quản lý văn bản tại công ty cổ phần dây và cáp điện thượng đình cadi sun hà nội

Tác giả cũng đã phân tích và đánh giá các vấn đề và thách thức mà Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phải đối diện trong quá trình tổ chức và quản lý công tác văn thư, từ đ

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG



KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DÂY VÀ CÁP ĐIỆN THƯỢNG ĐÌNH (CADI – SUN),

HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ HOA

Mã số sinh viên : 2005QTVC021

Hà Nội - 2024

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG



KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DÂY VÀ CÁP ĐIỆN THƯỢNG ĐÌNH (CADI – SUN),

HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ HOA

Mã số sinh viên : 2005QTVC021

Hà Nội – 2024

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của cá nhân tôi Các số liệu được sử dụng trong nghiên cứu là chính xác, có nguồn gốc rõ ràng Các kết quả nghiên cứu đều do tôi tự tìm hiểu, phân tích và đánh giá khách quan, chưa được công bố trong bất kì nghiên cứu nào Những thông tin, tài liệu tham khảo trong khóa luận đều được trích dẫn và ghi nguồn đầy đủ

Sinh viên

Trần Thị Hoa

LỜI CẢM ƠN

Trải qua quá trình thực tập, được học tập, làm việc và trải nghiệm thực tế, em đã học được nhiều điều bổ ích, có được những trải nghiệm và kinh nghiệm quý cho bản thân để có thể hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp Để có được những kinh nghiệm và hoàn thiện được khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ phía thầy cô Học viện Hành chính Quốc gia cũng như các anh, chị, cán bộ thuộc Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội

Lời đầu tiên, em xin được tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới - cô Đỗ Thị Thu Huyền – giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn, giải đáp và củng cố kiến thức trong suốt quá trình hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp

Đồng thời em cũng xin chân thành cảm ơn tới Ban lãnh đạo thuộc

CADI-SUN Hà Nội đã tạo điều kiện cho em được học tập, làm việc trong một môi trường tốt Em cũng xin được gửi lời cảm ơn đến toàn thể cô, chú, anh, chị làm việc tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội đã luôn tận tình chỉ dạy em trong suốt khoảng thời gian em học tập và làm việc tại doanh nghiệp

Cuối cùng em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến các thầy cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng cùng toàn thể thầy cô Ban giám hiệu Học viện Hành chính Quốc gia và gia đình, bạn bè đã luôn đồng hành, giúp đỡ, động viên em trong suốt quá trình học tập và làm việc tại doanh nghiệp

Do lần đầu làm quen với khóa luận tốt nghiệp, trong khuôn khổ thời gian làm việc có hạn nên bài nghiên cứu không thể tránh khỏi những sai sót Kính mong các thầy cô giáo cùng bạn bè quan tâm, đóng góp ý kiến để khóa luận ngày càng hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ii

LỜI CẢM ƠN iii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT viii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

5 Phương pháp nghiên cứu 5

6 Kết cấu khóa luận 6

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 8

1.1 Một số khái niệm 8

1.1.1 Khái niệm văn bản 8

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý 8

1.1.3 Khái niệm quản lý văn bản 9

1.2 Các loại văn bản quản lý 9

1.3 Mục đích, yêu cầu của công tác quản lý văn bản 10

1.3.1.Mục đích của công tác quản lý văn bản 10

1.3.2.Yêu cầu của công tác quản lý văn bản 11

1.4 Quy trình quản lý văn bản 12

1.4.1 Quy trình quản lý văn bản đến 12

1.4.2 Quy trình quản lý văn bản đi 14

1.5 Các điều kiện để thực hiện quản lý văn bản 17

1.5.1 Điều kiện về nhân sự 17

1.5.2 Trang thiết bị, cơ sở vật chất, kĩ thuật 18

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 19

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DÂY VÀ CÁP ĐIỆN THƯỢNG ĐÌNH (CADI – SUN) HÀ NỘI 20

2.1 Khái quát CADI – SUN Hà Nội 20

2.1.1 Một số nét về Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI – SUN), Hà Nội 20

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty 24

2.2 Vai trò của nhà quản trị trong quản lý văn bản tại CADI-SUN Hà Nội 26

2.3 Thực trạng công tác quản lý văn bản tại CADI-SUN Hà Nội 27

2.3.1 Các loại văn bản hình thành trong hoạt động của Công ty 28

2.3.2 Thực trạng quy trình quản lý văn bản đến 32

2.3.3 Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi 35

2.3.4 Thực trạng các điều kiện đảm bảo quản lý văn bản tại Công ty 43

2.4 Đánh giá thực trạng quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội 45

