Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin

Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.

Tính c ấ p thiết của đề tài

Ngày nay, nhân lực là nguồn lực không thể thiếu, dẫn đến việc quản trị nhân lực trở thành lĩnh vực quan trọng trong quản lý tổ chức, doanh nghiệp Điều này khẳng định sự quan tâm ngày càng tăng đối với quản lý nhân sự Con người là yếu tố mang tính quyết định, có tính sáng tạo.

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của mọi nhà quản trị Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, đánh giá thực hiện công việc, bố trí lao động, thù lao lao động Nếu không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể đánh giá đựơc chính xác yêu cầu của các công việc đó.

Phân tích công việc là điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng cần làm trước khi tìm kiếm ứng viên Đây là cơ sở để nhà tuyển dụng hiểu về mô tả được côngviệcchovịtrímàdoanhnghiệpđangcầnnhânsự,từđóchọnđượcđúng nhân tài mà tổ chức đangcần.

Việt Nam là đất nước giàu nhân lực, tuy nhiên trong đó chỉ có 60% đáp ứng được tiêu chuẩn của nhà tuyển dụng, đẩy sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt hơn Muốn thu hút ứng viên giỏi, nhất định phải có

“bíkíp”.Vàmộttrongnhữngyếutốkhôngthểthiếu làmnênbộbíkípđócủa nhà tuyển dụng chính là quá trình phân tích côngviệc.

Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin còn hạn chế trong việc phát huy hiệu quả của phân tích công việc Dù công tác này đã được triển khai, nhưng vẫn chưa có quy trình khoa học, dẫn đến kết quả đạt được chưa cao Các bản mô tả công việc hiện hành thiếu tính cụ thể và không phù hợp với nhiều vị trí Vì vậy, để đáp ứng chiến lược phát triển của công ty, cần chú trọng hoàn thiện và ứng dụng thống nhất công tác phân tích công việc với các hoạt động quản trị nhân sự khác.

Tổng quan tình hình nguyên cứu

2.1 Tình hình nghiên cứu trên Thếgiới

Phân tích công việc được khởi xướng bởi Taylor và Gilbreth vào đầu thế kỷ 20, nhưng thuật ngữ này được đưa ra bởi Viteles vào năm 1922 Phương pháp của Viteles được áp dụng rộng rãi và vẫn là nền tảng của phân tích công việc ngày nay Nhiều nghiên cứu, như của Morgeson và Dierdorff (2011) hay Trường đại học Islamabad (2010), đã làm rõ thêm giá trị của phân tích công việc Mục đích của phân tích công việc là xác định trách nhiệm, yêu cầu và tiêu chuẩn công việc Về mô tả công việc, có hai trường phái chính: đa dạng hóa công việc và chuyên môn hóa công việc Đa dạng hóa công việc tập trung vào việc kết hợp các trách nhiệm công việc khác nhau để tăng tính linh hoạt, trong khi chuyên môn hóa công việc tập trung vào việc chuyên sâu vào các nhiệm vụ cụ thể.

Trường phái thứ hai là chuyên môn hóa công việc tiếp cận theo cách mô tả công việc hướng đến làm rõ, chi tiết trách nhiệm công việc chuyên môn và tương đối độc lập với các trách nhiệm của các chức danh khác Mô tả công việctheocáchnàysẽgiúpngườilaođộngnhanhchóngtiếpcậncôngviệc,rút ngắn thời gian trở thành chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn, tuy nhiên sẽ ítlinhhoạttrongluânchuyểnnhânsự.Trườngpháinàythườngđượcápdụng trongcácngànhkỹthuậtđặcthù,cácdoanhnghiệplớnvớinguồnlựcdồidào và các quốc gia phát triển như Mỹ, Úc, Anh quốc Một số tác phẩm đại diện cho trường phái này như cuốn “Job descriptions and job analyses” của Giáo sư KendraPalmer Roye – trường Đại học Depaul – Chicago –Mỹ, hoặc như công trình nghiên cứu của một số nhà khoa học theo trường phái này đã soạn bộ Từ điển danh mục nghề nghiệp (Dictionary of Occupation Titles- DOT) cho Bộ lao độngHoa Kỳ Đây là một bộ từ điển mô tả toàn diện hơn 20.000 chứcdanhcôngviệcviếttheohướngchuyênmônhóađộngquốctế(ILO)với khoảng hơn 1300 nghề thông lệ tại các quốc gia và được mô tả với những trách nhiệm đặc thù chính yếu Tất cả các sản phẩm nghiên cứu trên, đều cho thấy mô tả công việc theo hướng chuyên môn hóa công việc sẽ trở thành một xu hướng tất yếu và phổ biến tại các tổ chức, quốc gia trong quá trình phát triển.Về“Tiêuchuẩnvớingườithựchiệncôngviệc”:Mụcđíchlàlàmrõyêu cầu về kiến thức, kỹ năng, khả năng đối với người thực hiện công việc theo mô tả công việc Về tiêu chuẩn với người thực hiện công việc có 2 trường pháichínhlàtiêuchuẩnkhungcứngvàtiêuchuẩnkhungmởrộng.Trường phái thứ nhất cách tiếp cận khung tiêu chuẩn cứng là cách thức quy định bộ tiêu chuẩn chung cho tất cả các chức danh công việc, phân theo lĩnh vực và cấp độ chức danh, cách tiếp cận này khá phổ biến tại Nhật Bản và các quốc gia Châu Á Trường phái thứ hai là tiêu chuẩn khung mở rộng, đây là hệ thống tiêu chuẩn hướng đến đa kỹ năng Với nhận định các chức danh công việc khác nhau có yêu cầu tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc cũng khácnhau,dođóbộkhungnàychỉđưarakhungtiêuchuẩnsànchungđốivới tấtcảngườilaođộng.Đâylàcáchtiếpcậnmớikhôngmâuthuẫnvớicáchthứ nhất nhưng chi tiết hơn, có tính ứng dụng cao hơn, đồng thời giúp người lao động (NLĐ) đạt được những tiêu chuẩn năng lực chính xác theo yêu cầu của công việc Cách tiếp cận đa kỹ năng được coi là bước phát triển mới về lý luận trong phân tích công việc Đối với tiêu chuẩn hoàn thành công việccũng có 2 trường phái chính là theo hệ thống thẻ điểm cân bằng (BSC-Balance Score Card) và theo mục tiêu công việc (MBO-Management by Objectives) Trường phái thứ nhất xác định tiêu chuẩn hoàn thành công việc theo BSC (theo cuốn Thẻ điểm cân bằng của Paul R.Niven-Dịch giả: Dương Thị Thu Hiền-Nhà xuất bản tổng hợp TP.HCM), là phương pháp nhằm quản trị kết quảthựchiệncôngviệctheođịnhhướngthựcthichiếnlượccủatổchức.Đây là một phương pháp hiện đại và lý tưởng nhằm quản trị chiến lược thông qua quản trị các chỉ số đánh giá mức độ hoàn thành công việc Giải pháp này đặc biệtphùhợpvớinhữngtổchứcđãcóhệthốngquảnlýtươngđốibàibản,nên nóđượcứngdụngrấthiệuquảtạicácquốcgiacókhoahọcquảnlýpháttriển như Mỹ,Nhật, UK, Australia Trường phái thứ hai là quản trị kết quả công việc theo mục tiêu công việc (MBO) tức là đánh giá kết quả thực hiện công việc theo các chỉ số chính yếu, được xác định dựa trên nội dung và đặc thù công việc của từng vị trí chức danh căn cứ theo Mô tả công việc Phương pháp này dược sử dụng lần đầu vào năm 1950 bởi Drucker và đã giúp nhà quản trị đạt được mục đích kiểm soát kết quả công việc khi chưa có hệth ố n g chiến lược bài bản Đây là phương pháp được ứng dụng phổ biến và đặc biệt phù hợp với các quốc gia đang phát triển.

2.2 Tình hình nghiên cứu tại ViệtNam

Trong các năm qua đã có một số công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài này của các tác giả trong nước, là sự kế thừa những lý luận, phương pháp phân tích công việc hiện đại trên thế giới Các công trình nghiên cứu dưới nhiều góc độ khác nhau, là một số công trình nghiên cứu có ý nghĩa tham khảo Đây cũng là những tài liệu được đánh giá là rất hữu dụng cho tổ chức, bởi đã đi sâu nghiên cứu về cách ứng dụng các phương pháp và triển khai phân tích công việc theo xu hướng quốc tế trong thực tiễn các doanh nghiệp ViệtNam.Bêncạnhđócòn1sốđềtàinghiêncứu,bàiviếttậptrungvàophân tích, đánh giá công việc tại các đơn vị doanh nghiệpnhư:

- Đề tài nghiên cứu:“Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại

Đề tài nghiên cứu "Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Ban xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Tổng công ty lương thực Miền Bắc" năm 2016 của tác giả Bùi Văn Hinh đã đưa ra thực trạng và phân tích tình hình phân tích công việc tại Tổng công ty, đặc biệt là trường hợp Ban xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Nghiên cứu cũng đề xuất các biện pháp nhằm cải thiện công tác phân tích công việc, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của Ban nói riêng và Tổng công ty nói chung.

- Đề tài nghiên cứu:“Phân tích công việc tại Công ty Cổ phần

VănphòngphẩmHồngHà”củatácgiảPhạmMinhThủynăm2015.Đềtàilàmrõ thực trạng PTCV tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà, chỉ ra nhữngtồntạivànguyênnhângâyrachúng.Nghiêncứukinhnghiệmcủamột sốdoanhnghiệptrongnước,rútracácbàihọckinhnghiệmcóthểápdụngtại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm HồngHà.

- Đề tài nghiên cứu:“Hoàn thiện phân tích và đánh giá công việc tạicông ty xăng dầu khu vực I”của tác giả Ngô Duy Phương Đề tài đã chỉ ra những thực về quá trình tiến hành phân tích và đánh giá chất lượng công việc của công nhân nhằm đưa ra các giải pháp nâng cao kết quả thực hiện công việc tại các phòng nghiệpvụ.

- Đề tài nghiên cứu:“Hoàn thiện công tác Phân tích công việc tại côngty TNHH Tích Hợp Hệ Thống CMC”năm 2019 của tác giả Nguyễn

Ngọc Hân, lớp Quản trị nhân lực k2a, Trường cao đẳng Nội Vụ Hà Nội Tác giả đã đivàobavấnđềchính:TìmhiểucơsởchungvềPTCV;nghiêncứucáchthức tiếnhànhPTCVtạiCMCvàđưaramộtsốkhuyếnnghịchungnhằmnângcao công tác PTCV tạiCMC.

- Đề tài nghiên cứu:“Thực trạng công tác phân tích công việc Công tyCổ phần Sữa Vinamilk Việt Nam”năm 2019 của tác giả Phan Thanh

Dương TácgiảđãđivàonghiêncứutìnhhìnhcôngtácPTCVcụthểcủaphòngĐiều hành Hành chính nhân sự tại công ty Sữa Vinamilk Việt Nam và đưa ra một số giải pháp, khuyến nghị cho công tác này tại côngty.

PhântíchcôngviệcđãđượcnghiêncứubởicácNhàkhoahọc,cácđềtài luận văn tiến sĩ, thạc sĩ và khóa luận của sinh viên các trường đại học, cao đẳng… Đây là nguồn tư liệu tham khảo có tính ứng dụng cao cho các nhà quảnlýbởicácnộidungcôđọng,cónhiềuphươngphápđểlựachọnphùhợp với doanh nghiệp Tuy nhiên, nội dung đề cập mới chỉ mang tính chất khái quát,giớithiệuchungvềvấnđềphântíchcôngviệcvốnphứctạp.Chưacócó đềtàinàotậptrungvàocôngtácphântích,đánhgiácôngviệctạiCổphầnTư vấn vàTruyền thông Niềm Tin Luận văn tập trung vào xem xét, đánh giá công tác phân tích công việc và các kết quả của phân tích công việc, kế thừa các phương pháp nghiên cứu của các công trình trên nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Côngty.

Phương ph á p nghi ê n cứu

Trong quá trình hoàn thành luận văn tác giả đã thu thập nguồn số liệu sơ cấp bằng cách sử dụng các phương pháp như sau:

Để thu thập dữ liệu từ người lao động, phương pháp bảng hỏi được sử dụng Trên cơ sở nội dung nghiên cứu, các câu hỏi liên quan đã được thiết kế và phát cho 100 cán bộ công nhân viên trong công ty Quá trình thu thập thông tin thông qua bảng hỏi được tiến hành vào tháng [tháng thu thập].

• Phương pháp thu thập số liệu và nghiên cứu tài liệu của Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin trong khoảng thời gian từ năm 2019-

2021, nghiên cứu tài liệu qua sách, báo, tạp chí, internet,… để tìm hiểu và chọn lọc những tài liệu, thông tin có giá trị tham khảo khoa học phù hợp với đề tài nghiêncứu.

