Thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam
Tính cấp thiết của đề tài
Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu cơ sở lý luận về thực hiện pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ, đánh giá thực tiễn thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam, Luận án đề xuất các giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam trước yêu cầu mới
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục đích nghiên cứu, luận án thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau đây:
Một là, tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài: hồi cứu và thu thập các tài liệu, công trình khoa học có liên quan đến đề tài luận án Tìm hiểu, nhận xét, đánh giá về những vấn đề đã được các công trình nghiên cứu Từ đó, chỉ ra các nội dung chưa được các công trình nghiên cứu đề cập để xác định, định hướng các vấn đề, nội dung sẽ được giải quyết trong luận án; làm rõ cơ sở lý thuyết nghiên cứu, giả thuyết nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu.
- Hai là, luận giải những vấn đề lý luận thực hiện pháp luật về lưu trữ: khái niệm, đặc điểm, vai trò, nội dung, chủ thể, hình thức, những yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện pháp luật về lưu trữ;
Phân tích, đánh giá thực trạng quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam giúp nhận diện những kết quả đạt được, đồng thời chỉ rõ các hạn chế Qua đó, nghiên cứu xác định được nguyên nhân của những hạn chế nhằm đề xuất các giải pháp khắc phục, góp phần hoàn thiện pháp luật về lưu trữ, nâng cao hiệu quả lưu trữ ở Việt Nam.
- Bốn là, nêu các định hướng, giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam trong bối cảnh cải cách hành chính ứng dụng mạnh mẽ thành tựu của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 vào quản lý nhà nước.
Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Cơ sở lý luận
Luận án thực hiện trên cơ sở học thuyết Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam về nhà nước và pháp luật Đây là nền tảng lý luận cốt lõi và xuyên suốt của luận án, các vấn đề về thực hiện pháp luật được tiếp cận, nghiên cứu, phân tích làm rõ dưới góc độ thể chế chính trị của Nhà nước XHCN Việt Nam theo hướng tập trung cải cách hệ thống pháp luật, cải cách hành chính, xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN của Nhân dân, do Nhân dân, vì Nhân dân.
Phương pháp nghiên cứu
Luận án thực hiện trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử Nguyên lý về mối liên hệ phổ biến giữa các sự vật và hiện tượng được vận dụng để phân tích mối liên hệ giữa xây dựng pháp luật và tổ chức thực hiện pháp luật về lưu trữ Quy luật chuyển hóa từ những thay đổi về lượng thành những thay đổi về chất được sử dụng để phân tích sự thay đổi trong pháp luật, đặc biệt là việc pháp điển hoá thành công pháp luật lưu trữ đã dẫn đến những thay đổi lớn trong thực hiện pháp luật ở lĩnh vực này Phạm trù nội dung và hình thức được sử dụng để phân tích mối liên hệ giữa nội dung và hình thức thực hiện pháp luật Phạm trù cái chung và cái riêng được sử dụng để xác định mối tương quan giữa thực hiện pháp luật nói chung và thực hiện pháp luật về lưu trữ nói riêng Phạm trù nguyên nhân và kết quả được sử dụng để phân tích nguyên nhân của những thành tựu và hạn chế và thực hiện pháp luật về lưu trữ để từ đó đưa ra những kiến nghị phù hợp.
Các phương pháp nghiên cứu cụ thể được sử dụng trong luận án gồm:
- Phương pháp thống kê : phương pháp này được sử dụng để tổng hợp tìm hiểu các công trình nghiên cứu, kế thừa các kết quả nghiên cứu từ sách, giáo trình, đề tài khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, bài báo và nhiều nguồn tài liệu khác liên quan đến nội dung nghiên cứu từ đó đưa ra những phân tích, đánh giá, các số liệu cụ thể minh chứng cho các nhận định đưa ra trong công trình nghiên cứu Phương pháp này được sử dụng trong tất cả các chương và xuyên suốt quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu.
* Phương pháp điều tra xã hội học
NCS xây dựng mẫu phiếu điều tra để lấy ý kiến đánh giá hoạt động việc thực hiện quy định pháp luật về lưu trữ Do không có điều kiện điều tra tổng thể, toàn diện nên tác giả chỉ điều tra tại một số địa phương, bảo đảm tính đại diện của cán bộ, công chức đang công tác tại các cơ quan nhà nước ở cả 3 cấp trên địa bàn TP Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ, Đắk Lắk, tổng số 1000 phiếu, mỗi tỉnh 200 phiếu, thu về được 844 phiếu Phương pháp điều tra xã hội học: Được áp dụng để thu thập thông tin về việc thực hiện các quy định pháp luật lưu trữ trong thực tiễn xã hội và khảo sát tính hiệu lực, hiệu quả của một số giải pháp đề xuất trong luận án (áp dụng xây dựng Chương 3, 4).
*Phương pháp phân tích: được sử dụng để phân tích thực trạng pháp luật lưu trữ và thực thực hiện pháp luật về lưu trữ qua những thông tin đã được thu thập, tổng hợp và khảo sát thực tế giúp cho tác giả đánh giá khách quan tình hình thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam hiện nay, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp với tình hình thực tiễn và định hướng phát triển trong tương lai.
* Phương pháp lôgíc - lịch sử
Phương pháp này được thực hiện thông qua việc nêu và trình bày khái quát hóa các vấn đề gắn liền với sự kiện lịch sử theo chuỗi lôgíc trong từng giai đoạn hoặc ở những thời điểm lịch sử cụ thể, từ đó làm nổi bật được tính hệ thống của các vấn đề nghiên cứu ở các chương 1, 2 và 3 của luận án.
Đóng góp mới về mặt khoa học của Luận án
- Về phương diện lý luận
+ Luận án đã tìm hiểu, tổng quan được các công trình khoa học ở trong và ngoài nước nghiên cứu về các vấn đề có liên quan đến nội dung đề tài như thực hiện pháp luật, thực hiện pháp luật về lưu trữ, thực tiễn thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam và giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ Việt Nam;
+ Luận án xây dựng cơ sở lý luận của thực hiện pháp luật về lưu trữ như: khái niệm, đặc điểm, vai trò của thực hiện pháp luật về lưu trữ, cơ sở pháp lý thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam;
+ Luận án đã phân tích làm rõ vai trò trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc thực hiện và tổ chức thực hiện pháp luật về lưu trữ;
+ Luận án còn xác định được những khó khăn, vướng mắc, bất cập trong các quy định của pháp luật trong tổ chức thực hiện pháp luật về lưu trữ;
- Về phương diện thực tiễn
+ Luận án đã nêu và đánh giá việc thực hiện pháp luật về lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, phân tích những kết quả đã đạt được, những hạn chế, bất cập, nguyên nhân của những kết quả, hạn chế của thực hiện pháp luật về lưu trữ thời gian qua.
+ Luận án đã đề xuất các giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam trong thời gian tới.
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của Luận án
- Luận án góp phần làm sáng tỏ những vấn đề lý luận và thực tiễn trong thực hiện pháp luật về lưu trữ, là tài liệu tham khảo trong quá trình sửa đổi, bổ sung pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam.
- Luận án góp phần cung cấp cơ sở thực tiễn cho thực hiện pháp luật về lưu trữ góp phần bảo đảm cho pháp luật về lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh, thống nhất, hạn chế tối đa các hành vi vi phạm pháp luật trong lưu trữ.
Kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận án có thể đóng vai trò là tài liệu tham khảo hữu ích cho các hoạt động giáo dục, học tập và nghiên cứu khoa học Ngoài ra, các phát hiện và khuyến nghị từ luận án có thể được tận dụng trong việc thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng lưu trữ trong thực tiễn.
Kết cấu của luận án
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận án được kết cấu làm 4 chương như sau:
- Chương 1 Tổng quan tình hình nghiên cứu.
- Chương 2 Cơ sở lý luận của thực hiện pháp luật về lưu trữ.
- Chương 3 Thực trạng pháp luật lưu trữ và thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam.
- Chương 4 Quan điểm và giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam.
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Nhóm công trình nghiên cứu nước ngoài liên quan đến luận án
Sách: V.I Lê-nin và công tác lưu trữ của đảng [36], là một công trình giới thiệu các bài viết của một số tác giả về quan điểm, tư tưởng của V.I Lênin đối với ngành lưu trữ Từ việc phân tích những việc làm cụ thể đối với công tác lưu trữ cho thấy V.I Lênin rất coi trọng việc thu thập, bảo quản, khai thác các văn kiện lưu trữ, xác lập nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất đối với tài liệu lưu trữ bằng việc ban hành sắc lệnh “Về bảo quản và tiêu hủy các hồ sơ lưu trữ”. Công trình góp phần xây dựng cơ sở lý luận nền tảng về quan điểm của đảng cũng như xây dựng nguyên tắc pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ ở nước ta. Sách: Những nguyên tắc cơ bản về tổ chức phần văn kiện của bộ môn văn thư và công tác của phòng lưu trữ cơ quan đoàn thể và xí nghiệp ở Liên Xô
[117] Nội dung của cuốn sách đã trình bày một cách có hệ thống những vấn đề lý luận về lưu trữ như: xác lập các nguyên tắc cơ bản trong lưu trữ làm tiền đề xây dựng chế độ lưu trữ tương ứng với từng loại tài liệu, các biện pháp nghiệp vụ về lưu trữ: xác định thời hạn lưu trữ, chủ thể lưu trữ, các yếu tố bảo đảm cho hoạt động lưu trữ… Vấn đề trách nhiệm bảo đảm sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ cũng được đặt ra khi thay đổi người lãnh đạo cơ quan, trưởng phòng lưu trữ cơ quan hoặc cá nhân phụ trách về phòng lưu trữ cũng như khi cải tổ và giải thể cơ quan.
Giáo trình đại học, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên – Xô [51] doG.A Bêlốp Tổng cục trưởng Tổng cục quản lý lưu trữ thuộc Hội đồng bộ trưởngLiên xô cùng ba giáo sư giàu kinh nghiệm của Đại học lưu trữ Liên –Xô viết.Nội dung của cuốn giáo trình đã trình bày những vấn đề lý luận cơ bản nhất cùng thực tiễn rất phong phú về lịch sử phát triển, hệ thống tổ chức, phương pháp và kỹ thuật tiên tiến của ngành lưu trữ Liên-xô Trong giới hạn của tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu học tập của ngành lưu trữ cuốn giáo trình đã làm sáng tỏ các khái niệm về mặt khoa học: tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ… và nội dung nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ gồm: thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó, nêu các điều kiện bảo đảm cho hoạt động lưu trữ thì điều kiện về kinh phí, cơ sở vật chất, công tác chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra, cũng được giáo trình đề cập đến Thực tiễn tổ chức lưu trữ của Liên-xô cho thấy sự khác biệt về phông lưu trữ không bao gồm phông lưu trữ tài liệu của Đảng và Đoàn thanh niên khi so sánh với Việt Nam Giáo trình đã đặt nền móng đầu tiên cho lý luận và pháp lý trong xây dựng, ban hành và thực hiện pháp luật về lưu trữ.
Tài liệu “Chỉ dẫn phương pháp đánh giá giá trị khoa học và thực tiễn của tài liệu văn kiện kỹ thuật, Bảng mẫu thời hành bảo quản và nơi bảo quản tài liệu văn kiện kỹ thuật” [73] của Tổng cục lưu trữ thuộc Bộ Nội vụ Liên Xô do
Lê Văn In dịch Đây là một văn bản hướng dẫn phương pháp xác định giá trị của tài liệu một nội dung của công tác lưu trữ Theo tài liệu này, tài liệu văn kiện kỹ thuật (bản vẽ, mặt bằng, bản đồ, bản dự toán, quy trình công nghệ, bản quyết toán, bản tiêu chuẩn v.v ) phần lớn được hình thành trong việc giải quyết những nhiệm vụ của nền kinh tế quốc dân, trong việc nghiên cứu các công trình khoa học đem áp dụng vào các lãnh vực khác nhau của nền kinh tế quốc dân… chiếm một vị trí quan trọng trong Phông lưu trữ Nhà nước Liên Xô Bằng phương pháp trực tiếp nghiên cứu nội dung để xác định giá trị khoa học và thực tiễn của tài liệu văn kiện để làm cơ sở cho việc xác định loại tài liệu văn kiện lưu trữ, cơ quan lưu trữ, thời hạn lưu trữ, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Cuốn sách "Thực tiễn lưu trữ pháp" trình bày toàn diện những vấn đề phát sinh trong thực tiễn nghiệp vụ lưu trữ tại Pháp Các vấn đề được đề cập bao gồm: tiêu chuẩn phân loại phông lưu trữ, sự không phù hợp trong việc xem tài liệu lưu trữ tư nhân là toàn bộ tài liệu lưu trữ công, nguy cơ hủy bỏ tài liệu tích đống không được chỉnh lý trong giai đoạn tiền lưu trữ, khó khăn trong việc kiểm soát hủy tài liệu do phụ thuộc vào lương tâm của nhân viên lưu trữ Ngoài ra, các nhà lưu trữ Pháp còn chú trọng đến việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ, đặc biệt là quản lý tin học hóa, vào toàn bộ hoạt động nghiệp vụ lưu trữ.
“Sơ lược về pháp chế lưu trữ” do Võ Văn Đàng, Cục Văn thư – Lưu trữ, dịch từ tiếng Trung Quốc [38] Theo đó, pháp chế lưu trữ bao gồm hai bộ phận: Lập pháp lưu trữ và việc thi hành Công tác pháp chế lưu trữ không được kiện toàn thì sự nghiệp lưu trữ sẽ lâm vào tình trạng pháp lý hỗn loạn Thực hiện pháp chế lưu trữ, Cộng hòa nhân dân Trung Hoa đã từng bước hoàn thiện pháp luật, tổ chức bộ máy về lưu trữ và thực hiện pháp trị Để đạt đến trình độ thực hiện pháp trị lưu trữ, các cơ quan phải dựa vào luật để chỉ đạo, quản lý, kiểm tra chấp pháp hành chính, xử lý vi phạm, xây dựng chế độ trách nhiệm chấp pháp lưu trữ và tuyên truyền, giáo dục về lưu trữ.
"Hướng dẫn cơ bản về quy chế lưu trữ" cung cấp hệ thống kiến thức cơ bản về luật lưu trữ Trung Quốc Tài liệu phân tích các khái niệm, nguyên tắc, chủ thể, trách nhiệm và điều kiện đảm bảo thực thi pháp luật lưu trữ Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của đạo đức nghề nghiệp trong thực thi pháp luật lưu trữ và đề xuất đào tạo về cả kiến thức và đạo đức nghề nghiệp Tài liệu dẫn chứng các trường hợp vi phạm pháp luật lưu trữ, qua đó gợi ý các biện pháp hoàn thiện pháp luật về lưu trữ.
Giáo trình: Lưu trữ và văn thư lưu trữ ở nước ngoài (lịch sử và tổ chức hiện đại) (Бржостовская Н.В., Aрхивы и архивное дело взарубежныхрхивы и архивное дело взарубежных странах (история и современная организация)) [186] giới thiệu về lưu trữ của một số quốc gia trong đó có Cộng hòa Pháp và Vương quốc Anh Tại Cộng hòa Pháp, hoạt động lưu trữ được hình thành từ rất sớm (năm 1790), từ đó cho thấy, giá trị của tài liệu lưu trữ được sớm nhận thức và ban hành các quy định để điều chỉnh, đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo nhân lực lưu trữ để phục vụ cho hoạt động lưu trữ quốc gia Thực trạng lịch sử lưu trữ tại Pháp đã xảy ra tình trạng lúng túng trong xác định giá trị tài liệu lưu trữ, chưa chú trọng lưu trữ vì thiếu hiểu biết về giá trị của tài liệu lưu trữ hay tùy tiện trong giao nộp tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, trải qua nhiều biến cố lịch sử nhưng hoạt động lưu trữ tại Pháp vẫn được tiếp tục củng cố và hoàn thiện Sau chiến tranh thế giới lần thứ hai, Vương quốc Anh còn gặp phải một số vấn đề như: hạn chế về tổ chức bộ máy quản lý lưu trữ, tài liệu lưu trữ chưa được quản lý thống nhất nên bị mất mát, thất lạc nguồn tài liệu trong chiến tranh ở Anh là khá đáng kể, nguyên nhân của tình trạng trên là do pháp luật chưa thống nhất, lưu trữ địa phương chưa được tổ chức, kho lưu trữ không đủ, chưa tổ chức cơ quan nghiệp vụ về lưu trữ… Từ thực tiễn nêu trên, Anh đã thực hiện nhiều giải pháp cải cách một cách mạnh mẽ công tác quản lý nhà nước về lưu trữ từ kinh nghiệm đó giúp tác giả đối chiếu so sánh với lưu trữ của nước ta để xây dựng giải pháp tại chương 4 của luận án.
