hội trường cơ sở 1, laptop, màn hình led để chiếu các clip giới
thiệu BVU, clip hướng dân thủ tục nhập học
Cử nhân sự trực chiếu clip và xử lý kỹ thuật
Cử nhân sự trực cấp tài khoản Office 365, email cho TSV và xác nhận nhập học tại BVU
V QUY TRÌNH NHẬP HỌC
Bước 1: Gửi xe và đóng học phí, lệ phí
Khi Tân sinh viên (TSV) đến trường làm thủ tục nhập học, sẽ có sinh viên
tình nguyện điều phối gửi xe đúng nơi quy định Sau khi gửi xe, các TSV được hướng dẫn dang ky, thay déi chuyén nganh (néu cd) va déng học phí, lệ phí nhập hoc tai Quay Thu hoc phí, lệ phí
Bước 2: Cấp tài khoản Office 365, email và xác nhận nhập học cho TSV Sau khi TSV đóng học phí xong thì sẽ được cấp tài khoản Office 365, email và xác nhận nhập học trên cổng thông tin cla B6 GD&DT tại khu vực Hướng dẫn
thủ tục nhập học
Bước 3: Nhận và điền Hồ sơ sinh viên
Sau khi xác nhận nhập học, TSV được nhận Hồ sơ sinh viên tại khu vực
Hướng dẫn nhập học Tại đây, sinh viên tình nguyện sẽ hướng dẫn TSV điền đầy
đủ thông tin vào hồ sơ, chuẩn bị đầy đủ thủ tục trước khi đến Khu vực nhập học.
Trang 44
Bước 4: Nộp hồ sơ và chụp hình làm thẻ sinh viên
Sau khi đã hoàn thành đầy đủ hồ sơ, thí sinh được hướng dẫn đến Khu vực nhập học (Hội irường) để nộp và nhận biên nhận hé so (tai Ban sé 1); Nhận hồ sơ vé Bao hiém y té (tai Ban sé 2)
Tiếp đến, TSV đến khu vực chụp ảnh làm thẻ sinh viên để chụp hình và nhận giấy hẹn nhận thẻ sinh vién (tai Ban sé 3)
Bước 5: Chuyển sinh hoạt Đoàn, đăng ký giấy xác nhận sinh viên và hướng dẫn sử dụng Cổng thông tin sinh viên
TSV sẽ được hướng dẫn làm thủ tục chuyên sinh hoat Doan (tai Ban số 4 ) Tân sinh viên xuất trình Biên lai thu học phí và giấy hẹn nhận thẻ sinh viên để được hướng dẫn sử dụng Cổng Thông tin sinh viên BVU
TSV có nhu cầu đăng ký giấy xác nhận sinh viên, giấy xác nhận vay vốn sẽ được hướng dân thủ tục đăng ký (bàn số 4)
Bước 6: Đăng ký tham gia CLB và hỗ trợ thông tin nhà trọ
Sau khi hoàn tất chuyền sinh hoạt Đoàn, TSV sẽ được hướng dẫn điền \ phiếu đăng ký tham gia CLB, tiến hành khảo sát hoạt động mong muốn được tổ chức
khi theo học tại trường TSV sẽ được giới thiệu thông tin nhà trọ (bàn số 3)
Bước 7: Nhận quà tặng Tân sinh viên
Sau khi hoàn thành Bước 6, TSV nhận quà tặng của BVU (gồm: balo và áo
thun BVƯU) tại khu vực “Nhận quà Tân sinh viên”
VI KINH PHÍ
Theo Kế hoạch tài chính năm TC XVI (đính kèm bảng dự trù kinh phi) Trên đây là kế hoạch Tổ chức nhập hoc cho TSV dai hoc chính quy khóa 2023 của Trường Đại học Bà Rịa — Vũng Tàu, đề nghị các đơn vị phối hợp triển
khai, thực hiện nghiêm túc kế hoạch đề ra./
EU TRUONG ~
Nơi nhận: - Ban Giám hiệu; - Các đơn vị;