đề tài xây dựng biểu đồ fhd và dfd cho quy trình đặt trả phòng của khách sạn hpt

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA KINH TẾ



BÀI THẢO LUẬN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝĐề tài: Xây dựng biểu đồ FHD và DFD cho quy trình

đặt, trả phòng của khách sạn HPT

Nhóm thảo luận số: 08

Mã lớp học phần: 232_ECIT0311_02Giảng viên hướng dẫn: Trần Thị Nhung

Hà Nội, tháng 4 năm 2024

Nội dung cuộc họp:

- Thảo luận về nội dung của đề tài, tham khảo các bài thảo luận đã có.- Thống nhất phương thức trao đổi, lưu trữ tài liệu

- Bàn lại nội dung các chức năng chính

Kết luận:

- Các thành viên tham gia tích cực.

- Đề xuất được một số chức năng của HTTT QL kho, hoàn chỉnh các biểu đồ FDH,

Nội dung cuộc họp:

- Thảo luận về bài thảo luận - Duyệt thuyết trình thử.

Kết luận:

- Các thành viên tham gia tích cực.

- Buổi họp nhóm diễn ra thành công, tốt đẹp

Cuộc họp kết thúc lúc 22h cùng ngày

Hà Nội, ngày 05 tháng 04 năm 2024Nhóm trưởng

HươngDương Thị Hương

1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu – DFD 10

1.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 12

1.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 13

1.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 14

CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ FHD VÀ DFD CHO QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẶT, TRẢ PHÒNG CỦA KHÁCH SẠN HPT 16

2.1 Mô tả quy trình đặt, trả phòng tại khách sạn HPT 16

2.2 Xác định thành phần 17

2.3 Biểu đồ 17

2.3.1 Biểu đồ phân rã chức năng 17

2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 17

2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 19

2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 20

KẾT LUẬN 23

TÀI LIỆU THAM KHẢO 24

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNGTIN QUẢN LÝ

1.1 Khái niệm

1.1.1 Hệ thống

Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác,ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt mục tiêu chung Các phần tử trongmột hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người, máy móc, thông tin, dữliệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động, quy trình xử lý,

1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễnthông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyềnphát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyếtđịnh, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong mộttổ chức, doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) là hệ thốngthông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của doanh nghiệp, các hoạt động này nằm ởmức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Hệ thốngthông tin quản lý bao gồm những thành phần như con người, các thiết bị và quy trình thuthập, phân tích, đánh giá cũng như truyền phát những thông tin có ích, cần thiết, kịp thời,chính xác cho các nhà quản lý để hỗ trợ ra quyết định.

Giai đoạn phát triển: Biến ý tưởng trên thành hiện thực Để làm được điều này, nhàphân tích thiết kế hệ thống, các lập trình viên, người sử dụng cùng làm việc để phân tíchcác nhu cầu xử lý thông tin của xí nghiệp, cơ quan mà thiết kế nên hệ thống thông tin.

Giai đoạn khai thác: Sau khi cài đặt, sử dụng hệ thống thông tin để phục vụ cho nhucầu thông tin của doanh nghiệp, cơ quan Trong giai đoạn này, hệ thống thông tin liêntục được sửa đổi hoặc bảo trì để giữ cho nó phù hợp với nhu cầu của tổ chức, doanhnghiệp.

Giai đoạn kết thúc: Giai đoạn kết thúc xảy ra khi hệ thống thông tin trở thành rắc rốiđến mức không thể bảo trì được nữa, việc duy trì nó không còn kinh tế, hiệu quả nên lúcnày sẽ bị loại bỏ và vòng đời của hệ thống thông tin lại phải được lặp lại Hệ thốngthông tin sẽ "chết" khi rơi vào một trong những tình huống bất lợi sau: Về công nghệ, vềsự mong đợi của người dùng và những ảnh hưởng bên ngoài, về vật lý, về hạch toán, Từ những vấn đề trên, cần nhận thấy rằng hệ thống thông tin được xây dựng phải có khảnăng ổn định cao để khi một phần nào đó của nó bị loại bỏ để thay thế bởi một phầnkhác.