Luận án Phó tiến sĩ “Điều chỉnh của pháp luật hành chính về lưu trữ ở
Bài nghiên cứu "Liên bang Nga" [185] (Административно-правовое регулирование архивного дела в Российской Федерации) của tác giả Bê-li-cô-va C.C trình bày cơ sở pháp lý về lưu trữ tại Nga, bao gồm các quy chế hành chính về lưu trữ và triển khai các quy định này ở nước này.
Luận án tiến sĩ của Wang Shu Ping: Lưu trữ và công tác lưu trữ ở Trung
Quốc: Sự kế thừa và phát triển - Nửa sau thế kỷ XX (Архивы и архивное дело в Китае: преемственность и эволюция: Вторая половина XX века, тема диссертации) [187] đã cho thấy bức tranh tổng thể về thực trạng lưu trữ tại Trung Quốc, luận án cũng đã nêu một số nguyên nhân hạn chế như: nhận thức của “lãnh đạo”, nhận thức, trình độ của công chức lưu trữ, sự hoàn thiện của hệ thống pháp luật … và nhu cầu tiếp cận tài liệu của quốc gia mình ở lưu trữ lịch sử của quốc gia khác.
Bài viết “Các khía cạnh lưu trữ học trong công việc văn thư: tổ chức tài liệu và hồ sơ của quỹ lưu trữ Liên bang Nga” (Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации) [184] thông qua việc đánh giá thực trạng lưu trữ và pháp luật lưu trữ cho thấy ở thời Xô Viết, không có luật nào dành riêng cho việc lưu trữ, cho đến thời kỳ Liên bang Nga được thành lập Bài viết gợi ý cho tác giả về quyền khởi kiện khi quyền tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ hợp pháp không được đáp ứng cũng như khoản trống pháp lý về quy định chế tài đối với pháp nhân khi không thực hiện nghĩa vụ liên quan đến thực hiện pháp luật lưu trữ.
Bài viết: “Luật pháp của Cộng hòa Pháp về quản lý tài liệu lưu trữ” [123] trên cơ sở nghiên cứu pháp luật về lưu trữ và thực tế thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý tài liệu của Cộng hòa Pháp trong bài viết này tác giả đã nêu ra một số nội dung như: hệ thống các quy định của pháp luật về lưu trữ và nội dung pháp luật lưu trữ của Pháp, giới thiệu về hệ thống cơ quan tổ chức lưu trữ và lịch sử hình thành, các biện pháp bảo đảm trong tổ chức hiện các quy định của pháp luật về lưu trữ Đồng thời bài viết cũng cho thấy Luật Lưu trữ Cộng hòa Pháp phân loại tài liệu lưu trữ thành tài liệu lưu trữ công và tài liệu lưu trữ tư và tương ứng với việc phân loại là ban hành pháp luật quy định các hình thức, phương pháp thực hiện phù hợp.
Bài báo "Tương lai của lưu trữ tài liệu từ góc nhìn một độc giả (The Future of Aрхивы и архивное дело взарубежныхrchives and Recordkeeping: Aрхивы и архивное дело взарубежных Reader)” [177] của Duncan Birrell đề cập đến những thách thức của hoạt động lưu trữ trong thế kỷ 21 khi nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ngày càng tăng vượt ra ngoài mô hình truyền thống, đã đặt ra các yêu cầu về số hóa, tính toàn vẹn cũng như bảo vệ tài liệu hướng cách tiếp cận tới sự phát triển trong hoạt động lưu trữ dưới góc nhìn của một độc giả.
Bài viết “Tăng cường xây dựng đội ngũ nhân tài lưu trữ” (黄赓: 加强档案
人才队伍建设, 兰台世界) [182] của Hoàng Canh Theo tác giả để thích ứng được với tốc độ phát triển chóng mặt của khoa học kỹ thuật hiện đại, phương thức quản lý công tác lưu trữ cũng cần thay đổi và chỉ có tăng cường xây dựng đội ngũ cán bộ lưu trữ có chuyên môn nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm cao thì mới có thể phát huy được tác dụng trong công tác quản lý lưu trữ Muốn xây dựng đội ngũ nhân tài lưu trữ thì cần phải có nhận thức chung về tầm quan trọng của việc xây dựng đội ngũ này, phải đa dạng hóa hình thức bồi dưỡng và không ngừng đổi mới nhận thức về công tác quản lý lưu trữ…
Nhóm công trình nghiên cứu trong nước liên quan đến luận án
Thứ nhất, nhóm công trình tiêu biểu có liên quan đến lưu trữ trên bình diện chung
Sách: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” [41] của nhóm tác giả ĐàoXuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn Cuốn sách đã giới thiệu một cách có hệ thống những vấn đề lý luận lưu trữ như: giải thích một số thuật ngữ chuyên ngành trong đó các tác giả bước đầu đã khái quát về lưu trữ: “Lưu trữ là lưu lại, giữ lại Đối với công văn, tài liệu thì
“lưu trữ” có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan đoàn thể hoặc cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết” Đồng thời những vấn đề lý luận có tính tiền đề cho bảo đảm nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện đúng theo pháp luật cũng được các tác giả trình bày: chủ thể lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, xác định giá trị tài liệu, tổ chức tài liệu ở kho lưu trữ, quản lý tài liệu ở lưu trữ, thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ cơ quan, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, quản lý công tác lưu trữ cùng nhiều các vấn đề có liên quan Đây là tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác nghiên cứu và phục vụ cho nội dung nghiên cứu chương 2 của tác giả luận án.
Sách: “Công tác lưu trữ Việt Nam” [66] do tác giả Vũ Dương Hoan chủ biên cùng nhiều tác giả là chuyên gia trong lĩnh vực lưu trữ xuất bản Cuốn sách trình bày có hệ thống về nội dung của công tác lưu trữ và giới thiệu một số vấn đề lý luận có tính định hướng cho việc tổ chức phông lưu trữ quốc gia Việt Nam thực hiện các quy định về lưu trữ như: công tác lưu trữ, phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam Theo các tác giả: Công tác lưu trữ hiểu theo nghĩa rộng là một ngành hoạt động nhà nước bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Với cách hiểu này thì công tác lưu trữ không được tiếp cận dưới góc độ lý thuyết về lý luận chung về nhà nước và pháp luật (vận dụng lý luận về thực hiện pháp luật vào lĩnh vực lưu trữ) mà được tiếp cận dưới góc độ lý thuyết về khoa học hành chính (vận dụng lý luận quản lý hành chính nhà nước vào lĩnh vực lưu trữ) Quan niệm về Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam không bao gồm phông lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành theo đó “Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu có nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử v.v của nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phụ thuộc thời gian sản sinh, nơi bảo quản, phương pháp và kỹ thuật làm ra chúng”.
Từ góc độ lịch sử, tác phẩm: “Lưu trữ Việt Nam những chặn đường phát triển” của tác giả Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Hồng Kỳ [109] đã hệ thống hóa tương đối đầy đủ các giai đoạn phát triển của lưu trữ Việt Nam Công trình đã lấy cột mốc lịch sử của Việt Nam năm 1945 để chia lưu trữ thành hai giai đoạn. Tác giả đánh giá một cách có hệ thống những thành tựu và hạn chế chủ yếu của lưu trữ Việt Nam từ năm 1945 đến năm 2006, và đã xây dựng được các giải pháp có tính định hướng cho công tác lưu trữ trong thời gian tới Điểm đáng lưu ý trong công trình nghiên cứu này là đã khái quát được các quan điểm chỉ đạo của Đảng đối với công tác lưu trữ ở Việt Nam gồm: Công tác lưu trữ phải dựa trên nền tảng lý luận của chủ nghĩa Mác – Lê-nin, tư tưởng Hồ Chí Minh bảo đảm tính kế thừa có chọn lọc những giá trị tốt đẹp của xã hội đã qua, của quá khứ; Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa; Quan điểm lãnh đạo toàn diện đối với công tác lưu trữ từ xây dựng tổ chức bộ máy lưu trữ, xây dựng pháp luật, tổ chức thực hiện pháp luật lưu trữ, nghiên cứu khoa học hợp tác quốc tế về lưu trữ.
Sách chuyên khảo “Lịch sử lưu trữ Việt Nam” của các tác giả Nguyễn Văn
Nghiên cứu về lịch sử của ngành lưu trữ cuốn sách đã cung cấp cái nhìn toàn diện về sự phát triển của ngành lưu trữ tại Việt Nam trong nhiều thế kỷ Cuốn sách gồm bốn phần, giới thiệu về công tác lưu trữ từ thời phong kiến đến hiện đại, giúp người đọc hiểu rõ về sự tiến triển của ngành.
Thứ nhất trong thời kỳ phong kiến Việt Nam, việc ban hành pháp luật và tổ chức lưu trữ tài liệu chỉ được tiến hành bắt đầu từ khi Ngô Quyền đánh đuổi quân Nam Hán lập nên triều Ngô (938), mở đầu thời kỳ độc lập tự chủ của dân tộc Tuy nhiên công tác tổ chức lưu trữ tài liệu còn tản mạn, cho đến khi vua Minh Mạng lên ngôi công tác lưu trữ mới được chính quyền trung ương quan tâm Vua Minh Mạng đã đặt Văn Thư phòng giúp vua về công văn giấy tờ đồng thời ban hành các quy định về các loại văn bản sổ sách cần lưu trữ và nơi lưu trữ.
Thứ hai, trong thời kỳ đất nước bị đô hộ bởi thực dân Pháp từ 1858 đến 1945, chính quyền thực dân đã quan tâm ban hành các Sắc lệnh, Quyết định quy định về thực việc công tác lưu trữ tài liệu mặc dù trên thực tế việc thực hiện các quy đinh này chưa đạt được các kết quả như kỳ vọng Hoạt động này chỉ khởi sắc trong giai đoạn 1917 – 1945, khi Nghị định về cơ quan quản lý lưu trữ và kho lưu trữ được ban hành đặt nền móng pháp lý cho công tác lưu trữ với nhiều quy định được kết thừa sau này.
Thứ ba, lưu trữ Việt Nam từ khi thành lập Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa (nay là nước CHXHCN Việt Nam) cho đến khi hoàn toàn giải phóng đất nước được các tác giả chia làm 3 giai đoạn Giai đoạn 1945 đến 1954: trong điều kiện kháng chiến khó khăn, công tác lưu trữ chưa được thực hiện tốt nhưng các quan điểm và nguyên tắc chỉ đạo xây dựng và phát triển lưu trữ bước đầu được xác định Giai đoạn 1954 – 1975, công tác lưu trữ của Việt Nam được tổ chức trong điều kiện đất nước bị chia cắt mặc dù vẫn còn nhiều hạn chế như thể chế pháp lý còn quá thiếu, chưa chủ động trong việc thực hiện các quy định pháp luật về lưu trữ… Giai đoạn 1975 – 2010, sau khi đất nước thống nhất thành quả to lớn mang tính bước ngoặc cho công tác lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 1982 ra đời Đây chính là cơ sở pháp lý tiền đề bảo đảm cho công tác lưu trữ được tiến hành quy củ.
Sách "Về công tác văn phòng cấp ủy Đảng" nêu rõ chức năng quản lý bảo vệ và sử dụng tài liệu của Văn phòng Tỉnh ủy, Thành ủy Ngoài ra, chuyên gia A-lếch-xăng-dơ-rơ A-lếch-xê-i-ê-vích nhấn mạnh tầm quan trọng của công tác lưu trữ, đồng thời chỉ ra những hạn chế trong công tác lưu trữ tại Việt Nam, như việc sắp xếp tài liệu chưa được chú trọng và ý thức kém về tài sản chung của một số cán bộ.
“Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử và quản lý hành hành chính nhà nước” [110] là một công trình do GS.TSKH Nguyễn Văn
Thâm tuyển chọn các bài viết về hoạt động lưu trữ đã đăng trên các tạp chí Dựa trên lập trường quan điểm chính trị về lưu trữ trong bài “Mấy vấn đề về lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ ở nước ta trong giai đoạn hiện nay” tác giả đã khẳng định sự phát triển của công tác lưu trữ luôn gắn với nhu cầu và bị tác động của xu thế chính trị do đó lưu trữ Việt Nam khác với các quốc gia khác.
Cơ sở lý giải sự khác biệt trong công tác lưu trữ giữa các chế độ chính trị là do nhu cầu xã hội, xu hướng chính trị và đặc trưng từng thời kỳ lịch sử Theo nguyên tắc tập trung thống nhất, tài liệu lưu trữ là tài sản chung của dân Nguyên tắc này chỉ có thể triển khai trong chế độ xã hội chủ nghĩa, nơi tư liệu sản xuất thuộc sở hữu toàn dân Vì vậy, chỉ sau Cách mạng xã hội chủ nghĩa Tháng Mười, nguyên tắc này mới được xác lập trên thực tế.
Giáo trình "Lưu trữ học đại cương" cung cấp kiến thức lý thuyết cơ bản về lưu trữ, bao gồm vai trò và giá trị của tài liệu lưu trữ, đồng thời giới thiệu các nghiệp vụ lưu trữ Giáo trình này hỗ trợ đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học, giúp nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của lưu trữ và góp phần thực hiện nghiêm túc các quy định pháp luật liên quan.
“Một số văn kiện của Đảng và Chính phủ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ” Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng [39], “Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ” [37], Nghiêm Hồng Kỳ và Hà Quang Thanh (tuyển chọn) “Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản và công tác văn thư - lưu trữ” [75] Nhà xuất bản Lao động 2006 Trong các tài liệu này đã hệ thống hóa toàn bộ các văn kiện của đảng, cũng như văn bản của nhà nước quy định về công tác lưu trữ từ năm 1945 đến năm 2006 Hệ thống các văn bản này cho thấy dù trong điều kiện đất nước còn chiến tranh hay hòa bình đảng và nhà nước luôn xem tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia Đây là tài liệu tác giả có thể tham khảo so sánh đối chiếu các quy định của pháp luật ở mỗi giai đoạn lịch sử khác nhau về công tác lưu trữ Ngoài ra còn có nhiều giáo trình, tài liệu học tập của các cơ sở giáo dục đào tạo chuyên ngành về văn thư, lưu trữ khác trong đó giới thiệu chuyên sâu về nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ nói chung giúp cho người học, người nghiên cứu tiếp cận từ những khái niệm cơ bản nhất để hình thành nhận thức bước đầu về công tác lưu trữ.
Liên quan đến từng hoạt động lưu trữ cụ thể còn có nhiều công trình nghiên cứu đã được thực hiện có thể kể đến:
Luận án tiến sĩ sử học: “Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu kho lưu trữ trung ương Đảng cộng sản Việt Nam” [64] của Chu Thị Hậu nghiên cứu, đánh giá phân loại các tài liệu lưu trữ xác định vai trò của tài liệu được lưu trữ tại kho lưu trữ của Văn phòng trung ương đảng Đồng thời, tác giả luận án đánh giá thực trạng công cụ phục vụ cho công tác tra cứu các tài liệu, trên cơ sở đó xây dựng các công cụ để tra cứu tài liệu nhằm mục đích khai thác hiệu quả tài
Nhận xét về các công trình nghiên cứu đã tiếp cận và những vấn đề đặt ra cần nghiên cứu
1.3.1 Những kết quả nghiên cứu mà luận án sẽ kế thừa, tiếp tục phát triển
Qua tìm hiểu các công trình nghiên cứu trong nước và nước ngoài, có thể thấy các nội dung nghiên cứu có liên quan đến lưu trữ, thực hiện pháp luật về lưu trữ đã được nghiên cứu ở nhiều cấp độ khác nhau như: sách chuyên khảo, giáo trình, đề tài khoa học các cấp, luận án, luận văn, bài viết đăng trên các tạp chí hay các bài tham luận trong các hội thảo khoa học Qua việc tổng thuật các công trình nghiên cứu nêu trên có thể rút ra được những thành tựu về vấn đề tình hình nghiên cứu luận án như sau:
Thứ nhất, các tác giả của các công trình nghiên cứu nêu trên đã đạt được những thành công khi đưa ra được hệ thống lý luận chung về thực hiện pháp luật trữ như: khái niệm lưu trữ, tài liệu lưu trữ, các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, sử dụng), pháp luật lưu trữ, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ; quản lý đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ… cũng như một số vấn đề về thực trạng, giải pháp nhằm bảo đảm thực hiện pháp luật lưu trữ của một số quốc gia trên thế giới cũng như ở Việt Nam Đây là hệ thống tư liệu có giá trị được tác giả tham khảo, kế thừa trong quá trình viết luận án.
