ĐỀ TÀI THỰC TẬP CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM IDESK NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC TRẦN BÌNH TRỌNG, HUYỆN KRÔNG PẮC, TỈNH ĐĂK LĂK
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Khái quát về văn bản
Văn bản là khái niệm không còn xa lạ với mội cá nhân, tổ chức Trong cuộc sống, văn bản xuất hiện ở khắp mọi nơi và trở thành một phương tiện truyền đạt thông tin phổ biến nhất.
- Khái niệm văn bản: là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
- Khái niệm văn bản đi: là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
- Khái niệm văn bản đến: là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
Việc phân loại văn bản là rất quan trọng, nó sẽ giúp người đọc có thể chọn được những loại văn bản đúng chủ để và phù hợp Tuy nhiên, như đã nối ở trên, văn bản là một khái niệm mang tính chung chung và rất đa dạng về thể loại Dưới đây liệt kê những loại văn bản phổ biến nhất, được sử dụng nhiều nhất trong đời sống hàng ngày như sau:
Văn bản quy phạm pháp luật:
- Văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dựa theo trình tự, thủ tục do pháp luật quy định nhằm quản lý, điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh trong xã hội dưới nhiều lĩnh vực khác nhau Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản được ban hành dựa trên ý chí của nhà nước, buộc tất cả mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội phải tuân thủ và chấp hành và được đảm bảo bằng quyền lực nhà nước.
- Văn bản quy phạm pháp luật được chia thành hai loại là văn bản luật và văn bản dưới luật Trong đó, văn bản luật là loại văn bản mang tính quyền lực cao nhất bởi nó là loại văn bản mang tính quy định chung, phạm vi áp dụng lớn và tất cả những văn bản dưới luật ban hành không được phép trái với quy định của những văn bản này.
- Văn bản hành chính là một trong những loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đây là văn bản mang tính thông tin quy phạm nhà nước, giải quyết những vụ việc trong quá trình quản lý nhà nước Văn bản hành chính được chia thành hai loại chính là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
- Trong đó văn bản hành chính cá biệt là những văn bản thể hiện quyết định, chỉ thị của cơ quan nhà nước (Quyết định nâng lương, quyết định khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức…) Còn văn bản thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin, nhằm điều hành, thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dung để giải quyết những công việc cụ thể, phản ánh tình hình, trao đổi công việc… (Thông báo, cồn văn, báo cáo, phiếu gửi, phiếu trình…)
1.1.3 Chức năng của văn bản
- Chức năng thông tin: Thông tin là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản, không loại trừ văn bản quản lý nhà nước Các thông tin chứa đựng trong các văn bản là một trong những nguồn của cải quý giá của đất nước, là sản phẩm hàng hóa đặc biệt có vai trò to lớn trong việc tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội; là yếu tố quyết định để đưa ra những chủ trương, chính sách, những quyết định hành chính cá biệt nhằm giải quyết những công việc nội bộ nhà nước, cũng như những công việc có liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
Dưới dạng văn bản, về thời điểm nội dung thông báo thông tin thường bao gồm ba loại với những nét đặc thù riêng của mình:
+ Thông tin quá khứ: là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý.
+ Thông tin hiện hành: là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước.
+ Thông tin dự báo được phản ánh trong văn bản là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình.
Ngoài ra, tuỳ theo tính chất, nội dung và mục tiêu công việc, việc phân loại thông tin có thể được tiến hành theo những tiêu chí khác nhau khác, như phân loại theo lĩnh vực quản lý thành thông tin chính trị, thông tin kinh tế, thông tin văn hóa - xã hội ; hoặc phân loại theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn) thành thông tin trên xuống, thông tin dưới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ Trong từng loại thông tin đó có thể có những phân loại nhỏ hơn, chi tiết hơn, như thông tin kinh tế về chức năng hạch toán trong quản lý sản xuất kinh doanh có thể phân chia thành thông tin thống kê, thông tin kế toán, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật,
- Chức năng quản lý: Văn bản giúp cho các cơ quan và lãnh đạo điều hành các hoạt động của bộ máy nhà nước trong nhiều phạm vi không gian và thời gian Đây là vai trò đặc biệt quan trọng của văn bản quản lý nhà nước trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước.