3.1 Liên tục đào tạo, nâng cao kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ , trình độ cho đội ngũ văn thư của Công ty 49

3.2 Xây dựng, hoàn thiện quy trình xử lý văn bản 49

3.3 Nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản 50

3.4 Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho công tác quản lý văn bản 513.5 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI – SUN) 24 Lưu đồ 2.1 Quy trình quản lý văn bản của CADI-SUN, Hà Nội 28 Bảng 2.2 Tổng số nhân sự làm công tác văn thư tại CADI-SUN, Hà Nội 44

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay, văn bản là một phương tiện quan trọng và rất cần thiết trong hoạt động quản lý, nó có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Thông qua văn bản, một bức tranh toàn cảnh về khối lượng, chất lượng và các loại công việc mà cơ quan đã hoàn thành qua từng thời điểm, giai đoạn được thể hiện rõ nét; cũng là cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động và hoạch định phương hướng phát triển cho cơ quan, đơn vị trong thời gian tới

Đối với Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình, là một Công ty có quy mô lớn, phát sinh rất nhiều văn bản giấy tờ trong hoạt động hàng ngày thì việc quản lý hệ thống văn bản giữ vai trò quan trọng Việc tổ chức quản lý văn bản chính xác, nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Trên cương vị là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, qua thời gian tham gia thực tập ngành nghề tại CADI – SUN Chi nhánh Hà Nội, bản thân tác giả đã được quan sát và tham gia hoạt động quản lý văn bản Với mong muốn tìm hiểu chi tiết về hoạt động quản lý và giải quyết văn bản, đồng thời có thể tìm ra giải pháp hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý và giải quyết văn bản nói riêng, công tác văn thư, công tác quản trị văn phòng nói

chung Trên cơ sở đó, tác giả lựa chọn đề tài “Quản lý văn bản tại Công ty Cổ

phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI - SUN), Hà Nội” làm đề tài nghiên

cứu cho khoá luận

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trong quá trình tìm hiểu, tham khảo các nguồn thông tin, tài liệu, các vấn đề liên quan để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp, tác giả được biết một số đề tài nghiên cứu khoa học, các luận án, luận văn cũng như khóa luận tốt

nghiệp về việc tổ chức, quản lý văn bản trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Trong đó có nhiều công trình nghiên cứu ở các góc độ khác nhau như:

Trần Thị Nhường (2020), “Tổ chức và quản lý công tác Văn thư - Lưu

trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”, Khóa luận tốt

nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc

gia), Hà Nội Tác giả đã tập trung trình bày chi tiết cách mà Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ, bao gồm cả quy trình, phương pháp và hệ thống lưu trữ Tác giả cũng đã phân tích và đánh giá các vấn đề và thách thức mà Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phải đối diện trong quá trình tổ chức và quản lý công tác văn thư, từ đó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải thiện quản lý công tác văn thư trong cơ quan hành chính công

Nguyễn Thị Hải Uyên (2021), “Tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ

tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội”, Khoá luận tốt nghiệp, Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc gia), Hà Nội Trong đề tài này, tác giả đã tập trung vào nghiên cứu về cách tổ chức và quản lý văn bản cũng như việc lập hồ sơ tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu mô tả để phân tích và đánh giá hiện trạng tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ Qua quá trình nghiên cứu, tác giả thấy rằng UBND quận Cầu Giấy đang gặp khó khăn trong việc thiếu hệ thống hoá và chuẩn hoá quy trình tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ Sự không nhất quán trong cách thức xử lý và lưu trữ văn bản có thể dẫn đến sự rối ren và mất thông tin Từ đó tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm cải thiện và tối ưu hoá quy trình tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND quận Cầu Giấy

Hoàng Trung Hóa (2021), “Quản lý văn bản, lập hồ sơ tại Ủy ban nhân

dân huyện Quảng Hòa, tỉnh Cao Bằng”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc gia), Hà Nội Tác giả

đã giới thiệu về tầm quan trọng của quản lý văn bản và hồ sơ trong hoạt động hành chính, đưa ra những phân tích và đánh giá về các vấn đề trong quản lý văn bản và hồ sơ bao gồm cả về quy trình, cơ sở hạ tầng và nguồn lực nhân lực của Uỷ ban nhân dân huyện Quảng Hòa Đưa ra một số giải pháp xây dựng và thực thi quy trình chuẩn hoá cũng như tăng cường giám sát đánh giá để đảm bảo việc thực hiện quy trình quản lý văn bản và hồ sơ được thực hiện theo đúng quy định và đạt được các mục tiêu đề ra