1.1.4 Vòng đời phát triển HTTT

Mỗi tổ chức, doanh nghiệp có những đặc thù riêng của nó (quy mô, lĩnh vực nghiệpvụ, hình thức tổ chức và quản lý, văn hóa, điều kiện vật chất ) Vấn đề nảy sinh trongmỗi tổ chức, doanh nghiệp là khác nhau và yêu cầu của tổ chức, doanh nghiệp về hệthống thông tin cũng khác nhau (cải tiến, làm mới một phần hay tất cả), sự thay đổinhanh chóng của tất cả những vấn đề đã nêu ra: sự thay đổi của môi trường của hệ thốngthông tin cũng như môi trường về công nghệ thông tin trong thời gian phát triển Nhữngnhà phát triển khác nhau có kỹ năng, kinh nghiệm và phương tiện khác nhau.

Tuy nhiên, quy trình xây dựng/phát triển thường có các công đoạn chính như tronghình sau:

Hình: Vòng đời phát triển của HTTT

1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng – FHD

1.2.1 Khái niệm

Biểu đồ phán cấp chức năng (Functional Hierachical Diagram- FHD) dùng để xácđịnh mô hình nghiệp vụ hay các chức năng nghiệp vụ trong một tổ chức, doanh nghiệp,các mối quan hệ bên trong giữa các chức năng, nghiệp vụ cũng như mối quan hệ củachúng với môi trường bên ngoài Biểu đồ phân cấp chức năng giúp cho người xây đựngcó một bức tranh toàn cảnh về hoạt động nghiệp vụ của tổ chức, doanh nghiệp, đây làcông cụ để mô tả các chức năng, nghiệp vụ của hệ thống thông qua việc phân rã có thứbậc các chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng

1.2.2 Các ký pháp sử dụng xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

Một biểu đồ phân cấp chức năng gồm 2 đối tượng (thành phần) chính là các chứcnăng và các đường kết nối, người ta thường biểu diễn chúng như sau:

tên Tên của chức năng thường là một động từ (có thể kèm theo bỏ ngữ) Chức năng(công việc) được xem xét ở các mức độ từ tổng hợp đến chi tiết theo thứ bậc: một lĩnhvực hoạt động, một hoạt động, một nhiệm vụ, một hành động Chức năng mức gộp (mứctrên) thường do lãnh đạo cung cấp, chức năng mức chi tiết (mức dưới) đo bộ phận chứcnăng cung cấp.

Các kết nối: Kết nối giữa các chức năng, thể hiện tính chất phân cấp và được biểudiễn bằng đoạn thẳng nối chức năng "cha" (trên) tới chức năng "con" (dưới).

1.2.3 Một số chú ý

Khi xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng cần chủ ý:

Việc phân rã các chức năng được thực hiện có thứ bậc, từ trên xuống dưới Nhữngchức năng cùng chung một lĩnh vực, được đặt chung trong một chức năng cha, việc thựchiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năngmức trên.

kiểm tra lại định nghĩa chức năng với một số người dùng khác nhau để đảm bảo rằngđịnh nghĩa được hiểu là như nhau.

Một chức năng cấp thấp nhất (ngọn/lá) chỉ nên có một nhiệm vụ (1 tiến trình xửlý) do một hoặc một vài cá nhân đảm nhiệm, không phân các chức năng thành quá nhiềumức.

Biểu đồ phân cấp chức năng cần được bố trị cân đối, rõ ràng để dễ kiểm tra, theodõi

Một biểu đồ phân cấp chức năng có thể được trình bày trong nhiều trang: Trang 1thể hiện mức cao nhất (mức 1), sau đó ứng với mỗi chức năng (mức 2) ở trang này sẽ thểhiện trong các trang tiếp theo cho đến chức năng thấp nhất

1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu – DFD

Khái niệm: Biểu đồ luồng dữ liệu (còn gọi là sơ đồ/ dòng dữ liệu) (Data Flow

Diagram - DFD) được sử dụng để mô hình hoá tiến trình xử lý nghiệp vụ hay biểu diễnđồ thị các chức năng của quá trình thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữacác bộ phận trong một hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống nghiệp vụ và môitrường của nó.

Sơ đồ tổng quát của biểu đồ luồng dữ liệu

Các ký pháp sử dụng xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu:

Chức năng tiến trình xử lý (Process): Biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trìnhxử lý Chức năng phải biến đổi được các thông tin đầu vào (tổ chức, doanh nghiệp bổsung, tạo thông tin mới) Chức năng được biểu diễn bằng hình tròn (hoặc hình ovan),trong có ghi nhãn (tên) của chức năng, tên chức năng là động từ (có thể thêm bổ ngữ).