• Phương pháp thực nghiệm là những quan sát của tác giả trong quá trìnhkhảosát,tìmhiểuvềCôngtyvàcácphòngban,từđósẽcóđềxuấtthay đổi lại bản mô tả công việc với mẫu thử xin đề xuất là phòng Hành chính – Nhân sự (Vị trí nhân viên Hành chính) sao cho phù hợp và đánh giá hiệu quả công việc một cách chính xác hơn.

• Phương pháp điều tra xã hội học bằng hình thức phát phiếu điều tra vớisốphiếuphátra100phiếu.TiếnhànhkhảosátđốivớicácCBCNVthuộc phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Kế Toán và một số phòng ban chiếm đông nhânsự.

Ngoài ra tác giả còn sử dụng một số biện pháp khác như: phân tích và tổng hợp, thống kê, so sánh để làm sáng tỏ các vấn đề trong luận văn.

Đóng góp mớ i của đề tài nghiên cứu

Lý luận hệ thống hóa các phương pháp luận về phân tích công việc đưa ra hệ thống các tiêu chí nhằm đánh giá hiệu quả công tác phân tích công việc tại doanh nghiệp.

ThựctiễnđánhgiáthựctrạngthiếtkếvàphântíchcôngviệctạiCôngty, chỉrađượccáctồntạitrongphântíchcôngviệcvànguyênnhângâyrachúng từ đó đề xuất một số giải pháp có tính khảthi.

Kết c ấ u của lu ậ n v ă n

Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về phân tích công việc trong doanh nghiệp Chương 2 Thực trạng phân tích công việc tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện phân tích công việc tại công ty Cổ phần

Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG

Các khái niệmcơbản

1.1.1 Côngviệc Để đạt được mục tiêu của mình, mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều phảixác định và phân chia nhiệm vụ cho từng cá nhân, bộ phận để thực hiện, các nhóm nhiệm vụ này được gọi là công việc Theo từ điển Tiếng Việt “côngviệc là việc phải bỏ công sức ra để làm” [20,tr.349].

Theo tác giả Lê Thanh Hà: “Công việc là tổng hợp các nhiệm vụ, cáctráchnhiệmhaychứcnăngmàmộtngườihaymộtnhómngườilaođộngphải đảm nhận trong tổ chức Công việc chỉ rõ những chức năng nhiệm vụ của tổ chức mà một người hay một nhóm người lao động phải thực hiện Đồng thời, côngviệclàcơsởđểphânchiacácchứcnăng,quyềnhạnvàtráchnhiệmcho từngngười,từngnhómngườitrongcùngmộttổchức”[11,tr.144].

Như vậy, có thể hiểu: Công việc là những nhiệm vụ khác nhau mà một người hay một nhóm người trong một tổ chức phải đảm nhiệm Đồng thời, công việc là cơ sở để phân chia trách nhiệm, chức năng, quyền hạn của từng người hay từng nhóm người trong tổ chức.

Theogiáo trình“Quản trị nguồn nhân lực”, NXBTàichính,HàNội:Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc, cung cấp những thông tin về tính chất đặ điểm, yêu cầu của từng công việc và xác dịnh nhiệm vụ chức năng của người thực hiện công việc Đó là quá trình rõ ràng các nhiệm vụ và kỹ năng mà nhân viên cần phải có để thực hiện một công việc nào đó của tổ chức doanh nghiệp[10].

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1 cm, Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 1,9 cm + Indent at: 2,54 cm

Phân tích công việc sẽ cung cấp thông tin về tính chất, đặc điểm, yêu cầu của từng công việc, xác định nhiệm vụ, chức năng của từng người.

Quá trình phân tích công việc nhằm trả lời đầy đủ các yêu cầu sau:

- Ở từng công việc củ thể, người thực hiện có nhiệm vụ gì, phụ trách nhiệm vụ nào, phải có các hoạt động, thao tác như thếnào?

- Tại sao phải thực hiện các nhiệm vụ, các thao tácđó?

- Công việc đó phải cần có máy móc thiết bị, dụng cụ nào hỗ trợ khi làmviệc?

- Ngườilàmviệccónhữngmốiquanhệvớiai,ngườinào,cónhữngtiêu chuẩngìvềmặtkiếnthức,kỹnăngđểđápứngđượcyêucầucôngviệc?

Phân tích công việc để xây dựng văn bản có tên gọi là “Bản phân tích công việc” mà nội dung chủ yếu gồm: Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc.

-Thứ nhất, “Bản Mô tả công việc” là văn bản nhằm giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến baogồmmộtvàicâutómlượcvềmụcđíchhoặcchứcnăngcủacôngviệc.(i)

Phần tóm tắt về chức danh công việc, địa điểm làm việc, mục tiêu: là phần giúp cho ứng viên hiểu dõ vị trí công việc mình ứng tuyển, địa điểm làm việc vàmụctiêunhữngứngviêncầnhoànthànhnếuđượctuyểnvàcáchđểhọđạt được chúng Mục tiêu nên hoạt động như một thiết yếu tốt để xác định những nhiệm vụ chính xác (ii) Phần tóm tắt về các nghiệm vụ và trách nhiệm công việc: là phần tường thuật viết theo cách liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm chính yếu thuộc công việc Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, ngắn gọn về những công việc mà NLĐ phải làm, cách thực hiện các nhiệm vụ và phạmvitráchnhiệm,quyềnhạncủachứcdanhcôngviệc.(iii)Phầnđiềukiện làm việc: bao gồm các điều kiện môi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liênquan.

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1,09 cm, Outline numbered + Level: 1 + Numbering Style: Bullet + Aligned at: 0,63 cm + Tab after: 1,27 cm + Indent at: 1,27 cm, Tab stops: Not at 1,27 cm

- Thứhai,“Bảntiêuchuẩnthựchiệncôngviệc”làmộthệthốngcácchỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng về kết quả hoàn thànhcácnhiệmvụđượcquyđịnhtrongbảnmôtảcôngviệc.

- Thứba,“Bảntiêuchuẩnđốivớingườithựchiện”làbảnliệtkêcácyêucầu tối thiểu cần có của công việc đối với người thực hiện công việcvềcác kiếnthức,kỹnăng,khảnăngcầnphảicónhư:trìnhđộgiáodụcvàđàotạocần thiết,cácđặctrưngvềtinhthầnvàthểlực;vàcácyêucầucụthểkhác.

Phân tích công việc thường được thực hiện trong các trường hợp sau:

 Khi tổ chức doanh nghiệp mới được thành lập Trong trường hợp này doanhnghiệpphảitìmhiểu,thamkhảoởnơikhácvềcáccôngviệcmàdoanh nghiệp sắp phải triểnkhai.

 Khi thay đổi hướng hoạt động sản xuất kinh doanh, phát sinh những công việcmới.

 Khi đổi mới kỹ thuật, công nghệ, thay đổi cơ cấu sản phẩm, thay đổi cơcấuhoạtđộngcủadoanhnghiệp,thayđổitínhchấtcôngviệc.

Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị nhân lực, giúp người quản lý xác định rõ ràng kỳ vọng đối với nhân viên Quá trình này giúp nhân viên hiểu rõ về những mong đợi trong quá trình làm việc, từ đó thúc đẩy sự gắn kết và năng suất của họ.

PTCV còn cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc, mối tương quan của công việc đó với các công việc khác, hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của NLĐ đượcchínhxác,từđótrảthùlaomộtcáchcôngbằng,xứngđáng…

- Phân tích công việc giúp nâng cao trình độ cho người quản trị bởihọcầncósựnghiêncứu,tìmhiểumộtcáchcụthểdướisựhướngdẫncủa ngườiquảnlýnhânsự.Điềunàydẫnđếnquyếtđịnhnhânsựnhưtuyểndụng, thù lao, đề bạt, chứ không thiếu nhất quán, thiếu rõràng.

- Dễ dàng xác định được mức độ, tính chất công việc và mức độ khảthicủaviệcthựchiệnvàhoànthànhcôngviệccủangườilaođộng.Từđó, đưaracácphươnghướngxửlýhaygiảiquyếtcôngviệcvàđưarachínhsách khen thưởng phùhợp.

- Xác định điều kiện để công việc tiến hành hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và sức lực cho việc đánh giá hiệu quả làm việc và những người tham gia thực hiện côngviệc.

- Định hướng chính xác quá trình tuyển dụng để lựa chọn nhân sự phù hợp, hoàn thiện việc bố trí và sắp xếp công việc hợp lý với khả năng của từng nhânsự.

- Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên đồng thời thiết lập kế hoạch đào tạo, bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho các nhânsự. Đốivới Người lao động, phân tíchcôngviệc giúp bản thân người lao động hiểu được các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trongcôngviêc Mặt khác, PTCV là cơ sở quan trọng đối vớingườilao động bởi nócungc ấ p đ ầ y đ ủ t h ô n g t i n v ề côngviệc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mìnhkhithực hiệncôngviệc được giao, tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm cần phải có, các kĩnăngcần thiết, các tiêu chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi và các yêu cầu khác để tựnângcao năng lực bản thân Bên cạnh đó, PTCV còn giúp người lao động hiểu được cách thức thực hiệncôngviệc, các tiêu chuẩn để hoàn thànhcôngviệc đápứngyêu cầu của tổchức.

PTCV trở thành một bộ phận không thể thiếu đối vớihoạtđộng QTNL.PTCV là công tác phức tạp,đòihỏi nhiều thời gian,côngsức và chiphínhưng lại không thể bỏ qua và phải thường xuyên cập nhật các thông tin vềcôngviệc PTCV sẽ giúp người lao động hiểu được đầy đủcôngviệc họđangt h ự c h i ệ n , g i ú p N L Đ g ắ n b ó h ơ n v ớ i côngv i ệ c v à côngt y , g i ú p

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 0,99 cm, Outline numbered + Level: 1 + Numbering Style: Bullet + Aligned at: 0,63 cm + Tab after: 1,27 cm + Indent at: 1,27 cm, Tab stops: Not at 1,27 cm các nhà quản trị tìm ra phương pháp lao động tiên tiến, cải thiện điều kiện lao động hiệncó.

Không chỉ với các nhà tuyển dụng và quản lý mà bảng phân tích công việc còn hỗ trợ chocácnhân viên trong quá trình làm việc, ví dụ nhưgiúphọ biết được bản thân phù hợp với công việc nào để ứng tuyểnvàđem tớinhững đề xuấtvề mức lươngthưởng phù hợp với họ.Khi nắm rõ nội dung công việc vànắmđượccácnhiệmvụ,nhữngviệccầnlàmthìquátrìnhlàmviệcsẽsuôn sẻvàlinhhoạt,hiệuquảhơn.Bảngphântíchcôngviệctạorasựphốihợpchặt chẽvàthốngnhấtgiữanhânviênvớicácđồngnghiệp,kểcảcấptrêncủamình.

Nội dung phântíchcôngviệctrongdoanhnghiệp

1.2.1 Xác định mục tiêu phân tích côngviệc

Xácđịnhmụcđíchsửdụngnhữngthôngtintrongcácvănbảnphântích công việc nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự cụ thể nào: tuyểndụng laođộng,bốtrílaođộng,thùlaolaođộng,đàotạonhânlực…Nắmrõđược mục đích của phân tích công việc giúp xác định cần tập trung vào thu thập những loại thông tin gì về công việc và mức độ sâu sắc cần tìm hiểu.

Phântíchcôngviệckhôngphảilàcôngtácđượcthựchiệnthườngxuyên và với tất cả các công việc trong tổ chức, tuỳ mục đích và nhu cầu phân tích công việc mà xác định công việc cần phântích:

- Phân tích tất cả công việc, khi tổ chức mới thành lập, bắt đầu đi vào hoạt động, phân tích công việc lần đầu tiên được thựchiện.

- Phân tích mang tính chất nâng cấp công việc, khi công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung, bản chất do tổ chức có quy trình công nghệ, quy trình sản xuất mới, có phương pháp và thủ tục làm việcmới…

- Phân tích theo chu kỳ, khi tổ chức tiến hành kiểm tra, rà soát lại tất cả công việc theo chu kỳ để kịp thời cập nhật những thông tin cho các văn bản phântíchcôngviệcđảmbảochúngchínhxác,phùhợpvớicôngviệchiệntại.

1.2.2 Thu thập lựa chọn các thông tin cơ bản về côngviệc

Xácđịnhcácthôngtincầnthuthập,đốivớimỗimộtcôngviệccụthể,có thể thu thập một số lượng khá lớn các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc đó. Trong sự đa dạng của thông tin, việc xác định đúng nhu cầu thông tin sẽ giúp cho việc thu thập thông tin có trọng tâm, bảo đảm thu thập các thông tin cần thiết, khắc phục tình trạng thu thập thông tin dàn trải, thiếu các thông tin cần thiết theo yêu cầu công việc cần giảiquyết.