Phạm Hương Giang (2023), “Công tác quản trị văn phòng tại Công ty

Nhôm Đắk Nông – TK”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

(nay là Học viện Hành chính Quốc gia), Hà Nội Khóa luận tập trung vào việc đánh giá hiệu quả của các công cụ và phần mềm quản lý văn phòng cũng như cách mà Công ty Nhôm Đắk Nông – TK sử dụng công nghệ để tối ưu hoá hoạt động văn phòng, từ đó tác giả đề xuất giải pháp tối ưu hoá sử dụng nguồn lực hiện có để đảm bảo hoạt động quản trị văn phòng diễn ra một cách hiệu quả nhất

Vương Đình Quyền (2011), Giáo trình Lý luận và phương pháp công

tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội cung cấp một cái nhìn tổng quan

về lý thuyết và thực tiễn của công tác văn thư Nội dung của giáo trình bao gồm các khái niệm cơ bản về văn bản, quy trình soạn thảo, ban hành, quản lý và lưu trữ văn bản Ngoài ra, giáo trình còn trình bày các phương pháp và kỹ năng cần thiết trong công tác văn thư, bao gồm việc xử lý, sắp xếp và bảo quản tài liệu Các nguyên tắc, quy định pháp luật liên quan đến công tác văn thư cũng được đề cập nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và hiệu quả trong quản lý văn bản tại các cơ quan, tổ chức

Nguyễn Thị Kiều Oanh (2021), Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu

quả công tác văn thư, bài đăng trên Cổng thông tin điện tử Viện Kiểm sát nhân

dân tỉnh Lâm Đồng, đã nêu ra các biện pháp để cải thiện công tác văn thư

trong các cơ quan, tổ chức Các biện pháp bao gồm tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, nâng cao nhận thức về vai trò quan trọng của văn thư trong hoạt động của cơ quan, và xây dựng quy trình xử lý văn bản chặt chẽ và khoa học để đảm bảo tính chính xác, kịp thời và bảo mật thông tin

Có thể thấy các đề tài, nghiên cứu tập trung vào tổ chức và quản lý văn bản trong các cơ quan, tổ chức hành chính khác nhau, từ cấp địa phương đến cấp trung ương Tất cả các đề tài nghiên cứu đều nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tổ chức và quản lý văn bản trong việc đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tổ chức hoạt động hành chính của các cơ quan, tổ chức Đồng thời cho thấy vai trò của áp dụng công nghệ thông tin trong việc hiện đại hoá và tối ưu hoá quy trình quản lý văn bản hiện nay Tuy nhiên, tính đến thời điểm hiện tại, vẫn chưa có nghiên cứu nào về công tác quản lý văn bản của Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội Các nghiên cứu trên chính là nền tảng để tác giả có thể áp dụng, phân tích và có những cái nhìn đa chiều về những vấn đề trong khi phân tích công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội

Trong đề tài: “Quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện

Thượng Đình (CADI - SUN), Hà Nội” tác giả đã chọn lọc và kế thừa những

nghiên cứu trên trong việc xác định, làm rõ cơ sở lý luận về quản lý văn bản Đồng thời nghiên cứu sâu hơn về việc quản lý văn bản tại CADI - SUN và làm rõ những ảnh hưởng, tác động, thực trạng, kết quả, hạn chế, những nguyên nhân của hạn chế nhằm đưa ra những giải pháp cụ thể giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Công ty

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

* Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội

* Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác quản lý văn bản

- Nghiên cứu về thực trạng công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội

- Chỉ ra những kết quả đã đạt được và những hạn chế còn tồn tại ảnh hưởng đến công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây

và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội

* Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Dây và

Cáp điện Thượng Đình (CADI - SUN) tại Hà Nội

- Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu hoạt động quản lý văn bản của

Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI - SUN), Hà Nội từ năm 2020 đến năm 2023

5 Phương pháp nghiên cứu

Để có được những dữ liệu khoa học và thực tiễn, góp phần giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra, đề tài sử dụng kết hợp những phương pháp nghiên cứu như:

Phương pháp thu thập dữ liệu: Tác giả sử dụng phương pháp thu thập

và thống kê số liệu, các tài liệu, dữ liệu, kế hoạch, đề án, báo cáo thường niên

về công tác quản lý văn bản tại CADI – SUN Hà Nội giai đoạn từ 2020 đến 2023

Phương pháp tổng hợp, phân tích: Khóa luận bên cạnh sử dụng nguồn

số liệu được cung cấp từ phòng Hành chính của CADI - SUN còn có những tài liệu, văn bản khác từ sách báo, mạng internet liên quan tới việc quản lý văn bản tại CADI – SUN Hà Nội Trên cơ sở đó, tác giả sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích để thấy được bao quát, đưa ra nhận xét, đánh giá và tìm ra những hạn chế, nguyên nhân của hạn chế trong công tác quản lý văn bản tại