 Luồng dữ liệu (Data Flow): Chỉ các luồng dữ liệu vào/ra của một chức năng tiếntrình xử lí, tác nhân, kho dữ liệu, luồng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên (có hướngchỉ hướng vào/ra của dữ liệu) bên cạnh có ghi nhãn (tên) của luồng dữ liệu, tên luồng dữliệu là danh từ (có thể có thêm tính từ).

 Kho dữ liệu (Data Store): Lưu trữ dữ liệu trong một khoảng thời gian, để sau đómột hay một vài chức năng xử lý, hoặc tác nhân trong sử dụng Kho dữ liệu được biểudiễn bằng hình chữ nhật hở hai đầu, trong có ghi nhãn (tên) của kho dữ liệu Tên kho dữliệu là danh từ (có thể kèm theo tính từ).

nhưng có tương tác, trao đổi thông tin với hệ thống Tác nhân ngoài được biểu diễn bằnghình chữ nhật, trong có gán nhãn (tên) của tác nhân ngoài, tên của tác nhân ngoài là danhtừ (có thể thêm tính từ).

Tác nhân trong (Internal Entity): Là một chức năng hay một hệ thống con của hệthống hiện tại, nhưng được mô tả ở trang khác của biểu đồ Tác nhân trong được biểudiễn bằng hình chữ nhật hở một phía, trong có ghi nhãn (tên) của tác nhân trong, tên củatác nhân trong là động từ (có thể thêm bổ ngữ).

Các quy tắc cần tuân thủ khi xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu

Mỗi chức năng tiến trình xử lý phải có ít nhất 1 luồng dữ liệu vào và 1 luồng dữliệu ra.

Mỗi kho dữ liệu phải có ít nhất một luồng dữ liệu vào và một luồng dữ liệu ra, khodữ liệu không có dữ liệu vào là kho rỗng, còn kho dữ liệu không có dữ liệu ra là kho vôdụng.

qua chức năng xử lý.

Tác nhân ngoài không trao đổi dữ liệu trực tiếp với kho dữ liệu mà phải thông quachức năng xử lý.

Các tác nhân ngoài không trao đổi dữ liệu trực tiếp với nhau.

1.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, tương ứng với mức 1 trong biểu đồ phâncấp chức năng Trong biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (còn gọi là mức khung cảnhhay mức 0):

Coi cả hệ thống là một chức năng duy nhất.

 Xác định tất cả các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoàivới hệ thống.

Không xuất hiện kho dữ liệu.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

1.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1), tương ứng với mức 2 của biểu đồ phân cấpchức năng, nhận được từ biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh trên cơ sở phân rã theo nguyêntắc:

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

1.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Nhận được bằng cách phân rã biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:

Các chức năng được định nghĩa riêng trên từng trang biểu đồ hoặc có thể ghép lạithành một biểu đồ trong trường hợp biểu đồ đơn giản.

 Các thành phần của biểu đồ được phát triển như sau:

- Về chức năng: Phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới thấp hơn.- Luồng dữ liệu: Các luồng dữ liệu vào ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn) ở mứcdưới (phân rã) Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ.

Kho dữ liệu: Dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ.

thêm gì

Số mức phân rã thông thường là từ 5 đến 9 mức tuỳ độ phức tạp của hệ thống.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ FHD VÀ DFD CHO QUY TRÌNH QUẢNLÝ ĐẶT, TRẢ PHÒNG CỦA KHÁCH SẠN HPT

2.1 Mô tả quy trình đặt, trả phòng tại khách sạn HPT

Các hoạt động chính của quản lý khách sạn bao gồm: đặt/trả phòng, yêu cầu sử dụngdịch vụ, báo cáo.

