Báo cáo thực tập tại công ty tnhh nhà nước một thành viên cơ khí hà nội

PHẦN GIỚI THIỆU Lý chọn đề tài * Năm 2005, Cơng ty khí Hà Nội chuyển đổi Thành công ty TNHH Nhà nước thành viên khí Hà Nội, theo cấu tổ chức Cơng ty có thay đổi * Những thay đổi cấu tổ chức có số điểm chưa đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh tình hình * Việc hồn thiện cấu tổ chức yêu cầu cần thiết nhằm nâng cao hiệu hoạt động công ty * Bộ máy cấu tổ chức hoàn thiện hợp lý làm cho hoạt động diễn cách nhịp nhàng, thuận lợi, phát huy tính sáng tạo nhân tố người Mục tiêu nghiên cứu đề tài * Xét xem cấu tổ chức Công ty sử dụng mơ hình cấu tổ chức nào? Liệu cấu có khoa học khơng bộc lộ ưu, nhược điểm gì? * Làm rõ chức năng, nhiệm vụ phận cấu tổ chức Từ thấy số điểm mạnh điểm yếu phận * Tìm hiểu sâu vấn đề quyền hạn Công ty để có phù hợp hay khơng phân cấp, phân quyền * Nghiên cứu tình hình sử dụng bố trí lao động cấu tổ chức * Đặc biệt, mục tiêu quan trọng đề tài là: từ mục tiêu nghiên cứu thực trạng đa giải pháp nhằm khắc phục bất cập, điểm yếu để hoàn thiện máy cấu tổ chức Phương pháp nghiên cứu Trong quát trình nghiên cứu đề tài phương pháp sử dụng là: * Phương pháp quan sát – phân tích - tổng hợp * Phương pháp thu thập thống kê * Phương pháp so sánh * Phương pháp chuyên gia Nội dung nghiên cứu * Chương I: Bao gồm nội dung lý luận cấu tổ chức Các vấn đề lý luận phục vụ cho việc nghiên cứu cấu tổ chức Công ty như: Những yếu tố ảnh hưởng tới cấu tổ chức; đặc điểm cấu tổ chức lý luận xây dựng, thiết kế lại cấu tổ chức * Chương II: Sử dụng vấn đề lý luận soi sáng để tìm hiểu thực trạng cấu tổ chức Công ty TNHH thành viên khí Hà Nội * Chương III: Nghiên cứu thực trạng chương II thấy vấn đề bất cập, yếu tồn máy cấu tổ chức, để từ chương nêu biện pháp, ý kiến đóng góp để khắc phục điểm yếu, hồn thiện cấu tổ chức cho Công ty Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ cô giáo Nguyễn Thị Hồng Thuỷ chú, anh chị phịng tổ chức Công ty tạo điều kiện để em hoàn thành đề tài CHƯƠNG I LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC I KHÁI NIỆM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC Khái niệm 1.1 Khái niệm tổ chức(1) Tổ chức thuật ngữ đa nghĩa định nghĩa nhiều góc độ Nếu tổ chức danh từ tổ chức hệ thống có thuộc tính đấy, có hai người trở lên, có mục đích, mục tiêu định hình thái cấu định Cịn tổ chức động từ tổ chức trình đưa định (hay kế hoạch) vào thực tiễn Tổ chức chức trình quản lý, trình đảm bảo hình thái cấu cho việc triển khai kế hoạch Nghĩa chức tổ chức hoạt động thiết lập vị trí cho cá nhân tương ứng với phận đảm bảo cá nhân phận thể phối hợp với nhau thực mục tiêu chung tổ chức 1.2 Khái niệm Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hố, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu xác định (2) Cơ cấu tổ chức máy quản trị tổng hợp phận khác có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hố, giao trách nhiệm quyền hạn định bố trí theo cấp nhân thực chức quản trị doanh nghiệp (3) (1)(1) Đoạn tóm tắt từ: Giáo trình khoa học quản lý tập II, Nxb Khoa học kỹ thuật Hà Nội, 2002 trang – (2)(2) (3)(3) Giáo trình khoa học quản lý tập II, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 2002, trang Quản trị doanh nghiệp, Nguyễn Ngọc Hiến, Nxb Lao động – Xã hội, Hà