CADI – SUN Hà Nội

Phương pháp so sánh: Phương pháp so sánh giúp đối chiếu số liệu một

cách tương đối, tuyệt đối, theo quy mô, kết cấu giữa các năm 2020, 2021, 2022, 2023 về việc quản lý văn bản như số lượng văn bản đã ban hành trên cơ

sở các tài liệu, báo cáo đã thu thập được

Phương pháp thống kê: Phương pháp này nhằm thống kê những số liệu

về các hoạt động, số lượng thông tin được sử dụng trong công tác quản lý văn bản Các số liệu thu thập giúp tác giả đánh giá được thực trạng, tính hiệu quả của hoạt động tổ chức, quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI - SUN), Hà Nội

Phương pháp quan sát: Phương pháp này được thực hiện bằng cách

quan sát có mục đích, có hoàn cảnh nhằm thu thập các thông tin thực tế cần thiết giúp đáp ứng mục tiêu nghiên cứu Quan sát các hoạt động tổ chức, quản lý văn bản, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản

6 Kết cấu khóa luận

Ngoài phần mở đầu, mục lục, phụ lục, phần kết luận và tài liệu tham khảo thì bài nghiên cứu bao gồm 03 chương:

Chương 1 Một số vấn đề chung về công tác quản lý văn bản

Chương 2 Thực trạng quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm văn bản

Từ điển tiếng Việt định nghĩa: “Văn bản là các bản viết hoặc in, mang

nội dung là những gì cần được ghi lại để lưu lại làm bằng chứng” Tiếp cận

theo góc độ này thì văn bản mang nghĩa hẹp, được coi là một loại bằng chứng, là hồ sơ cung cấp thông tin cụ thể về một sự kiện hoặc giao dịch đã diễn ra Và chúng có thể được sử dụng để xác định quyền lợi, trách nhiệm, hoặc điều kiện của các bên tham gia vào giao dịch’’[19,45]

Dưới góc độ hành chính học, lại định nghĩa “văn bản dùng để chỉ các

công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức” [22,47]

Tóm lại, văn bản theo các khái niệm trên bao hàm một nghĩa rất rộng mà lại chỉ mang tính chất chung chung Trong khóa luận tốt nghiệp này, tác giả tiếp cận khái niệm văn bản theo quy định tại Điều 3 Nghị định

30/2020/NĐ-CP định nghĩa: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt

bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý

Theo PGS.Vương Đình Quyền thì văn bản quản lý nhà nước là văn

bản do các cơ quan, nhà nước ban hành nhằm ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục, thẩm quyền luật định [22,48]

Văn bản quản lý hình thành trong hoạt động của tất cả các loại hình cơ quan, tổ chức không riêng gì các cơ quan nhà nước mà còn trong các cơ quan của Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội, các tổ chức khác, các tổ chức

kinh tế,… đều có văn bản quản lý Vì vậy theo tác giả thì “Văn bản quản lý

là văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức để ghi

lại và truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý”

1.1.3 Khái niệm quản lý văn bản

Có một số quan điểm cho rằng: quản lý văn bản là việc áp dụng các

phương pháp và nghiệp vụ để xử lý các văn bản đi đến và lưu hành trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức; đảm bảo luân chuyển văn bản kịp thời nhằm phục vụ các nhu cầu tra cứu, sử dụng khai thác văn bản [17,8]

Theo PGS Vương Đình Quyền, quản lý văn bản là áp dụng những biện

pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức

[22,302]

Trong khóa luận tốt nghiệp này, tác giả dùng khái niệm quản lý văn bản

theo tiếp cận của PGS.Vương Đình Quyền

1.2 Các loại văn bản quản lý

a Văn bản hành chính

- Khái niệm: Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn

bản hành chính là những văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức

- Phân loại: Theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hóa đơn chứng từ, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công

b Văn bản quy phạm pháp luật

- Khái niệm: Theo khoản 1 Điều 3 Luật Ban hành văn bản quy phạm

pháp luật thì quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc

chung, và được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành và được Nhà nước bảo đảm thực hiện

- Phân loại: Văn bản quy phạm pháp luật được phân chia theo tính chất và thứ bậc hiệu lực pháp lý của văn bản bao gồm: Văn bản luật và văn bản dưới luật, văn bản lập pháp và văn bản lập quy [22,66]

+ Văn bản dưới luật: Là các văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý thấp hơn luật như: pháp lệnh, Nghị quyết, quyết định, Nghị định… [22,66]

+ Văn bản lập pháp: Là văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội ban hành [22,66]