Nhằm xác định đúng nhu cầu bảo đảm có thể lấy được các thông tin cần thiết cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, công việc Thì cần thu thập loại thông tin nào, ở mức độ như thế nào là tùy thuộc ở mục đích sử dụng các thôngtinđócũngnhưtuỳthuộcvàolượngthôngtinđãcósẵnvàthậmchítuỳ thuộc cả vào thời gian, ngân sách: thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, các mốiquanhệthuộccôngviệc,thôngtinvềmáymóc,thiếtbị,côngcụ,nguyên liệu, thông tin về điều kiện làm việc, an toàn lao động Các tư liệu vàthông tinthuthậpsẽđượcxửlýphùhợptùythuộcvàomụcđíchcủaphântíchcông việc và được phải đảm bảo có tính chính xác cao Tuy nhiên, các thông tin này vẫn cần được hệ thống hóa và trình bày dưới dạng các bản mô tả công việc,bảnyêucầucủacôngviệcvớingườithựchiệnvàbảntiêuchuẩn. Để thực hiện Phân tích công việc, doanh nghiệp cần xác định thu thập thông tin từ các nguồn sau:

 Hệ thống quy trình nghiệpvụ

 Thông tin phân tích công việc do các Phòng/Ban cungcấp.

Ngoài ra xác định nguồn thông tin cần thu thập, có thể lựa chọn các nguồn thông tin như sau:

- Thông tin về điều kiện để thực hiện công việc: Điều kiện tổ chức hoạt độngcủadoanhnghiệp,vềcácchếđộlương,khenthưởngđãingộ,cácyếutố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về trí lực và thể lực, những nguy hiểm, rủi do trong công việc, thời gian biểu làmviệc

- Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc: Phương pháp làm việc, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, cách thức phối hợp hoạt đông với các nhân viên khác, cách làm việc với các loại may móc, trang bị kỹthuật.

Các phẩm chất cần thiết để trở thành một nhân viên xuất sắc bao gồm trình độ học vấn, tay nghề và kinh nghiệm chuyên môn, cũng như các kỹ năng thực hiện công việc hiệu quả Ngoài ra, các đặc điểm phẩm chất cá nhân như sự chăm chỉ, tính kỷ luật và khả năng làm việc nhóm cũng rất quan trọng đối với thành công trong sự nghiệp.

- Thông tin về các phương tiện, máy móc thiết bị lỹ thuật tại nơi làm việc: Như số lượng, chủng loại quy trình kỹ thuật, tính năng tác dụng, cách thức sử dụng bảoquản.

Các tiêu chuẩn và tiêu thức đánh giá mức độ hoàn thành công việc giúp xác định cụ thể về số lượng, chất lượng công việc, mức tiêu hao nguyên vật liệu Thông qua các tiêu chuẩn và tiêu thức này, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả, năng suất làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra những biện pháp điều chỉnh phù hợp để cải thiện hiệu suất làm việc.

1.2.3 Lựa chọn các các công việc tiêubiểu

Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tíchcôngviệcnhằmlàmgiảmthờigianvàtiếtkiệmhơntrongphântíchcông việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau thì cần chọn ra một công việc đặc trưng nhất Có thể phân chia theo các nhóm công việc, nhómmụctiêutừđótáchthànhcácvịtrícôngviệccụthểtrongmỗinhómđể tiến hành thực hiện nghiên cứu PTCV, tránh tình trạng xuất hiện các bản MTCVgiốngnhauchocácvịtrítươngđươngnhau.Bêncạnhđócũngcầnrõ ràng các công việc thực hiện chuyên trách nhiệmvụgì tránh hiện tượng chồng chéo, ví dụ như cùng 1 Công ty có vị trí Hành chính – Nhân sự; Hành chính – Lễ Tân và chuyên Chuyên viên Nhânsự.

1.2.4 Lựa chọn các phương pháp thu thập thôngtin

Để phân tích công việc, áp dụng nhiều phương pháp thu thập thông tin khác nhau Lựa chọn phương pháp dựa trên độ chính xác, chi tiết của thông tin, loại hình hoạt động và khả năng tài chính Người phân tích công việc quyết định phương pháp phù hợp nhất dựa trên đặc điểm công việc Có thể sử dụng một hoặc nhiều phương pháp, chẳng hạn như:

Hỏivàtraođổitrựctiếpgiữangườithunhậpthôngtinvàngườilaođộng về các vấn đề liên quan đến côngviệc Ưu điểm:

Tìm hiểu sâu về công việc

- Thông tin chính xác, trong lúc hỏi người hỏi có thể giải thích câu hỏi,điềuchỉnhcáchhỏiđểcóthôngtinphùhợpvớivấnđềcầnthunhập

- Tốn thời gian, hỏi được ít Người được hỏi có thể cungcấpthông tin sailệchhoặckhôngmuốntrảlờiđầyđủcáccâuhỏicủangườiphỏngvấn

- Khó khăn trong việc xử lý thôngtin Để nâng cao chất lượng phỏng vấn khi phân tích công việc, nên chú ý:

- Nguyên cứu kỹ công việc trước khi phỏng vấn để có thể đưa ra được các câu hỏi cầnthiết.

- Chọn người có khả năng mô tả và thực hiện công việc giỏinhất

- Thiết lập mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn, giải thích cho họ rõ về mục đích phỏngvấn

- Áp dụng cho công việc mà người nghiên cứu khó quan sát (ngườiquản lý, chuyên môn, kỹthuật…)

Phương pháp lập bảng hỏi

Phỏng vấn bằng bảng câu hỏi là phương pháp cung cấp cho người lao động danh sách các câu hỏi đã chuẩn bị trước và họ điền thông tin vào đó Bảng câu hỏi được phân phối với các hướng dẫn để thu thập thông tin về trách nhiệm công việc Phương pháp này phổ biến vì cho phép thu thập thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí Bảng câu hỏi có thể bao gồm cả câu hỏi đóng và câu hỏi mở, dữ liệu thu thập được dễ dàng định lượng và phù hợp để xử lý khối lượng lớn dữ liệu bằng máy tính Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các câu hỏi phải dễ hiểu và trả lời để tránh gây khó khăn cho người trả lời.

- Tiết kiệm thời gian vì cùng một lúc thực hiện được nhiềungười

- Câu hỏi được nghiên cứu, chuẩn hóa tạo điều kiện cho khâu xử lý thôngtin

- Người lao động ngại điền vào bảng hỏi quá nhiều câu hỏi chitiết Để nâng cao chất lượng thông tin thu thập qua bảng hỏi khi phân tích công việc cần chú ý:

- Cấu trúc câu hỏi: Ngoài các câu hỏi về chức năng, nhiệm vụ chính nên có các câu hỏi về các nhiệm vụ phụ của nhân viên phải thực hiện tại nơi làm việc.Cầnxoayquangcácvấnđềtrọngtâm,bảngcâuhỏiphảingắngọn.

- Cách thức đặt câu hỏi: Đơn giản, dễ hiệu, dễ trả lời và trả lười ngắn gọn Nên thiết kế những câu hỏi đóngmở

1 Anh (chị) hãy mô tả một ngày làm việc thôngthường?

2 Những trách nhiệm chính trong công việc làgì?

3 Theo anh (chị) những phần quan trọng nhất trong công việc là gì? Tại sao chúng lại quantrọng?

4 Anh(chị)hãykể tênvàtrìnhbàycáchthứcthựchiệnnhữngphầnkhó nhất trong côngviệc?

5 Theo anh (chị) những thách thức nhiều nhất trong công việc làgì?

Các yêu cầu đối vớisản phẩmcủa phân tíchcôngviệc

1.3.1 Yêu cầu đối với Bản mô tả côngviệc

Một bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó. Ý nghĩa của bản mô tả công việc

-Để mọi người biết họ cần phải làmgì.

-Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụđó.

-Công việc không bị lặp lại do một người kháclàm.

-Tránh được các tình huống vachạm.

-Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụgì.

Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có:

Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá nhiều công việc khác nhau Tuy nhiên một bản mô tả công việc đượccho là hiệu quả đều gồm các thông tinsau:

- Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổchức,nơilàmviệc:thànhphốnào,nhàmáynào,phòngnào,máymócgì…

- Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện côngviệcđó,ngườiđósẽtiếnhànhrasaovàtạisaolạilàmcôngviệcđó.Xác địnhphạmvivàmụcđíchcôngviệc.Nhữnghướngdẫnchitiếtbaogồmcông việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những vídụcụthểđượcdiễnđạttheomộttrìnhtựthờigianhoặclogic.

- Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục,kiếnthứccôngviệc,tráchnhiệmcôngviệc)vànhữngkĩnăngvềthểchất, điềukiệnlàmviệclànhữngyếutốquantrọngtrongbảnmôtảcôngviệc.

- Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công việcđóởmứcnào.Nhữngtiêuchuẩnđốivớiviệcthựchiệncôngviệcđãloại bỏ được yếu tố không rõ ràngnày.

Thứ nhất là mục tiêu côngviệc

Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: “vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?” Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảmnhận.

Vídụ,đốivớivịtríTrưởngphòngnhânsựcóchứcnăngđềxuấtchínhsáchnhân sự, theo dõivàtư vấnthựchiện chính sách thì mục đíchcóthểlà "Bảođảm chấtlượngvàsốlượng nguồnnhân lựcchocôngty thôngqua việcthựchiệncácchínhsáchnhânsựphùhợpvớinhucầuquảnlývàhiệuquảnhất”.

Thứ hai là chức năng và nhiệmvụ

Chứcnăngcủamỗivịtríđượcphânbổtừchứcnăngchungcủabộphận Đề thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệmvụ.

Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình Mô tả “làm cái gì” chứ không mô tả "làm như thế nào” Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng Một số bản mô tả công việc cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thế phát sinh khi thực hiện công việc.

Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc Đây là những tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiệncôngviệcđốivới người quản lýcũngnhư tiêu chí thực hiệncôngviệc cho nhân viên như đã đề cập trênđây.

Thứ ba là quyền hạn và tráchnhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với cácquyềnhạnnày,đồngthờiphảichịutráchnhiệmchokếtquảcôngviệccủa các nhiệm vụ đó Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệmvụ.

Thứ tư là yêu cầu nănglực Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế tại công ty Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ.

Như vậy, để viết một bản mô tả công việc tốt sẽ cần nhiều thông tin hơn so với một danh sách các công việc thường làm của một vị trí Hệ thống các bản mô tả công việc được xây dựng một cách bài bản chắc chắn sẽ là côngcụ đắclựctrongquảnlýnhânsựvàquảnlýhoạtđộngcủadoanhnghiệp.

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1 cm, Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 0,63 cm + Indent at: 1,27 cm

Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc Hay nói khác đi là bản trình bày các điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc riêng biệt nào đó.

Công việc rất đa dạng, nên yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng.

Nhưng nhìn chung các yếu tố chung nhất thường được đề cập trong bản tiêu chuẩn công việc là:

3.- Các kỹ năng cần thiết cho côngviệc

4.-Kinh nghiệm cần có để thực hiện công việc: thâm niên trong nghề, các thành tích kỷ lục đã đạtđược.

5.-Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ nào và mức độ.

Các phẩm chất cá nhân ảnh hưởng đến khả năng thành công của một người, bao gồm tuổi tác, sức khỏe, ngoại hình, tham vọng, hoàn cảnh gia đình, sự quyết tâm, khả năng thích nghi, tính độc lập và khả năng chống chịu căng thẳng.

-Một số các yêu cầu đặc biệt khác cần thiết cho hoàn thành công việc

Thứ nhất, các tiêu chuẩn đánh giá phải đầy đủ để phản ánh được năng lực ngườicóthểthựchiệncôngviệc:Đốivớimỗicôngviệckhácnhaucầnyêu cầu số lượng và mức độ năng lực đối với người thực hiện khác nhau Do đó, để có thể lựa chọn được cá nhân phù hợp thực hiện công việc thì phải xác định được chính xác các năng lực cần thiết và mức độ yêu cầu ở mỗi loại năng lực Nếu xác định không chính xác loại và cấp độ năng lực sẽ dẫn đến việc tuyển dụng, đề bạt sai người (hoặc là không đủ năng lực thực hiện công việc,hoặclàdưthừanhânlựcdẫnđếnsửdụngnguồnnhânlựctổchứckhông hiệuquả).

Tiêu chuẩn đối với người thực hiện được thiết lập ở mức tối thiểu đủ đảm bảo hoàn thành công việc, không phản ánh năng lực thực tế Yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm không nên quá cao hoặc quá thấp để tránh ảnh hưởng chất lượng nguồn nhân lực Để xác định tiêu chuẩn phù hợp, cần tham khảo ý kiến chuyên gia về năng lực thực tế của người lao động và so sánh với yêu cầu năng lực tại các đơn vị tương tự.

Các nhân tố ảnh hưởng đến phântích công việc

1.4.1 Các nhân tố bên trong doanhnghiệp

Cơ cấu tổ chức cho biết mối quan hệ giữa các phòng, ban trong tổ chức, mối liên hệ tương quan giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện công việc, đây là một trong những cơ sở quan trọng để phân công lao động, phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới từng phòng ban, từng chức danh công việc… hoàn thiện các các bản MTCV Công việc là kết quả của quá trình phân công lao động, phân tích công việc hiệu quả phải dựa trên sự phân công lao động hợp lý Do đó, cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền hạn và mối quan hệ trong tổ chức, thể hiện sự thống nhất.