Thứ hai, các tác giả đã khái quát được vai trò, tầm quan trọng của thực hiện pháp luật về lưu trữ trong hoạt động của các quốc gia, các chính phủ, các cơ quan tổ chức và cá nhân với nhiều mục đích khác nhau: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử, khoa học
Thứ ba, ở khía cạnh pháp luật lưu trữ, các tác giả cũng đã nêu một số quy định, nguyên tắc, tiêu chuẩn, hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ lưu trữ Đồng thời, các tác giả đánh giá được những ưu điểm, hạn chế tìm ra nguyên nhân hạn chế của một số quy định pháp luật về: quản lý tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ, pháp luật về lưu trữ điện tử….
Thứ tư, ở khía cạnh thực hiện pháp luật về lưu trữ, thông qua đánh giá việc thực hiện các hoạt động lưu trữ, các tác giả đã nêu ra các yêu cầu và vấn đề đặt ra cho thực hiện pháp luật về lưu trữ trong bối cảnh tài liệu lưu trữ bao gồm cả tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử với những thách thức khi mà tài liệu điện tử liên tục tăng cả về số lượng và tính phức tạp do sự thay đổi không ngừng của công nghệ.
Thứ năm, các tác giả đã nêu lên một số quan điểm, giải pháp thực hiện pháp luật về lưu trữ như hoàn thiện pháp luật về lưu trữ, hoàn thiện tổ chức bộ máy ngành lưu trữ, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức, viên chức ngành lưu trữ …
1.3.2 Những vấn đề đặt ra cần được tiếp tục nghiên cứu trong trong luận án
Trong lịch sử nghiên cứu vấn đề ở trong nước và nước ngoài có liên quan pháp lý và hoạt động thực tiễn Tổng quan tình hình nghiên cứu ở nước ngoài và trong nước nêu trên đều có một phần nội dung về pháp luật và thực hiện pháp luật về lưu trữ, tuy nhiên, phạm vi nghiên cứu đều chỉ giới hạn ở một cơ quan, đơn vị cụ thể hoặc một nội dung nghiệp vụ cụ thể của hoạt động lưu trữ nhưng cho đến nay chưa có tài liệu nào nghiên cứu một cách toàn diện thực hiện pháp luật về lưu trữ Trong bối cảnh đa dạng, phức tạp về loại hình và nội dung tài liệu cũng như yêu cầu mới trong xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN, đã đặt ra nhiệm vụ cấp thiết để bảo đảm cơ chế thực hiện pháp luật về lưu trữ Trên cơ sở kế thừa, tiếp thu những kết quả nghiên cứu, luận án xác định nhiệm vụ chính là tập trung giải quyết những vấn đề sau:
Về lý luận, luận án tiếp tục nghiên cứu và làm rõ hơn nhiều nội dung quan trọng, bao gồm: Các vấn đề lý luận về khái niệm, đặc điểm và vai trò thực hiện pháp luật về lưu trữ; Nội dung và đặc trưng của các hình thức thực hiện pháp luật về lưu trữ; Các yếu tố tác động đến quá trình thực hiện pháp luật về lưu trữ.
- Về thực tiễn, luận án làm rõ thực trạng pháp luật về lưu trữ: ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những ưu điểm, hạn chế, những bài học kinh nghiệm trong việc thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.
- Về giải pháp, nghiên cứu đưa ra các quan điểm và giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam trong bối cảnh mới.
Giả thuyết nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu
Thực hiện pháp luật về lưu trữ có vai trò quan trọng trong lưu giữ tài liệu lưu trữ để phục vụ cho hoạt động của hệ thống chính trị góp phần đảm quyền con người, quyền công dân Thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam hiện nay còn nhiều hạn chế, bất cập do các nguyên nhân khách quan và chủ quan Vì vậy cần hoàn thiện các quy định pháp luật về lưu trữ; nâng cao nhận thức, trách nhiệm và trình độ của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền về hoạt động lưu trữ; nâng cao đạo đức nghề nghiệp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị, người làm lưu trữ để bảo đảm thực hiện pháp luật lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.
- Luận án trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau:
- Câu hỏi 1: Thực hiện pháp luật về lưu trữ được nhận thức như thế nào? + Giả thuyết nghiên cứu: Khái niệm THPL về lưu trữ chưa được định hình, các đặc điểm của THPL về lưu trữ chưa được xác định và phân tích đầy đủ Điều này đang ảnh hưởng lớn tới việc nhận diện chính xác các yếu tố hợp thành của hoạt động THPL về lưu trữ ở Việt Nam.
+ Kết quả nghiên cứu (dự định): trên cơ sở phân tích và kế thừa các công trình có liên quan, xây dựng khái niệm THPL về lưu trữ, đặc điểm, vai trò, chủ thể, hình thức, nội dung THPL về lưu trữ.
Các yếu tố, điều kiện tác động đến hiệu quả thực hiện pháp luật về lưu trữ bao gồm: nhận thức của người dân và đội ngũ cán bộ thực thi pháp luật, nguồn lực kinh phí, cơ sở vật chất và công nghệ, sự phối hợp liên ngành liên vùng, chế tài xử lý vi phạm, sự vào cuộc của các tổ chức xã hội Hiện nay, nhận thức của người dân và đội ngũ cán bộ thực thi pháp luật đã được nâng lên, nguồn lực kinh phí được quan tâm hơn, cơ sở vật chất và công nghệ được cải thiện đáng kể, sự phối hợp liên ngành liên vùng được tăng cường, chế tài xử lý vi phạm được thực hiện nghiêm minh hơn Tuy nhiên, sự vào cuộc của các tổ chức xã hội còn hạn chế, chế tài xử lý vi phạm chưa đủ sức răn đe.
Các yếu tố chủ quan và khách quan đa dạng ảnh hưởng đến hiệu suất lưu trữ, nhưng phạm vi tác động của chúng vẫn chưa được xác định đầy đủ Một số yếu tố chưa xuất hiện trong bối cảnh chính trị - pháp lý ở Việt Nam, trong khi một số yếu tố khác đang được hiểu và áp dụng không chính xác Điều này dẫn đến tác động bất lợi của các yếu tố đối với hoạt động lưu trữ, gây ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả lưu trữ hiện nay ở Việt Nam.
+ Kết quả nghiên cứu (dự định): Đánh giá sự ảnh hưởng, mức độ tác động đến hiệu quả THPL về lưu trữ thông qua kết quả cụ thể, xác định và làm rõ những yếu tố ảnh hưởng, tác động đến hiệu quả THPL về lưu trữ.
- Câu hỏi 3: Thực trạng thực hiện pháp luật về lưu trữ đang diễn biến như thế nào? Phù hợp hay không phù hợp với nhận thức về vai trò của THPL về lưu trữ cũng như hình thức thực hiện, phương pháp thực hiện các hoạt động lưu trữ mà Việt Nam hướng tới?
+ Giả thuyết nghiên cứu: THPL về lưu trữ đã đạt được một số thành tựu nhất định, góp phần hiện thực hóa chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước ta Tuy nhiên, bên cạnh đó, điều chỉnh pháp luật và thực tiễn THPL về lưu trữ ở Việt Nam còn những hạn chế nhất định xuất phát từ nhiều nguyên nhân khách quan, chủ quan chưa đáp ứng yêu cầu hoàn thiện mà Việt Nam mong muốn xây dựng trong điều kiện mới.
+ Kết quả nghiên cứu (dự định): Xác định và làm rõ những vướng mắc, bất cập, hạn chế, nguyên nhân; xu hướng, định hướng trong điều kiện mới hiện nay; bài học kinh nghiệm từ thực tiễn THPL về lưu trữ ở Việt Nam trong thời gian qua.
- Câu hỏi 4: Đảm bảo THPL về lưu trữ ở Việt Nam hiện nay cần xuất phát từ những quan điểm nào và cần thiết kế những biện pháp cụ thể nào để hiện thực hóa các quan điểm đó?
+ Giả thiết nghiên cứu: Các quan điểm và giải pháp được áp dụng trong thời gian qua chưa thực sự phù hợp và thiếu tính toàn diện, một số giải pháp chưa được triển khai do nhận thức chưa đầy đủ, một số giải pháp khác thiếu tính khả thi do chưa xây dựng được các điều kiện bảo đảm.
+ Kết quả nghiên cứu (dự định): Chỉ ra cơ sở khoa học, cơ sở thực tiễn của các giải pháp bảo đảm THPL về lưu trữ trong thời gian tới và biện pháp cụ thể để hiện thực hóa các quan điểm này trong đời sống xã hội.
Tổng quan nghiên cứu cho thấy đã có nhiều công trình khoa học được công bố ở cả trong và ngoài nước đề cập về hoạt động lưu trữ nhưng có giới hạn về phạm vi cũng như cấp độ nghiên cứu nên các vấn đề liên quan đến thực hiện pháp luật về lưu trữ chỉ được đề cập ở một số khía cạnh, chưa được nghiên cứu chuyên sâu và toàn diện Thực hiện pháp luật về lưu trữ chủ yếu được tiếp cận dưới góc độ khoa học lưu trữ Phần lớn các công trình nghiên cứu nước ngoài được công bố mới chỉ phân tích, bình luận quy định pháp luật về hoạt động lưu trữ thông qua đánh giá thực tế thực hiện các hoạt động nghề nghiệp lưu trữ trên thực tế Các công trình, tài liệu nghiên cứu trong nước cũng chỉ chủ yếu phân tích, bình luận liên quan đến từng nghiệp vụ lưu trữ; thời điểm thực hiện nghiên hiệu lực nên còn mang nhiều tính “thời sự”, tính mới phù hợp và khả thi; các kiến nghị, giải pháp đưa ra chủ yếu là hoàn thiện pháp luật về lưu trữ, và một số hoạt động nghiệp vụ chưa nghiên cứu toàn diện về thực hiện pháp luật về lưu trữ Dựa trên đánh giá kết quả cơ bản của các công trình nghiên cứu trên làm cơ sở cho việc tiếp tục phát triển theo hướng nghiên cứu của luận án, tác giả chỉ ra những vấn đề mà luận án cần tiếp tục nghiên cứu, làm sâu sắc hơn; đưa ra giả thuyết nghiên cứu và những câu hỏi đặt ra sẽ được giải đáp trong các chương sau với mong muốn luận án thực sự là một công trình nghiên cứu có tính toàn diện, tính mới với đề tài “Thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam”.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ LƯU TRỮ
Khái niệm, đặc điểm của pháp luật về lưu trữ
Thuật ngữ lưu trữ có nguồn gốc từ tiếng Latin là Archivum, từ tiếng Hy Lạp Archeion – tài liệu chính thức của Chính quyền và từ thuật ngữ archē – quy định, chính quyền [157] Theo đó, lưu trữ được giải thích theo 2 nghĩa: theo nghĩa danh từ: lưu trữ được hiểu là nơi tài liệu công, tài liệu lịch sử được bảo quản hay còn gọi là kho lưu trữ các bộ sưu tập, thông tin, theo nghĩa là động từ, lưu trữ là hoạt động lập hồ sơ, thu thập tài liệu. Ở Việt Nam thuật ngữ lưu trữ đã được sử dụng từ rất sớm Trong tác phẩm bằng chữ Hán “Kiến văn tiểu lục” khi viết về chế độ công đường dinh tự các nha môn đời Hồng Đức (Lê Thánh Tông 1470 - 1497) đã dùng “trữ” để chỉ việc lưu trữ các thuế vật và sổ sách [58, tr.6] Theo đó, lưu trữ được hiểu là lưu lại, giữ lại Đối với công văn, tài liệu thì lưu trữ có nghĩa là giữ lại các văn bản giấy tờ của cơ quan đoàn thể hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Theo từ điển tiếng Việt, Nhà xuất bản khoa học xã hội quan niệm: “Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để tiện tra cứu, khai thác” [87,tr.627] Có thể hiểu, lưu trữ là chỉ đến các hoạt động cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để nhằm mục đích tra cứu, khai thác và sử dụng tài liệu.Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam, thuật ngữ lưu trữ được giải thích theo 2 nghĩa: nghĩa thứ nhất là “Giữ lại các văn bản, tài liệu của các cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết” và nghĩa thứ hai “Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [113,tr.45] Với cách giải thích nêu trên thì lưu trữ được hiểu theo nghĩa thứ nhất là một hoạt động cụ thể, hiểu theo nghĩa thứ hai là chỉ đến tổ chức bộ máy lưu trữ.Theo các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,Nguyễn Văn Thâm nêu trong cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” năm
1990: “Lưu trữ là lưu lại, giữ lại Đối với công văn, tài liệu thì “lưu trữ” có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan đoàn thể hoặc cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết” [41, tr.6] Các tác giả chưa đưa ra khái niệm lưu trữ hoàn thiện mà sử dụng khái niệm “công tác lưu trữ” để chỉ đến lưu trữ:
“Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội), bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [41, tr.15] Với cách tiếp cận này, lưu trữ được nghiên cứu với tư cách là một ngành trong khuôn khổ hoạt động của nhà nước bao gồm những vấn đề lý luận: nguyên tắc, nội dung, chủ thể, phương thức, biện pháp bảo đảm thực hiện và thực tiễn thực hiện các hoạt động lưu trữ. Giáo trình “Lưu trữ học đại cương” của tác giả Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy dựa vào nhiều tài liệu khác nhau đã giải thích “Lưu trữ” ở phương diện thuật ngữ: “Lưu trữ là lưu lại, giữ lại Đối với tài liệu văn bản, công văn giấy tờ thì “lưu trữ” có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết” Đồng thời khẳng định: Từ gốc lưu trữ là cơ sở hình thành nên các thuật ngữ tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và nhiều thuật ngữ khác có liên quan [84, tr.4,5].
Nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam về lưu trữ như: Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia đã được Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 30 tháng 11 năm 1982 và Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, chỉ có định nghĩa về tài liệu lưu trữ quốc gia, mà không có có quy định giải thích thuật ngữ “lưu trữ” Luật Lưu trữ năm 2011 được ban hành thay thế Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 cũng không có quy định giải thích thuật ngữ “lưu trữ” mà chỉ có quy định giải thích thuật ngữ “tài liệu lưu trữ” và “hoạt động lưu trữ”. Theo đó, “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” (Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011);
“Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, tài liệu lưu trữ” (Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011).
Ngoài ra, theo Luật Lưu trữ, "lưu trữ" có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau Thứ nhất, "lưu trữ" được hiểu là cơ quan lưu trữ, như trong Điều 2, khoản 5: "Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ " Thứ hai, "lưu trữ" được hiểu là ngành, lĩnh vực hoạt động của nhà nước, cũng được thể hiện trong một số điều của Luật.
40 Từ các quan điểm nêu trên có thể thấy lưu trữ được tiếp cận ở nhiều phương diện khác nhau: tài liệu lưu trữ, hoạt động lưu trữ, công tác lưu trữ, cơ quan lưu trữ.
Dựa trên kết quả tổng quan nghiên cứu cho thấy sự đa dạng về cách hiểu đối với thuật ngữ lưu trữ nên trong luận án, tác giả đưa ra quan niệm về lưu trữ như sau:
Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội, bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp luật và thực tiễn liên quan đến việc thực hiện các hoạt động lưu trữ và quản lý nhà nước về lưu trữ được tiến hành bởi cơ quan, tổ chức, cá nhân trên cơ sở quy định của pháp luật nhằm lưu giữ và phát huy giá trị của tài liệu trữ phục vụ lợi ích cơ quan, tổ chức, cá nhân và quốc gia.
2.1.2 Khái niệm, đặc điểm của pháp luật lưu trữ
Lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước, thực hiện công tác lưu trữ hiệu quả nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức phục vụ công cuộc xây dựng, phát triển đất nước và bảo vệ Tổ quốc.
Dưới khía cạnh khoa học pháp lý, đối tượng chính của pháp luật lưu trữ cần quan tâm là tài liệu lưu trữ Đây là cơ sở để hình thành các mối quan hệ xã hội cần thiết được điều chỉnh bởi pháp luật về lưu trữ Mục đích của lưu trữ là lưu giữ và phát huy hiệu quả sử dụng của các tài liệu có giá trị hiện hành cũng như lịch sử để phục vụ cho hoạt động quản lý của quốc gia, cơ quan, tổ chức, cá nhân Là một lĩnh vực hoạt động xã hội, mọi hoạt động liên quan đến lưu trữ đều phải tiến hành theo trật tự nhất định Do đó, nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy định về lưu trữ như: luật, pháp lệnh, nghị định, thông tư… xác lập cơ sở pháp lý tiền đề cho toàn bộ hoạt động lưu trữ.
