Quản trị logistics đề ti vai trò của h thống thng tin đối với hiu quả của chuỗi logtistics

HC VIN HNG KHNG VIT NAM QUẢN TRỊ LOGISTICS ĐỀ TI: VAI TRÒ CỦA H THỐNG THNG TIN ĐỐI VỚI HIU QUẢ CỦA CHUỖI LOGTISTICS Giảng viên hướng dẫn : Cơ Nguyễn Trần Thanh Thuần Thành viên nhóm: Ngơ Trung Nguyên Nguyễn Ngọc Đan Thanh Phạm Châu Phương Quỳnh Phan Vĩnh Thành Vũ Ngọc Anh Mục lục Khái niệm, mơ hình hệ thống thơng tin logistics 1.1 Khái niệm 1.2 Mơ hình hệ thống thơng tin Logistics 1.2.1 Hệ thống lập kế hoạch: 1.2.2 Hệ thống thực thi: .4 1.2.3 Hệ thống nghiên cứu thu thập thông tin: .4 1.2.4 Hệ thống báo cáo kết quả: Chức vai trò Hệ thống thông tin Logistics (LIS): .5 2.1 Chức Hệ thống thông tin Logistics (LIS): .5 2.2 Vai trò HTTT Logistics (Logistics Information System – LIS) Ứng dụng hệ thống thông tin Vinamilk 3.1 Giới thiệu Vinamilk 3.2 Giới thiệu phần mềm ERP 3.3 Lợi ích ứng dụng hệ thống ERP Vinamilk: 3.4 Hạn chế : 11 3.5 Giải pháp 11 Tổng quan hệ thống thông tin logistics 1.1 Khái niệm Nghiên cứu hoạt động logistics chương trước cho thấy vai trị thơng tin quản trị thông tin logistics với mục tiêu rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng cho chuỗi hoạt động logistics Thông tin quản trị logistics chất kết dính hoạt động logistics nỗ lực hợp nhà quản trị Thông tin logistics cung cấp sở cho định lập kế hoạch, thực thi kiểm tra logistics hiệu Nếu không quản lý tốt thông tin, nhà quản trị logistics biết khách hàng muốn gì, cần dự trữ bao nhiêu, cần sản xuất vận chuyển…Thông tin giúp doanh nghiêp thấy hoạt động logistics cách rõ nét, nhờ nhà quản trị cải tiến tốt trình thực Hệ thống thông tin logistics phận hệ thống thơng tin tồn doanh nghiệp hướng tới vấn đề đặc thù trình định logistics số lượng qui mô mạng lưới sở logistics, hoạt động mua dự trữ hàng hoá, việc lựa chọn phương thức vận chuyển đơn vị vận tải phù hợp, v.v Hệ thống thông tin Logistics (LIS) hiểu cấu trúc tương tác người, thiết bị, phương pháp quy trình nhằm cung cấp thơng tin thích hợp cho nhà quản trị logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi kiểm sốt logistics hiệu LIS giúp nắm vững thơng tin biến động nhu cầu, thị trường nguồn cung ứng, giúp cho nhà quản trị chủ động kế hoạch mua hàng, giao hàng, dự trữ, thuê dịch vụ vận tải… cách hợp lí thoả mãn yêu cầu khách hàng với mức chi phí thấp LIS góp phần đảm bảo việc sử dụng linh hoạt nguồn lực logistics, xây dựng chương trình logistics hiệu quả, rõ thời gian, không gian phương pháp vận hành chu kỳ hoạt động logistics Tại doanh nghiệp phát triển, mơ hình cấu trúc LIS chun mơn hóa theo số hoạt động chủ đạo (hình 5.6) 1.2 Mơ hình hệ thống thơng tin Logistics (Hình 5.5) cho thấy mối quan hệ hệ thống thông tin logistics bao gồm yếu tố mơi trường Logictisc, q trình định Logictisc, hệ thống chủ yếu cấu tạo nên hệ thống thông tin Logictisc là: hệ thống hoạch định, hệ thống thực thi, hệ thống nghiên cứu thu thập tin tức, hệ thống báo cáo kết Các hệ thống phối hợp cung cấp cho nhà quản lý logistics thơng tin xác kịp