 1.4.1.2.Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người laođộng

Phân tích công việc là công tác không những phức tạp về chuyên môn màcònmangtínhnhạycảmvìnóliênquantớiquyềnlợi,côngviệccủanhiều cá nhân, bộ phận trong tổ chức Do đó, sự chỉ đạo, quyết tâm của các cấp quản lý mà đặc biệt là Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng quyết định đến sự thànhbạicủacôngtácnày.SảnphẩmcủaPhântíchcôngviệclàsảnphẩmvô

Formatted: Indent: Left: 1,11 cm, Hanging: 1,75 cm, Outline numbered + Level: 4 + Numbering Style: 1, 2, 3, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 0 cm + Indent at: 1,9 cm

Formatted: Indent: Left: 1,11 cm, Hanging: 1,75 cm, Outline numbered + Level: 4 + Numbering Style: 1, 2, 3, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 0 cm + Indent at: 1,9 cm hình, tính hiệu quả làm việc của người lao động, yêu cầu họ phải thay đổi để thực hiện những nội dung công việc, yêu cầu được quy định nên chắc chắn không tránh khỏi sự phản ứng, không hưởng ứng từ phía NLĐ.

Vì vậy, để hệ thống PTCV được triển khai xây dựng và vận hành hiệu quả,cầnthiếtcósựvậnđộng,tuyêntruyềnchoNLĐhiểuđượclợiíchlâudài của PTCV từ đó xóa bỏ những thái độ bất hợp tác, ngờ vực về mục đích của phân tích côngviệc.

1.4.1.3.Quan điểm và nhận thức của lãnh đạo

Phân tích công việc là công tác không những phức tạp về chuyên môn màcònmangtínhnhạycảmvìnóliênquantớiquyềnlợi,côngviệccủanhiều cá nhân, bộ phận trong tổ chức Do đó, sự chỉ đạo, quyết tâm của các cấp quản lý mà đặc biệt là

Lãnh đạo là yếu tố then chốt quyết định thành bại của doanh nghiệp Họ cần nhận thức đúng đắn và quan tâm đến công tác phân tích công việc, xây dựng và vận hành hiệu quả theo đúng chương trình đề ra Nhờ vậy, công việc sẽ đạt được kết quả cao.

1.4.1.4.Yếu tố thuộc về bộ phận phụ trách và các phòng ban

Cán bộ phân tích công việc là người chịu trách nhiệm, có vai trò chính trongcôngtácphântíchcôngviệc.Phântíchcôngviệc vốnlànhiệmvụphức tạp do liên quan tới các quyết định nhân sự nhạy cảm của tổ chức như tái cơ cấu, điều chuyển, đề bạt, tinh giảm biên chế, cải tiến tiền lương… vì vậy người thực hiện phân tích công việc sẽ phải chịu áp lực khá lớn từ nhiều đối tượng phân tích Do đó, cán bộ phân tích công việc phải là người am hiểu về công việc trong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ năng về phân tích công việc, trung thực và khách quan trong côngviệc.

Phân tích công việc là quá trình đòi hỏi sự phối hợp của mọi bộ phận trong tổ chức, bao gồm cả nhân viên cung cấp thông tin Thiết kế công việc cung cấp các thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm của mỗi công việc và mối quan hệ của chúng trong tổ chức Thông tin này là đầu vào quan trọng cho phân tích công việc, đảm bảo tính chính xác của quá trình phân tích.

1.4.1.5 Quy trình hoạt động của tổ chức

Biểu đồ quy trình giúp tổ chức hình dung hoạt động của mình thông qua mạng lưới các quy trình liên kết Nó phác họa những nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian và địa điểm thực hiện, cũng như vai trò chịu trách nhiệm Bằng cách nghiên cứu quy trình công nghệ hoặc quy trình nghiệp vụ, các nhà phân tích có thể xác định phương pháp phân tích công việc phù hợp, xác định dữ liệu cần thu thập và phân tích.

1.4.2 Các nhân tố bên ngoài doanhnghiệp

1.4.2.1 Các yếu tố về văn hóa vùng miền, địalý

Do phân tích công việc bắt buộc phải thực hiện một cách có hệ thống và yêucầusửdụngmộtsốkỹnăngcơbảnmangtínhđịaphươngnhư:ngônngữ, văn hóa… cần thiết để thực hiện phân tích côngviệc.

Mặt khác, việc nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, phẩm chất, kỹ năng của người lao động đòi hỏi phải có thời gian tiếp cận, tìm hiểu Điều này gây khó khăn cho người làm công tác phân tích do có nhiều yếu tố đầu vào tác động, và đặc biệt những yếu tố đó thường không ổn định theo thời gian (ví dụ: quá trình thực hiện phỏng vấn, đặt câu hỏi, quan sát có thể bị ảnh hưởng bởi tâm lý người phân tích và người được phân tích do trạng thái tâm lý, sức khỏe và thời tiết làm cho mức độ quan sát, cảm nhận bị ảnh hưởng…điều đó ảnh hưởng rất lớn đến kết quả phân tích công việc).

1.4.2.2 Cơ sở vật chất, nguồn tàichính

Cáchoạtđộngnguyêncứutàichínhtrongdoanhnghiệphayphântichtài chính nội bộ giúp nhà quản trị doanh nghiệp hoàn thành nhiều mục tiêu khác nhaunhưtạocôngănviệc làmchongườilaođộng,nângcaochấtlượnghàng hóa sản phẩm hàng hóa dịch vụ, chi phí sản xuất môi trường Doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu này khi kinh doanh cólãi.

Phân tích tình hình tài chính thường xuyên giúp doanh nghiệp nắm rõ bức tranh hoạt động tài chính, xác định nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của các yếu tố tài chính đến từng hoạt động kinh doanh Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp hiệu quả, các quyết định cần thiết nhằm nâng cao chất lượng hoạt động tài chính, từ đó cải thiện hiệu quả kinh doanh.

Luật lao động ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tuyển dụng lao động của doanh nghiệp, vì muốn sử dụng lao động các doanh nghiệp bắt buộc phải trả lương cho người lao động lớn hơn mức lương tối thiểu nhà nước quy định đảmbảođiềukiệnlàmviệcchongườingườilaođộngvàcácvấnđềkhácliên quan đến quyền lợi người laođộng.

1.4.2.4 Đối thủ cạnhtranh Để tổn tạo và phát triển nhất thiết doanh nghiệp phải dựa vào nguồn lao động của mình Do đó để thu hút lao động các doanh nghiệp thường có các chínhsáchlươngbổng…đểgiữnhânviênlàmviệcvớimình.Đềracácchính sách thu hút nhân sự một cách hiệuquả.

Nề nếp văn hóa – xã hội ảnh hưởng lớn đến hoạt động của con người, sự thay đổi về thái độ làm việc, nghỉ ngơi, sự thay đổi về cách nhìn nhận đối với lao động nữ.

1.4.2.6 Các yếu tố về đặc thù ngành hoạt động của Côngty

Kinh nghiệmphântích công việc tại mộtsốdoanhnghiệpViệt Namvà bài học rút ra cho công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thôngNiềmtin

1.5.1 Kinh nghiệm tại một số doanhnghiệp

1.5.1.1 Công ty cổ phần đầu tưPV-INCONESS Được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số

0103017981, do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 15/6/2007 Công ty có số vốn điều lệ là 250 tỷ đồng, chủ yếu hoạt độngtrong lĩnh vực đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ Ngành nghề sản xuất,kinhdoanhchủyếucủaCôngtyPV-INCONESSlàđầutưxâydựng,bất động sản và du lịch dịch vụ Trong công tác Phân tích công việc, hiện tại Công ty đã xây dựng hoàn thành hệ thống mô tả công việc cho hầu hết các chứcdanhtạiCôngty.Banlãnhđạođãnhậnthấyđượcmộtphầntầmquan trọng của phân tích công việc nhưng chưa hiểu sâu sắc và hiểu hết các tác dụng của phân tích công việc đối với hoạt động quản lý nhân sự của Công ty.

Vì vậy cho đến nay Công ty chưa quan tâm, đầu tư đúng mức cho công tác này Điều này được thể hiện ở quy trình thực hiện phân tích công việc không bài bản, chính quy; hệ thống văn bản phân tích công việc chưa hoàn chỉnh. Phòngtổchứcnhânsựkhôngcónhânviênchuyêntráchmảngphântíchcông việc, trong khi kiến thức, kỹ năng làm việc thực tế về phân tích công việccủa họ còn hạn chế nhưng Công ty cũng không có sự đào tạo, bồi dưỡng cho họ Không có sự kết hợp giữa các phương pháp phân tích công việc, do đó công tácnàychưamanglạinhiềuhiệuquảchoCôngtynhưkỳvọngbanđầu.

Thành lập vào năm 2006, Công ty Cổ phần VCCorp hay VCCorp là công ty tiên phong trong lĩnh vực công nghệ và nội dung số.

VCCorp hiện đang sở hữu thương hiệu quảng cáo trực tuyến Admicro – đơn vị quảng cáo trực tuyến lớn nhất hiện nay với hệ thống quảng cáo trên

200 website uy tín, trong đó có gần 30 website thuộc sở hữu của VCCorp hoặc VCCorp là đơn vị độc quyền khai thác quảng cáo Một số site “quốc dân” có thể kể đến như: Kenh14, Cafebiz, CafeF, SohaGame, Afamily.

Là công ty truyền thông sở hữu độ phủ sóng rộng khắp với hơn 90% người dùng Internet tại Việt Nam, VCCorp tự tin nắm giữ vị thế dẫn đầu trên thị trường quảng cáo trực tuyến, chỉ xếp sau hai gã khổng lồ Facebook và Google về doanh thu Với tiềm lực mạnh mẽ, VCCorp hiện đang hướng đến mục tiêu trở thành công ty quảng cáo số 1 tại Việt Nam.

Ban giám đốc quan tâm đến công tác quản lý nhân lực, đặc biệt là phân tích công việc, do Tổng giám đốc và Phó giám đốc nắm giữ quyền lực cao nhất Sự phối hợp giữa phòng Nhân sự và các phòng ban khác đảm bảo tính thống nhất và chuyên môn hóa trong quản lý nhân sự Mối quan hệ giữa phòng Nhân sự và các phòng ban khác mang tính biện chứng, tránh chồng chéo trong quá trình làm việc.

Cổ phần VCCorp vẫn tồn động một số hạn chế trong quá trình PTCV củ thể:

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 0,95 cm, Bulleted

+ Level: 1 + Aligned at: 1,63 cm + Tab after: 2,27 cm + Indent at: 2,27 cm, Tab stops: Not at 2,27 cm

-Chưa có một quy trình PTCV củ thể, công tác PTCV chưa được thực hiện nguyên túc ở một số bộphận

-Bản mô tả công việc chủ yếu là mô tả chức danh, mỗi người mỗinhóm cótráchnhiệm,nghiãvụgì,miêutảthựchiệnnhưthếnào,vàchưađềcậptới quyền hạn của người laođộng.

Sựphânloạithôngtintrongbảnmôtảcôngviệccònhạnchế,sựsắpxếpthôngtinkhôngtrán hkhỏinhữngchỗlộnxộnnhiềuhợplývìkhôngphânbiệt rõnhữngnhiệmvụ,tráchnhiệmvớinhữngquyềnhạncủangườilaođộng.

Nguyên nhân là do công tác phân tích công việc mới chỉ được chú trọng cấp công ty, còn trong các phòng ban chưa được chú trọng nhiều Lãnh đạo còn chủ quan trong vấn đề phân tích công việc.

1.5.1.3 Đối với Công ty Cát TiênSa

Công ty truyền thông Cát Tiên Sa hay còn gọi là CATS được thành lập năm 1999 và được xem là công ty truyền thông Việt Nam đầu tiên có chức năngtổchứcbiểudiễnnghệ thuậtvớimụcđíchquảngcáo.Ngaytừkhithành lập,hoạtđộngchínhcủacôngtylàcácdịchvụliênquanđếnngườimẫuvàtổ chứccácchươngtrìnhthờitrang.Năm2000,côngtybắtđầucảitổlạibộmáy hoạt động, kể từ đó hoạt động của công ty đã mở rộng ra nhiều lĩnh vực hơn bao gồm: sản xuất truyền hình, tổ chức biểu diễn ca nhạc, tổ chức sự kiện, quảngcáo,…

Ban lãnh đạo và cán bộ nhân sự đã nhận thức được vai trò, và ý nghĩa của chương trình PTCV Quy trình PTCV tại công ty đơn giản, ngắn gọn như vậy tiết kiệm được chi phí thời gian, sức người trong PTCV.

Tuy nhiên, PTCV của công ty còn tồn tại nhiều hạn chế đó là hệ thống các văn bản PTCV còn chưa đầy đủ Có nhiều vị trí còn chưa được tiến hành phântíchcôngviệcdẫnđếnviệcứngdụngcácvănbảnnàyvàocáchoạtđộng quảnlýkhácchưapháthuyhếtđượccácmặttíchcựccủanó.