+ Văn bản lập quy: Là các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao ban hành để hướng dẫn thi hành các văn bản lập pháp hoặc quy định những vấn đề quản lý thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình [22,66]

1.3 Mục đích, yêu cầu của công tác quản lý văn bản

1.3.1.Mục đích của công tác quản lý văn bản

- Đảm bảo thông tin: Thông tin đầy đủ, chính xác , đáng tin cậy giúp đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, phản ánh tình hình, nêu kiến Nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể đạt hiệu quả cao

- Nâng cao hiệu suất và chất lượng: Nếu các khâu của công tác quản lý văn bản làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác, vào số văn bản đi, đến rõ ràng sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác cơ quan

- Phòng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ: Làm tốt công tác quản lý văn bản giúp việc ban hành văn bản thuận tiện và đạt hiệu quả cao hơn Cũng như hạn chế được tình trạng quan liêu gây ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước

- Đảm bảo giữ gìn bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan, tổ chức: Điều này là rất cần thiết và quan trọng để bí mật nhà nước, bí mật cơ quan, tổ chức đều được văn bản hóa

1.3.2.Yêu cầu của công tác quản lý văn bản

Hoạt động quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Thống nhất: Những nghiệp vụ xử lý văn bản đều phải được tuân theo

những quy định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được phép tự tiện làm theo cách riêng của cá nhân mình [21,302]

- Chính xác: Việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến, đòi

hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chính xác, không được phép sai sót, nhầm lẫn Đây chính là một trong những yêu cầu có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác văn thư nói chung và trong quản lý văn bản đi, đến nói riêng [21,302]

- Nhanh chóng, kịp thời: các văn bản nếu được chuyển giao và giải

quyết nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức Đặc biệt với các văn bản cần giải quyết gấp, nếu không được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng, kịp thời, sẽ gây nên tổn thất nghiêm trọng [21,303]

- An toàn: Không để xảy ra tình trạng văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về bảo đảm an toàn văn bản, tài liệu, các cơ quan, tổ chức cần cụ thể hoá và thực hiện nghiêm túc những quy định này [21,303]

1.4 Quy trình quản lý văn bản

1.4.1 Quy trình quản lý văn bản đến

1.4.1.1 Tiếp nhận văn bản đến a Đối với văn bản giấy

- Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì Trường hợp phát hiện sai sót, bất thường, báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản

- Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì) còn gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký

- Mẫu “Đến” được thực hiện theo quy định tại phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP

b Đối với văn bản điện tử

- Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống

- Cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống

- Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, hoặc gửi sai nơi nhận thì gửi lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống Nếu phát hiện có sai sót, dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản

- Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật

- Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống

- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

1.4.1.3 Trình, chuyển giao văn bản đến

- Văn thư cơ quan phải trình văn bản trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, thì Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải thì trình, chuyển giao ngay sau khi nhận được để kịp thời, xử lý Quá trình chuyển giao phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản

- Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc; chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết văn bản

- Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ

lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản

- Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết Trong trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết

1.4.1.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến, giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay để kịp thời xử lý

1.4.2 Quy trình quản lý văn bản đi

1.4.2.1 Cấp số, thời gian ban hành văn bản

- Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử

+ Cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Được cấp hệ thống số riêng + Cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định

+ Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định

- Việc cấp số, thời gian ban hành đối với văn bản giấy: thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

- Việc cấp số, thời gian ban hành đối với văn bản điện tử: thực hiện bằng chức năng của Hệ thống

- Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng của cơ quan, tổ chức

1.4.2.2 Đăng ký văn bản đi

- Thực hiện đăng kí văn bản đi phải đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi

- Đăng ký văn bản: văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc hệ thống

+ Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này

+ Đăng ký văn bản bằng hệ thống: Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý

- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

1.4.2.3 Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

- Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy

+ Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng xác định ở phần nơi

1.4.2.4 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Văn bản đi phải hoàn thành các thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản để kịp thời, xử lý

- Phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian, nơi nhận

- Văn bản đã phát hành trong trường hợp xảy ra sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương; sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Thu hồi văn bản:

+ Văn bản giấy: trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận

+ Văn bản điện tử: trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống và thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết

- Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản

- Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định

30/2020/NĐ-CP

1.4.2.5 Lưu văn bản đi

- Lưu văn bản giấy:

+ Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan, đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký

+ Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc - Lưu văn bản điện tử

+ Bản gốc được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy

+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc

1.5 Các điều kiện để thực hiện quản lý văn bản

1.5.1 Điều kiện về nhân sự

- Tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ:

+ Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư hành chính, văn thư – lưu trữ, lưu trữ, lưu trữ và quản lý thông tin

+ Các trường hợp có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp theo quy định

+ Đối với ban lãnh đạo cơ quan

- Ngoài ra, cần có phẩm chất đạo đức tốt, lối sống trong sạch, có ý thức tổ chức kỷ luật nghiêm minh, ý thức giữ gìn và bảo vệ bí mật quân sự, bí mật Nhà nước nói chung, cơ quan tổ chức nói riêng

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc quản lý văn bản Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành

- Trưởng đơn vị các phòng ban có trách nhiệm tham gia vào việc thiết lập và thực thi chính sách và quy trình về quản lý văn bản trong bộ phận của họ Họ phải quản lý và phân phối văn bản trong bộ phận của mình, đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả và đúng đắn Đồng thời, họ phải cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho nhân viên trong bộ phận của họ về việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản và tuân thủ các quy trình và chính sách liên quan

- Trưởng đơn vị các phòng ban chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về việc quản lý văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao

1.5.2 Trang thiết bị, cơ sở vật chất, kĩ thuật

- Cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng trong bất kì hoạt động nào của cơ quan, tổ chức Cơ sở vật chất đầy đủ sẽ đáp ứng được yêu cầu của công việc , cũng như trang thiết bị hiện đại sẽ giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả công việc, vì vậy cần phải chú trọng đầu tư

- Tủ đựng tài liệu phải được thiết kế thuận tiện cho việc tìm kiếm tài liệu

- Bàn ghế, đồ dùng văn phòng đảm bảo an toàn, đầy đủ và đảm bảo không gian làm việc tốt nhất

- Thường xuyên kiểm tra, bảo trì máy móc, trang thiết bị

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Công tác quản lý văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Việc thực hiện công tác quản lý văn bản phải được dựa trên cơ sở pháp lý chặt chẽ để đánh giá những ưu, nhược điểm trong công tác quản lý văn bản của từng cơ quan, tổ chức cụ thể Tại chương 1 của khóa luận, tác giả đã làm rõ một số khái niệm có liên quan đến đề tài; các quy trình quản lý văn bản; mục đích, yêu cầu của công tác quản lý văn bản cũng như các điều kiện để thực hiện quản lý văn bản Từ những lý luận này, tác giả vận dụng vào phân tích, đánh giá hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DÂY VÀ CÁP ĐIỆN THƯỢNG ĐÌNH

(CADI – SUN) HÀ NỘI 2.1 Khái quát CADI – SUN Hà Nội

2.1.1 Một số nét về Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI – SUN), Hà Nội

a Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty CP Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN) được thành lập ngày 20 tháng 4 năm 1999 Công ty hoạt động đa ngành nghề trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh: dây cáp điện, dây ô tô-xe máy, dây điện từ, hạt nhựa PVC, vật tư-thiết bị phục vụ ngành điện… và kinh doanh cụm công nghiệp Hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con với 1 thành viên, 3 nhà máy lớn, 1 cụm công nghiệp, 6 chi nhánh tại các tỉnh: Hải Phòng, Thanh Hóa, Nghệ An, Đà Nẵng, Tây Nguyên, TP Hồ Chí Minh… với tổng số vốn đầu tư trên 80 triệu USD

Thành phố Hà Nội đã cấp giấy phép hoạt động cho nhiều tổ chức hợp tác sản xuất tiểu thủ công nghiệp Ngày 27/2/1985, Tổ hợp tác Thượng Đình được thành lập Năm 1990, Tổ hợp tác chuyển sang sản xuất, kinh doanh mặt hàng dây và cáp điện với nhiều khó khăn thời chuyển đổi kinh tế Vốn không có, thiết bị sản xuất chủ yếu được cải tiến từ các máy móc cũ Cơ sở hạ tầng nghèo nàn, lạc hậu Công nghệ sản xuất được học ở miền Nam và một số chuyên gia của Trung Quốc theo cách vừa học, vừa làm và kinh nghiệm, năng lực bản thân Nhưng với bàn tay khéo léo của những người thợ, sản phẩm dây và cáp điện do Tổ hợp tác sản xuất vẫn được thị trường chấp nhận và đánh giá cao Năm 1993, Công ty đầu tư mua 300 m2 đất ở ngõ 324 xã Khương Đình,

huyện Thanh Trì (nay là phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân) để làm nhà

xưởng và chuyển một số máy móc về sản xuất tại địa chỉ này Năm 1995, tổ hợp tác tiếp tục thuê đất “vườn táo các cụ” tại ngõ 320 xã Khương Đình,

huyện Thanh Trì (nay là ngõ 320 đường Khương Đình, phường Hạ Đình,

quận Thanh Xuân) để mở rộng sản xuất cho đến khi nhận được quyết định

cho thuê khu đất này của UBND TP Hà Nội Một số dây chuyền, thiết bị sản xuất được đầu tư bổ sung thay thế các công đoạn thủ công trước đó