Khi khách đặt phòng, khách có thể đặt phòng trực tiếp tại quầy hoặc qua số điệnthoại của khách sạn Nhân viên cần yêu cầu thông tin khách hàng và thông tin đặt phòng.Thông tin khách hàng bao gồm: tên, tuổi, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, số cccd Thôngtin đặt phòng bao gồm: số lượng phòng, loại phòng, ngày nhận phòng, ngày trả phòng,giá phòng Bộ phận quản lý sẽ tra cứu thông tin về tình trạng phòng và trả lời yêu cầucủa khách hàng Nếu còn phòng trống khách hàng sẽ đặt phòng, thông tin phòng đã đượcđặt, thông tin đặt phòng và thông tin cá nhân của khách sẽ được lưu trữ vào kho dữ liệu.Sau khi hoàn thiện mọi thông tin, nhân viên sẽ tạo phiếu đăng ký phòng đưa cho kháchhàng Phiếu đăng ký phòng bao gồm: mã phiếu đăng ký phòng, tên khách hàng, số điệnthoại liên hệ, số cccd, số phòng, ngày nhận phòng, ngày trả phòng, loại phòng, giáphòng, tiền cọc

Khi khách có yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách sạn như ăn uống, giặt là, dọn dẹp,tổ chức tiệc, thì bộ phận quản lý dịch vụ sẽ trả lời yêu cầu của khách hàng, nhân viênsẽ lập phiếu và cung cấp dịch vụ cho khách Phiếu sử dụng dịch vụ bao gồm: mã phiếusử dụng dịch vụ, tên khách hàng, số phòng, tên dịch vụ, giá dịch vụ Các thông tin về cácdịch vụ khách sử dụng sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu và được tự động tạo hóa đơn dịchvụ Khách sẽ thanh toán chung với tiền phòng

Khi khách trả phòng thì nhân viên sẽ có trách nhiệm kiểm tra thông tin khách hàng,thông tin đặt phòng và thông tin sử dụng dịch vụ Bộ phận phục vụ sẽ kiểm tra phòngxem có hư hao gì không Nếu khách làm hư hại đồ đạc thì phải đền bù hoặc trả thêm tiềnđể khách sạn sửa chữa Nhân viên sẽ tổng hợp thông tin chi phí phòng, chi phí dịch vụvà chi phí phát sinh nếu có để in ra hóa đơn Hóa đơn bao gồm: mã hóa đơn, tên nhânviên lập, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã phiếu đăng ký phòng, mã phiếu sử

phiếu đăng ký phòng và phiếu sử dụng dịch vụ, nếu không có sai sót gì thì sẽ thanh toán.Nhân viên hoàn tất việc trả phòng cho khách.

Cuối mỗi tháng, người quản lý khách sạn (kế toán trưởng) sẽ báo cáo tình trạngphòng và doanh thu của khách sạn cho ban giám đốc.

2.2 Xác định thành phần

Các tác nhân ngoài: Khách hàng, lãnh đạo, ngân hàng, bên cung ứng dịch vụ

Kho dữ liệu: Thông tin khách hàng, thông tin phòng trống, phiếu dịch vụ, hóa đơnphòng, hóa đơn tổn thất, hóa đơn dịch vụ, hợp đồng.

2.3 Biểu đồ

2.3.1 Biểu đồ phân rã chức năng

Biểu đồ phân rã chức năng

2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý đặt phòng

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý sử dụng dịch vụ

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý trả phòng

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Báo cáo

KẾT LUẬN

Trước xu hướng phát triển mạnh mẽ của công nghệ thì việc sử dụng hệ thống thôngtin trong quản lý đặt và trả phòng trong khách sạn là vô cùng quan trọng và thiết yếu.Đây sẽ là giải pháp giúp cho các doanh nghiệp giải quyết công việc một cách nhanhchóng và hạn chế được tối đa việc xảy ra sai sót Thông qua đề tài trên, nhóm đã xâydựng biểu đồ FHD và DFD Từ đó góp phần nhằm nâng cao mức độ đáp ứng kháchhàng, tăng khả năng cạnh tranh và đáp ứng được hầu hết các yêu cầu quản lý đặt và trảphòng trong khách sạn.

Mặc dù nhóm đã cố gắng hết sức trong quá trình thực hiện đề tài thảo luận nhưngvẫn không tránh khỏi những sai sót do hạn chế về kiến thức chuyên môn Nhóm mong

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 PGS TS Đàm Gia Mạnh 2017 Giáo trình hệ thống thông tin quản lý Nhà xuất

bản Thống kê.

2 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Kinh tế quốc dân, 2012