Cóthểkểđếnmộtsốnguyênnhâncơbảndẫnđếnnhữnghạnchếtrênlà: Ban lãnh đạo chưa thực sự quan tâm đến hoạt động PTCV, năng lực chuyên môn các cán bộ nhân sự của công ty về PTCV còn hạn chế Các mục đích cũng như ý nghĩa của PTCV không được phổ biến đến các quản lý trực tiếp và người THCV làm ảnh hưởng đến sự thống nhất của các bên và việc cung cấpthôngtinvềcôngviệcphântích.QuytrìnhPTCVcũngcónhiềuthiếusót về các bước tiến hành cũng như về nội dung của từngbước.

1.5.2 Bài học áp dụng cho côngty

Từ những thực tế trong việc triển khai PTCV ở trên và các kết quả từ đề tài PTCV của một số tác giả khác mà tác giả đã tìm hiểu được, tác giả rút ra bài học sau trong công tác PTCV tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin:

Thứ nhất, mỗi doanh nghiệp nên có một bộ phận/hoặc cá nhân chuyên trách về nhân sự, có đủ năng lực chuyên môn để có thể giải thích nghiệp vụ liên quan đến Phân tích công việc cho Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý và người lao động.

Hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực (PTCV) là quá trình liên tục nhằm cải thiện kiến thức, kỹ năng và năng lực của nhân viên, đồng thời chuẩn bị cho họ những thách thức và cơ hội trong tương lai Để có một chương trình PTCV hiệu quả, cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa Phòng Hành chính – Nhân sự và các Phòng/Ban chuyên môn khác Các Phòng/ban đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhu cầu đào tạo, phát triển các chương trình phù hợp và đảm bảo sự tham gia tích cực của nhân viên trong các hoạt động PTCV.

Thứba,PhântíchcôngviệccầnsựquyếtliệtvàchỉđạosátsaocủaLãnh đạocôngty.BảnchấtPTCVlànộidungphứctạpvìcầnsựphốihợpgiữacác đơn vị, cá nhân Do đó, trong quá trình triển khai không tránh khỏi những bất đồng, mâu thuẫn giữa các thành viên tham gia, nên cần sự can thiệp và quyết định kịp thời của Ban lãnh đạo để giải quyết được các vấn đề vốn phức tạp trong công tác tổ chức và quản lý nhânsự.

Thứtư,ViệctriểnkhaiPTCVcầnđượcthựchiệnmộtcáchbàibản,khoa họcbởiđộingũnhânsựtriểnkhaicóđầyđủkiếnthức,kỹnăngvàamhiểuvề côngtácnày,vìvậyviệcbốtrívàđàotạonhânsựlàkhâuquantrọng.

Năm là, Các phương PTCV phải được sử dụng kết hợp linh hoạt, đảm bảotiếtkiệmthờigian,chiphínhưngvẫnđảmbảotínhchínhxáccủakếtquả PTCV cho cả cá nhân và tập thể lao động Sáu là, sản phẩm của PTCV phải được cập nhật chỉnh sửa bổ sung phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanhnghiệp.

Tổngquan về Công tyCổ phần Tư vấn và Truyềnthông Niềm tin

2.1.1 Quá trình hình thành và pháttriển

Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin là công ty tư vấn và thực thi các giải pháp truyền thông tổng thể Được xây dựng và phát triển bởi làtậphợpmộtđộingũcóquymôgần200nhânsựmàtrongđócóđầyđủmọi bộ phận gồm các chuyên gia truyền thông, team xây dựng thương hiệu và thiết kế có chuyên môn, chúng tôi cam kết đồng hành cùng khách hàng với dịch vụ toàn diện từ tư vấn chiến lược, lập kế hoạch marketing cho đến triển khai, đánh giá hiệu quả trên các kênh, giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả chiến dịch,giảmthiểulãngphídocáchoạtđộngmarketingthiếuđồngnhất.

Sản phẩm của chiến lược markeing của công ty đang rất được khách hàng, các đối tác lớn như Vietcombank, SHB Bank, SCB Bank, Tân Hoàng

Minh, Dell, HP, FPT Shop.com.vn, Media Mart, CenLand, Trường Đại học

Thương Mại, Phở Thìn 1979, VNSTEEL Thép Miền Nam… đồng hành Để cóđượckếtquảnhưngàyhômnaycôngtyđãphảivượtquanhiềukhókhăn.

-Tên công ty: Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềmtin

-Tên giao dịch quốc tế: TRUST MEDIA AND CONSULTING JOINT

-Tên công ty viết tắt: TRUSTMEDIA

- Trụ sở chính: Tòa nhà số 14 Pháo ĐàiLáng,Phường Láng

- Ngày bắt đầu hoạt động :04/11/2015

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1 cm, Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 0,63 cm + Indent at: 1,27 cm

Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin được nhà nước cấp phép hoạt động vào năm 2015 Trust Media là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực truyền thông quảng cáo bao gồm: Quảng cáo tìm kiếm (Google

AdWords), Quảng cáo trên mạng nội dung của Google (Google Display

Networks), Quảng cáo trên điện thoại di động (Mobile Ads), Quảng cáo trên mạng xã hội (Facebook Ads & Social Media) cùng nhiều dịch vụ quảng cáo trực tuyến khác… Với mục đích cung cấp cho khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp những giải pháp kinh doanh hiệu quả, tối ưu nhất.

Thànhlậptừ2013đếnnay,côngtyhiệnđãcómộtđộingũnhânsựđông đảo với mục tiêu xây dựng trở thành công ty hàng đầu về truyền thông tại Việt Nam.

Chúng tôi luôn tập trung vào những mong muốn và nhu cầu của từng khách hàng để đưa ra những gói giải pháp phù hợp với tính chất sản phẩm,tốithiểuchiphí,đemlạihiệuquả,tănglợinhuận,tăngsứccạnhtranh.

Với bốn dịch vụ chính của công ty: PERFORMANCE MARKETING

-Preformance Marketing: Bằng khát vọng kiến tạo giá trị và tối ưu hóa sức mạnh tiềm ẩn trong mỗi sản phẩm, Trust Media đã xây dựng một hệ thốngDigitalMarketinghoànhảo.Chínhnguồntàinguyênphongphúnàyđã giúp các đối tác của mình nâng tầm giá trị sản phẩm/dịch vụ, tiếp cận nhanh chóng đến đối tượng khách hàng tiềm năng và khắc sâu hình ảnh thươnghiệu trong tiềm thức họ Bằng khát vọng kiến tạo giá trị và tối ưu hóa sức mạnh tiềm ẩn trong mỗi sản phẩm, Trust Media đã xây dựng một hệ thống Digital

Marketing hoàn hảo Chính nguồn tài nguyên phong phú này đã giúp các đối táccủamìnhnângtầmgiátrịsảnphẩm/dịchvụ,tiếpcậnnhanhchóngđếnđối tượng khách hàng tiềm năng và khắcsâu.

-Media – Creative hay còn gọi là Tiếp thị kỹ thuật số là hoạt động quảng bá sản phẩm hoặc thương hiệu thông qua một hoặc nhiều hình thức phương tiện điện tử Tại Trust Media, chúng tôi mang đến các sản phẩm quảng cáo tối ưu nhất và điều phối sự hiện diện của chúng trên các phương tiện truyền thông nhằm đảm bảo chúng đến được đúng lúc, đúng người, đúng chỗ.

-Booking Quảng Cáo là một hình thức quảng cáo sản phẩm dịch vụ thông qua các phương tiện truyền thông như tivi, báo điện điện tử, đài radio… Với sự phát triển của các phương tiện truyền thông mạng, Booking QuảngCáođóngmộtvaitròquantrọnggiúpcáccôngtycóthểgiớithiệusản phẩm, dịch vụ của mình tới trực tiếp khách hàng Chúng tôi luôn sẵn sàng giúpbạnbookingvớimứcgiáưuđãivàhiệuquảchấtlượnghàngđầu.

-Website Designer: Tim W Knox người sáng lập B2Secire In: “Ngay cả khi bạn không định bán hàng trực tuyến thì việc có một website đượcthiếtkếtốtvẫnhếtsứcquantrọng.”Websiteđóngvaitròchủchốttrong việc thúc đẩy bán hàng và gia tăng độ phủ sóng của thương hiệu Vì thế, bạn cần phải xây dựng cho mình một mảnh đất màu mỡ để khách hàng hàng cảm thấy thích thú và ấntượng.

Sau hơn 3 nămhoạtđộng, sản phẩm và dịch vụ củacôngty ngàycàngđược hoàn thiện về chấtlượng,dịch vụ tới khách hàng Trust Media tự hào vớiđộingũ nhân sựTRẺ TUỔI–NHIỆTHUYẾT – GIÀU KINHNGHIỆMthấu hiểu về thị trường và người tiêudùng,có am hiểu sâu sắc về dịch vụquảngcáo trực tuyến:Quảngcáo tìm kiếm(GoogleAdWords),

Quảng cáo trên mạngnộidung của Google

(GoogleDisplayNetworks),Quảngcáo trên điện thoại di động (Mobile Ads),Quảngcáo trên mạng xãhội(Facebook Ads & Social Media)cùngnhiều dịch vụquảngcáo trực tuyến khác… Sáng tạo và luôn đưa ranhữnggiải pháp bánhàngtối ưu hóa dịch vụ cho doanhnghiệp.

2.1.2 Một số đặc điểm có ảnh hưởng đến phân tích côngviệc

2.1.2.1 Đặc điểm cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý tại côngty

Bộ máy quản lý của công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin được tổ chức theo mô hình trực tuyển – chứcnăng.Đứng đầu công ty là ban quản trị với thành viên là những cổ đông góp vốn và là người cố vấn trựctiếp

Phòng kế toán Phòng quản lý dự án

Phòng kinh doanh Phòng Hành chính- Nhân sự

Giám đốc Tổng Giám đốc

Formatted: Font color: Black Formatted: Font color: Black Formatted: Font color: Black

Formatted: Font color: Black Formatted: Font color: Black

Ban ki m soát ểm soát

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1 cm, Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 0,63 cm + Indent at: 1,27 cm cho cho hoạt động kinh doanh của công ty Người trực tiếp điều hành công ty làGiámđốcvớichứcnăngquảnlý,điềuhànhchungcáchoạtđộngkinhdoanh củacôngty.Toànbộcôngtyđượcchialàm6phòngbannhưsơđồ2.1:

Nguồn: Phòng Hành chính - nhân sự

Hệ thống chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý, ban lãnh đạo bao gồm:

-Hội đồng cổ đông và hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề ĐHĐCĐ quyết định Định hướng chính sách tồn tại và phát triển thực hiện các quyết định, thông qua việc hoạch định chính sách, ra quyết định hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của côngty.

-Tổng giám đốc và Giám đốc: Là hành chỉ đạo các phòng phối hợp với các phòng ban ban khác trongcôngty thực hiện bản môtảcông việc dể đảm bảo sự phâncôngro ràng trong nhiệm vụ, quyền hạn giữa những ngươi lao động Đồng thời họ là người chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật về mọi hoạtđộngcủa công ty như: kinh doanh đúng theo giấy phép kinh doanh đãđăngký, nghĩa vụ đóng thuế cho Nhà nước theo Luật doanh nghiệp hiện hành Giám đốc phụ trách chung, trực tiếp nắm bắt tình hình tài chính, đề ra các kế hoạch, giao nhiệm vụ cho cấp dưới và trực tiếp kiểm tra việc thựch i ệ n

-Ban kiểm soát: Do Hội đồng quản trị bầu, thay mặt kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành côngty.

-Phòng Hành chính – Nhân sự: Thực hiện công tác quản lý hành chính. Đảm bảo số lượng, chất lượng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bằng các biện pháp thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực Tham mưu và phụ trách công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật Kiểm tra, giámsátviệcthựchiệncácnộiquy,quychếcủaCôngty.Quảnlývàtheodõi các trang thiết bị, phương tiện vănphòng.

Thực trạng phân tích công việc tại công ty Cổ phần Tư vấnv à Truyền thông Niềm tin

2.2.1 Xác định mục tiêu phân tích côngviệc

Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng cho nhân viên Loại bỏ những bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Bên cạnh đó, việc xác định mục tiêuphântíchcôngviệccũngsẽchịuảnhhưởngrấtnhiềutheoquanđiểmcủa nhà quản trị tại côngty.

Thứ nhất, Ban lãnh đạo cũng như những người quản lý tại công ty đã nhận thấy vai trò quan trọng của phân tích công việc, coi phân tích công việc là một công tác quan trọng cần được ưu tiên và quan tâm, sẽ phải thực hiện ngay cả bây giờ và tương lai nhất là khi công ty mở rộng về quy mô, lĩnh vực hoạt động, thay đổi chiến lược kinh doanh hay hình thức hoạt động, khi có chức vụ mới Công tác này sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân người lao động Đứng trên khía cạnh người lao động ban lãnh đạo công ty nhân thấy kết quả của phân tích công việc sẽ giúp những nhân viên của họ tự nhận thức được nhiệm vụ cũng như trách nghiệm phải làm Xem khả năng của họ đang đến đâu và cần trau dồi gì thêm nữa.