Từ góc độ chức năng quản lý văn bản quản lý nhà nước có thể bao gồm hai loại: + Những văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý; xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quan trong bộ máy quản lý nhà nước, cũng như xác lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động của chúng Đó là các văn bản như nghị định, nghị quyết, quyết định về việc thành lập cơ quan cấp dưới, điều lệ làm việc của cơ quan, các đề án tổ chức bộ máy quản lý đã được phê duyệt, các thông tư, công văn hướng dẫn xây dựng tổ chức,
+ Những văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình Đó là các văn bản như quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn hướng dẫn các công việc cho cấp dưới, các báo cáo tổng kết công việc
Khái quát về công tác quản lý văn bản đi
1.2.1 Khái niệm công tác quản lý văn bản đi
Công tác quản lý văn bản là một trong bốn mặt hoạt động của công tác văn thư cơ quan Quản lý văn bản đi là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định.
1.2.2 Nguyên tắc, yêu cầu của công tác quản lý văn bản đi
- Nguyên tắc công tác quản lý văn bản đi: Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
- Yêu cầu công tác quản lý văn bản đi:
+ Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực và văn bản hành chính căn cứ Nghị định 30/2020/ NĐ-CP về công tác văn thư để quy định cho phù hợp.
+ Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
+ Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
+ Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
+ Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
+ Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
+ Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và các quy định của pháp luật có liên quan.
1.2.3 Nội dung công tác quản lý văn bản đi
- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
- Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
- Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
- Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
* Duyệt bản thảo văn bản
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
- Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
- Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
- Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
* Ký ban hành văn bản
- Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC TRẦN BÌNH TRỌNG, HUYỆN KRÔNG PẮC,
Giới thiệu về trường Tiểu học Trần Bình Trọng
Trường Tiểu học Trần Bình Trọng chính thức được xây dựng từ năm 1989, được tách ra từ Trường Võ Thị Sáu theo Quyết định số 15 /QĐ-UB ngày 9/9/1989 của Chủ tịch UBND huyện Krông Pắc với tên gọi Trường Phổ thông cơ sở Võ Thị Sáu I. Ngày 24 tháng 12 năm 2008, trường được đổi tên là Trường Tiểu học Trần Bình Trọng theo quyết định số 3467/QĐ-UBND ngày 24/12/2008 Đến ngày 06 tháng 9 năm 2019, Trường Tiểu học Trần Bình Trọng lại tiếp nhận thêm trường Tiểu học Thăng Trị theo Quyết định sáp nhập trường số 3332/QĐ-UBND ngày 06 tháng 9 năm
2019 của Ủy ban nhân dân huyện Krông Pắc, Đắk Lắk Trường đóng chân trên địa bàn thôn Tân Tiến, xã Hòa An và cách Thị trấn Phước An 4 km về phía nam Trường có tổng diện tích 6225m 2 ( khi chưa sáp nhập) Từ ngày sáp nhập trường (ghi ở trên) trường có thêm điểm phụ là: 5.287 m 2 ; với 25 phòng học; trong đó 6 phòng học kiên cố Cơ sở vật chất của nhà trường những năm gần đây đã được tu bổ, sửa chữa và nâng cấp Tuy nhiên, vẫn còn thiếu phòng dạy Tiếng Anh, thiết bị dạy học, máy móc và một số phòng như: Nhà đa năng, bể bơi, nhà tập luyện TDTT…
Hình 2.1: Cổng trường Tiểu học Trần Bình Trọng
- Có 2 điểm trường, điểm chính đóng trên địa bàn thôn Tân Tiến và điểm học Thăng Trị thuộc Thôn 1 xã Hòa An, Huyện Krông Pắc, Tỉnh Dăk Lăk.
- Địa bàn tuyển sinh của trường gồm 11 thôn buôn (Thôn 1A,1B, 1C, thôn 2,3,4, Tân Lập, Tân Lập A, Tân Tiến, Tân Thành, KMrơng), tỷ lệ học sinh toàn trường trong năm học 2021-2022 là 549 học sinh chia thành 20 lớp Trong đó có 61 học sinh dân tộc chiếm 11,1% số học sinh toàn trường, điều kiện kinh tế của nhân dân địa phương còn gặp nhiều khó khăn, học sinh chủ yếu là gia đình làm nông, cuộc sống không ổn định.