thời để lên kế hoạch, thực thi điều chỉnh hoạt động logistics doanh nghiệp 1.2.1 Hệ thống lập kế hoạch: Bao gồm loạt kỹ thuật liên quan đến việc thiết kếcác kế hoạch tầm chiến lược thiết kế mạng lưới, lập kế hoạch dự đoán nhu cầu, phối hợp nguồn lực, kế hoạch hóa cung ứng, xếp lên kế hoạch sản xuất, kế hoạch phân phối, kế hoạch tầm chiến thuật quản trị dự trữ, vận tải, tác nghiệp nghiệp vụ kho, trình đặt hàng kiện xảy hàng ngày 1.2.2 Hệ thống thực thi: Hệ thống thực thi logistics bao gồm kỹ thuật đảm nhiệm chức triển khai logistics thời gian ngắn hàng ngày quản lý nhà kho, vận tải, mua sắm, dự trữ, quản lý hiệu đơn hàng khách 1.2.3 Hệ thống nghiên cứu thu thập thông tin: Để thích nghi với nhân tố mơi trường vĩ mô, môi trường kênh nguồn lực bên công ty Hệ thống nghiên cứu thu thập thông tin có vai trị quan sát mơi trường, thu thập thơng tin bên ngồi, thơng tin có sẵn lĩnh vực logistics nội công ty 1.2.4 Hệ thống báo cáo kết quả: Hệ thống báo cáo thành phần cuối LIS Nếu báo cáo kết khơng truyền đạt hiệu tư tưởng, nghiên cứu hữu ích giải pháp quản lý đạt Các báo cáo hỗ trợ định quản trị logistics tập trung vào loai (1) Báo cáo để lập kế hoạch gồm thơng tin có tính lịch sử thơng tin tương lai thông tin xu hướng bán, khuynh hướng dự báo, thông tin thị trường, yếu tố chi phí dự án kinh doanh (2) Báo cáo hoạt động cung cấp thơng tin sẵn có cho nhà quản lý người giám sát hoạt động thực tế việc nắm giữ hàng tồn kho, thu mua, đơn hàng vận tải, kế hoạch sản xuất kiểm soát, vận chuyển; (3) Báo cáo kiểm soát cụ thể tổng kết chi phi thông tin họat động giai đoạn thích hợp, so sánh ngân sách chi phí tại, chúng tạo tảng cho việc tiếp cận chiến lược họat động sách lược 1.3 Chức vai trò Hệ thống thông tin Logistics (LIS): 1.3.1 Chức Hệ thống thông tin Logistics (LIS): Hệ thống thông tin Logistic sợi liên kết hoạt động logistics vào trình thống Sự phối hợp xây dựng dựa chức năng: sở liệu, lập kế hoạch, kiểm soát, tương tác nội doanh nghiệp bên ngoài, phối hợp phận lại với nhau: - Database (cơ sở liệu): Hệ thống thông tin Logistic giúp thu thập, xử lý, truy vấn quản lý liệu nội (đơn hàng khách hàng, nguồn cung ứng vật liệu) liệu bên sản phẩm, hàng tồn kho doanh nghiệp Lợi ích việc ứng dụng giúp doanh nghiệp tránh lãng phí, thất xảy q trình lưu trữ thủ cơng thực - Lập kế hoạch: gồm quy trình quản lý hàng hoá đặt hàng, nhận hàng, xuất hàng, sản xuất, điều phối phương tiện vận tải, quản lý hàng tồn kho, dự báo nhu cầu Như trình thực đơn hàng phải dựa loạt quy trình Việc ứng dụng hệ thống thông tin Logistic giúp đảm bảo cải tiến hiệu suất doanh nghiệp, sở lợi cạnh tranh, giúp giảm chi phí q trình sản xuất phân phối sản phẩm; doanh nghiệp phải tăng chi phí đầu tư cho hệ thống thơng tin, hiệu suất hoạt động ứng dụng hệ thống thông tin logistic tăng nhanh từ giúp giảm chi phí hoạt động tương đối - Kiểm soát: Việc đo lường hoạt động nghiệp vụ báo cáo quan trọng để có quan tâm điều chỉnh cần thiết, tiết kiệm nhiều nguồn lực đáng kể Nó cần thiết để nhận hoạt động ngoại