Thứ hai, Ban Lãnh đạo coi kết quả PTCV là căn cứ quan trọng để đưara các quyết định về nhân lực cũng như các chính sách QTNL Đây là cơ sở để đánh giá hiệu quả của công tác tuyển mộ, tuyển chọn và bố trí, sử dụng nhân lực hiện đang áp dụng tại tổ chức và có biện pháp điều chỉnh hoàn thiện các chínhsáchnày.Hơnnữa,Côngtyđangdầnápdụngcơchếtiềnlươngvớithù lao lao động được trả dựa trên kết quả lao động cuối cùng, vì vậy PTCV là hoạt động QTNL quan trọng không thể thiếu được làm cơ sở đánh giá thực hiện công việc Ngoài ra, khi kết quả làm việc của người lao động được đánh giá và ghi nhận công bằng, đúng đắn sẽ giúp điều chỉnh thái độ người lao độngtrongquátrìnhlàmviệc(baogồmcảkhinhậnviệctừcấptrên,phốihợp với đồng nghiệp và cả khi quản lý nhân viên cấp dưới… , góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năngđộng.

Khi đã xác định được mục tiêu và mục đích PTCV, P.HCNS có trách nhiệm thông báo tới những người có liên quan, nhất là những người tham gia trực tiếp để tránh hiểu nhầm và có thái độ bất hợp tác trong doanh nghiệp.

2.2.2 Thu thập các thông tin cơ bản về côngviệc Để thu thu thập thông tin trước tiên cần xác định các thông tin cần thu thập Các thông tin cần thu thập có rất nhiều nhưng cần thiết phải khai thác các thông tin có gắn với công việc gồm: Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm,cáchoạtđộng,cácmốiquanhệcầnthựchiệnthuộccôngviệc.Đốivới loại thông tin này, yêu cầu là phải thu thập đầy đủ, không bỏ sót tất cả những gì mà người lao động cần phải làm, các trách nhiệm cần phải gánh chịu cũng nhưlàmrõmứcđộthườngxuyên,tầmquantrọngcủatừngnhiệmvụvàkểcả hao phí thời gian ước tính để thực hiện từng nhiệm vụ đó, thông tin về các máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và các phương tiện hỗ trợ công việc, thông tin về các điều kiện làm việc như điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội, thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện nhưcáckhảnăngvàkỹnăngcầnphảicó,cáckiếnthức,cáchiểubiếtvàkinh nghiệm làm việc cầnthiết Để thực hiện Phân tích công việc, Công ty xác định thu thập thông tin từcácnguồnsau:Trêncơsởsơđồtổchức;cácvănbảnvềmụcđíchyêucầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban; Bản mô tả công việc của 35 chức danh, Chức năng nhiệm vụ của các đơn vị, Thông tin phân tích công việcdocácPhòng/ Bancungcấpvàbiênbảngiaobanhàngtháng.

Cụthểvàongàyđầutiêncủathángmớicôngtysẽtiếnhànhtổchứchọp giao ban 1 lần Trong buổi họp các trưởng bộ phận báo cáo công việc của bộ phận mình,những vấn đề còn tồn đọng của tháng cũ, đồng thời đưa gia giải pháp,kiếnnghịvàmụctiêucủathángmới,sauđóBanlãnhđạonêuraýkiến và đưa ra các công việc của tuần tiếp theo cho từng bộ phận, thư ký sẽ ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp vào biểu mẫu –[Phụ lục 04],Sau đó Scan lại và gửi tới các thành viên tham gia Với các nguồn thông tin trên, P.HCNS có trách nhiệm thu thập, tập hợp, phân tích 3 dữ liệu đầu tiên Sau đó cùng tiến hành thu thập thông tin để có cơ sở phân tích Riêng đốivới nguồn thông tin cuối cùng đo các Trưởng phòng tự khai điền, sau đó tham khảo ý kiến của người thực hiện công việc do Trưởng phòng trực tiếp quản lý) và cung cấp cho P.HCNS Sau khi đã hoàn tất quá trình thu thập thông tin các phòng ban có trách nhiệm tổng hợp lại kết quả gửi về cho P.HCNS để tổng hợp và đánh giá kết quả.

Như vậy, nguồn thông tin thu thập là những nguồn dữ liệu chuẩn xác khi cần thu thập để Phân tích công việc Tuy nhiên, hầu hết các thông tin trên đã lỗi thời tại thời điểm PTCV và cần điều chỉnh trước khi ứng dụng, nhưng trên thực tế các thông tin này vẫn được sử dụng làm cơ sở xác định nội dung côngviệccủacácchứcdanh.RiêngnguồnthôngtinlấytừcácTrưởngphòng có thể được coi là nguồn dữ liệu cập nhật thực tế nhất, tuy nhiên không tránh khỏi sự thiếu sót, hoặc thiên kiến vì các cán bộ quản lý này không có chuyên môn phân tích côngviệc.

2.2.3 Lựa chọn các các công việc tiêubiểu

Bộ phận Nhân sự sẽ tiến hành lập danh sách các công việc cần tiến hànhPTCV, trên danh sách đó sẽ tiếp tục tiến hành lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong PTCV, nhất là khi cần PTCV tương tự như nhau.Công ty đã xây dựng lại hệ thống danh mục các chức danh công việc.Têngọichứcdanhcôngviệclàthànhphầnkhôngthểthiếukhithựchiệnthiết kế, phân tích công việc Tại Công ty cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả tên công việc được xác định dựa trên bản chất của công việc, hệ thống 55 tên chức danhcôngviệchiệntạicủaCôngtykháchuẩnmực,ngắngọnmàphản ánhrõ nộidungcôngviệc.Đểthựchiệntốtviệcxácđịnhtênchứcdanh,CôngtyCổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin đã xác định nội dung công việc quan trọng nhất,chiếm phần lớn thời gian tác nghiệp Bên cạnh đó, Công ty cũng thựchiện40thamkhảotênchứcdanhởnhữngđơnvịcócùngngànhnghềđể có được hệ thống chức danh ngắn gọn và chuẩn mực Tại công ty vẫn tồn tại nhữngbảnMTCVtươngtựnhau.ĐiểnhìnhnhưtạiPhòngkếtoáncủa2khối

Vị trí kế toán kiêm thủ kho là một vị trí đặc biệt trong tổ chức, kết hợp cả hai vai trò kế toán và thủ kho Tuy nhiên, trong một số trường hợp, có thể có các bản mô tả công việc riêng biệt cho các vai trò kế toán và thủ kho trong các đơn vị kinh doanh khác nhau Các bản mô tả công việc này thường có nội dung tương tự nhau, phản ánh bản chất công việc tương tự của các vị trí này.

Thông thường, Công tác phân tích công việc sẽ được Công ty tiến hành trong bốn dịp sau:

- Khi Công ty bắt đầu hoạt động và chương trình phân tích côngviệc lần đầu tiên được tiếnhành.

- Khi xuấthiệncáccôngviệcmới, mởrộng hoạt độngkinh doanh,chinhánh.

- Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của các phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới có giúp làm giảm bớt đi những vị trí không thực sự cầnthiết.

- Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc để xem có những vị trí công việc nào đang dư thừa, vị trí nào đang tương đương vị trínào.

2.2.4 Lựa chọn phương pháp thu thập thôngtin

Côngtychủyếusửdụngcácmẫuphiếucósẵnđểthuthậpthôngtin,ghi chép và phỏng vấn, điển hình là để thu thập thông tin tuy nhiên phỏng vấn khôngđượcsửadụngrộngrãihạnchếchủyếuvẫnlàphiếuđiềutra cósẵn.

Phòng hành chính - nhân sự đưa mẫu phiếu mô tả nhiệm vụ đã đượcquy định cho quản lý các bộ phận Những người này sẽ điền các thông tin cần thiết về công việc của mình vào mẫu phiếu đượcđưa.

=> Công ty mớichỉsử dụng một phương pháp thu thậpthôngtin Do đó thông tin thu thập được sẽ khôngđầyđủ và chi tiết Vì có một số thông tin dùngbảng hỏisẽ không thu thập được mà phải dùng những phương pháp khác để kết hợp với nó như ghi chép, phỏng vấn Phỏng vấn người thu thập thông tin có thể thu thập được sâu hơn và chi tiết hơn trong một số trườnghợp.

Vì vậy doanh nghiệp cần phải biết lựa chọn và kết hợp phương pháp thu thập thông tin khác nhau để có được những thông tin cần thiết phục vụ cho công việc PTCV.

Một số phương pháp hiện nay công ty chủ sử dụng trong việc thu thập thông tin phân tích công việc bao gồm: Phương pháp ghi và phương pháp phỏng vấn

Phương pháp ghi chép nhật ký

Thựctrạngcácnhântốảnhhưởngđếnphântíchcôngviệctạicông ty Cổphần Tư vấnvà Truyềnthông Niềm tin

2.3.1 Các nhân tố thuộc về môi trường bên trong Côngty

QuanđiểmcủaBanlãnhđạoCôngtylàmuốnxâydựngcơcấutổchức là một một bộ máy khỏe mạnh vững chắc và có tính thống nhất Mô hình cơ cấu tổ chức được phân chia thành 2 khối chính gốm khối vận hành và khối kinh doanh Mỗi một khối là tổng hợp các bộ phận đơn vị và cá nhân khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và cónhững tráchnhiệm,nhiệmvụnhấtđịnhđượcbốtrítheonhữngcấpnhữngkhácnhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp Tuy là 2 khối tách rời nhưng vẫn có mối liên hệchặtchẽvớinhaukhác tácđộngtíchcựcđếnviệcpháttriểndoanhnghiệp Xét theo cấp độ cơ cấu vĩ mô đó là sự sắp xếp tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhân trongcông ty Theo cấp độ vi mô là quy định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí, từng cá nhân trong Côngty.Việc điều chỉnh cơ cấu hoạt động: Các mục tiêu chiến lược, chủng loại sản phẩm hằng năm, địa điểm hoạt động… có thể thay đổi theo từng thời kỳ khác nhau điều này cũng sẽ sẽ ảnh hưởng đến việc phân công chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận, các cấp quản lý các chức danh trong Côngty,cầncósựthayđổihợplýhóatừcácquytrìnhcôngviệcđếncácquy chế, quyđịnh.

Cơ cấu nguồn lực đầu tư tạo lập các nguồn lực và phản bổ sử dụng các nguồn lực hợp lý

2.3.2 Các nhân tố thuộc về môi trường bên ngoài Côngty

❖Bối cảnh kinh tế - xãhội

Sự phát triển của Việt Nam trong hơn 30 năm qua rất đáng ghi nhận. Đổimớikinhtếvàchínhtrịtừnăm1986đãthúcđẩypháttriểnkinhtế,nhanh chóngđưaViệtNamtừmộttrongnhữngquốcgianghèonhấttrênthếgiớitrở thành quốc gia thu nhập trung bình thấp Từ 2002 đến 2018, GDP đầu người tăng 2,7 lần, đạt trên 2.700 USD năm 2019, với hơn 45 triệu người thoát nghèo Tỷ lệ nghèo giảm mạnh từ hơn 70% xuống còn dưới 6% (3,2 USD/ngày theo sức mua ngang giá Đại bộ phận người nghèo còn lại ở Việt Nam là dân tộc thiểu số, chiếm86%. Thời gian gần đây, kinh tế Việt Nam đã chứng kiến những bước tiến đáng kể nhờ việc đẩy mạnh mở cửa, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, tích cực tham gia mạng lưới các hiệp định thương mại tự do FTA FTA đang được coi là trào lưu phát triển mạnh trong thời gian gần đây, đặc biệt trong bối cảnh vòng đàm phán Đô – ha trong khuôn khổ WTO gần như không có tiếntriểnthìcácFTAthếhệmớichínhlàxuhướngmànhiềunướcđàmphán, ký kết Tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam được đẩy mạnh và đưa lên một tầm cao hơn bằng việc tham gia các tổ chức kinh tế, thương mại khuvựcvàthếgiới,kýkếtcáchiệpđịnhhợptáckinhtếđaphương

Do hội nhập kinh tế sâu rộng, nền kinh tế Việt Nam chịu ảnh hưởng nặng nề bởi đại dịch COVID-19, nhưng cũng thể hiện sức chống chịu đáng kể.TăngtrưởngGDPướcđạt2,9%năm2020.ViệtNamlàmộttrongsốít52 quốcg ia trê n th ế g iớ i tăn g trưởngkinh tếdương,nhưng đạidịchđãđểl ạ i nhữngtácđộngdàihạnđốivớicáchộgiađình-thunhậpcủakhoảng45%hộ gia đình. Việt Nam đang chứng kiến thay đổi nhanh về cơ cấu dân số và xã hội. Dân số Việt Nam đã lên đến 96,5 triệu vào năm 2019 từ khoảng 60 triệu năm 1986) và dự kiến sẽ tăng lên 120 triệu dân tới năm 2050 Theo kết quả Tổng điều tra dân số Việt Nam năm 2019, 55,5% dân số có độ tuổi dưới 35, với tuổi thọ trung bình gần 76 tuổi, cao hơn những nước có thu nhập tương đương trong khu vực Nhưng dân số đang bị già hóa nhanh Tầng lớp trung lưu đang hình thành – hiện chiếm 13% dân số và dự kiến sẽ lên đến 26% vào năm2026.