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức trường tiểu học Trần Bình Trọng
* Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam và đoàn thể trong trường
- Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam trong trường tiểu học lãnh đạo nhà trường và hoạt động trong khuôn khổ Hiến pháp, pháp luật.
- Tổ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Đội Thiếu niênTiền phong Hồ Chí Minh, Sao Nhi đồng Hồ Chí Minh và các tổ chức xã hội khác hoạt động trong trường tiểu học theo quy định của pháp luật nhằm giúp nhà trường thực hiện mục tiêu, nguyên lí giáo dục.
Hội đồng trường chịu trách nhiệm quyết định về phương hướng hoạt động của nhà trường, huy động và giám sát việc sử dụng các nguồn lực dành cho nhà trường, gắn nhà trường với cộng đồng và xã hội, đảm bảo thực hiện mục tiêu giáo dục.
- Cơ cấu tổ chức Hội đồng trường: Hội đồng trường gồm: đại diện tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng, đại diện Công đoàn, đại diện Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Tổng phụ trách Đội, đại diện các tổ chuyên môn, đại diện tổ văn phòng.
- Nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng trường:
+ Quyết nghị về mục tiêu, chiến lược, các dự án, kế hoạch phát triển của nhà trường trong từng giai đoạn và từng năm học;
+ Quyết nghị về quy chế hoặc sửa đổi, bổ sung quy chế tổ chức và hoạt động của nhà trường để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;
+ Quyết nghị về chủ trương sử dụng tài chính, tài sản của nhà trường;
+ Giám sát các hoạt động của nhà trường; giám sát việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng trường, việc thực hiện quy chế dân chủ trong các hoạt động của nhà trường.
- Hiệu trưởng nhà trường là người chịu trách nhiệm tổ chức, quản lí các hoạt động và chất lượng giáo dục của nhà trường; đạt chuẩn hiệu trưởng trường tiểu học.
- Cuối mỗi năm học Hiệu trưởng trường được cán bộ, giáo viên trong trường và cấp có thẩm quyền đánh giá về công tác quản lí các hoạt động và chất lượng giáo dục của nhà trường theo quy định.
- Nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệu trưởng:
+ Xây dựng quy hoạch phát triển nhà trường; lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch dạy học, giáo dục; báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện trước Hội đồng trường và các cấp có thẩm quyền;
+ Thành lập các tổ chuyên môn, tổ văn phòng và các hội đồng tư vấn trong nhà trường; bổ nhiệm tổ trưởng, tổ phó;
+ Phân công, quản lí, đánh giá, xếp loại; tham gia quá trình tuyển dụng, thuyên chuyển; khen thưởng, thi hành kỉ luật đối với giáo viên, nhân viên theo quy định;
+ Quản lí hành chính; quản lí và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính, tài sản của nhà trường;
+ Quản lí học sinh và tổ chức các hoạt động giáo dục của nhà trường; tiếp nhận, giới thiệu học sinh chuyển trường; quyết định khen thưởng, kỉ luật, phê duyệt kết quả đánh giá, xếp loại, danh sách học sinh lên lớp, ở lại lớp; tổ chức kiểm tra, xác nhận việc hoàn thành chương trình tiểu học cho học sinh trong nhà trường và các đối tượng khác trên địa bàn trường phụ trách;
+ Dự các lớp bồi dưỡng về chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ quản lí; tham gia giảng dạy 2 tiết trong một tuần; được hưởng chế độ phụ cấp và các chính sách ưu đãi theo quy định;
+ Thực hiện quy chế dân chủ cơ sở và tạo điều kiện cho các tổ chức chính trị - xã hội trong nhà trường hoạt động nhằm nâng cao chất lượng giáo dục;
+ Thực hiện xã hội hoá giáo dục, phối hợp tổ chức, huy động các lực lượng xã hội cùng tham gia hoạt động giáo dục, phát huy vai trò của nhà trường đối với cộng đồng.
Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại trường Tiểu học Trần Bình Trọng, huyện Krông Pắc, tỉnh Đăk Lăk
Trong hoạt động quản lý văn bản của trường TH Trần Bình Trọng hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo ban hành và tổ chức sử dụng nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý văn bản là rất quan trọng được thể hiện ở 4 điểm sau:
- Góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý văn bản cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu phục vụ các mục đíchbáo cáo cho cấp trên Đồng thời, cung cấp những thông tin những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý văn bản cơ quan.
- Giúp cho cán bộ văn thư nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của cơ quan.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của cơ quan đơn vị Góp phần lưu trữ những căn cứ, bằng chứng về các hoạt động của cơ quan, phục vụ cho việc kiểm tra của cấp trên.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan đơn vị của mình.
Bảng 2.1 Số lượng văn bản đi do cơ quan phát hành trong năm 2021:
TT Tên văn bản đi Số lượng
Quý I Quý II Quý III Quý IV
3 Hồ sơ trường đầu, giữa, cuối năm học 2020- 2021 1 1 1
Chất lượng quản lý văn bản đi: Việc soạn văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản được áp dụng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ Nên chất lượng văn bản được hoàn thiện hơn.
- Cách thức quản lý văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả các văn bản, công văn do cơ quan phát hành ra ngoài.
Bộ phận văn thư cần đảm bảo việc soạn thảo văn bản theo đúng thể thức quy định, cần có sự xem xét, phê duyệt của lãnh đạo và kiểm tra kĩ càng trước khi phát hành.
Việc chuyển phát văn bản cần đảm bảo nhanh chóng, chuẩn xác và bảo mật.Trước khi chuyển phát cần luwu trữ tại cơ quan và hồ sơ Sắp xếp văn bản theo thứ tự đăng ký.
2.2.2 Quy trình quản lý văn bản đi
* Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi
Hình 2.3: Sơ đồ quản lý văn bản đi
- Bước 1: Soạn thảo văn bản đi
Cán bộ được phân công tiến hành soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
- Bước 2: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Nhân viên văn thư sẽ nhận văn bản đi từ người soạn thảo văn bản, sau đó sẽ kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định Nhân viên văn thư sẽ bổ sung ý kiến, chỉnh sửa thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
- Bước 3: Ký ban hành văn bản và chuyển văn thư.
Hiệu trưởng/ Phó hiệu trưởng sẽ bổ sung ý kiến, chỉnh sửa và duyệt nội dung văn bản Hiệu trưởng sẽ duyệt ký ban hành văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành Idesk, sau đó sẽ chuyển cho văn thư
- Bước 4: Ghi số, thời gian ban hành, in sao văn bản
Văn thư cấp số, thời gian ban hành, in sao văn bản.
- Bước 5: Vào sổ đăng ký văn bản và làm thủ tục phát hành văn.
Văn thư vào sổ đăng ký văn bản đi và làm thủ tục phát hành văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và Điều hành Idesk.
Sau khi công việc kết thúc nhân viên văn thư lưu
Đánh giá công tác quản lý văn bản đi tại Trường Tiểu học Trần Bình Trọng, huyện Krông Pắc, tỉnh Đăk Lăk
- Được sự quan tâm chỉ đạo của Ban giám hiệu, Chi bộ, sự phối kết hợp của các ban ngành đoàn thể và đặc biệt là sự cố gắng của đội ngũ CBGVNV và học sinh trong việc thực hiện nhiệm vụ năm học.
- Công tác văn thư- lưu trữ của nhà trường đã thực hiện tương đối tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Việc thực hiện đúng thẩm quyền, ủy quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ,hoạt động văn thư có xu hướng đi vào nề nếp.
- Đội ngũ nhân viên trong văn phòng có tinh thần đoàn kết, hỗ trợ công việc lẫn nhau và hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Nhân viên văn thư chưa được đào tạo chuyên sâu, kiêm nhiệm nhiều việc như thủ quỹ nên thời gian trau dồi nghiệp vụ chưa có.
- Công tác lưu trữ vẫn chưa được nhà trường quan tâm.
- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư-lưu trữ còn hạn chế như kho lưu trữ, giá, kệ đựng hồ sơ.
- Các lớp bồi dưỡng về công tác văn thư-lưu trữ chưa được tổ chức thường xuyên.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện đồng bộ tại cơ quan, đơn vị.
- Nhân viên Văn thư của trường đang hợp đồng nên ảnh hưởng đến tâm lý, chưa yên tâm công tác dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao.