Nội 2003, trang 100 Cơ cấu tổ chức thể phân chia công việc, chức nhiệm vụ cá nhân, phận tổ chức; xác định rõ quyền hạn trách nhiệm cấp, khâu khác nhau; thể mối quan hệ quyền lực cá nhân bên tổ chức Cơ cấu tổ chức có vai trị quan trọng doanh nghiệp Nếu khơng có cấu tổ chức hoạt động doanh nghiệp khơng thể thực chồng chéo, rối loạn Cơ cấu tổ chức hướng đến chun mơn hố, người hay phận làm hết việc Sự phân chia cấu tổ chức giúp cá nhân phát huy hết khả chun mơn tăng suất lao động Một ví dụ đơn giản là, người tự dệt, cắt, may quần áo ngày người hoàn thành xong quần áo Nhưng chia ra, người dệt, người cắt, người may ngày có khoảng 10 quần áo hoàn thành Cơ cấu tổ chức hợp lý làm cho máy doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, thơng tin lưu chuyển thơng suốt, nhanh chóng Từ tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân hoạt động phận thuận tiện, dễ dàng Cơ cấu tổ chức hợp lý làm cho doanh nghiệp ln thích nghi với thay đổi môi trường; biết tạo sử dụng thời phát triển cho lợi cho doanh nghiệp Những yếu tố ảnh hưởng (quyết định) đến cấu tổ chức(4) Có nhiều nhân tố định cấu tổ chức, kể đến số yếu tố sau: 2.1 Chiến lược Chiến lược định đến cấu tổ chức cấu tổ chức công cụ để thực chiến lược Chiến lược cấu tổ chức có mối quan hệ khăng khít, mật thiết khơng thể tách rời Do công cụ để thực mục tiêu chiến lược nên cấu tổ chức phải thích nghi với thay đổi (4)(4) Đoạn tóm tắt từ: Giáo trình khoa học quản lý, Khoa khoa học quản lý, Đại học kinh tế Quốc Dân, Nxb Khoa học kỹ thuật 2002 từ trang 54-59 mục tiêu chiến lược Một cấu tổ chức hoạt động không mang lại hiệu cho tổ chức sở để thay đổi cấu tổ chức Quá trình thay đổi cấu tổ chức phù hợp với mục tiêu chiến lược teo bước cụ thể: phải xác định mục tiêu chiến lược mới; từ mục tiêu xác định vấn đề phát sinh có nhiệm vụ mới, cần bổ sung thêm phận để thực nhiệm vụ chức đó; đề xuất thay đổi cấu tổ chức hay xây dựng cấu tổ chức tiến hành đưa vào triển khai vận hành máy cấu tổ chức đó; cuối đánh giá kết thu Kết đáp ứng mục tiêu chưa, đạt việc thay đổi cấu tổ chức thành cơng, cịn chưa đạt phải quay lại quy trình Ta phân tích ví dụ cơng ty may Chiến lược công ty mở rộng thị trường tất 64 tỉnh thành nước Rõ ràng cơng ty may có phận như: kinh doanh, tài chính, nhân sự, marketing, nghiên cứu phát triển, … lai có phận Đây cơng ty không nhỏ, phận kinh doanh vạch kế hoạch phát triển thị trường thị trường nào? Phịng Tài khơng thể thiếu để hạch tốn tài cho cơng ty Sản phẩm để đến tay người tiêu dùng nhanh phải có chiến lược marketing hợp lý Do chiến lược thị trường lớn 64 tỉnh thành nên phận nghiên cứu phát triển tìm hiểu nhu cầu nơi biến đổi nhu cầu; tìm hiểu sắc văn hố, phong cách ăn mặc nơi, từ mà đưa sản phẩm phù hợp với thị trường Nhưng chiến lược thay đổi là: cơng ty hoạt động khâu dệt vải phát triển thị trường giới Lúc rõ ràng số phòng ban, phận khác xuất như: xưởng dệt, có phịng xuất nhập khẩu, phịng tư vấn luạt phải nghiên cứu luật thị trường nước … Xét khía cạnh khoa học cấu tổ chức chịu ảnh hưởng mục tiêu chiến lược phương diện mơ hình mà sử dụng Ví dụ: Một công ty hoạt động đơn sản phẩm thường sử dụng mơ hình cấu tổ chức theo sản phẩm Cịn cơng ty hoạt động đa dạng hố sản phẩm, nhiều địa bàn, phục vụ nhiều đối tượng sử dụng mơ hình cấu tổ chức theo sản phẩm/khách hàng/ địa dư 2.2 Quy mô tổ chức mức độ phức tạp hoạt động tổ chức Quy mô tổ chức thể điểm: địa bàn hoạt động có rộng lớn khơng? Nhiều ngành nghề, sản phẩm không? Nhiều lao động không? Quy mô tổ chức lớn đồng nghĩa với việc phát sinh nhiều phận, nhiều chức năng, nhiệm vụ hơn, từ cấu tổ chức phức tạp Mức độ phức tạp hoạt động ảnh hưởng lớn tới cấu tổ chức Ví dụ: phịng tài cơng ty cổ phần thường làm nhiệm vụ kiểm sốt thu chi tài cho tồn cơng ty Nhưng công ty mở rộng quy mô vốn, công ty thu hút thêm vốn vay từ ngân hàng hay phát hành cổ phiếu thị trường chứng khoán, lúc mức độ hoạt động phịng tài phức tạp đòi hỏi chia phòng ban nhỏ Từ cấu tổ chức khác 2.3 Cơng nghệ quy trình sản xuất Những tổ chức sử dụng công nghệ chiến lược cơng nghệ khác dẫn đến tính chất hoạt động khác cấu khác Những tổ chức theo đuổi chiến lược đầu công nghệ thường tổ chức đầu ngành Các tổ chức đầu tư mạnh cho nghiên cứu phát triển để không ngừng nâng cấp công nghệ để đầu cơng nghệ Rõ ràng tổ chức có hoạt động riêng biệt phức tạp hơn, từ có phận khác so với tổ chức khác Với tổ chức theo đuổi chiến lược, theo đuổi cơng nghệ họ quan sát tổ chức đầu họ Những tổ chức phải có phận chuyên nghiên cứu ứng dụng có khả nhanh chóng thích ứng tiếp cận với công nghệ dại, tiên tiến Với tổ chức theo đuổi chiến lược khai thác cơng nghệ họ cần có lực tiếp thu cơng nghệ tiêu chuẩn hoá giới, thay đổi cho phù hợp với họ Những công nghệ sử dụng rộng rãi giới, cấu tổ chức không phức tạp so với tổ chức Một số tổ chức chưa có điều kiện tiếp cận thị trường với công nghệ cao cấp họ theo đuổi chiến lược mở rộng công nghệ Đơn giản họ mua công nghệ lạc hậu sản xuất phục vụ thị trường cấp thấp 2.4 Thái độ lãnh đạo cấp cao lực đội ngũ nhân lực Người lãnh đạo muốn tự làm việc, quyền lực tập trung họ sử dụng cấu tổ chức tập quyền, cấp bậc Nhưng ngược lại người lãnh đạo muốn phân cấp quyền lực, muốn tạo hệ thống mở họ sử dụng cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược hay ma trận Đặc biệt đội ngũ nhân lực có trình độ cao cấu tổ chức thường theo xu hướng mở, dễ thích nghi với thay đổi … ngược lại II CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC Chun mơn hố tổng hợp hố chức năng, nhiệm vụ, cơng việc Chun mơn hố phân chia cho người (hay phận, phân hệ) thực chức (hay nhiệm vụ, cơng đoạn) Cịn tổng hợp hố việc người (hay phận, phân hệ) thực nhiều công việc (hay nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng) Trong tổ chức phải kết hợp đắn mức độ chun mơn hố tổng hợp hố Bởi vì, chun mơn hố cao gây thiếu động, người dễ nhàm chán, tính chủ động sáng tạo thấp, người tách xa tổ chức, chí phận Cịn tổng hợp hoá cao biểu số bất cập như: người biết nhiều không giỏi gì, khả nâng cao kỹ thấp Kết hợp tốt mức độ chun mơn hố tổng hợp hoá nâng cao suất lao động, phát huy hết khả sáng tạo người Sự phân chia tổng thể thành phận, phân hệ - mơ hình cấu tổ chức Một tổ chức tập hợp hoạt động, việc phân chia tổng thể thành phận, phân hệ việc hợp nhóm số hoạt động vừa thể chuyên mơn hố chức năng, nhiệm vụ, cơng việc Tồn nhiều tiêu chí để hình thành nên phận, phân hệ tổ chức, từ xuất mơ hình cấu tổ chức khác 2.1 Mơ hình cấu tổ chức theo chức Cơ sở để hình thành nên phận, phân hệ theo mơ hình hoạt động có chung tính chất có mối quan