Y tế cũng đạt nhiều tiến bộ lớn khi mức sống ngày càng cải thiện Từ năm1993đến2017,tỷsuấttửvongởtrẻsơsinhgiảmtừ32,6xuốngcòn16,7 trên 1.000 trẻ sinh Tuổi thọ trung bình tăng từ 70,5 lên 76,3 tuổi trong thời giantừnăm1990đến2016.Chỉsốbaophủchămsócsứckhỏetoàndânlà73

Việt Nam sở hữu tỷ lệ bao phủ bảo hiểm y tế cao hơn mức trung bình của khu vực và thế giới (87%), nhưng vẫn tồn tại tình trạng mất cân bằng giới tính khi sinh, gia tăng đến mức báo động vào năm 2018 (115 bé trai/100 bé gái), phản ánh tình trạng phân biệt giới tính Đáng lo ngại hơn, tốc độ lão hóa dân số của Việt Nam đang tăng nhanh, dự báo số người trên 65 tuổi sẽ tăng gấp 2,5 lần vào năm 2050.

Trong ba thập kỷ qua, dịch vụ cơ bản đã có những thay đổi tích cực Tỷ lệ người dân tiếp cận hạ tầng được cải thiện đáng kể Tính đến năm 2016, 99% dân số sử dụng điện chiếu sáng, cao hơn nhiều so với tỷ lệ 14% vào năm 1990.

1993 Tỉ lệ tiếp cận nước sạch nông thôn cũng được cải thiện, từ 17%năm1993lên70%năm2016,trongkhitỉlệởthànhthịlàtrên95%.

Tuy nhiên, trong những năm gần đây, đầu tư cơ sở vật chất tính theo phần trăm GDP của Việt Nam nằm trong nhóm thấp trong khu vực ASEAN.Điềunàytạoranhữngtháchthứcđốivớisựpháttriểnliêntụccủacácdịchvụ cơsởhạtầnghiệnđạicầnthiếtchogiaiđoạntăngtrưởngtiếptheo(ViệtNam xếpthứ89trongsố137quốcgiavềchấtlượngcơsởhạtầng)[2].

Theo dự thảo Báo cáo chính trị trình Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam XIII, năm 2020, GDP đạt 271,2 tỷ USD và GDP bình quân đầu người đạt 2.779 USD/người Báo cáo của Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Nguyễn Phú Trọngnêurõ:"Kinhtếnướctaduy trìđượctốcđộtăngtrưởngbìnhquânkhá cao (khoảng 5,9%) [nhiệm kỳ XII] Trong khi kinh tế thế giới suy thoái,tăng trưởng âm gần 4%, kinh tế nước ta vẫn đạt mức tăng trưởng 2,91%" Chỉ số GDP/ngườicủaViệtNamhiệnnaylàlấyGDPchiachodânsốướctính,được hiểulàdânsốđăngkýhộkhẩu,nhiềunướckháccũngvậy[13].

Khách hàng hiện nay của Công phần lớn là các Bệnh viện, Công ty Than,Nhàmáysảnxuấtđiện;đâylànhữngngànhvẫnđangcóxuhướngphát triển tốt nhận được nhiều sự quan tâm từ phía nhà nước, sự đầu tư từ các doanh nghiệp góp phần đảm bảo ổn định nguồn lợi nhuận khách hàng Mặt khác Công ty chuyên về lĩnh vực cung cấp lương thực, thực phẩm mặt hàng thiết yếu kể cả trong thời kỳ dịch bệnh như hiện nay cũng ít bị ảnh hưởng và được duy trì Sự tăng trưởng kinh tế vĩ mô cũng giúp cho Công ty có thêm nhiềucơhộihơntrongpháttriểnthịtrườngvàtìmkiếmkháchhàng.

Thị trường lao động là thị trường của sức lao động, của các chủ thể tìm việc làm và các chủ thể tạo ra việc làm trong một địa phương hoặc một quốc gia cụ thể Thị trường lao động bao gồm các hoạt động thuê mướn lao động và cung ứng lao động để thực hiện những công việc nhất định, xác định các điều kiện lao động, tiền công và các phúc lợi phải trả cho người lao động. Trong nền KTTT hiện đại, đầy đủ, thị trường lao động cũng sẽ là thị trường cạnh tranh hoàn hảo Thị trường lao động cạnh tranh hoàn hảo sẽ có các đặc điểm cơ bản của yếu tố thị trường.

Thứ nhất, người lao động có cơ hội bình đẳng tham gia thị trường Một thịtrườnglaođộnghiệuquảthìởđóngườilaođộngcóthểtìmkiếmviệclàm dựatrênkinhnghiệm,trìnhđộchuyênmônvàkỹnănglàmviệc,từđó,nguồn nhân lực được tuyển dụng phát huy tối ưu hiệu suất công việc Nếu có tình trạng phân biệt đối xử trong tuyển dụng lao động, ví dụ tuyển dụng lao động dựa trên giới, độ tuổi, thiên vị vùng, miền, ưu tiên tuyển dụng nam/nữ hay những người có độ tuổi từ 18 đến 25, Điều đó có nghĩa, một bộ phận người lao động có năng lực chuyên môn bị mất đi cơ hội việc làm Ở Việt Nam, quảngcáotuyểndụngrấtnhiềuvịtríviệclàm,vídụbánhàng,thungân,đóng gói,kiểmkêhàng,giaohàng, thườngthíchtuyểnnhữngngườitrẻ,trongkhi ở các nước phát triển, để tận dụng nguồn nhân lực, những loại việc làm này lại thường do người có tuổi làm Hơn nữa, việc tuyển dụng lao động dựa trên sự thiên vị và định kiến sẽ tạo ra các ngành, nghề không đồng đều về lao động, những ngành lao động nam hoặc lao động nữ chi phối, hay những ngànhlaođộngtrẻchiphối, từđóảnhhưởngtớisựpháttriểnvàsửdụngtối ưu nguồn nhânlực.

Thứhai,cạnhtranhviệclàmphảidựatrêncácnguyêntắccôngbằngvà minh bạch Tuyển dụng không công bằng và minh bạch làm cho thị trường lao động không vận hành theo nguyên tắc thị trường Việc không công bố rộngrãithôngtinvàthiếutiếpcậnthôngtincóthểdẫntớimộtbộphậnnhững người có chuyên môn và năng lực phù hợp không tiếp cận được công việc phùhợpvàphảichấpnhậnlàmcáccôngviệctráivớichuyênmônvàtrìnhđộ, từđó,khôngpháthuytốiưuhiệuquảnguồnnhânlực.Việctuyểndụngkhông công bằng và minh bạch tạo điều kiện cho sự chi phối quyền lực ở một dạng thức nào đó, ví dụ bằng tiền, cấp bậc, mối quan hệ, “con ông cháu cha”, sự ban phát, và ngược lại, sự chi phối quyền lực trong tuyển dụng sẽ dẫn tới việc tuyển dụng không công bằng và minh bạch, từ đó, làm méo mó thị trường laođộng.

Thứ ba, cơ hội việc làm đầy đủ Tạo ra việc làm đầy đủ là rất quan trọng để thúc đẩy thị trường lao động linh hoạt Thiếu cơ hội việc làm sẽ khiến cho những người đang có việc làm “cố giữ việc làm hiện tại” vì sợ khôngtìmđượcviệclàmmới;làmchonhữngngườitìmviệckhôngcósựlựa chọn và buộc phải chấp nhận những việc làm có sẵn, ngay cả khi việc làm đó không hợp chuyên môn của họ Cơ hội việc làm đầy đủ chính là để phát huy hiệu quả toàn bộ lực lượng laođộng.

Thứ tư, cung - cầu lao động gặp nhau Cung - cầu lao động gặp nhau là yếu tố then chốt của một thị trường lao động cạnh tranh hoàn hảo Người lao động thiếu thông tin về thị trường lao động, người tìm việc không biết nơi cần người và nơi cần người không tìm đúng người có chuyên môn nghĩa là thị trường lao động không hoạt động hiệu quả Kết nối cung - cầu lao động chính là giúp cho thị trường lao động vận hành và hỗ trợ cho chính sách đào tạo và kích thích nhu cầu học nghề và học chuyên môn phù hợp với yêu cầu của thị trường.

Thứ năm, người lao động có năng lực thương lượng liên quan tới việc làm Năng lực thương lượng là yếu tố vô cùng quan trọng để thị trường lao động vận hành Trong quan hệ giữa người lao động và doanh nghiệp hay người sử dụng lao động, người lao động luôn ở thế yếu hơn, và vì vậy, họ thường yếu hơn về năng lực thương lượng liên quan tới việc làm của họ. Không có năng lực thương lượng đồng nghĩa với việc người lao động phải chấp nhận tiền lương và điều kiện lao động do người sử dụng lao động áp đặt cho họ, và khi đó, sức lao động không được phát huy tối ưu, bởi thiếu động lực và tinh thần làm việc sẽ hạn chế sức sáng tạo và nỗ lực của người lao động Năng lực thương lượng được tạo ra từ năng lực chuyên môn, trình độ, kỹ năng, vì vậy, đào tạo năng lực chuyên môn, trình độ và kỹ năng cho người laođộnglàvôcùngquantrọngđểtạovịthếthươnglượngvềviệclàmtrênthị trường lao động Năng lực thương lượng sẽ giúp người lao động linh hoạt trong tìm kiếm việc làm, chuyển đổi việc làm phù hợp với sự phát triển của nền kinhtế

2.34 Đánh giá thực trạng phân tích công việc tại công ty Cổ phần Formatted: Font color: Black

2.34.1 Những mặt đạt được Formatted: Font color: Black

Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

PTCV được thực hiện tại công ty đã đạt được một số kết quả nhất định:

Mụctiêuvàphươnghướnghoànthiệnphântíchcôngviệctạicôngty Cổ phầnTư vấn và Truyền thông Niềm tin

Phân tích công việc để các thành viên trong phòng hành chính nhân sự và các phòng ban khác liên quan thấy được vai trò, nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn đối với công việc của mình làm Qua đó tự xem xét coi công việc đó phù hợp với mình hay không, từ đó có thể sắp xếp lại vị trí làm việc hoặc có thể đào tạo thêm về trình độ chuyên môn theo yêu cầu đáp ứng được công việc mình thực hiện.

Dựa vào phân tích công việc với các công việc phải thực hiện với các tiêuchuẩnnhấtđịnhthìchophéptađánhgiá tìnhhìnhthựchiệncôngviệcđể đề bạt, hoạch định nhân sự, nâng lương, khenthưởng

Qua phân tích công việc người lao động hiểu rõ hơn về quyền hạn, trách nhiệm Từ đó phát huy tính năng động, sáng tạo trong công việc, làm cho năng suất lao động tăng lên.

Hiện nay công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống quản lý chuyên nghiệp về con người vfa công nghệ quản lý nhămf đáp ứng nhu cầu cạnh tranh thị trường mà cơ sở của quản lý con người là xây dựng được một hệ thống phân tích cho tất cả các vị trí cần thiết trong công ty để làm nền tảng cho công việc thực hiện các hoạt động nhân sự quan trọng khác như tuyển dụng, đòa tạo, xây dựng hệ thống thù lao, đanh giá thực hiện công việc nhằm phát triển năng lực nhân viên hiện tại và lâu dài. Để khắc phục được những mặt tồn tại trên, công ty đã đưa ra một số giải pháp rà soát lại tổng thể quy trình PTCV tại Công ty, đánh giá hiệu quả của từng bước Phòng Hành chính – Nhân sự cần đề xuất các phương án hoàn thiện quy trình rõ ràng, cụ thể và cách thức thực hiện trong thời gian sớmnhất.

Xâydựngvàhoànthiệnlạicácbảnmôtảcôngviệc,bảnyêucầuchuyên môn công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc từ đó hiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc Đây cũng là cơ sở để xây dựng một hệ thống thù lao, phúc lợi phù hợp với Công ty Sử dụng các kết quả đánhgiáđể phục vụ cho cáccôngtáctrongCôngtynhưxétlươngthưởng,xétthiđua,làcăncứđểphục vụcáchoạtđộngđàotạo,tạođộnglực…giúpngườilaođộnghoànthiệnphát triển cá nhân cũng nhưgiúphọ được hưởng những quyền lợi xứng đáng với mứcđộthựchiệncôngviệc,tạođộnglựcchonhữngcôngviệctiếptheo.