Giải pháp nâng cao chất lượng công tác công tác quản lý văn bản đi tại trường Tiểu học Trần Bình Trọng, huyện Krông Pắc, tỉnh Đăk Lăk
- Lãnh đạo có quan, đơn vị có chính sách đổi mới trong công tác quản lý văn bản đi của cơ quan.
- Để nâng cao chất lượng quản lý văn bản đi cần đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư
- Nâng cao trình độ đào tạo chuyên sâu cho nhân viên làm công tác văn thư, thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn nâng cao kỹ năng cho công tác văn thư.
- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư nhằm nâng cao hiệu, chất lượng quản lý văn bản đi Đảm bảo độ an toàn, chính xác, nhanh chóng và kịp thờ trong thời đại công nghiệp số.
ÚNG DỤNG PHẦN MÊM IDESK TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC TRẦN BÌNH TRỌNG,
Đăt vấn đề
Để đáp ứng tất cả các văn bản điều hành, chỉ đạo của cấp trên, nhất là Phòng Giáo dục và đào tạo đều được gửi qua hộp thư điện có kèm tệp tin (file) văn bản dạng IDESK, muốn quản lý, lưu trữ văn bản sao cho dễ tìm kiếm và thật nhanh chóng ta có thể dùng phần mềm quản lý văn bản.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của Công nghệ thông tin và định hướng tiến tới chính phủ điện tử của nhà nước ta, nhu cầu quản lý, điều hành trực tuyến trong các khối cơ quan, doanh nghiệp ngày càng cao Với phương châm cùng nhau phát triển, chia sẻ kinh nghiệm ứng dụng hiệu quả sản phẩm văn phòng điện tử Idesk và dựa trên một cơ sở hạ tầng vững chắc.
Trong nhiều năm qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục luôn được các ban ngành quan tâm và chỉ đạo sát sao, do đó ngành giáo dục đã triển khai và ứng dụng có hiệu quả các phần mềm về quản lý nhà trường, quản lý học sinh, phổ cập giáo dục, kiểm định chất lượng giáo dục, quản lý tài chính, soạn thảo bài giảng điện tử Bước đầu thực hiện ứng dụng “Sổ điểm điện tử” và “Sổ liên lạc điện tử
”, qua đó sự liên hệ giữa phụ huynh học sinh với nhà trường trong việc quản lý học tập của học sinh được dễ dàng và thuận lợi hơn Từ năm 2019, UBND tỉnh đã triển khai hệ thống văn phòng điện tử (IDESK ) cho toàn tỉnh huyện và các phòng ban, cách riêng cho ngành giáo dục, đảm bảo 100% văn bản của ngành dọc, ngành ngang đều được gửi trên hệ thống IDESK với chữ kí số Qua quá trình thực hiện đã giúp giảm thiểu sử dụng văn bản giấy, tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và cước phí bưu điện, góp phần thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và xử lý công việc.
Giới thiệu về phần mềm quản lý văn bản Idesk
Điều hành công tác tổ chức, quản lý công việc, tạo môi trường làm việc hiệu quả chuyên nghiệp cho nhân viên luôn là vấn đề rất được quan tâm của các nhà quản lý Điều hành trực tuyến Idesk là một giải pháp điều hành trực tuyến trên web, được thiết kế và xây dựng bởi Công ty Cổ phần tin học giải pháp tích hợp mở (iNetSolutions) vấn đề này được giải quyết một cách nhanh chóng, đơn giản và tiện lợi.
Chỉ cần sử dụng một máy tính có kết nối Internet, bạn có thể truy cập vào hệ thống điều hành trực tuyến Idesk của đơn vị mình từ bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào. Sau vài thao tác click chuột đơn giản, mọi thông tin cần biết về tình trạng hoạt động hiện tại của tổ chức sẽ hiện ra, người quản lý có thể nhanh chóng đưa ra các quyết định quan trọng để xử lý các vấn đề của tổ chức.