Năm 1996, nắm bắt được thời cơ và dự đoán được những khó khăn của nền kinh tế, ban lãnh đạo đã quyết định chuyển đổi mô hình từ Tổ hợp tác thành Công ty với quyết tâm, khát vọng vượt qua đói nghèo, vươn tới đỉnh cao của sự thành công Ngày 20/4/1999, sở KHĐT Thành phố Hà Nội đã cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 071253 công nhận tư cách pháp nhân

doanh nghiệp với tên gọi Công ty TNHH Thượng Đình (ngày 15/4/2002

chuyển đổi thành Công ty TNHH Dây và Cáp điện Thượng Đình) Ngày

27/2/1999, Công ty đã nộp đơn đăng ký nhãn hiệu hàng hóa theo số đơn 40952 và đến ngày 18/4/2002 Cục Sở hữu trí tuệ đã cấp Giấy chứng nhận

nhãn hiệu CADI-SUN (Số:40771)

Cuối năm 2000 nhà máy số 1 (nay là nhà máy Đại Dương, tại ngõ 320

Khương Đình, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân-Hà Nội) đi vào hoạt động

với cơ ngơi khang trang, hiện đại, trang bị đầy đủ thiết bị sản xuất dây cáp điện được đầu tư đồng bộ theo phương thức chuyển giao công nghệ của các nước tiên tiến trên Thế giới Đây được coi là mốc son quan trọng khẳng định quyết tâm, khát vọng vượt qua đói nghèo, vươn tới đỉnh cao thành công của doanh nghiệp

Năm 2003, khi tiến trình CNH-HĐH đất nước đang ở giai đoạn phát triển mạnh mẽ, các công trình, dự án điện liên tục được đầu tư thì nhu cầu sử dụng dây cáp điện cũng ngày càng lớn Tháng 10/2003 CADI-SUN tiếp tục đầu tư xây dựng nhà máy số 2 trên mặt bằng 46.000 m2 tại xã Cẩm Điền,

huyện Cẩm Giàng, tỉnh Hải Dương (nay là Nhà máy Bắc Dương) Đến tháng

6/2004, nhà máy thứ hai của CADI-SUN chính thức đi vào hoạt động

Năm 2005, khi thị trường khu vực phía Bắc gặp nhiều khó khăn do

cạnh tranh với các đối thủ cùng khu vực, CADI-SUN thành lập chi nhánh và mở kho hàng tại Thành phố HCM Năm 2006, CADI-SUN thành lập chi nhánh mở kho hàng tại Hải Phòng, Thanh Hóa, Đà Nẵng, Tây Nguyên với mục tiêu vươn cánh tay dài của mình tới mọi miền của Tổ Quốc

Năm 2009, trong lúc nhiều doanh nghiệp Việt Nam chấp nhận “án binh, bất động” chờ thời, thậm chí chấp nhận phá sản, CADI-SUN vẫn quyết định vận hành và phát triển doanh nghiệp theo đúng chiến lược phát triển Tháng 4/2009, Đại hội cổ đông lần thứ nhất được tổ chức CADI-SUN chính thức chuyển từ Công ty TNHH sang Công ty Cổ phần

Sau 25 năm đi vào hoạt động, Công ty đã đạt được những thành tựu nhất định, vinh dự được Đảng, Nhà nước trao tặng các danh hiệu cao quý Phát huy những thành tựu đạt được cùng với kinh nghiệm quý báu rút ra từ thực tiễn trong hoạt động quản lý, sản xuất và kinh doanh suốt thời gian qua, CADI-SUN sẽ tiếp tục nỗ lực hết mình để phát triển, phấn đấu trở thành biểu tượng của sức sống mãnh liệt, sự đoàn kết và thấm đượm giá trị nhân văn

Thông tin Công ty:

- Tên Công ty: Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI – SUN)

- Tên tiếng Anh: THUONG DINH ELECTRIC WIRE AND CABLE JOINT STOCK COMPANY

- Trụ sở chính: ngõ 320 Khương Đình, Cụm 3, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân – TP Hà Nội

- Tổng giám đốc: Ông Phạm Lương Hoà - Mã số thuế: 0100892628

- Tel: 024-38588565 - Fax: 024-38588566

- Email: info@cadisun.com.vn - Website: http://cadisun.com.vn

b Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của thương hiệu

- Sứ mệnh: Mang lại cho mỗi thành viên trong “Ngôi nhà chung SUN” cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần Mang lại cho đối tác và khách hàng sự thành công và đóng góp thật nhiều lợi ích cho cộng đồng, xã hội