Phòng Hành chính - Nhân sự cần phải thường xuyên tuyên truyền về vai trò, lợi ích của việc đánh giá thực hiện công việc cho toàn thể Công ty, việc này có thể thực hiện bằng những văn bản hướng dẫn cụ thể hoặc tổ chức các buổi hội thảo có sự tham gia của các chuyên gia tư vấn nhân sự để toàn thể nhân viên cũng như các cấp quản lý thấy được tầm quan trọng của công tác đánh giá thực hiện công việc Tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng của người lao động,thườngxuyêntiếnhànhlấyýkiếnkhảosátđểthấyđượccácvấnđềbất cập còn tồn tại từ đó tiến hành điều chỉnh kịpthời. Đào tạo và bồi dưỡng thêm những nhân sự chuyên trách bằng cách cửđi học hoặc đăng ký cho họ những khóa học/hội thảo online về Công tác này Nhất là trong thời buổi dịch bệnh Covid như hiện nay, các khóa học được chuyển sang hình thức trực tuyến ngày càng phổ biến, điều này cũng đợi thời tiết kiệm chi phí cho doanhnghiệp.

Một số giải pháp phân tíchcô n g vi ệ c tại công ty

3.2.1 Nâng cao năng lực cho bộ phận Hành chính – Nhân sự và cácbên liên quan đến phân tích côngviệc

Trong việc thực hiện công tác PTCV tại công ty, cán bộ Phòng Hành chính Nhân sự là người trực tiếp triển khải và đánh giá PTCV Họ là người nắm được rõ nhất ý nghĩa, mục đích của PTCV, là những người trực tiếp đi thu thập thông tin, thiết kế các văn bản mẫu cũng như thiết kế phiếu thu thập thôngtin,thựchiệncácnghiệpvụchuyên mônliênquanđếnQTNL.Cácbên liên quan cần nâng cao năng lực đó là Ban Giám đốc, bộ phận chuyên trách về QTNL, cán bộ phụ trách PTCV, các trưởng bộ phận và người lao động…thông qua tuyên truyền, tập huấn, đào tạo Con người là yếu tố quan trọng nhất của mọi vấnđề.

Vì vậy, muốn có công tác PTCV thực hiện tốt, bên cạnh việc Ban Giám đốccóđịnhhướngđúng,chínhsáchrõràngvàđầutưkinhphí,cầncócánbộ thực hiện tốt về chuyên môn và kỹ năng Đầu tư cho đào tạo nhân lực chuyên trách về PTCV là điều cần thiết Ngoài ra, hiện tại công ty chưa áp dụng những tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000, ISO 14000, quy chuẩn SA 8000 nhưng trong tương lai nền kinh tế hội nhập đồng thời với tầm nhìn mở rộng vươn ra phát triển mạnh tại Đông Nam Á thì việc nắm, hiểu và áp dụng các chuẩn quốc tế là thực sự cầnthiết.

Côngtycóthểtiếnhànhđàotạocáccánbộnhânsựchuyêntráchnhưcử đi học tại các trường chính quy, học ở các lớp do doanh nghiệp tổ chức, tham giacácbuổihộithảovềPTCVhoặcmờicácchuyêngiađếnnóichuyệnvàcử các cán bộ,nhân viên tham dự học hỏi kinh nghiệm Việc tăng cường đào tạo cho chuyên viên phòng nhân sự là một trong những chính sách mà Ban Giám đốccôngtycầnxemxéttriểnkhaithayvìchỉđầutưchođàotạochocácvịtrí kinhdoanh.Ngoài ra, nâng cao năng lực về PTCV cho trưởng các bộ phận và người lao động là thực sự cần thiết Hiện trạng, người lao động chưa nhận thức rõ được vai trò, ý nghĩa và mục đích của PTCV, họ cho rằng PTCV là công việc chỉ riêng của phòng Hành chính Nhân sự, các quản lý bộ phận và nhân viên thực hiện không mấy quan tâm đến vấn đề này và thường chỉ cung cấp thông tin cho phòng Hành chính Nhân sự theo phiếu mô tả nhiệm vụ theo yêu cầu Bộ phận nhân sự và các cán bộ cán bộ được cử ra để phối hợp thực hiện công tác phân tích công việc cần phải được tập huấn trước về phương pháp thu thập, áp dụng phương pháp đã chọn để thu thập các thông tin liên quan đến công việc Trước khi tiến hành thu thập thông tin cán bộ phân tích công việc giải thích rõ vai trò, mục đích của công tác phân tích công việc và việc thu thập thông tin với người lao động, để nhận được sự ủng hộ, hợp tác cung cấp thông tin từ người lao động Cán bộ phân tích cần hướng dẫn họ cách thức cung cấp thông tin, gợi người lao động trả lời câu hỏi nếu cần thiết.

3.2.2 Hoàn thiện quy trình và phương pháp thu thập thông tin phântích côngviệc

Để tăng cường nguồn thu thập thông tin, cán bộ phụ trách PTCV cần đa dạng hóa nguồn thu thập bằng cách tham khảo ban giám đốc và các quy chuẩn quốc tế Ngoài ra, quy trình xử lý và sàng lọc thông tin cần được chú trọng Hiện nay, phương pháp thu thập thông tin được sử dụng nhiều nhất là phiếu hỏi, tuy nhiên việc chỉ sử dụng các câu hỏi mở khiến thông tin khó định lượng Để đảm bảo sự phong phú về thông tin, cần xây dựng cả câu hỏi mở và câu hỏi đóng.

Cán bộ phân tích công việc cần thiết kế lại mẫu bảng câu hỏi, phát bảng câu hỏi tới người lao động, hướng dẫn cách trả lời và yêu cầu người lao động trả lời một cách đầy đủ, chính xác Để thu thập được thông tin một cách đầy đủ và chuẩn xác thông qua bảng câu hỏi, cán bộ phân tích công việc nên thiết kế bảng câu hỏi không quá dài, có thể từ 2 đến 3 trang, phải tập trung vào những thông tin chính, đặt trọng tâm vào các thông tin cần nghiên cứu chi tiết Các câu hỏi được thiết kế thuận tiện cho người trả lời: đơn giản, dễ hiểu,dễtrảlời,câutrảlờingắn gọnCôngtycócácvịtríphântheocấp:Quảnlývà nhân viên,nên việc phân các bảng câu hỏi riêng biệt cho mỗi cấp sẽ hiệu quả hơn.Vàcóthểkếthợpcảbaphươngphápthuthậpthôngtin:Quansát,phỏng vấn, bản câu hỏi (nếu có điềukiện).

Tìm hiểu quy trình PTCV và các phương pháp thu thập thông tin đang được áp dụng tại công ty so sánh với quy trình chuẩn được học đồng thời có cải tiến cho phù hợp với công ty, người viết xin mạnh dạn đề xuất quy trình PTCV sau cho công ty các bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích PTCV, danh mục công việc cần phân tích Trướchết,cầnphảixácđịnhngaytừđầumụcđíchcủacôngtácPTCVlàlàm rõ bản chất nội dung của công việc, nâng cao hiệu quả cho các hoạt động QTNL tại công ty Trước khi tiến hành cần thông báo đến toàn công ty về mục đích tiến hành PTCV này, để có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên tham gia, đảm bảo cho việc thu thập thông tin diễn ra suôn sẻ tốt đẹp Cán bộ thực hiện PTCV cần liệt kê danh sách chức danh các công việc cần PTCV hoặc cần phân tích lại Có nhiều công việc tương tự nhau nên ta chỉ cần phân tích một công việc trên cơ sở tham khảo thông tin từ những nhân viên khác nhau, như vậy thông tin vừa đa dạng vừa tránh được sự lãng phí về mặt thời gian và công sức không cầnthiết.

Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Do công ty cũng đã có các văn bản kết quả PTCV, nên ta cũng có thể dựathêmvàocácvănbảnđóđểsửdụngcácthôngtincósẵnnếutatiếnhành phân tích lại công việcđó.

Bước 3: Tiến hànhthu thập thông tin

Sau khi đã lựa chọn được phương pháp thu thập thông tin phù hợp với công ty, ta tiến hành thu thập thông tin Xác định các thông tin cần thu thập chính Bước xác định các thông tin sẽ lập nên bảng Và lựa chọn nguồn cung cấp thông tin hợp lý.

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan

Kiểm tra lại tính chính xác và độ tin cậy của thông tin đã thu thập được với người thực hiện công việc đó và với quản lý trực tiếp Đây là việc quan trọng quyết định đến hiệu quả của toàn bộ chương trình PTCV Đồng thời điềunàygiúpđạtđượcsựđồngtìnhcủacảhaibênvềbảnPTCVbởihọcócơ hội xét duyệt lại chính công việc mà họ thựchiện.

Bước 5: Xử lý thông tin và viết các bản kết quả của PTCV

Để đảm bảo tính khoa học trong xử lý thông tin, chuyên viên phụ trách PTCV thực hiện theo nguyên tắc số đông ở mức độ tin cậy cho phép Từ thông tin thu thập, chuyên viên tiến hành xây dựng các bản BMTCV, BTCCV và BYCN cho từng vị trí công việc Trong quá trình xây dựng, có thể tích hợp cả ba bản làm một như BMTCV đã triển khai tại nhiều doanh nghiệp Tuy nhiên, để tránh văn bản quá dài, có thể gộp hai bản BMTCV và BTCCV vào làm một, đảm bảo vẫn bao gồm các thông tin cần thiết liên quan đến nhau.

Sau khi hoàn thành dự thảo báo cáo kết quả phân tích công việc (PTCV), chuyên viên thực hiện PTCV sẽ thảo luận lại và lấy ý kiến của quản lý trực tiếp vị trí công việc và người thực hiện công việc để điều chỉnh Sau khi thống nhất, chuyên viên thực hiện PTCV sẽ trình lên Ban Giám đốc xem xét, ký duyệt và đưa vào sử dụng toàn công ty Cần kiểm tra và xem xét định kỳ các văn bản này để đảm bảo bắt kịp yêu cầu thực tế công việc.

3.2.3 Hoàn thiện việc soạn thảo các kết quả phân tích côngviệc

Xây dựng mẫu thống nhất: Phòng Hành chính nhân sự cần xây dựng mẫu chung cho văn bản phân tích công việc trong Công ty, điều này tạo điều kiện dễ dàng cho việc quản lý tài liệu và so sánh văn bản phân tích công việc giữa các công việc Phòng Hành chính nhân sự có thể thiết kế gộp ba văn bản

Phần 1: Hướng dẫn soạn thảo Bản Mô tả công việc

- Đầy đủ, chính xác các thông tin về tên chức danh theo đúng danh mục chức danh được phân công soạn thảo.

Trêncơ sởnhững trách nhiệm công việc của vị trí chức danh đó,ngườiđược phâncôngsẽxácđịnhmục“mụcđíchcôngviệc”.Chỉrõđượctráchnhiệm,mụcđích công việclà gì?Nótrả lờichocâuhỏi“tại sao vị trínàytồn tại hayvịtrí chứcdanhnàytồntạinhằmmụcđíchthựchiệnchứcnăng,nhiệmvụgì?”

Tómtắt ngắngọn nhưngnêuđượcđầy đủcác nhiệm vụ, tráchnhiệmcông việc

- Nội dung không quá 4dòng.

Liệtkêcáccôngviệc theo nhómdựatrên các tiêuchínhư: nhữngcôngviệc tương tự,côngviệccócùng kếtquảđầu rađể từ đóxác định trách các nhiệm công việc chính và trách nhiệmcôngviệccụthể(theotừng trách nhiệm chính).

Phần quan trọng và khó nhất trong mô tả công việc là xác định rõ các nhiệm vụ cụ thể của vị trí Đặc biệt, đối với bản mô tả công việc phục vụ cho phân tích công việc, thường gộp chung ba bản mô tả công việc, tiêu chuẩn người thực hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc thành một văn bản gọi là "Bản mô tả công việc" Người phân tích công việc cần được đào tạo về cách phân tích thông tin, viết Mô tả công việc theo chuẩn mực Bản mô tả công việc hiện tại còn thiếu sót về độ đầy đủ và chi tiết.

Bảng 3.1: Bản Hướng dẫn soạn thảo “Mô tả công việc” những chức danh mới.

Khi viết phần trách nhiệm chính, cần lưu ý các yêu cầu sau: Câu ngắn gọn, rõ ràng (mỗi câu không quá 2 dòng) Bắt đầu bằng một động từ như phát triển, duy trì… Tránh sử dụng các cụm từ khái quát, tạo ra sự mơ hồ khi viết các trách nhiệm chính như: giúp đỡ, có trách nhiệm… mặc dù từ “có trách nhiệm” được chấp nhận trong phần tóm tắt công việc Các trách nhiệm được mô tả ngắn gọn, loại bỏ những từ ngữ không cần thiết, không quan trọng Chỉ nên có tối đa 7 trách nhiệm chính (ngoại trừ chức danh quản lý và nhân viên, tối đa 10 trách nhiệm) Mỗi trách nhiệm chính không có quá 4 trách nhiệm cụ thể Mô tả trách nhiệm chứ không phải liệt kê hoạt động Mô tả đầy đủ, không bỏ sót trách nhiệm Đảm bảo đầy đủ các trách nhiệm chính yếu đã được định hướng từ công ty.

1.4 Kết quả cần đạt được/Tiêu chí hoàn thành côngviệc

- Dựa trên cơ sở phân tích đầu ra của công việc; mong muốn của tổ chức với từngbộphận,vịtríchứcdanhcụthểđểxácđịnhracáctiêuchíđánhgiáhoàn thành côngviệc.