lệ cung cấp thông tin để xử lý trường hợp Chức kiểm soát hệ thống thông tin Logistic giúp phát kịp thời vướng mắc chất lượng dịch vụ mối tương quan với nguồn lực có đại lý, hãng vận tải có để phục vụ khách hàng, từ có giải pháp điều chỉnh phù hợp để phục vụ tốt từ giúp thu thập nguồn lợi nhuận lớn - Tương tác nội doanh nghiệp bên ngoài: Hệ thống thông tin Logistic giúp kết nối doanh nghiệp với đối tác (khách hàng, nhà cung cấp) cung cấp cho họ thơng tin tình trạng hàng hố khách hàng, tình trạng hàng tồn kho, hoạt động Logistics đầu ra, từ đảm bảo hoạt động hợp tác doanh nghiệp đối tác diễn cách tốt đẹp, suôn sẻ - Phối hợp phận lại với nhau: Chức Hệ thống thông tin logistics kết hợp với hệ thống thông tin từ phận (Marketing, Kế tốn – tài chính), phối hợp để hỗ trợ hoạt động lên kế hoạch bán hàng, marketing, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu,… với mục đích rà sốt hội thách thức mơi trường kinh doanh Từ đó, doanh nghiệp chuẩn bị nguồn lực nhằm khai thác tiềm thị trường dựa vào mạnh sẵn có 1.3.2 Vai trò HTTT Logistics (Logistics Information System – LIS)  LIS góp phần đảm bảo việc sử dụng linh hoạt hoạt động Logistics  Xây dựng chương trình Logistics hiệu  Chỉ rõ thời gian, không gian phương pháp vận hành chu kỳ hoạt động Logistics  LIS cung cấp thông tin hàng hóa theo dõi lộ trình giao hàng, tiến độ trạng thái chúng ảnh hưởng thay đổi hệ thống mua hàng, sản xuất, kho bãi, tài kế tốn - Giảm chi phí: LIS giúp doanh nghiệp giảm thiểu số chi phí, kể đến như: Chi phí vận chuyển Các chi phí nhân lực, cải thiện suất lao động Recommandé pour toi Suite du document ci-dessous 157 English collocations in use intermediate Aviation Assurance 100% (1) Tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có, tránh tình trạng lãng phí ngun vật liệu, từ giảm chi phí ngun vật liệu - Tăng chất lượng dịch vụ: Việc tự động hóa, đưa máy móc, hệ thống thơng tin vào vận hành hoạt động Logistics thay vận hành thủ cơng, sử dụng sức người ngồi tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp cịn giúp q trình đàm phán, trao đổi thơng tin người bán người mua thông qua hệ thống thông tin đạt hiệu tốt Việc tiết kiệm khoản chi phí với sử dụng hệ thống vận hành đại giúp doanh nghiệp nâng cao khả cạnh tranh thị trường - Lưu trữ số liệu, phục vụ thống kê, phân tích, dự báo: Các doanh nghiệp ngày đưa vào sử dụng phần mềm lưu trữ liệu Các phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê, phân tích tình hình hoạt động, đưa dự báo dựa số liệu lưu trữ trước Lợi ích việc ứng dụng giúp doanh nghiệp tránh lãng phí, thất xảy q trình lưu trữ thủ cơng thực - Tăng tính đảm bảo nhu cầu: LIS hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch hợp lý, tận dụng tối đa tài nguyên sẵn có tránh tình trạng dư thừa Chi phí lưu kho, vận chuyển hàng hóa theo dõi đơn hàng mang lại hiệu tốt - Đồng hố thơng tin: LIS giúp cơng ty đồng hố thơng tin, từ quản lý tốt thông tin, liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh cơng ty, bên cạnh xử lý nhanh chóng