Trên cơ sở lý thuyết chung về pháp luật, về hệ thống pháp luật, trực tiếp là trên cơ sở khái niệm lưu trữ, tài liệu lưu trữ có thể hiểu: Pháp luật về lưu trữ là tổng hợp các quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức luật định, nhằm điều chỉnh các quan hệ phát sinh trong quá trình thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ, thu thập tài liệu lưu trữ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị , sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần bảo đảm cho pháp luật lưu trữ được thực hiện nghiêm minh thống nhất.
Về nội dung, pháp luật về lưu trữ xác lập các cơ chế thực hiện các quy phạm quy định hoạt động lưu trữ như: quy định về nguyên tắc quản lý lưu trữ, thẩm quyền và trách nhiệm của cơ quan, thủ trưởng cơ quan, người làm lưu trữ, quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức trong thực hiện hoạt động lưu trữ và quản lý nhà nước về lưu trữ, điều kiện bảo đảm, chế độ thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, kỷ luật về lưu trữ Theo nghĩa rộng, pháp luật về lưu trữ còn bao gồm các quy phạm quy định về lưu trữ trong lĩnh vực chuyên ngành, các quy định bảo đảm bí mật nhà nước trong lưu trữ, về tiếp cận thông tin nhằm thực thi quyền tiếp cận thông tin Do đó, nguồn các quy phạm của pháp luật về lưu trữ là các văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, mà hiện nay nguồn chủ yếu là Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Pháp luật lưu trữ điều chỉnh các quan hệ xã hội liên quan đến (i) hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ giữa nhà nước với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, tổ chức quản lý chuyên môn về lưu trữ với các tổ chức, cá nhân khác; (ii) việc thực hiện pháp luật về lưu trữ giữa các tổ chức, cá nhân Dựa vào nhóm đối tượng điều chỉnh, pháp luật lưu trữ áp dụng phương pháp điều chỉnh phù hợp như sau: (i) phương pháp mệnh lệnh - phục tùng đối với các quan hệ xã hội nhóm (i); (ii) phương pháp phối hợp - bình đẳng đối với các chủ thể trong nhóm quan hệ xã hội (ii).
Nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam hiện hành về lưu trữ cho thấy, nội dung điều chỉnh của pháp luật gồm nhiều nhóm quan hệ. Luận án chỉ đề cập đến một số nội dung điều chỉnh của pháp luật về lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan nhà nước được quy định trong Luật Lưu trữ và một số quy định pháp luật chuyên ngành Gồm:
- Pháp luật quản lý nhà nước về lưu trữ là hệ thống các quy phạm pháp luật điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong quá trình nhà nước thực hiện các biện pháp bảo đảm cho pháp luật lưu trữ đi vào cuộc sống như: xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện pháp luật lưu trữ, phổ biến, giáo dục pháp luật về lưu trữ, bảo đảm điều kiện bảo đảm thực hiện pháp luật lưu trữ, thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm về lưu trữ…
Khái niệm, đặc điểm, vai trò của thực hiện pháp luật về lưu trữ
2.2.1 Khái niệm thực hiện pháp luật về lưu trữ
Pháp luật là nền tảng, cơ sở cho hoạt động thực hiện pháp luật Ngược lại, thực hiện pháp luật làm cho pháp luật có hiệu lực, có sức sống trong thực tiễn xã hội Các quy định pháp luật trở thành hiện thực thông qua quá trình thực hiện vào các hoạt động của chủ thể pháp luật Thực hiện pháp luật là nội dung then chốt của lý luận về nhà nước và pháp luật, cũng là khâu không thể thiếu trong cơ chế điều chỉnh pháp luật.
Thực hiện pháp luật là quá trình triển khai mô hình điều chỉnh của pháp luật vào các hoạt động thực tế của các chủ thể pháp luật Là quá trình tiếp nối của quá trình xây dựng pháp luật, cả hai đều hướng đến mục đích điều chỉnh quan hệ xã hội Trong đó, xây dựng pháp luật là cơ sở tiền đề cho việc thực hiện pháp luật, khi Nhà nước ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các quan hệ xã hội theo đúng quy luật khách quan và phù hợp lợi ích chung Vai trò của thực hiện pháp luật là rất lớn, là yếu tố quyết định tính khả thi của hệ thống pháp luật, giúp pháp luật phát huy hiệu lực và thực sự có ý nghĩa trong đời sống xã hội.
Có ý kiến cho rằng thực hiện pháp luật là hình thức “vận hành pháp luật” trong cuộc sống nên có nhiều khái niệm về THPL THPL là hiện tượng, quá trình có mục đích làm cho quy định của pháp luật trở thành hoạt động thực tế của các chủ thể pháp luật [74, tr.369]. Ý kiến thứ hai cho rằng: THPL là một quá trình hoạt động có mục đích làm cho quy định của pháp luật đi vào cuộc sống, trở thành những hành vi thực tế hợp pháp của các chủ thể pháp luật [48, tr.406]. Ý kiến thứ ba cho rằng: THPL là một hoạt động có mục đích nhằm hiện thực hóa các quy định của pháp luật vào cuộc sống, trở thành những hành vi thực tế hợp pháp của các chủ thể pháp luật [91, tr.429]. Ý kiến thứ tư xem: THPL là quá trình hoạt động có mục đích làm cho các quy phạm pháp luật trở thành hiện thực trong cuộc sống, tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động thực tế của các chủ thể pháp luật [150, tr.270] Ngoài các ý kiến nêu trên, khái niệm về THPL còn được trình bày trong giáo trình và tài liệu học tập của nhiều cơ sở giáo dục đào tạo khác Mặc dù, cách diễn đạt trong mỗi giáo trình là khác nhau nhưng đích chung hướng đến trong thực hiện pháp luật là sự chuyển hóa các yêu cầu, các giới hạn được pháp luật đặt ra vào trong hành vi cụ các chủ thể Trong các khái niệm được trình bày tại các tài liệu nêu trên vẫn tồn tại một số điểm khác nhau tuy không đáng kể như THPL là một hiện tượng, một quá trình hay hoạt động thực tế (không nêu rõ hợp pháp hay không hợp pháp) của các chủ thể pháp luật nhưng đều hướng đến mục đích chung là hiện thực hóa pháp luật vào thực tế của đời sống xã hội bằng hành vi thực tế hợp pháp của các chủ thể Như vậy thực hiện pháp luật là hoạt động có mục đích của con người, của các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội nhằm làm cho các quy phạm pháp luật đi vào thực tiễn cuộc sống từ đó tạo ra những giá trị văn minh vật chất và văn minh tinh thần phong phú cho con người và xã hội Tất cả những xử sự được tiến hành phù hợp với các yêu cầu của quy phạm pháp luật đều được coi là sự thực hiện thực tế các quy phạm pháp luật đó Mặt khác, thực hiện pháp luật còn có ý nghĩa là phương pháp để kiểm chứng tính đúng đắn, khách quan và giá trị thực tế của pháp luật Thông qua thực hiện pháp luật có thể phát hiện và làm rõ những hạn chế, bất cập của hệ thống pháp luật và đưa ra những giải pháp để sửa đổi, bổ sung hoàn thiện pháp luật hiện hành, từ đó phát huy được vai trò của pháp luật trong cuộc sống Đối với lĩnh vực lưu trữ: nếu có pháp luật lưu trữ mà không có thực hiện trong quản lý công tác lưu trữ thì một đạo luật hoàn chỉnh cũng chỉ là một “văn bản chết” việc xây dựng và phát triển văn thư lưu trữ không thể diễn ra bình thường, việc quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ sẽ thiếu chặt chẽ và bảo đảm cần thiết [180, tr.145].
Các ý kiến trên tuy có sự khác nhau, song tựu chung lại thực hiện pháp luật có những đặc trưng sau: Thực hiện pháp luật là hành vi pháp luật (hành động hoặc không hành động) hợp pháp; Thực hiện pháp luật là hành vi thực tế của chủ thể; Thực hiện pháp luật là hiện thực hóa các quy định pháp luật thông qua xử sự của các chủ thể Thực hiện pháp luật thông qua các hình thức: tuân thủ, chấp hành, sử dụng và áp dụng Từ phân tích trên tác giả đưa ra khái niệm thực hiện pháp luật về lưu trữ như sau:
Thực hiện pháp luật về lưu trữ bao hàm các hành vi thiết thực và có chủ đích của các đơn vị, cá nhân Mục đích nhằm đảm bảo các quy định pháp lý về quản lý, thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ được thực thi hiệu quả Qua đó, pháp luật về lưu trữ phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước, bảo vệ quyền lợi chính đáng của tổ chức và cá nhân.
Pháp luật lưu trữ chỉ có thể phát huy tốt nhất hiệu quả chức năng bảo đảm khi pháp luật có những quy định phù hợp nhưng điều quan trọng hơn là bảo đảm cho pháp luật lưu trữ được các chủ thể pháp luật tự giác thực hiện Quá trình thực hiện pháp luật nói chung và pháp luật lưu trữ nói riêng suy cho cùng là làm cho những yêu cầu, quy định của pháp luật trở thành hiện thực trong đời sống thực tiễn khi điều chỉnh hành vi của các chủ thể.
2.2.2 Đặc điểm thực hiện pháp luật về lưu trữ
Thực hiện pháp luật về lưu trữ là hình thức thực hiện pháp luật có tính đặc thù trong lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội nên ngoài đặc điểm của thực hiện pháp luật nói chung, thực hiện pháp luật về lưu trữ còn có có đặc điểm riêng sau đây:
-Thực hiện pháp luật về lưu trữ chủ yếu là hoạt động có tính nội bộ trong cơ quan, tổ chức.
Theo quy định của Luật lưu trữ năm 2011, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân đều có trách nhiệm thực hiện các hoạt động lưu trữ theo quy định của Luật Trách nhiệm thực hiện pháp luật về lưu trữ trước hết được tiến hành trong nội bộ của cơ quan, tổ chức theo đó, tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức được xác định có giá trị sử dụng lâu dài sẽ được giao nộp về văn thư hoặc bộ phận lưu trữ chuyên trách của cơ quan, tổ chức gọi chung là Lưu trữ cơ quan Do đó, trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sau khi kết thúc công việc Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý [11] Đồng thời, theo quy định của pháp luật lưu trữ, đối với các tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử Ngoài ra, việc thu thập tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu tư nhân do Lưu trữ lịch sử tiến hành trên cơ sở thỏa thuận với chủ sở hữu tài liệu đó hoặc lưu trữ của doanh nghiệp theo quy định tại điều 11 của Luật Doanh nghiệp 2020 Như vậy, thông qua thực hiện các hoạt động thu thập, đánh giá, giao nộp tài liệu cho Lưu trữ cơ quan hay Lưu trữ lịch sử không chỉ có cơ quan, tổ chức mà còn có doanh nghiệp, cá nhân tham gia nhưng các hoạt động này chỉ diễn ra trong nội bộ của cơ quan, tổ chức.
-Thực hiện pháp luật về lưu trữ là các hành vi cụ thể của các chủ thể có liên quan đến hoạt động lưu trữ được tiến hành theo những cơ chế do luật định.
Pháp luật về lưu trữ được đặt ra để điều chỉnh hành vi của các chủ thể trong quan hệ xã hội phát sinh trong lĩnh vực lưu trữ và chủ thể liên quan nên việc thực hiện pháp luật phải thể hiện ở hành vi thực tế các chủ thể này Hành vi thực hiện pháp luật lưu trữ là toàn bộ những phản ứng, cách cư xử biểu hiện ra ngoài chủ thể lưu trữ nói chung Hành vi hợp pháp của chủ thể lưu trữ là những hành vi mang tính pháp lý phù hợp với các quy định của pháp luật lưu trữ, nghĩa là hành vi làm đúng theo những gì mà pháp luật quy định Thông qua 4 hình thức thực hiện pháp luật về lưu trữ cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền sẽ: có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ, tiến hành các biện pháp tổ chức bộ máy, quản lý, bố trí nguồn lực tài chính và các biện pháp cần thiết khác để thực hiện, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lưu trữ; kiến nghị ban hành, sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ phù hợp với tình hình thực tiễn và bảo đảm tính đồng bộ trong tổ chức thực hiện Hành vi thực hiện pháp luật về lưu trữ là hành vi hợp pháp, được thể hiện dưới dạng hành vi hành động hoặc không hành động thông qua đó các quy định pháp luật về quyền, nghĩa vụ trong lưu trữ có hiệu lực thi hành vào thực tiễn.
-Thực hiện pháp luật về lưu trữ là việc thực hiện các hoạt động lưu trữ có nội dung đa dạng, phức tạp với sự tham gia của nhiều chủ thể.
Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật lưu trữ năm 2011 Đây là hoạt động tiếp nối của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc lưu giữ lại hồ sơ công việc sau khi theo dõi, xử lý công việc Lưu trữ không chỉ thuần túy là chuyển toàn bộ hồ sơ công việc cho bộ phận lưu trữ cơ quan, tổ chức mà mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động… được giao nhiệm vụ theo dõi, xử lý công việc có trách nhiệm thu thập, sắp xếp các văn bản theo vụ việc thành một hồ sơ hoàn chỉnh trước khi giao nộp Các hồ sơ công việc sẽ được đánh giá, lựa chọn lưu trữ bởi Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ với đầy đủ thành phần theo quy định của Luật lưu trữ và các tài liệu đó sẽ được bảo đảm bảo quản đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và thống kê, sử dụng… Như vậy mỗi hoạt động lưu trữ cụ thể sẽ được giao cho mỗi chủ thể cụ thể và được tiến hành theo một quy trình cụ thể: quy trình thu thập, quy trình chỉnh lý, quy trình xác định giá trị tài liệu…
Mặc khác, hoạt động lưu trữ được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức: lưu trữ của đảng, lưu trữ của nhà nước, lưu trữ của các đoàn thể nhân nhân, lưu trữ doanh nghiệp… ngoài Luật Lưu trữ các cơ quan, tổ chức còn phải thực thi theo quy định của tổ chức và pháp luật chuyên ngành.
Do vậy, thực hiện pháp luật về lưu trữ là nhiệm vụ của nhiều chủ thể, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ của các cơ quan, tổ chức để đảm bảo pháp luật về lưu trữ được thực thi nghiêm túc và hiệu quả, góp phần bảo đảm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ.
2.2.3 Vai trò của thực hiện pháp luật về lưu trữ
Thực hiện pháp luật về lưu trữ có vai trò quan trọng trong đời sống nhà nước và xã hội, thể hiện trên những điểm sau:
Một là, thực hiện pháp luật lưu trữ nhằm hiện thực hóa các quy định của pháp luật về lưu trữ vào đời sống xã hội, góp phần nâng cao nhận thức, giáo dục ý thức chấp hành pháp luật và phòng ngừa, đấu tranh các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động lưu trữ.
Chủ thể, hình thức, nội dung của thực hiện pháp luật về lưu trữ
2.3.1 Chủ thể thực hiện pháp luật về lưu trữ
Lý luận nhà nước và pháp luật đã chỉ ra rằng, sức sống của một văn bản pháp luật chỉ thực sự bắt đầu khi nó được áp dụng vào thực tiễn cuộc sống Việc nhà nước ban hành nhiều quy phạm pháp luật, nhiều văn bản pháp luật không có của mình Điều đó chỉ thực sự đạt được khi các quy phạm pháp luật đó được các cá nhân, tổ chức trong xã hội thực hiện một cách chính xác, đầy đủ, nghiêm minh. Để bảo đảm thực hiện thành công mục tiêu của nhà nước về xây dựng và phát triển đất nước theo định hướng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa với mục tiêu dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh, pháp luật do nhà nước ban hành phải được “vật chất hóa” với sự tham gia của con người, tác động vào pháp luật và đưa pháp luật vào cuộc sống Với ý nghĩa đó, thực hiện pháp luật nói chung – trong đó có thực hiện pháp luật về lưu trữ có vị trí và tầm quan trọng đặc biệt trong toàn bộ các hoạt động về pháp luật như xây dựng pháp luật, phổ biến, tuyên truyền pháp luật, thực hiện pháp luật, kiểm tra và xử lí mọi vi phạm pháp luật.
Theo quy định Điều 1 Luật Lưu trữ năm 2011, các cơ quan tổ chức tại khoản 2 có trách nhiệm thực hiện các nội dung điều chỉnh nêu tại khoản 1 gồm cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và cá nhân.