hệ gần gũi hợp nhóm lại, từ hình thành nên phận phân hệ Mơ hình cấu tổ chức theo chức Giám đốc TP Nhân TP Marketing TP Tài TP Sản xuất Nghiên cứu TT Ngân quỹ Lập KH tuyển lao động Quảng cáo Kế toán QL bán hàng Thống kê xử lý số liệu Trả lương Bán hàng Bố trí lao động Phân xưởng Phân xưởng Phân xưởng Dụng cụ Mơ hình có số ưu điểm như: phát huy khả từ việc chun mơn hố ngành nghề, suất lao động cao tính tác nghiệp cao, cấp cao thuận lợi việc kiểm tra Tuy nhiên có số nhược điểm: mâu thuẫn đơn vị chức đề tiêu chiến lược; thiếu phối hợp hành động phòng ban chức năng; hạn chế việc phát triển đội ngũ cán quản lý chung; có sai sót việc thực mục tiêu chung đổ lỗi cho cấp lãnh đạo cao Mơ hình thường sử dụng với tổ chức có quy mơ nhỏ, hoạt động hẹp giai đoạn định Nó thường sử dụng kết hợp với mơ hình khác 2.2 Mơ hình cấu tổ chức theo sản phẩm/ khách hàng/ địa dư(5) Cơ sở hình thành phận, phân hệ tất hoạt động tham gia vào việc tạo sản phẩm phục vụ cho môi trường phục vụ cho loại khách hàng hoạt động địa bàn Mơ hình cấu tổ chức theo sản phẩm Tổng giám đốc PTGĐ nhân Giám đốc xe máy PTGĐ Sản xuất Giám đốc ơtơ PTGĐ Tài GĐ Hàng điện tử Mơ hình có số ưu điểm: việc quy định trách nhiệm mục tiêu cuối tương đối dễ dàng; việc phối hợp phòng ban chức phục vụ cho mục tiêu cuối có hiệu hơn; đội ngũ cán quản lý chung phát triển Một số nhược điểm: tranh dành quyền lực tuyến sản phẩm (khách hàng, địa bàn) xảy ra; cần nhiều cán có lực quản lý chung; quản lý cáp cao khó kiểm sốt Mơ hình cấu tổ chức theo sản phẩm/ khách hàng/ địa dư ứng dụng rộng rãi đặc biệt tổ chức có quy mô lớn Ở dạng cao nhất, phận phân hệ tổ chức theo sản phẩm/ khách hàng/ địa dư hoạt động cách đối lập tương đối tổ (5)(5) Đoạn tóm tắt từ Giáo trình quản trị doanh nghiệp, Nxb Lao động – xã hội, Hà Nội – 2004 từ trang 90-92 chức độc lập Lúc mơ hình cấu tổ chức gọi "mơ hình tổ chức theo đơn vị chiến lược" 2.3 Mơ hình cấu tổ chức theo ma trận(6) Đây mơ hình kết hợp số mơ hình khác lại với Trong mơ hình tồn cặp cán quản lý có vị ngang nhau, họ có quyền định đạo Ưu điểm mơ hình là: định hướng hoạt động theo kết cuối cùng; tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu; kết hợp lực nhiều cán quản lý chuyên gia; tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng thay đổi mơi trường Còn nhược điểm là: tồn cặp cán quản lý có vị ngang nên dẫn tới không thống mệnh lệnh, xảy xung đột nhà quản lý, cấu phức tạp không vững, gây tốn nhiều Cơ câu tổ chức theo ma trân sử dụng số tập đồn xun quốc gia tổ chức mang tính quốc tế Ngồi mơ hình cịn có số mơ hình khác như: mơ hình cấu tổ chức theo q trình, mơ hình theo dịch vụ hỗ trợ… Trên thực tế, tổ chức không sử dụng mơ hình t để sử dụng tổ chức mà họ sử dụng kết hợp vài mơ hình gọi mơ hình tổ chức hợp Thông thường tổ chức lấy mô hình làm sở đưa vào số mơ hình khác thấy cần thiết Điều phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm mơ hình cấu tổ chức Cấp quản lý tầm quản lý doanh nghiệp Trong tổ chức người lãnh đạo cao khơng thể kiểm sốt hết tồn hoạt động tổ chức nên người phải trao lại phần quyền lực cho người khác để người quản lý thay số việc Và tạo cấp quản lý tổ chức (6)(6) Đoạn tóm tắt từ Giáo trình quản trị doanh nghiệp, Lê Văn Tâm - Ngô Kim Thanh, Nxb Lao động – Xã Hội năm 2004 từ trang 97-100