cố, rủi ro trình kinh doanh Ứng dụng hệ thống thơng tin Vinamilk 2.1 Giới thiệu Vinamilk Vinamilk tên thường gọi công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vào ngày 20/08/1976, Vinamilk thành lập Là doanh nghiệp lớn lĩnh vực sản xuất cung cấp sữa cho thị trường, Vinamilk sở hữu mạng lưới điểm bán rải khắp 63 tỉnh thành, chiếm khoảng 80% thị phần nước với sản phẩm từ sữa tươi chuẩn USDA Hoa Kỳ, thương hiệu mở lối cho thị trường thực phẩm Organic cao cấp Việt Nam Tuy nhiên, với quy mô hoạt động rộng lớn máy tổ chức quy trình sản xuất Vinamilk vơ phức tạp Để đảm bảo hiệu hoạt động, nâng cao vị thương hiệu thị trường, năm 2007, Vinamilk áp dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP, bước đưa vào sử dụng, kết nối toàn hệ thống từ nhà máy đến hệ thống kho hàng, trụ sở tồn quốc 2.2 Giới thiệu phần mềm ERP Khái niệm ERP: (ERP) thuật ngữ dùng liên đến đến loạt hoạt động doanh nghiệp, phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý hoạt động chủ chốt nó, bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, bằn cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Hệ thống ERP thiết kế theo kiểu phân hệ Những phân hệ chức chia thích hợp với hoạt động kinh doanh chuyên biệt tài kế toán, sản xuất phân phối Những phân hệ khác thêm vào hệ thống lõi Đối với logistics, ERP hoạch định: - Chính sách giá - Chiết khấu - Các cách thức mua hàng Từ đó, lên kế hoạch tính tốn phương án mua ngun liệu, dự trù mơ hình sản xuất tối ưu… Nó đồng thời giảm thiểu sai sót khơng đáng có xử lý nghiệp vụ E – Enterprise (Doanh nghiệp): Đích đến cuối ERP doanh nghiệp Hệ thống ERP tích hợp đủ phịng ban chức cơng ty vào hệ thống máy tính Hệ thống đáp ứng tất nhu cầu quản lý tất phòng ban mà doanh nghiệp có Lợi ích ERP doanh nghiệp thuộc ngành logistics Với nhiều doanh nghiệp, để xây dựng thống phần mềm để quản lý vấn đề khó Các phận có nhu cầu quản lý khác nhau: Tài kế tốn, Hành Chính Nhân Kho… Vì vậy, phịng ban thường có hệ thống máy tính riêng để xử lý cơng việc theo nghiệp vụ Tuy nhiên ERP kết hợp toàn hệ thống riêng lẻ phịng ban vào chung chương trình phần mềm tích hợp Nó hoạt động sở liệu mà phận chia sẻ, cung cấp thông tin tương tác với Nếu công ty biết thiết lập phần mềm sử dụng hiệu ERP nghĩa chắn mang lại nhiều lợi ích ERP logistics - Quản lý liệu hiệu - Quản lý nhân dễ dàng - Nâng cao hiệu sản xuất - Giảm thiểu rủi ro - Ưu điểm phần mềm ERP ngành logistics ERP thiết kế riêng cho ngành Logistics , chuyên giao nhận vận chuyển quốc tế, công ty Forwarder,… Phần mềm ERP tích hợp phân hệ, chức nghiệp vụ nhằm tạo cầu nối phối hợp nhịp nhàng với phận, giảm thiểu thiếu sót, trùng lặp để từ giải cơng việc cách hiệu Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành doanh nghiệp Loại bỏ sai sót xảy trường hợp nhiều người nhập liệu Quản trị thông tin hiệu quả, quản lý tiến độ cơng việc Quản trị tồn diện hệ thống ( Có thể áp dụng cho mơ hình tập đồn, tổng cơng ty) Dễ dàng kiểm soát nguồn liệu Phần mềm ERP tích hợp phân hệ, chức nghiệp vụ nhằm