Như vậy, chủ thể thực hiện pháp luật về lưu trữ gồm:
- Các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi tắt là các cơ quan, tổ chức);
- Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức;
- Người làm công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức;
- Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan, tổ chức;
- Các cá nhân có tài liệu lưu trữ.
Thực thi pháp luật là quá trình bao gồm nhiều giai đoạn, được thể hiện thông qua các hình thức thực hiện pháp luật khác nhau với sự tham gia của nhiều nhóm chủ thể Dựa trên quy định về hoạt động lưu trữ trong pháp luật lưu trữ, chủ thể lưu trữ có thể được chia thành các nhóm cụ thể.
Chủ thể quản lý nhà nước về lưu trữ là chủ thể có thẩm quyền thực hiện các hoạt động cụ thể để nhằm tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan tổ chức như: ban hành quy định hướng dẫn thi hành nghiệp vụ lưu trữ, quy chế lưu trữ, kế hoạch lưu trữ, tổng kết, kiểm tra, thanh tra, thực hiện pháp luật về lưu trữ… Theo quy định tại điều 38 Luật Lưu trữ năm 2011 thì chủ thể quản lý hoạt động lưu trữ được xác định: Ở phạm vi quốc gia, Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ, Bộ Nội vụ là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ Ở phạm vi địa phương, Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương Ở phạm vi cơ quan, tổ chức, Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội, người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ.
Chủ thể thực hiện nghiệp vụ lưu trữ là các chủ thể có thẩm quyền trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn được giao, được tiến hành các hoạt động cụ thể về nghiệp vụ lưu trữ, thông qua các hoạt động cụ thể như: lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, các định giá trị của tài liệu lưu trữ, thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử… Hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ là các hoạt động gắn liền với việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức theo đó họ sẽ phải có trách nhiệm thực hiện các biện pháp nghiệp vụ để lưu giữ các tài liệu phát sinh trong quá trình giải quyết công việc Họ có thể là người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, công chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm nhiệm vụ lưu trữ, các công chức chuyên môn công tác ở Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử…
Chủ thể sử dụng tài liệu lưu trữ là chỉ đến các cá nhân, cơ quan, tổ chức khai thác giá trị của tài liệu lưu trữ để phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập hoặc mục đích hợp pháp khác Khi sử dụng tài liệu lưu trữ các chủ thể được quyền tiếp cận các tài liệu lưu trữ nhưng cũng phải tuân thủ các quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.3.2 Các hình thức thực hiện pháp luật về lưu trữ
Căn cứ vào tính chất của hoạt động thực hiện pháp luật và tính đa dạng về hình thức thể hiện các nội dung pháp luật, khoa học về lý luận chung về nhà nước và pháp luật xác định có bốn hình thức thực hiện pháp luật là tuân thủ pháp luật, thi hành pháp luật, sử dụng pháp luật và áp dụng pháp luật Nhận thức các hình thức thực hiện pháp luật về lưu trữ cũng dựa trên lý luận chung về các hình thức thực hiện pháp luật trên và dựa vào những đặc trưng của lĩnh vực pháp luật cụ thể này. Theo đó, các hình thức thực hiện pháp luật về lưu trữ gồm các hình thức sau đây:
Tuân thủ pháp luật về lưu trữ: là hình thức thực hiện pháp luật, trong đó các chủ thể có liên quan phải tự kiềm chế mình để không thực hiện các hành vi bị pháp luật cấm trong hoạt động lưu trữ Thực hiện pháp luật về lưu trữ trước hết là sự tuân thủ triệt để các quy định trong các đạo luật và các văn bản pháp luật khác có liên quan do Nhà nước ban hành Trên cơ sở quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ, các chủ thể tham gia quan hệ này phải tự giác và kiềm chế không tiến hành các hoạt động mà pháp luật cấm Ví dụ các chủ thể pháp luật lưu trữ phải kiềm chế không thực hiện các hành vi bị cấm tại khoản 4 điều 8 của Luật Lưu trữ: Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân Nghĩa là các chủ thể dù trong hoàn cảnh nào cũng phải kiềm chế, không được thực hiện các hành vi nêu trên.
Thi hành pháp luật về lưu trữ: là hình thức thực hiện pháp luật trong đó các chủ thể có liên quan bằng hành vi tích cực, chủ động của mình thực hiện các nghĩa vụ pháp lý theo quy định của pháp luật Điều 6 Luật lưu trữ có quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình Từ quy định trên,tiếp cận phương diện quản lý nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn năng nhiệm vụ, quyền hạn và tình hình thực tế tại cơ quan đơn vị phải thực hiện các biện pháp phù hợp để thực thi các quy định về lưu trữ: ban hành quy chế lưu trữ tại cơ quan, bố trí nhân sự đảm nhiệm nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức bồi dưỡng ngiệp vụ, tổ chức cung cấp tài liệu lưu trữ theo yêu cầu… Như vậy, người đứng đầu cơ quan đang thực hiện các nghĩa vụ của người đứng đầu trong quản lý đối với hoạt động lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình hay chủ thể có thẩm quyền bị buộc thực hiện nghĩa vụ bằng hành vi tích cực được nêu ra trong loại quy phạm pháp luật bắt buộc.
Sử dụng pháp luật lưu trữ cho phép các chủ thể thực hiện quyền lợi của mình theo quy định, bao gồm quyền sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý, nghiên cứu và nhu cầu chính đáng Ngược lại, áp dụng pháp luật lưu trữ là quá trình cơ quan, cá nhân có thẩm quyền ban hành các quyết định quản lý dựa trên quy định pháp luật, tạo ra quyền và nghĩa vụ cho các bên liên quan Hoạt động áp dụng pháp luật chủ yếu do nhà nước thực hiện để cụ thể hóa các quy định, đảm bảo việc thực thi quyền và nghĩa vụ của các chủ thể trong quan hệ pháp luật lưu trữ.
Từ việc nghiên cứu, đánh giá các hành vi mà cơ quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn thực hiện phù hợp với quy định pháp luật về lưu trữ cho thấy: tuân thủ pháp luật, thi hành pháp luật về lưu trữ là những hình thức mà mọi chủ thể pháp luật đều có thể thực hiện thì áp dụng pháp luật về lưu trữ là hình thức thực hiện pháp luật chỉ dành cho các cơ quan nhà nước hay cá nhân có thẩm quyền Tuy nhiên, các hình thức thực hiện pháp luật về lưu trữ luôn có sự đan xen lẫn nhau khi các chủ thể tham gia vào các quan hệ pháp luật lưu trữ cụ thể Nên việc phân chia thành 4 hình thức thực hiện pháp luật nêu trên chỉ có tính chất tương đối, có ý nghĩa chính về mặt lý luận bởi các hình thức thực hiện pháp luật nêu trên trong thực tiễn không tồn tại riêng lẻ, mà thường được tiến hành đồng thời, chúng
“lồng chứa” vào nhau, hình thức này lại bao gồm cả hình thức khác khi các chủ thể thực thi quyền, nghĩa vụ của mình trong từng quan hệ pháp luật.
Thực thi pháp luật về lưu trữ là quá trình đưa hệ thống pháp luật về lưu trữ vào cuộc sống và vận hành thực tế Quá trình này đòi hỏi các cơ quan, tổ chức và cá nhân có trách nhiệm thực hiện những quy định của pháp luật, trong đó người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm quản lý và ban hành quy chế về công tác lưu trữ Để thực hiện hiệu quả, các hoạt động nghiệp vụ và quản lý phải được tổ chức đồng thời, bao gồm cả việc sơ kết, tổng kết, thanh tra, kiểm tra để đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả của hoạt động lưu trữ.
Hoặc từ quy định tại khoản 2 điều 14 của Luật: “Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ” cho thấy hình thức thực hiện pháp luật không tách bạch riêng lẻ mà luôn đan xen đồng thời với nhau Quy định trên xác lập nghĩa vụ “hướng dẫn” về nghiệp vụ lưu trữ của người làm lưu trữ (thi hành lưu trữ) và khi thực hiện nghĩa vụ nêu trên người làm lưu trữ không được làm trái (tuân thủ pháp luật) các quy định lưu trữ Bên cạnh, hướng dẫn người làm lưu trữ cũng có trách nhiệm kiểm soát, báo cáo việc thực hiện (áp dụng pháp luật) Hay nói cách khác, các hành vi thực hiện pháp luật lưu trữ luôn tiến hành đồng thời với nhau, thực hiện đúng quy định của pháp luật (thi hành) cũng có nghĩa đã không thực hiện các hành vi bị cấm (tuân thủ).
Các yếu tố bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ
2.4.1 Bảo đảm về chính trị:
Tại Việt Nam, sự vận hành của hệ thống pháp luật trên các phương diện xây dựng, thực hiện pháp luật luôn được đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này, văn kiện Đại hội Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII đã xác định: Trong những năm tới, đẩy mạnh việc hoàn thiện pháp luật gắn với tổ chức thi hành pháp luật nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Bảo đảm pháp luật vừa là công cụ để Nhà nước quản lý xã hội, vừa là công cụ để nhân dân làm chủ, kiểm tra, giám sát quyền lực nhà nước Theo đó, hoạt động xây dựng pháp luật và tổ chức thực hiện pháp luật về lưu trữ bảo đảm thể chế hóa đầy đủ và đúng đắn các quan điểm, đường lối chủ trương của Đảng Những quy định pháp luật về lưu trữ chính là kết quả của sự thể chế hóa đường lối quan điểm của Đảng ta.
Chủ trương, đường lối lãnh đạo của đảng có ảnh hưởng rất mạnh mẽ tới hoạt động THPL, Đảng ta nhận thức sâu sắc rằng ngoài xây dựng được một bộ máy nhà nước trong sạch, vững mạnh, một hệ thống pháp luật dân chủ, công bằng, nhân đạo, đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, thống nhất, công khai, minh bạch, ổn định, khả thi, dễ tiếp cận, đủ khả năng điều chỉnh các quan hệ xã hội, lấy quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của người dân, tổ chức, doanh nghiệp làm trung tâm, thúc đẩy đổi mới sáng tạo thì hệ thống pháp luật đó phải được tổ chức thực hiện nghiêm trong mọi hoạt động của Nhà nước và xã hội Tuy nhiên, khi đã có pháp luật thì việc thực hiện chúng lại phụ thuộc vào quan điểm chính trị và quyết tâm chính trị của các cấp ủy đảng và chính quyền các cấp Nếu các cấp ủy đảng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền đều có quyết tâm chính trị, lãnh đạo quyết liệt trong việc tổ chức thực hiện đầy đủ, triệt để các hoạt động lưu trữ thì các hoạt động tiếp theo sẽ được diễn ra một cách thuận lợi, trôi chảy. Ngược lại, nếu vẫn còn sự ngần ngại, thiếu quyết tâm từ chính cấp ủy của cơ quan, tổ chức, địa phương thì công tác lưu trữ thì sẽ gặp nhiều khó khăn, thách thức trong quá trình triển khai trên thực tế Do đó, đường lối chủ trương lãnh đạo của đảng với lưu trữ là định hướng chính trị phải được quyết tâm lãnh đạo thực hiện.
Từ thực tiễn Việt Nam, sự lãnh đạo của Đảng trong xây dựng, hoàn thiện pháp luật và tổ chức THPL về lưu trữ là hết sức quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại trong lưu giữ các tài liệu có giá trị lịch sử đối với toàn bộ toàn bộ hoạt động của kinh tế - chính trị - xã hội của quốc gia Nơi nào tổ chức đảng nhận thức đúng về vai trò của lưu trữ, giá trị của tài liệu và quán triệt đầy đủ, kịp thời, chính xác thì công tác tổ chức thực hiện pháp luật về lưu trữ thì ở đó thu được kết quả thiết thực Do đó, sự lãnh đạo của đảng luôn có những ảnh hưởng nhất định đối với kết quả thực hiện pháp luật về lưu trữ, sự quan tâm lãnh đạo và nhận thức đầy đủ về giá trị của tài liệu lưu trữ góp phần thúc đẩy pháp luật lưu trữ được thực hiện đầy đủ, TLLT được thu thập lưu trữ đầy đủ, bảo quản lâu dài và tổ chức sử dụng có hiệu quả.
2.4.2 Mức độ hoàn thiện của pháp luật
Một trong những yếu tố bảo đảm quan trọng cho việc thực hiện pháp luật nói chung – pháp luật về lưu trữ nói riêng chính là sự hoàn thiện của hệ thống pháp luật, luôn có quan hệ gắn bó mật thiết với thực tiễn thực hiện pháp luật Để thống các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ nếu không bảo đảm chất lượng sẽ dẫn đến khả năng thực thi không cao thì THPL về lưu trữ sẽ gặp nhiều khó khăn và sẽ có nhiều quy định không thực hiện được trên thực tế Đánh giá về mức độ hoàn thiện của pháp luật lưu trữ cần phải dựa vào những tiêu chí được xác định về mặt lý luận: Tính toàn diện, tính đồng bộ, tính phù hợp và trình độ kỹ thuật pháp lý của hệ thống pháp luật [48, tr.406], từ đó liên hệ với điều kiện và hoàn cảnh thực tế trong mỗi giai đoạn cụ thể, xem xét một cách khách quan và rút ra những kết luận, làm sáng rõ những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống pháp luật về lưu trữ.
Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ (Luật Lưu trữ, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và các văn bản pháp luật chuyên ngành khác…) là bảo đảm pháp lý cơ bản, quan trọng cho thực hiện và áp dụng pháp luật về lưu trữ đạt được kết quả như mong đợi trong thực tiễn Thông qua thực hiện pháp luật về lưu trữ có thể đánh giá khả năng điều chỉnh của pháp luật có đạt được mục đích, yêu cầu của pháp luật hay không và đồng thời cho phép dự báo được khả năng hiện thực hoá các quy định pháp luật này trong đời sống xã hội Do đó, hệ thống các pháp luật về lưu trữ phải được tiếp tục hoàn thiện đáp ứng với yêu cầu xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số trong gia đoạn hiện nay Ngoài các tiêu chuẩn cơ bản để xem xét, bao gồm: Tính toàn diện, tính đồng bộ, tính phù hợp và trình độ kỹ thuật pháp lý của hệ thống pháp luật, trong điều kiện hội nhập quốc tế sâu rộng của nước ta hiện nay, chất lượng pháp luật còn được xem xét đánh giá sự phù hợp với các điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của đất nước ở mỗi thời kỳ, đồng thời phải phù hợp với các công ước, điều ước và thông lệ quốc tế mà Việt Nam là thành viên Theo đó, pháp luật được ban hành phải: bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của văn bản; tuân thủ thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bản; bảo đảm tính công khai trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản (trừ trường hợp văn bản QPPL có nội dung thuộc bí mật nhà nước); bảo đảm tính minh bạch trong các quy định, bảo đảm tính khả thi của văn bản QPPL và không làm cản trở việc mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
Chất lượng pháp luật lưu trữ có tác động đáng kể đến hiệu quả thực hiện pháp luật về lưu trữ Sự phù hợp của pháp luật lưu trữ với các văn bản pháp luật cấp cao, hình thức văn bản phù hợp với nội dung, thẩm quyền của cơ quan ban hành và sự phù hợp với thực tiễn thực hiện lưu trữ là những yếu tố quyết định mức độ thi hành của pháp luật lưu trữ.
2.4.3 Sự phát triển của khoa học và công nghệ
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cũng như áp dụng các thành tựu của khoa học và công nghệ trong quản lý đã đem đến nhiều cơ hội nhưng cũng không ít thách thức đối với cơ quan lưu trữ Sự tác động đến hoạt động lưu trữ thể hiện rõ nét khi công nghệ thông tin được ứng dụng từng bước trong quản lý dẫn tới sự ra đời của tài liệu điện tử khi văn bản điện tử hình thành và thay thế dần văn bản giấy (tài liệu lưu trữ truyền thống) Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 là sự hội tụ của nhiều công nghệ mới như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực tại ảo (AR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu lớn (SMAC)… đã và đang chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số trong đó cốt lõi công nghệ thông tin. Mặt khác, cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số đang làm thay đổi sâu sắc mọi mặt của đời sống xã hội và phương thức hoạt động của các cơ quan nhà nước, trong đó có các cơ quan lưu trữ Do đó, cùng với chiến lược và lộ trình chuyển đổi số quốc gia, chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ then chốt của ngành lưu trữ, đòi hỏi ngành lưu trữ phải có giải pháp đồng bộ chuyển đổi cách thức tạo lập, trao đổi, lưu trữ, quản lý và khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ từ giấy sang điện tử.