Với sáu modules chính của Idesk bao gồm: Module Văn bản đến, module Văn bản đi, module Công việc, module Theo dõi; module Tra cứu và Tìm kiếm và module Báo cáo và thống kê Idesk cung cấp một giải pháp quản lý hiệu quả và chuyên nghiệp, hỗ trợ thiết lập một văn phòng không giấy tờ (hay còn gọi là văn phòng điện tử Idesk), giúp giảm thiểu chi phí in ấn, rút ngắn thời gian tác nghiệp, đồng thời tạo ra một môi trường cộng tác và chia sẻ cho mọi thành viên trong tổ chức, mối quan hệ giữa các nhân viên, đồng nghiệp trở nên mật thiết hơn.
Nhằm thực hiện mục tiêu công nghiệp hóa- hiện đại hóa thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, điều hành trong nền giáo dục Tỉnh Đăk Lăk nói chung và nền giáo dục Huyện Krông Păk nói riêng.
Tháng 8 năm 2021 UBND Tỉnh Đăk Lăk đã phối kết hợp với UBND huyện Krông Pắc tổ chức triển khai tập huấn hệ thống quản lý điều hành phần mềm văn phòng điện tử IDESK Tham gia tập huấn gồm có lãnh đạo Phòng Giáo dục, các chuyên viên, hiệu trưởng, văn thư các trường học trực thuộc Huyện Krông Păc Các học viên đã được giới thiệu tổng quan về phần mềm văn phòng điện tử Idesk, kĩ năng sử dụng các tính năng điều hành quản lý văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ, công tác văn phòng một cách khoa học và hiệu quả thông qua phần mềm Idesk trên mạng Intenet,các thao tác triển khai công văn, hướng dẫn đăng nhập, chức năng công văn, hồ sơ công việc và đặt biệt là kí số trên văn bản điện tử.
Úng dụng phần mềm Idesk trong công tác quản lý văn bản đi tạị trường Tiều học Trần Bình Trọng, huyện Krông Pắc, tỉnh Đăk Lăk
Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của văn phòng tại Trường Tiểu học Trần Bình Trọng, huyện Krông Pắc, Tỉnh Đắk Lắk đã và đang được triển khai để hiện đại hóa công tác quản lý Vào thời điểm hiện tại, văn phòng đã có: LapTop, máy tính để bàn, bàn ghế vi tính, mạng Internet tốc độ cao Bên cạnh đó việc sử dụng phần mềm IDESK để tiếp nhận văn bản đến và chuyển văn bản đi tại đơn vị nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý chặt chẽ giữa nhà trường với lãnh đạo, chuyên viên phòng Giáo dục một cách hiệu quả, thiết thực.
3.3.1 Soạn thảo văn bản trên phần mềm Idesk
Bước 1: Nhập đường link: http://qlvb.krongpak.daklak.gov.vn Nhập tên đăng nhập văn thư cá nhân.
Hình 3.1: Nhập đường link: http://qlvb.krongpak.daklak.gov.vn
Bước 2: Vào văn bản đi chọn tạo dự thảo.
Hình 3.2: Tạo dự thảo văn bản
Bước 3: Văn thư nhập tên trích yếu nội dung văn bản, loại văn bản, sau đó chọn tài liệu đính kèm ( Chuyển đổi sang File “pdf”) Chọn trình duyệt và chọn xử lý văn bản.
Hình 3.3: Nội dung trích yếu văn bản đi
Bước 4: Chọn trình duyệt, chọn người xử lý chính, chọn đồng ý Sau đó đăng xuất khỏi văn thư cá nhân.
Hình 3.4: Chọn người xử lý
Bước 5: Vào tài khoản tên đăng nhập hiệu trưởng, chọn sửa văn bản và tiếp nhận văn bản Sau đó chọn ký và chuyển văn thư Hiệu trưởng cắm Token chữ ký số và thực hiện thao tác ký văn bản trên hệ điều hành Idesk Sau đó chọn hoàn thành chuyển văn thư nhà trường đóng dấu ban hành văn bản.
Bước 6: Vào đăng nhập tài khoản Văn thư nhà trường chọn văn bản đi, chọn ban hành văn bản, nhận văn bản Sau đó văn thư chọn tên loại văn bản, vô số văn bản đi Chọn ký và ban hành văn bản Giao diện mới hiện ra, văn thư tiến hành nhập, ngày, tháng, số hiệu văn bản , bấm ký.