CADI Tầm nhìn:

+ Đi tắt đón đầu nghiên cứu, phát triển sản phẩm có chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế

+ Xây dựng giá trị thương hiệu nổi bật mang tầm Quốc tế

- Giá trị cốt lõi của thương hiệu: Sôi nổi, nhiệt huyết, năng động, mạnh mẽ và chuyên nghiệp

c Sản phẩm kinh doanh

CADI-SUN là doanh nghiệp sản xuất dây và cáp điện có uy tín ở Việt Nam Sản phẩm thương hiệu CADI-SUN đa dạng về mẫu mã, chủng loại bao gồm cáp hạ thế, trung thế, cao thế bọc cách điện PVC, XLPE; dây điện dân dụng cao cấp, dây ô tô, dây xe máy, dây điện từ…, hạt nhựa PVC, kinh doanh đồng tấm và nhôm thỏi, kinh doanh cụm công nghiệp Lương Điền

Để nâng cao năng lực sản xuất và hội nhập quốc tế sâu, từ năm 2020, Công ty đã đầu tư, đổi mới toàn bộ hệ thống dây truyền, thiết bị công nghệ thế hệ mới của Niehoff (Đức), Figeco-Samp (Ý), Gauder (Bỉ) có khả năng bọc đồng thời 3 lớp cách điện XLPE và lưu hóa khô bằng khí Nitơ sạch tại các nhà máy

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI – SUN)

* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

- Tổng giám đốc: là người đứng đầu cơ quan, đại diện cho cơ quan trước pháp luật, điều hành, giám sát toàn bộ các hoạt động của Công ty cũng như chịu trách nhiệm trước tất cả các quyết định của mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Giám đốc chi nhánh: Giám đốc chi nhánh có nhiệm vụ quản lý hoạt động hàng ngày của chi nhánh, thúc đẩy doanh số và lợi nhuận, quản lý nhân sự, phát triển chiến lược kinh doanh địa phương, báo cáo và tương tác với tổng giám đốc, xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đối tác, đảm bảo tuân thủ luật pháp và quy định, và điều hành tài chính tại chi nhánh đó

- Phòng kinh doanh dự án: phòng kinh doanh dự án có nhiệm vụ chính là phân tích và đánh giá tính khả thi của các dự án mới, từ việc nghiên cứu thị trường đến dự đoán hiệu quả tài chính và xác định rủi ro của chi nhánh và của Công ty Họ tham gia vào việc phát triển chiến lược kinh doanh, xác định mục

tiêu và thị trường tiềm năng Đồng thời, họ cũng tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đối tác chiến lược để lập kế hoạch và triển khai các dự án một cách hiệu quả

- Phòng kinh doanh tiếp thị: phòng kinh doanh tiếp thị chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng sau khi họ đã tương tác với phòng Kinh doanh Dự án Chức năng chính của phòng này là duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tiềm năng thông qua việc cung cấp dịch vụ hậu mãi, tư vấn sản phẩm và giải đáp các thắc mắc của khách hàng Nhiệm vụ hằng ngày của bộ phận này là xử lý các đơn đặt hàng, tạo và duy trì hồ sơ khách hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao dịch và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng Họ cũng thường liên tục theo dõi thị trường và phản hồi thông tin từ khách hàng về sản phẩm và dịch vụ để cải thiện chất lượng và tăng cường mối quan hệ khách hàng

- Phòng kỹ thuật công nghệ: chịu trách nhiệm thiết kế, phát triển và duy trì các hệ thống công nghệ thông tin và quản lý sản xuất của Công ty và của chi nhánh Họ cũng phải đảm bảo rằng hệ thống sản xuất và quản lý dữ liệu được tích hợp một cách hiệu quả để đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh của Công ty Bên cạnh đó họ cũng có nhiệm vụ kiểm soát chất lượng sản phẩm thông qua việc sử dụng các công nghệ kiểm tra và đánh giá chất lượng Họ cũng tham gia vào việc nghiên cứu và phát triển các loại dây cáp điện mới, đảm bảo rằng

- Phòng nhân lực: cũng như những Công ty khác, phòng nhân lực tham gia vào việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất và quản lý mối quan hệ lao động Họ sẽ tìm kiếm và thu hút nhân viên có kỹ năng, đào tạo nâng cao năng lực, và quản lý chế độ lương thưởng cũng như các chính sách phúc lợi cho nhân viên

- Phòng hành chính: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện, xử lý các vấn đề liên quan đến hoạt động hành chính, văn thư, quản lý tài liệu hồ sơ Công ty,