tạo cầu nối phối hợp nhịp nhàng với phận Quy trình áp dụng hệ thống ERP Vinamilk 2.3 Lợi ích ứng dụng hệ thống ERP Vinamilk: Nhờ có hệ thống ERP, phối hợp hoạt động khâu bán hàng phân phối diễn cách uyển chuyển, nhịp nhàng, giúp nâng cao hiệu kinh doanh Đồng thời, với đặc tính chức tiến hành cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp truy xuất liệu nhanh chóng dễ dàng, mang lại hiệu tối ưu cho trình kiểm tra, đánh giá, xử lý vấn đề định hướng kế hoạch phát triển tới Tăng lực cạnh tranh: Sau thời gian tháng ứng dụng hệ thống ERP Vinamilk tồn phận cơng ty, doanh nghiệp có thay đổi tích cực Việc kiểm sốt thực hoạt động công ty tiến hành cách chặt chẽ, tránh rủi ro không mong muốn cơng tác kế tốn Nghiệp vụ kế tốn tin cậy: Cơng tác tài – kế tốn trở nên thuận lợi nhiều nhờ phân quyền, phân cấp rõ ràng Các khâu sản xuất, quan hệ khách hàng, điều hành sản xuất, quản lý phân phối, kho hàng thực tốt hơn, rủi ro theo giảm đáng kể Xuất nhập hàng hố kho: Nhờ có hệ thống ERP, phối hợp hoạt động khâu bán hàng phân phối diễn cách uyển chuyển, nhịp nhàng, giúp nâng cao hiệu kinh doanh Đồng thời, với đặc tính chức tiến hành cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp truy xuất liệu nhanh chóng dễ dàng, mang lại hiệu tối ưu cho trình kiểm tra, đánh giá, xử lý vấn đề định hướng kế hoạch phát triển tới Xu lý đơn hàng hồn chvnh: Trình độ nhân viên cơng nghệ thông tin so với trước nâng cao Các hạ tầng công nghệ thông tin củng cố, chuẩn hóa, đồng kiện tồn Điều giúp cho Vinamilk đủ sức để tiếp thu giải pháp lớn Kiểm sốt thơng tin: Về cấu tổ chức công ty, không nâng cao kiến thức cho nhân viên, hệ thống trung, có thừa hưởng kịp thời.còn đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng, giúp hoạt động quản lý xuyên suốt, tập Kiểm soát lượng tồn kho: Trong hệ thống kênh phân phối, Vinamilk đạt thành công đáng kể Bằng cách dùng đến hỗ trợ phần mềm Microsoft Solomon thông qua đường truyền internet sử dụng chương trình SAP, nhà phân phối kết nối trực tiếp vào FPT phát triển cho PDA, nhân viên bán hàng kết nối trực tiếp với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thông tin cách sử dụng PDA 2.4 Hạn chế : Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực có kiến thức chuyên môn ERP bị thiếu doanh nghiệp khơng riêng Vinamilk Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk doanh nghiệp lớn nhì nước ERP hệ thống đắt đỏ với doanh nghiệp này, chi triệu USD cho hệ thống 2.5 Giải pháp Không đầu tư cho sở vật chat, để đưa hệ thống ERP vào hoạt động trơn tru, Vinamilk phải cử nhân viên đào tạo, tập huấn để cung cấp thêm thông tin, kỹ cho đội ngũ nhân công ty, đội ngũ nhân cử am hiểu vềtình hình chung Vinamilk mà cịn phải có đủ khả để vận hành hệ thống Ngoài ra, để giảm chi phí đầu tư lớn cho hệ thống, cơng ty xin đầu tư hỗ trợ từ đối tác nhà tư vấn, để có cách phương pháp hiệu Khung đánh giá mức độ tham gia vào làm tất thành viên Ngô Trung Nguyên % Nguyễn Ngọc Đan Thanh % Phạm Châu Phương Quỳnh % Phan Vĩnh Thành % Vũ Ngọc Anh %