Sự phát triển của khoa học công nghệ cũng đặt ra thách thức cho thực hiện pháp luật về lưu trữ như: nguồn nhân lực, kinh phí, cơ sở vật chất cần thiết cho việc lưu giữ và bảo quản các tài hiệu hình thành trong toàn bộ hoạt động của mình, thực hiện lưu trữ khi có sự “đan xen” giữa tài liệu giấy và tài liệu điện tử giữa lưu trữ truyền thống với lưu trữ hiện đại Mặc khác, công tác lưu trữ hiện nay còn được số hóa trong quá trình lưu trữ nên cần hệ thống trang thiết bị chuyên dụng (phần mềm, máy quét dữ liệu, hệ thống để lưu trữ dữ liệu sau khi số hóa…), do đó, kinh phí để đầu tư, trang bị các hệ thống thiết bị nêu trên là tất yếu Việc tập trung dành ngân sách nhà nước thích đáng để đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật theo hướng hiện đại cho hoạt động lưu trữ để đáp ứng về nhu cầu trang thiết bị tiên tiến cho bộ máy và đội ngũ cán bộ, công chức lưu trữ là điều kiện bảo đảm cho việc hoàn thiện và thực hiện pháp luật về lưu trữ.
Trước những thách thức đặt ra từ sự tiến bộ nhanh chóng của khoa học và công nghệ đòi hỏi phải củng cố và nâng cao chất lượng hoạt động lưu trữ truyền thống; đồng thời kết hợp với đẩy mạnh việc đầu tư, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin, đổi mới phương thức phát huy giá trị tài liệu, sẵn sàng cho lưu trữ điện tử phát triển mạnh mẽ trong tương lai Bởi với những đặc trưng riêng của công tác lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, hình thái lưu trữ truyền thống trên cơ sở vật ghi tin chủ yếu là giấy vẫn phải tồn tại trong thời đại mới, không thể loại bỏ dù có sự phát triển ngày càng cao của khoa học và công nghệ Bởi vậy, công tác lưu trữ truyền thống sẽ luôn là cốt lõi, là nền tảng cơ bản, nhất là ở thời điểm “giao thời” giữa mới và cũ để hình thành và phát triển hình thái lưu trữ điện tử Mặt khác, xét về quy định hiện hành của pháp luật, việc củng cố công tác lưu trữ truyền thống trong thời điểm hiện tại là vừa là một nhiệm vụ đương nhiên, vừa là một yêu cầu của pháp luật về lưu trữ Điều đó có tác dụng không chỉ giải quyết những nhiệm vụ khi mà lưu trữ điện tử chưa chính thức hình thành mà còn giải quyết những nghiệp vụ mà hình thái mới không thể thay thế Đồng thời, đó cũng là nền tảng để từng bước hoàn chỉnh cơ sở lí luận và thực tiễn hình thành và phát triển lưu trữ điện tử, phù hợp với điều kiện mới.
2.4.4 Nhân lực làm công tác lưu trữ
Thực tiễn đã chứng minh rằng, con người là yếu tố cốt lõi, không thể thiếu trong mô hình xây dựng và phát triển một ngành, một lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội Nghiên cứu của Ellis và Desouza năm 2009 về các mô hình quản trị thông tin đã nhấn mạnh ba yếu tố đóng vai trò quyết định là Con người, Thông tin và Công nghệ [178, tr.257, 264] Do đó, yếu tố nguồn nhân lực đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ hiệu quả trên thực tế.
Bảo vệ tính nghiêm minh và nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật lưu trữ là nghĩa vụ chung của toàn xã hội, trong đó nhà nước đóng vai trò chủ chốt Mục tiêu là đảm bảo pháp luật lưu trữ được tôn trọng và thực hiện nghiêm túc Sự hiệu quả của việc bảo vệ pháp luật này góp phần hình thành và nâng cao nhận thức pháp luật cho cán bộ, công chức và người dân, từ đó tăng cường khả năng thực hiện pháp luật lưu trữ một cách hiệu quả và khả thi hơn.
Hoạt động bảo vệ pháp luật lưu trữ đòi hỏi cán bộ, công chức, viên chức nhà nước phải có phẩm chất đạo đức cách mạng, bản lĩnh chính trị vững vàng, sự hiểu biết pháp luật lưu trữ và ý thức pháp luật cao Họ cũng cần phải có tinh thần và thái độ chuyên nghiệp với công tác lưu trữ Trước những thách thức của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc xây dựng đội ngũ làm công tác lưu trữ đáp ứng được yêu cầu đổi mới, chuyển đổi số và phát triển là rất quan trọng.
Nguồn nhân lực phục vụ công tác lưu trữ trước hết phải là những người có đạo đức, trách nhiệm nghề nghiệp bởi lẽ công việc của họ tác động trực tiếp vào các hệ thống quản lý thông tin của nhiều ngành, nhiều lĩnh vực quan trọng và nhạy cảm (quản lý nhà nước, lưu trữ thông tin, ngân hàng, tài chính… và thông tin cá nhân…) Vì vậy, nếu không trau dồi kiến thức về đạo đức nghề nghiệp, rất có nguy cơ phát triển bản thân chệch hướng, thực hiện những việc không có ích cho xã hội, quốc gia, dân tộc… Đồng thời, người làm công tác lưu trữ cần hiểu rõ bối cảnh hiện nay về mục tiêu xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, bản chất và sự tương tác trong Chính phủ điện tử, nguyên tắc quản trị và quản lý thông tin trong Chính phủ điện tử; khung kiến trúc và các nền tảng cơ bản của Chính phủ điện tử từ đó sẽ biết cách thức quản lý thông tin một cách hiệu quả Đây cũng chính là những kiến thức nền tảng mà các cơ sở đào tạo cần trang bị cho người làm công tác lưu trữ nói riêng và người lao động nói chung về quản trị sự thay đổi trong cơ quan, tổ chức, sẵn sàng và chủ động tiếp nhận những hệ thống mới vào quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Cụ thể là hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống quản trị công việc, các hệ thống chuyên môn nghiệp vụ, hệ thống đào tạo… thích ứng với cách thức làm việc khi áp dụng hệ thống mới và dần tạo lập văn hóa công sở theo bối cảnh mới. Đặc biệt, đối với nhân lực lưu trữ, việc được trang bị đầy đủ kiến thức chung và kiến thức chuyên ngành là yêu cầu cơ bản nhất Theo đó, ở mỗi khâu nghiệp vụ, người làm lưu trữ cần thấu hiểu từ lý luận đến các quy định pháp lý, hướng dẫn nghiệp vụ liên quan và thực tế triển khai trong từng bối cảnh cụ thể khác nhau; có kỹ năng thích hợp cho việc quản lý thông tin, hồ sơ, tài liệu phù hợp với sự chuyển đổi mạnh mẽ từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử.
Chương 2 xây dựng các khái niệm liên quan đến lưu trữ và nêu đặc điểm của thực hiện pháp luật về lưu trữ dựa trên lý thuyết khoa học pháp lý và nghiên cứu hiện hành Luận án xác định nội dung điều chỉnh pháp luật về lưu trữ và phân tích các hình thức thực hiện pháp luật (tuân thủ, thi hành, sử dụng, áp dụng) theo lý luận về nhà nước và pháp luật Chương này nhấn mạnh vai trò của thực hiện pháp luật về lưu trữ, làm cơ sở để Nhà nước xây dựng pháp luật phù hợp với bản chất và cơ chế thực hiện pháp luật về lưu trữ Nhà nước cần quan tâm đến các yếu tố chính trị, pháp lý, khoa học công nghệ, nhận thức và năng lực của các chủ thể liên quan để phát huy vai trò thực hiện pháp luật trong cải cách hành chính, xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN.
THỰC TRẠNG PHÁP LUẬT LƯU TRỮ VÀ THỰC HIỆN PHÁP LUẬT LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
Thực trạng pháp luật lưu trữ ở Việt Nam
Ở nước ta hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ đã được ban hành và không ngừng được hoàn thiện Luật lưu trữ được Quốc hội khóa XIII thông qua vào ngày 11/11/2011 tại kỳ họp thứ 2 (có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2012) và các văn bản hướng dẫn thi hành đã tạo hành lang pháp lý cho hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Luật Lưu trữ đã đánh dấu một bước phát triển mới về luật pháp lưu trữ Việt Nam, là văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao nhất trong hệ thống pháp luật về lưu trữ, với 7 chương, 42 điều quy định khá đầy đủ về các hoạt động lưu trữ Cùng với đó, hệ thống văn bản hướng dẫn thi hành Luật cũng được các chủ thể có thẩm quyền sớm ban hành góp phần cho công tác tổ chức thực hiện pháp luật lưu trữ kịp thời.
Dựa trên việc thống kê, phân tích, đánh giá hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ, tác giả đưa ra một số nhận xét sau:
Thứ nhất, pháp luật lưu trữ ở nước ta được ban hành đáp ứng tính toàn diện và đồng bộ.
- Kể từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 thay thế cho Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2011 đã tạo ra cơ sở pháp lý quan trọng để xây dựng, củng cố và phát triển công tác lưu trữ ở nước ta Xét về giá trị pháp lý, Luật là văn bản có hiệu lực sau Hiến pháp, Pháp lệnh có hiệu lực dưới Hiến pháp và luật nên Luật Lưu trữ đã nâng tầm các quan hệ xã hội trong lĩnh vực lưu trữ từ “dưới luật” lên thành luật, thể hiện sự tiến bộ vượt trội trong xây dựng, hoàn thiện pháp luật Xét về số lượng, hệ thống văn bản quy định cũng như hướng dẫn thi hành về công tác lưu trữ không ngừng được ban hành và hoàn thiện Xét về nội dung, những quan hệ xã hội phổ biến, quan trọng, điển hình về lưu trữ cũng đã được lựa chọn và điều đối đầy đủ.
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, phạm vi điều chỉnh của luật bao gồm các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cả cá nhân Luật này có phạm vi áp dụng rộng rãi hơn so với Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, nhằm đảm bảo quản lý và bảo vệ đầy đủ các tài liệu lưu trữ của cả hệ thống chính trị, kinh tế, xã hội của đất nước.
Để hướng dẫn và thi hành Luật Lưu trữ, nhiều văn bản dưới luật đã được ban hành, điển hình là hơn 30 văn bản của Bộ Nội vụ và các cơ quan Trung ương từ năm 2011 Hiện nay, Luật Lưu trữ năm 2011 đang được Quốc hội sửa đổi, bổ sung, đồng thời các cơ quan Trung ương và địa phương cũng tiếp tục ban hành các văn bản hướng dẫn như Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, Thông tư 10/2022/TT-BNV về thời hạn bảo quản tài liệu, Thông tư 02/2019/TT-BNV về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
- Pháp luật về lưu trữ cũng đã thể hiện sự đồng bộ, thống nhất giữa Luật Lưu trữ với các luật quy định về lưu trữ chuyên ngành, giữa các văn bản hướng dẫn thi hành về lưu trữ.
Luật Lưu trữ năm 2011 là nền tảng pháp lý cho các hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Luật này quy định rõ các nguyên tắc, chính sách, trách nhiệm trong công tác lưu trữ Ngoài ra, còn có các văn bản luật chuyên ngành khác cũng đề cập đến lưu trữ, song những nguyên tắc, thủ tục và thời hạn lưu trữ đều dựa trên Luật Lưu trữ năm 2011.
Thứ ba, pháp luật lưu trữ đã bổ sung nhiều quy định mới về các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động lưu trữ chưa được điều chỉnh trước đó, góp phần hoàn thiện pháp luật và nâng cao hiệu quả thực thi pháp luật lưu trữ trên thực tế Cụ thể: nhà nước thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ (Khoản 3, Điều 4 của Luật Lưu trữ), quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ (Điều 5 Luật Lưu trữ), thỏa thuận việc mua bán tài liệu (mục c, Khoản 3, Điều 5 Luật Lưu trữ), vấn đề ký gửi tài liệu và lưu trữ lịch sử (Khoản 2, Điều 25 Luật Lưu trữ), thời hạn giải mật tài liệu đối với tài liệu mật, tài liệu liên quan đến cá nhân (Điều 30 Luật Lưu trữ), lưu trữ điện tử, các hành vi vi phạm pháp luật lưu trữ (Điều 8 Luật Lưu trữ) …
- Thứ nhất, một số quy định pháp luật lưu trữ chưa thống nhất, đồng bộ với văn bản pháp luật chuyên ngành
+ Quy định về thời hạn giải mật tài liệu quy định tại điểm b, c khoản 4 Điều
30 của Luật Lưu trữ năm 2011: “Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật; sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật” Trong khi đó tại Điều 19 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm
2019 quy định về thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước gồm: “30 năm đối với bí mật nhà nước mức độ tuyệt mật, 20 năm đối với bí mật nhà nước độ tối mật và 10 năm đối với bí mật nhà nước độ mật” Hay quy định được sử dụng rộng rãi tài liệu lưu trữ “…Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật; Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật”(Điểm b, c, khoản 4 điều 30, Luật Lưu trữ) đã mở ra cơ chế tự giải mật nhưng khoản 6, điều 30 của Luật Lưu trữ còn có thêm quy định: “Tài liệu sau 60 năm kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết định của cơ quan, tổ chức thẩm quyền” Mặt khác, Luật Lưu trữ và các văn bản dưới luật lại chưa quy định chi tiết về quy trình, thủ tục, thẩm quyền cho phép tiếp cận những tài liệu thuộc loại này là rào cản thực hiện quyền tiếp cận thông tin.
Luật Lưu trữ năm 2011 và Luật Tiếp cận thông tin năm 2016 quy định khác nhau về phạm vi thông tin được quyền tiếp cận Theo Luật Lưu trữ, tài liệu hạn chế sử dụng bao gồm: tài liệu hư hỏng nặng, đang xử lý nghiệp vụ, không bí mật nhà nước nhưng nếu sử dụng rộng rãi sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích nhà nước Ngược lại, Luật Tiếp cận thông tin khẳng định công dân được tiếp cận thông tin cơ quan nhà nước trừ những thông tin thuộc bí mật nhà nước (có nội dung quan trọng về chính trị, quốc phòng, khoa học ) hoặc thông tin có thể gây hại đến lợi ích quốc gia, trật tự xã hội Ngoài ra, công dân được phép tiếp cận có điều kiện một số thông tin theo quy định tại Điều 7 Luật Tiếp cận thông tin năm 2016.
+ Một số điều, khoản tại Luật Lưu trữ và một số văn bản hướng dẫn thi hành còn mang tính học thuật, tính quy phạm chưa cao như: Điều 16 quy định việc xác định giá trị tài liệu phải “bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp” hay “được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học” và “phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản như nội dung tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu” Thực tế cho thấy các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu quy định tại Luật Lưu trữ như trên thuộc phạm trù phương pháp luận và lý luận về xác định giá trị tài liệu khó áp dụng trong thực tế, mà mang tính định tính dễ dẫn đến tình trạng đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ thiếu khách quan Một số thuật ngữ có tính chất phân loại cho việc xác định thời hạn lưu trữ chưa bảo đảm tính thống nhất trong cùng một văn bản tại Thông tư số 10/2022/TT-BNV: Hồ sơ các vụ tai nạn lao động: Nghiêm trọng, Không nghiêm trọng (mục 4 phụ lục 1); Hồ sơ thanh tra các vụ việc về khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng, tiêu cực: Vụ việc nghiêm trọng, Vụ việc khác (mục 9 phụ lục 1); Hồ sơ kiểm tra, thanh tra, kiểm toán tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc: Vụ việc nghiêm trọng, không có quy định các loại còn lại (mục 5 phụ lục 1); hoặc Hồ sơ, tài liệu về việc giải quyết các vấn đề về tín ngưỡng, tôn giáo: Nghiêm trọng, Các vấn đề khác (mục
5 phụ lục 2); hoặc quy định mang tính định tính, khó xác định như: Hồ sơ công trình sửa chữa nhỏ (mục 6 phụ lục 1); hay quy định: “Tài liệu về giá thú, ngoài giá thú” tại điểm a khoản 6 điều 3 Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày
25/11/2015 của Bộ Nội vụ quy định Danh mục tài liệu lưu trữ hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử (Thông tư số 05/2015/TT-BNV)
Thứ ba, một số vấn đề mới phát sinh trong lĩnh vực lưu trữ chưa được pháp luật điều chỉnh kịp thời
+ Quy định pháp luật về lưu trữ điện tử: Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm
Luật Lưu trữ 2011 và các văn bản liên quan đã từng bước bổ sung quy định về lưu trữ điện tử, nhưng vẫn chưa đầy đủ để đáp ứng yêu cầu của thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 Nghị định 01/2013/NĐ-CP mặc dù quy định nhiều nghiệp vụ lưu trữ cơ bản nhưng vẫn mang tính nguyên tắc, chưa cụ thể, đặc biệt là về quản lý văn bản và dữ liệu điện tử từ khi xây dựng hệ thống thông tin Ngoài ra, một số quy định về nghiệp vụ lưu trữ điện tử còn chung chung, khó áp dụng trong thực tế, chưa phù hợp với đặc điểm của tài liệu điện tử.