Thao tác tiếp theo đóng dấu kí số văn bản, chọn vị trí đóng dấu sau đó bấm kí số văn bản và chọn hoàn thành.
Hình 3.7: Đóng dấu văn bản đi
3.3.2 Gửi văn bản trên phần mềm Idesk
Văn thư chọn gửi chọn nơi nhận và chọn thao tác “Đồng ý.” Hoàn thành thao tác xử lý văn bản đi.
Hình 3.8: Chuyển văn bản đi 3.3.3 Kết quả ứng dụng phần mềm Idesk
- Việc ứng dụng phần mềm Idesk trong việc quản lý văn bản là một việc hết sức quan trọng, nó giúp cho cán bộ quản lý thực hiện tốt các công việc có liên quan đến nhiệm vụ cấp trên giao.
- Giúp nhân viên Văn thư xử lý, thao tác văn bản trình chuyển và theo dõi văn bản đi nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo chính xác thông tin.
- Giúp nhân viên Văn thư truy xuất, tìm kiếm văn bản nhanh chóng.
3.4 Đánh giá về việc ứng dụng phần mềm Idesk trong công tác quản lý văn bản đi tại trường Tiểu học Trần Bình Trọng
- Việc ứng dụng phần mềm Idesk trong công tác quản lý văn bản đi tại trường
TH Trần Bình Trọng đã góp phần nâng cao chất lượng quản lý văn bản đi, đến Tiếp cận với công nghệ thông tin, các phần mềm ứng dụng khác
- Chuyển giao, nhận văn bản đi, đến của cơ quan thuận tiện, nhanh chóng, chính xác kịp thời và dễ dàng.
- Việc triển khai ứng dụng phần mềm Idesk trong công tác văn thư, lưu trữ đã giúp cho việc như lập hồ sơ công việc và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường dễ khai thác, dễ sử dụng và tìm kiếm tài liệu lưu trữ tại trường ngày càng khoa học,hiện đại và hiệu quả.
Đánh giá về việc ứng dụng phần mềm Idesk trong công tác quản lý văn bản đi tại trường Tiểu học Trần Bình Trọng
Công tác văn thư nói chung, công tác tổ chức quản lý văn bản nói riêng có một vị trí hết sức quan trọng trong sự hình thành và phát triển của tất cả các cơ quan, tổ chức Công tác quản lý văn bản giúp cơ quan, tổ chức bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc Có thể nói, nhờ có việc ứng dụng phần mềm Idesk đã giúp Lãnh đạo, cán bộ văn thư có thể quản lý một cách dễ dàng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian, kinh phí, tra tìm văn bản, tài liệu nhanh chóng, thao tác đơn giản.
Phần mềm Idesk đã tin học hóa nghiệp vụ công tác quản lý văn bản Việc ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn bản rất cần thiết, phù hợp với nhu cầu Phần mềm tạo điều kiện tạo ra khi dữ liệu số về hồ sơ, văn bản, góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng để lưu trữ văn bản.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản là một việc hết sức quan trọng, nó giúp cho cán bộ quản lý thực hiện tốt các công việc có liên quan đến nhiệm vụ cấp trên giao.
Quản lý văn bản là lưu trữ các hoạt động trong nhà trường hàng năm một cách hệ thống và khoa học.
Giúp cho cán bộ văn thư truy xuất các văn bản đến lưu trữ hàng năm nhanh chóng.
Hình thành tác phòng trong công tác làm việc theo hướng công nghiệp hóa hiện đại hóa trong mỗi người quản lý văn bản.
Bước đầu giúp cho cán bộ quản văn thư tiếp cận với công nghệ thông tin, thu thập thông tin phục vụ cho việc quản lý , tạo sự hưng phấn trong việc tự nghiên cứu của cán bộ chất lượng và hiệu quả công việc
- Việc áp dung phần mềm IDesk trong công tác quản lý hồ sơ đi- đến còn gặp nhiều khó khăn như: Đường truyền mạng intenet đôi lúc chập chờn, mạng lưới điện chưa thực sự đảm bảo thông suốt trong quá trình sử dụng.
- Do trường có điểm trường cách xa nhau nên việc tiếp cận công nghệ thông tin vào điểm trường chưa được cao, đội ngũ nhân viên một số người chưa áp dụng công