+ Quy định pháp luật về lưu trữ tư và tài liệu lưu trữ tư: Theo quy định tại Điều 4 Luật Lưu trữ năm 2011, pháp luật lưu trữ hiện hành “Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ” và có quy định về vấn đề “Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ” (Điều 5), tuy nhiên, phạm vi điều chỉnh của pháp luật về lưu trữ hiện nay vẫn tập trung chủ yếu vào lưu trữ nhà nước, sự xuất hiện của tài liệu lưu trữ tư còn rất khiêm tốn Nội hàm và phạm vi của “tài liệu lưu trữ tư” bản có liên quan Bên cạnh đó, pháp luật lưu trữ hiện hành còn thiếu các quy định pháp luật về trách nhiệm của cá nhân, tổ chức trong việc công bố tài liệu lưu trữ có liên quan đến an ninh quốc gia, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức Trong khi đó, đây là nguồn tài liệu có vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi cá nhân, tổ chức và các cơ quan quản lí nhà nước, là nguồn sử liệu quan trọng phục vụ cho công tác nghiên cứu và đánh giá sự phát triển của lịch sử, văn hóa, kinh tế
Thực trạng thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam hiện nay
3.2.1 Thực hiện pháp luật quản lý nhà nước về lưu trữ
3.2.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện pháp luật về lưu trữ
Sau khi Luật Lưu trữ năm 2011 có hiệu lực, các bộ, ngành, cơ quan trung ương đã ban hành hoặc rà soát để sửa đổi, bổ sung các văn bản quản lý, chỉ đạo hoạt động lưu trữ trong phạm vi ngành và cơ quan Nội dung các văn bản tập trung vào một số vấn đề như: chỉ đạo tăng cường, chấn chỉnh công tác lưu trữ, xây dựng kế hoạch, phương hướng công tác lưu trữ hàng năm; hướng dẫn lập hồ sơ và thành phần, thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quy trình chỉnh lý tài liệu; quản lý văn bản, tài liệu điện tử v.v Theo số liệu báo cáo, 100% các bộ, ngành, địa phương đã ban hành, rà soát, sửa đổi quy chế công tác văn thư, lưu trữ Hầu hết các bộ, ngành đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và ban hành văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ, quy trình chỉnh lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ Một số bộ, ngành đã hướng dẫn về ban hành, xử lý và quản lý văn bản, tài liệu điện tử, chữ ký số như: Văn phòng Quốc hội,Thông tấn xã Việt Nam, Bộ Quốc phòng, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ
Tại các địa phương, hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn về lưu trữ tăng lên cả về số lượng và chất lượng (gần 1.900 văn bản) Các văn bản này tập trung vào các vấn đề như: tăng cường lập và nộp lưu hồ sơ; giải quyết tài liệu tồn đọng; quy định về công tác văn thư và lưu trữ; danh mục và thành phần tài liệu nộp lưu; lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử Nhiều tỉnh, thành phố đã ban hành văn bản chỉ đạo về lưu trữ, góp phần cụ thể hóa các quy định của Luật Lưu trữ, giảm dần số lượng văn bản "nợ đọng", đưa các quy định của luật đi vào thực tiễn góp phần phát triển kinh tế xã hội.
Bên cạnh đó, nhằm xác định mục tiêu, định hướng cho hoạt động lưu trữ, ngày 27/6/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 579/QĐ-BNV phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. Mục tiêu cụ thể là hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ kỹ thuật quản lý công tác văn thư lưu trữ, hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy lưu trữ từ Trung ương đến địa phương; xây dựng nhân lực lưu trữ chất lượng cao; xây dựng hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về nội dung hiệu quả tài liệu lưu trữ, nghiên cứu sử dụng khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng ngày càng hiện đại hóa công tác lưu trữ
3.2.1.2 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ
Ngay sau khi Luật Lưu trữ năm 2011 được ban hành và có hiệu lực, Bộ Nội vụ đã ban hành Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17 tháng 8 năm 2012 về hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ và nhiều hoạt động được tiến hành nhằm kịp thời phổ biến đến nhân dân:
Năm 2012, Luật Lưu trữ có hiệu lực Ngay sau đó, Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật (Bộ Tư pháp) phối hợp với Cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức hội thảo về phổ biến, giáo dục pháp luật về công tác lưu trữ, quản lý văn bản.
Đề cương của Bộ Nội vụ về giới thiệu Luật Lưu trữ được phổ biến, tuyên truyền rộng rãi thông qua hệ thống pháp luật trên phương tiện truyền thông, các văn bản cụ thể triển khai thi hành Luật Nhận thức và tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức đối với hoạt động lưu trữ được nâng cao, góp phần đưa công tác lưu trữ vào nền nếp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng tổ chức chuyên mục "Luật Lưu trữ với cuộc sống" trên Trang thông tin điện tử, đồng thời tham gia báo cáo, tập huấn về lưu trữ tại các bộ, ngành và địa phương.
Công tác triển khai tổ chức Hội nghị tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ được tổ chức rộng khắp từ trung ương đến địa phương, bằng nhiều hình thức, trực tiếp hoặc gián tiếp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.
Tại các cơ quan, tổ chức bộ, ngành và địa phương, đã chủ động, kịp thời tuyên truyền, quán triệt nội dung của Luật Lưu trữ đến các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý dưới nhiều hình thức như: tổ chức các hội nghị, tập huấn, phổ biến về Luật Lưu trữ năm 2011 và hệ thống văn bản hướng dẫn thi hành.
Qua công tác phổ biến, tuyên truyền thực hiện pháp luật về lưu trữ, nhận thức của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương về vị trí, tầm quan trọng của công tác lưu trữ được nâng lên rõ rệt, trong đó xác định vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Kết quả công tác phổ biến, tuyên truyền pháp luật về lưu trữ được thể hiện qua kết quả của một số địa phương như: Từ năm 2012 đến năm
Năm 2020, thành phố Đà Nẵng đã tổ chức 18 lớp tập huấn hướng dẫn lưu trữ cho 2.829 công chức, viên chức và 4 cuộc giao ban chuyên đề về văn thư, lưu trữ với 240 công chức, viên chức Trong khi đó, thành phố Hồ Chí Minh tổ chức 145 lớp với 50.000 lượt công chức, viên chức tham gia.
3.2.1.3 Tổ chức bộ máy và xây dựng đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ
Theo Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08 tháng 12 năm 2015 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ
Bộ, cơ quan ngang Bộ thì tổ chức văn thư, lưu trữ là Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Có 23/49 bộ, ngành, cơ quan trung ương đã kiện toàn tổ chức lưu trữ cấp phòng thuộc Văn phòng (với tên gọi Phòng Văn thư - Lưu trữ, Phòng Lưu trữ, Phòng Lưu trữ - Thư viện) hoặc Trung tâm Lưu trữ [6] Các cơ quan khác tổ chức bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính. Tại địa phương, theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm
2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (Thông tư số 15/2014/TT-BNV), Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Tính đến tháng 8 năm 2020, tổ chức lưu trữ cấp tỉnh được tổ chức như sau: có 28/63 tỉnh tổ chức Chi cục theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV Thực hiện Đề án sắp xếp tổ chức bộ máy, nhân sự của Sở Nội vụ theo Nghị quyết 18-NQ/TW ngày 25 tháng
10 năm 2017 và Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 25 tháng 10 năm 2017 của Hội nghị lần thứ sáu Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa XII, một số tỉnh tiến hành sắp xếp lại tổ chức bộ máy quản lý văn thư lưu trữ, cụ thể: Có 29/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương giữ nguyên Chi cục Văn thư- Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ, trong đó có 17 Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục, 12 Chi cục không thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử Có 34/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã giải thể Chi cục Văn thư Lưu trữ để thành lập Phòng chuyên môn và Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ; 13 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành lập Phòng Quản lý Văn thư
- Lưu trữ; 16 tỉnh đưa nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ghép vào Phòng chuyên môn khác thuộc Sở Nội vụ; 05 tỉnh đưa nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ về Văn phòng Sở Nội vụ Có 33/34 tỉnh sau khi giải thể Chi cục đã thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ (riêng tỉnh Kon Tum không thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử) [5].
Nhìn chung, tổ chức bộ máy quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong thời gian qua biến động thường xuyên và chưa có sự thống nhất, gây ảnh hưởng đến hiệu quả trong hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ trong toàn tỉnh.
Đánh giá chung về kết quả thực hiện pháp luật về lưu trữ
-Thứ nhất, thực hiện pháp luật về quản lý nhà nước đối với lưu trữ được tiến hành rộng khắp từ trung ương đến cơ sở Ngay sau khi Luật Lưu trữ và hệ thống văn bản hướng dẫn thi hành được ban hành, các cơ quan, tổ chức đã ban hành các văn bản chỉ đạo điều hành đối với thực hiện pháp luật về lưu trữ được triển khai kịp thời, rộng rãi, 100% các bộ, ngành, địa phương đã ban hành, rà soát, sửa đổi quy chế công tác văn thư, lưu trữ củng cố cơ sở pháp lý nhằm thuận lợi hơn trong thực hiện quy định pháp luật về lưu trữ.
- Thứ hai, công tác tuyên truyền, phổ biến những nội dung cơ bản của LuậtLưu trữ và các văn bản mới về lưu trữ luôn được quan tâm và quán triệt đầy đủ,kịp thời tới các công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị Nhiều hình thức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục về lưu trữ hiệu quả được triển khai như: tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về Luật Lưu trữ, giới thiệu nội dung của Luật trên nền tảng công nghệ như trang điện tử của cơ quan, tổ chức… Từ đó, nhận thức của lãnh đạo các đơn vị về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ được nâng lên rõ rệt.
- Thứ ba, Luật lưu trữ năm 2011 và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thi hành cùng với quy định lưu trữ của các luật chuyên ngành đã hình thành khung pháp lý chung cho toàn bộ hoạt động lưu trữ Hệ thống văn bản pháp luật về lưu trữ được ban hành tương đối toàn diện, đồng bộ, đầy đủ và cụ thể tạo điều kiện thuận lợi trong việc tổ chức công tác lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức.
- Thứ tư, công tác thanh tra, kiểm tra việc thi hành các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ đã được đã được quan tâm tiến hành định kỳ, thường xuyên ở nhiều cơ quan, đơn vị.
- Thứ năm, tổ chức bộ máy của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ được kiện toàn, đội ngũ nhân sự làm lưu trữ ngày càng được quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao về chuyên môn nghiệp vụ và chú trọng bố trí công chức chuyên làm công tác lưu trữ nhằm bảo đảm tính ổn định cho hoạt động lưu trữ.
-Thứ sáu, hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ được xác định là nhiệm vụ thường xuyên nên được các cơ quan, tổ chức thực hiện nghiêm túc Công tác lập hồ sơ đa số đã được các cơ quan, tổ chức phê duyệt từ đầu năm làm cơ sở cho hoạt động thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn quy định Công tác chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu lưu trữ cũng được tiến hành ngay khi kết thúc hồ sơ công việc Các hồ sơ công việc hình thành từ năm 2020 đến nay đều được lập hoàn chỉnh trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã các cơ quan ở trung ương cũng như địa phương tiến hành với nhiều hình thức đa dạng, phong phú nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp thuận lợi tiếp cận thông tin.
- Thứ bảy, về kinh phí cho lưu trữ đã được các cấp, các ngành bố trí ngân sách thoả đáng, nên hầu hết các quan, tổ chức, địa phương đều được quan tâm đầu tư, cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng mới kho lưu trữ đạt chuẩn theo quy định; mua sắm trang thiết bị lưu giữ, bảo quản tài liệu giấy cũng như tài liệu lưu trữ điện tử.
-Thứ tám, lưu trữ điện tử bước đầu được các cơ quan đơn vị quan tâm thực hiện như: ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ; thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, đầu tư, xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ, phục vụ tra cứu tài liệu được nhanh chóng, chính xác. Để có được kết quả trên, từ khi Luật Lưu trữ được ban hành và có hiệu lực, công tác tuyên truyền, phổ biến Luật và các văn bản quy phạm pháp luật tới các cơ quan, đơn vị bằng nhiều hình thức phong phú, kết hợp tăng cường công tác tập huấn, hướng dẫn, kiểm tra đã tạo sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội ngũ công chức, viên chức về vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ Lãnh đạo một số cơ quan, đơn vị quan tâm lãnh đạo sát sao hơn đến công tác lưu trữ, đầu tư trang thiết bị, bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đề ra, đồng thời tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.
3.3.2 Một số hạn chế, vướng mắc:
Thứ nhất, công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật chưa được tiến hành thường xuyên, hình thức tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ còn đơn điệu, chủ yếu sử dụng hình thức tuyên truyền miệng và được lồng ghép với các hoạt khác của cơ quan, tổ chức Nội dung tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lưu trữ còn chung chung, chưa phù hợp với chức năng nhiệm vụ cụ thể của chủ thể lưu trữ.
Thứ hai, pháp luật về lưu trữ tuy đã được ban hành và ngày càng hoàn thiện nhưng vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định như: nhiều quy định còn chung chung chưa được hướng dẫn kịp thời, nhiều quy định mới phát sinh trong thực tế chưa được điều chỉnh như chế độ quản lý đối với tài liệu lưu trữ tư, lưu trữ điện tử… Luật Lưu trữ đã có quy định về hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động lưu trữ nhưng lại chưa quy định các chế tài đối với tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm Một số biện pháp chế tài đã được quy định trong Luật xử lý vi phạm hành chính và Bộ luật Hình sự nhưng lại chưa có điều khoản nào quy định trực tiếp việc xử lý liên quan đến những hành vi vi phạm liên quan đến quyền tiếp cận tài liệu lưu trữ cũng như quyền tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ Hay nói cách khác, chưa quy định rõ hành vi vi phạm tương ứng với những chế tài kèm theo Pháp luật lưu trữ chưa bảo đảm tính đồng bộ thống nhất còn mâu thuẫn, chồng chéo với quy định lưu trữ của pháp luật chuyên ngành.
Thứ ba, ý thức tuân thủ pháp luật về quy trình nghiệp vụ lưu trữ chưa cao, do đó, công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa được thực hiện hiện đầy đủ, kịp thời và triệt để trong thời gian dài dẫn đến khối lượng khá lớn tài liệu tồn đọng chưa được phân loại, sắp xếp khoa học; việc thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử gặp rất nhiều khó khăn Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hiện nay đang được các cơ quan, tổ chức đẩy mạnh nhưng chất lượng tài liệu sau chỉnh lý chưa đáp ứng yêu cầu theo quy định, ảnh hưởng hoạt động tra cứu, phục vụ sử dụng tài liệu Thứ tư, năng lực trình độ chuyên môn nghiệp của đội ngũ công chức, viên chức làm lưu trữ còn hạn chế Chương trình đào tạo, bồi dưỡng về lưu trữ chưa được tiến hành thường xuyên, liên tục, chưa gắn với chức năng nhiệm vụ của từng công chức, viên chức lưu trữ.
Thứ năm, kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ đã được quan tâm nhưng chưa đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu thực tế Nhiều cơ quan không có khả năng bố trí đủ kinh phí để giải quyết dứt điểm khối lượng lớn tài liệu tồn đọng do lịch sử để lại, trong khi đòi hỏi về kinh phí dành cho kho lưu trữ dữ liệu và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin để đáp ứng yêu cầu Chính phủ điện tử rất lớn Cơ sở vật chất phục vụ hoạt động lưu trữ còn nhiều hạn chế như: chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng hoặc chỉ bố trí một phòng làm việc, không đáp ứng điều kiện về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, dẫn đến Lưu trữ lịch sử không thể tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.
Thứ sáu, hoạt động lưu trữ điện tử dù đã được triển khai nhưng hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế, ngoài việc cập nhật hồ sơ, tài liệu hình thành trên môi trường điện tử, đòi hỏi các cán bộ, công chức được phân công giải quyết công bản trong hồ sơ thành định dạng PDF và lưu hồ sơ và nộp vào Lưu trữ cơ quan khi đạt hồ sơ đạt yêu cầu Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện hầu hết hồ sơ lưu trữ điện tử đều chưa bảo đảm về thành phần tài liệu, chưa tuân thủ về hạn kết thúc hồ sơ và nộp vào Lưu trữ cơ quan Hoạt động số hóa tài liệu đang được tiếp tục thực hiện nhưng chưa đạt mục tiêu đề ra.
Thứ bảy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ chưa được chỉ đạo, triển khai một cách quyết liệt, thống nhất, đồng bộ, chưa khai thác hết tiềm năng, thế mạnh của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin để ứng dụng vào công tác, lưu trữ; nhân lực, cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin còn thiếu và yếu Thứ tám, công tác kiểm tra thực hiện pháp luật về lưu trữ tuy đã được các cơ quan tổ chức tiến hành nhưng chưa được thực hiện thường xuyên Số lượng các cuộc kiểm tra chuyên đề về lưu trữ chưa nhiều và hạn chế với số lượng đơn vị được kiểm tra Hình thức kiểm tra công tác lưu trữ chủ yếu kết hợp với công tác kiểm tra về nhiệm vụ quản lý nhà nước chuyên ngành Đối với công tác thanh tra về lưu trữ, có thể khẳng định cho đến nay chưa có một cuộc thanh tra toàn diện về lưu trữ được tổ chức Việc phát hiện vi phạm chưa kịp thời và xử lý vi phạm về lưu trữ chưa nghiêm, chủ yếu là phê bình, rút kinh nghiệm trong nội bộ cơ quan.
3.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế, vướng mắc gồm:
Những hạn chế, tồn tại của thực hiện pháp luật về lưu trữ do các nguyên nhân sau đây:
- Một là, nhận thức của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức về giá trị của tài liệu lưu trữ và tầm quan trọng của thực hiện pháp luật về lưu trữ còn chưa đầy đủ, tình trạng xem thực hiện lưu trữ chỉ là công việc hành chính thuần túy, là nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ vẫn còn tồn tại tương đối phổ biến nên công tác chỉ đạo thực hiện pháp luật về lưu trữ chưa đầy đủ, đúng đắn, kịp thời, chưa đưa ra những chủ trương, chính sách, văn bản quản lý, biện pháp tổ chức thực hiện xứng tầm với với vị thế của hoạt động lưu trữ nói chung và ở mỗi cơ quan, tổ chức nói riêng. trữ chưa đầy đủ, đồng bộ, một số nội dung quy định chi tiết Luật Lưu trữ như quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, giao dịch tài liệu trong môi trường mạng, tài liệu điện tử, các chế tài xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ, chưa được quy định Một số nội dung của Luật Lưu trữ còn mâu thuẫn chồng chéo, chưa thống nhất với một số văn luật khác có quy định về lưu trữ chuyên ngành Pháp luật lưu trữ chỉ mới phù hợp với lưu trữ của cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị chưa đạt đến tiêu chuẩn của hệ thống quy định có tính chất khung cho tất cả các hoạt động lưu trữ trên các lĩnh vực của đời sống xã hội bao gồm lưu trữ của các chủ thể ngoài nhà nước.
QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP BẢO ĐẢM THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
Quan điểm bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam
Thực hiện pháp luật về lưu trữ trong bối cảnh mới cần quán triệt một số quan điểm sau đây:
4.1.1 Thực hiện pháp luật về lưu trữ phải bảo đảm tính hợp hiến, thống nhất và đồng bộ của Luật lưu trữ với hệ thống pháp luật Việt Nam
Tính thống nhất của hệ thống pháp luật được thể hiện trong cả hệ thống cũng như trong từng bộ phận hợp thành của hệ thống pháp luật ở các cấp độ khác nhau, giữa các ngành luật trong hệ thống pháp luật cùng tham gia điều chỉnh một lĩnh vực như lưu trữ; giữa các chế định pháp luật trong cùng một đạo luật; giữa các quy phạm pháp luật trong một chế định pháp luật Điều này đòi hỏi các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh các quan hệ xã hội trong lĩnh vực lưu trữ không chỉ bảo đảm tính thống nhất, hài hoà về nội dung mà còn phải bảo đảm tính thứ bậc của mỗi văn bản về giá trị pháp lý của chúng trong sự phù hợp với Hiến pháp và các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên Sự thống nhất của hệ thống pháp luật nói chung phải bảo đảm thống nhất một cách toàn diện bao gồm cả nội dung và hình thức của các quy phạm pháp luật Cụ thể:
Về nội dung: cần loại trừ mọi mâu thuẫn, chồng chéo trong các quy định pháp luật thực định điều chỉnh các quan hệ xã hội Đồng thời, cần hình thành một hệ thống đầy đủ các quy định chung và các quy định đặc thù trong mối quan hệ bổ trợ giữa cái riêng và cái chung để tạo ra một hiệu quả điều chỉnh toàn diện, logic và phù hợp.
Về hình thức: cần rà soát và xây dựng các quy định pháp luật trong một chỉnh thể thống nhất và đồng bộ Theo đó, hệ thống các quy phạm pháp luật cần được quy định và phân hóa theo cấp độ từ cao đến thấp trong một mối liên hệ thống nhất và hợp lí tạo tính khoa học, logic và thuận tiện áp dụng.
Bên cạnh bảo đảm nhất quán hệ thống pháp luật, yêu cầu thống nhất pháp luật còn bao gồm sự nhất quán trong giải thích và áp dụng pháp luật Mỗi quy phạm pháp luật phải được giải thích đúng với ý định của nhà làm luật, đồng thời gắn kết chặt chẽ với các nguyên tắc chung và các quy phạm pháp luật liên quan Việc áp dụng pháp luật cũng cần tuân thủ nguyên tắc thống nhất, xem xét mối quan hệ và thứ tự ưu tiên giữa các quy phạm pháp luật để bảo đảm tính đúng đắn và hiệu quả trong điều chỉnh quan hệ xã hội.
Do đó, quan điểm này đặt ra các yêu cầu nghiêm ngặt cả đối với cơ quan nhà nước Trung ương và cả đối với cơ quan nhà nước địa phương trong xây dựng và thực hiện pháp luật về lưu trữ Các cơ quan nhà nước Trung ương khi quy định về lưu trữ, xác lập cơ chế thực hiện và kiểm soát thực hiện các quy định về lưu trữ phải bám sát thực tiễn hoạt động của từng cơ quan, tổ chức ở trung ương, địa phương để ban hành các quy định pháp luật lưu trữ cho phù hợp, không thể đưa ra các quy định mà không xem xét đến tính chất hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng cơ quan, đơn vị như đặc thù của BộQuốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao, cơ quan khối tư pháp, cơ quan điều tra, cơ quan truy tố, cơ quan xét xử
Tại mỗi cơ quan, đơn vị ở trung ương cũng như địa phương, việc tổ chức hiện pháp luật về lưu trữ chủ yếu được giao cho người đứng đầu, do đó, khi ban hành các quy định về lưu trữ theo thẩm quyền và tổ chức thực hiện pháp luật về lưu trữ phải bảo đảm không được trái với các quy định của cấp trên, của Trung ương; không vì những đặc thù cơ quan, đơn vị mà tùy tiện đặt ra các quy phạm pháp luật quy định lưu trữ trái với nguyên tắc cơ bản do Trung ương quy định. Bảo đảm các quy định được ban hành và thực hiện phải trên cơ sở quy phạm pháp luật về lưu trữ và cơ chế thực hiện, kiểm soát do Trung ương quy định để cụ thể hóa vào địa phương một cách linh hoạt, sáng tạo, vừa đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ của hệ thống pháp luật về lưu trữ, vừa tạo ra những điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện có hiệu quả pháp luật về lưu trữ ở mỗi cơ quan, tổ chức.
Quan điểm trên còn có ý nghĩa quan trọng ở chỗ là ngoài đòi hỏi các cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền phải coi trọng việc ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện pháp luật về lưu trữ còn phải đẩy mạnh rà soát và kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ toàn bộ quá trình thực hiện các quy trình lưu trữ Trong đó, chú trọng tổng kết quá trình thực hiện các quy định pháp luật về lưu trữ trước đây để nhận định cụ thể những thành công, hạn chế trong quá trình thực hiện pháp luật về lưu trữ Đồng thời, đánh giá tác động của các đề xuất chính sách mới, chú trọng việc lấy ý kiến các đối tượng tác động và các chuyên gia, nhà khoa học để cập nhật,điều chỉnh, hoàn thiện hồ sơ, chính sách sát thực tiễn, phù hợp với tình hình đất nước, khắc phục, hạn chế tối đa các bất cập, yếu kém, tháo gỡ các khó khăn,vướng mắc do quy định pháp luật về lưu trữ trước đây chưa phù hợp thực tiễn… theo tinh thần có kế thừa, đổi mới và phát triển Trong quá trình thiết kế chính sách, pháp luật, cần giải quyết hài hòa, hợp lý mối quan hệ giữa Nhà nước, thị trường và xã hội; thúc đẩy hợp tác công tư trên nền tảng phát huy dân chủ xã hội chủ nghĩa, hoàn thiện nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, đẩy mạnh kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, chủ động, tích cực hội nhập quốc tế… Bảo đảm tính thống nhất trong xây dựng và thực hiện pháp luật về lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, các cá nhân có một ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật lưu trữ trong thực tiễn.
4.1.2 Thực hiện pháp luật về lưu trữ bảo đảm công khai, minh bạch và quyền tiếp cận thông tin của cá nhân, tổ chức
Việc bảo đảm quyền con người, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân đặt ra nhiều vấn đề, trong đó có việc phát huy vai trò của pháp luật, mà trực tiếp là vai trò của pháp luật về lưu trữ đối với các công việc liên quan đến quyền, lợi ích của tổ chức, cá nhân trong đó có quyền tiếp cận thông tin Do đó, quan điểm thực hiện pháp luật về lưu trữ phải gắn với mục tiêu bảo đảm quyền con người, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân Bảo đảm việc xây dựng và hoàn thiện pháp luật về lưu trữ phải có sự tham gia của toàn xã hội, của những cá nhân, tổ chức, lấy việc thực hiện quyền và lợi ích của cá nhân, tổ chức là mục tiêu, vừa là sự bảo đảm cho quá trình hiện thực hóa các quy phạm quy định về lưu trữ. Khái niệm quyền thông tin (quyền tiếp cận thông tin) xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1766 tại Thụy Điển trong Luật về Tự do báo chí (Là đạo luật về báo chí lâu đời nhất trên thế giới, trong đó lần đầu tiên quy định về quyền tiếp cận thông tin) Lược khảo các quy định liên quan đến quyền tiếp cận thông tin cho thấy, quyền tiếp cận thông tin (quyền tự do thông tin) có phạm vi rộng, liên quan chặt chẽ đến quyền tự do ngôn luận, tự do báo chí Theo đó, quyền tiếp cận thông tin được xem xét dưới 3 quyền năng: quyền tự do tìm kiếm thông tin, quyền tự do tiếp nhận thông tin và quyền tự do phổ biến thông tin.
Quyền tiếp cận thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý nhà nước, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, học tập của người dân Nếu thông tin bị hạn chế, che giấu hoặc cấm tiếp cận, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho lạm quyền, tham nhũng phát triển Ngược lại, một chính phủ cởi mở, thông tin minh bạch, dễ tiếp cận sẽ đảm bảo quyền làm chủ của người dân, phát huy tối đa quyền tự do dân chủ, chống tham nhũng và lạm quyền Đối với người dân và doanh nghiệp, quyền tiếp cận thông tin còn là phương tiện bảo vệ và thực hiện các quyền khác, là đặc trưng của xã hội dân chủ.
Trong các văn bản pháp quy cao nhất của Nhà nước đã ban hành về công tác lưu trữ đều có những điều khoản quy định cụ thể về sử dụng tài liệu lưu trữ, bao gồm: thời hạn cho phép tiếp cận tài liệu, đối tượng được phép tiếp cận tài liệu, điều kiện tiếp cận, trách nhiệm của cơ quan lưu trữ đối với việc tổ chức phục vụ các yêu cầu của độc giả…Pháp luật về tiếp cận thông tin cũng chỉ hạn chế quyền tiếp cận thông tin phải do luật định trong trường hợp cần thiết vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng hay nói cách khác là quyền tiếp cận thông tin có thể bị hạn chế đối với các tài liệu được lưu trữ theo chế độ lưu trữ mật Pháp luật lưu trữ quy định: Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác, theo đó cơ quan lưu trữ thực hiện các quy định về trách nhiệm, nghĩa vụ chủ động tổ chức các hình thức sử dụng.
Việc tôn trọng và bảo đảm quyền tiếp cận thông tin luôn được Đảng và Nhà nước coi trọng, thể hiện trong Tuyên ngôn Độc lập và Hiến pháp Hoạt động lưu trữ tài liệu có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho nhân dân, góp phần minh bạch hóa hoạt động của bộ máy công quyền, tạo điều kiện để nhân dân tham gia giám sát và phản biện chính sách, từ đó góp phần xây dựng một xã hội dân chủ, công bằng.
Quyền tiếp cận thông tin trong lưu trữ là nền tảng quan trọng để thực hiện các quyền con người Nhiều quyền con người, như tự do ngôn luận, khiếu nại, tố cáo, dùng quyền tiếp cận thông tin như phương tiện thực hiện Công dân chỉ giám sát, khiếu nại, tố cáo hiệu quả khi tiếp cận được thông tin chính sách, pháp luật nhà nước, phát hiện sai phạm trong hoạt động công vụ, bao gồm lưu trữ Vì vậy, khi quyền tiếp cận thông tin bị vi phạm, việc thực hiện các quyền này cũng bị ảnh hưởng.
4.1.3 Thực hiện pháp luật về lưu trữ phải bảo đảm an toàn thông tin dưới tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0
Bảo vệ bí mật nhà nước là một nhiệm vụ quan trọng của Nhà nước, có liên quan trực tiếp đến sự ổn định và phát triển bền vững của chế độ xã hội chủ nghĩa và nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trong từng thời kỳ phát triển của đất nước, bí mật nhà nước luôn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự ổn định và phát triển của đất nước Điều 14 Luật An ninh quốc gia năm 2004 đã xác định bảo vệ bí mật nhà nước là một trong năm nhiệm vụ quan trọng của bảo vệ an ninh quốc gia Bảo vệ bí mật nhà nước là hoạt động có mối liên hệ chặt chẽ với việc bảo đảm các quyền con người, quyền công dân – trong đó có quyền tiếp cận thông tin của người dân.
Cuộc cách mạng công nghiệp hiện nay đã thúc đẩy xu hướng chuyển dịch từ cách thức truyền thống sang tự động hóa ở mọi ngành, mọi lĩnh vực, trong đó có lưu trữ Tuy nhiên, tình hình bảo vệ bảo vệ bí mật ở nước ta diễn biến hết sức phức tạp, nguy cơ mất an ninh, an toàn thông tin, lộ, lọt, mất, bí mật nhà nước luôn ở mức cao, đặc biệt là hệ thống thông tin của các cơ quan Chính phủ, cácTập đoàn, Tổng công ty, ngân hàng, tổ chức tài chính của nhà nước… tiếp tục là mục tiêu tấn công hàng đầu của tội phạm mạng Tài liệu lưu trữ là “vật mang là sản phẩm hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chủ yếu là văn bản, tài liệu, do đó phần lớn các nội dung thuộc bí mật nhà nước đều được văn bản hóa, được phản ánh cụ thể trong các văn bản, tài liệu, có ý nghĩa về mọi mặt đối với quản lý đất nước, được chọn lọc, lưu giữ theo quy định của pháp luật. Khi thực hiện các hoạt động lưu trữ tài liệu, bất kỳ cơ quan, tổ chức nào phải luôn luôn thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước để bảo vệ những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho cơ quan, tổ chức nói riêng và cho Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nói chung Do đó, thực hiện pháp luật về lưu trữ góp phần rất lớn trong bảo đảm những bí mật về nội dung, thông tin trong tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước không bị lộ, lọt.
Nhiệm vụ trọng yếu của công tác văn thư, lưu trữ là đảm nhiệm các công việc liên quan đến văn bản, tài liệu, như: soạn thảo, ban hành, vận chuyển, giao nhận, quản lý, bảo quản, sử dụng văn bản, tài liệu… Trong đó, nhiệm vụ lưu trữ đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm an toàn, tính bảo mật của các tài liệu Khi thực hiện tốt công tác lưu trữ, bí mật nhà nước trong văn bản, tài liệu sẽ được bảo vệ an toàn Ngược lại, nếu không tuân thủ các quy định về lưu trữ, có nguy cơ lộ, mất thông tin bí mật quan trọng của cơ quan, tổ chức.
