c«ng ty cæ phÇn TBGD Hång ®øc Qui tr×nh KiÓm so¸t hå s¬ QT 02 Ngêi So¹n th¶o Ngêi xem xÐt Ngêi phª duyÖt Hä vµ tªn Ch÷ ký C«ng ty cæ phÇn TBGD Hång ®øc Qui tr×nh KiÓm so¸t hå s¬ M sè QT 02 Ngµy ban[.]
công ty cổ phần TBGD Hồng đức Qui trình Kiểm soát hồ sơ QT-02 Ngời Soạn thảo Họ tên Chữ ký Ngời xem xét Ngời phê duyệt Công ty cổ phần TBGD Hồng đức Qui trình Kiểm soát hồ sơ Mà số: QT- 02 Ngày ban hành : Lần ban hành: 01 Trang : 2/5 Mục đích : Thống phơng pháp nhận biết, thu thập, sử dụng, lu trữ lý hồ sơ chất lợng Ph¹m vi øng dơng : øng dơng cho toàn phòng ban, phận công ty Định nghĩa / chữ viết tắt : Hồ sơ văn cung cấp chứng khách quan hoạt động đà đợc thực hay kết đạt đợc phận công ty Tài liệu viện dẫn Nội dung 5.1 Qui định kiểm soát hồ sơ chất lợng - Hồ sơ phải đợc đánh mà số, ký hiệu theo qui định chung - Ngoài để dễ nhận biết, loại hồ sơ để cặp riêng, bìa ghi rõ ký hiệu tên hồ sơ - Có thể ghi thêm mục lục hồ sơ cập nhật hồ sơ để dễ truy tìm cần thiết * Qui định lu giữ hồ sơ: ( Cụ thể đợc qui định bảng danh mục hồ sơ chất lợng- BM.02.01 ) Lu giữ hồ công việc quan trọng phải đợc trì để đảm bảo sản phẩm sản xuất có chất lợng ổn định, HTQLCL công ty phù hợp tiêu chuẩn , số trờng hợp hồ sơ chất lợng tài liệu ®Ĩ ®èi chiÕu kiĨm tra cã th¾c m¾c, khiÕu nại chất lợng sản phẩm - Hồ sơ thời gian sử dụng thời trách nhiƯm lu hå s¬ nh sau : + Ban ISO lu hồ sơ quản lý chung chất lợng + Hồ sơ phận lu trữ phận đó, đợc ghi rõ bảng danh mơc hå s¬ - BM.02.01 - Hå s¬ hÕt thêi gian sử dụng thời đợc lu giữ tủ lu hồ sơ chung công ty văn th quản lý Các loại hồ sơ đợc quản lý theo qui định Nhà nớc có bảng danh mục riêng - Ngời lu trữ hồ sơ ngời có trách nhiệm bảo quản cẩn thận, không đợc để h hỏng hay mát hồ sơ - Ngời lu giỡ hồ sơ phải đặt hồ sơ, cập nhật theo ký mà hiệu thứ tự để tránh nhầm lẫn , tìm thấy nhanh cần thiết - Hồ sơ cần đợc đa vào tủ riêng hợc vị trí an toàn , thích hợp - Kiểm tra thờng xuyên để tránh hiƯn tỵng mơc, mèi mät NÕu thÊy cã bÊt cø điều ảnh hởng đến hồ sơ phải báo cáo lÃnh đạo để khắc phục Công ty cổ phần TBGD Hồng đức Qui trình Kiểm soát hồ sơ Mà số: QT- 02 Ngày ban hành : Lần ban hành: 01 Trang : 3/5 * Qui định truy cập thông tin mợn hồ sơ: - Đối với hồ sơ lu trữ phận, cán công nhân viên côg ty đợc phép truy cập thông tin đợc đồng ý trởng phận Việc truy cập hồ sơ đợc thực cách ghi lại photocopy lại - Đối tợng cán công nhân viên phận khác công ty mợn hồ sơ phải đợc đồng ý trởng phận lu giữ hồ sơ phải ghi vào sổ theo dõi mợn hồ sơ : BM.02.02 - Đối tợng khách hàng muốn mợn hồ sơ phải xin ý kiến lÃnh đạo , đợc chấp thuận , ngời phụ trách phải ghi vào sổ theo dõi mợn hồ sơ : BM.02.02 - 5.3 Phơng pháp huỷ hồ sơ - Khi hồ sơ hết hạn phải huỷ theo phơng pháp thiêu huỷ - Thành phần huỷ: gồm có ngời lu trữ hồ sơ , ngời ban ISO lÃnh đạo cử để tham để huỷ hồ sơ Hồ sơ gồm : - Bảng tổng hợp lu trữ hồ sơ - Sổ theo dõi mợn hồ sơ - Danh mục hồ sơ chất lợng Phụ lục BM.02.01 : Bảng danh mục hồ sơ BM.02.02: Sổ theo dõi mợn hồ sơ Công ty cổ phần TBGD Hồng đức Bm.02.02 Stt Tên hồ sơ Qui trình Kiểm soát hồ sơ Mà số: QT- 02 Ngày ban hành : Lần ban hành: 01 Trang : 4/5 Sổ theo dõi mợn hồ sơ Ngày Mợn Trả Ngời mợn Ký tên Công ty cổ phần TBGD Hồng đức Qui trình Kiểm soát hồ sơ Mà số: QT- 02 Ngày ban hành : Lần ban hành: 01 Trang : 5/5 BM.02.01 danh mục hồ sơ chất lợng St t Tên hồ sơ Ký hiệu/ Mà số Phơng tiện lu Thời gian lu Bộ phận lu Phơng pháp huỷ ... chất lợng Phơ lơc BM .02. 01 : B¶ng danh mơc hå sơ BM .02. 02: Sổ theo dõi mợn hồ sơ Công ty cổ phần TBGD Hồng đức Bm .02. 02 Stt Tên hồ sơ Qui trình Kiểm soát hồ sơ Mà số: QT- 02 Ngày ban hành : Lần... theo dõi mợn hồ sơ : BM .02. 02 - Đối tợng khách hàng muốn mợn hồ sơ phải xin ý kiến lÃnh đạo , đợc chấp thuận , ngời phụ trách phải ghi vào sổ theo dõi mợn hồ sơ : BM .02. 02 - 5.3 Phơng pháp huỷ... Ký tên Công ty cổ phần TBGD Hồng đức Qui trình Kiểm soát hồ sơ Mà số: QT- 02 Ngày ban hành : Lần ban hành: 01 Trang : 5/5 BM .02. 01 danh mơc hå s¬ chÊt lợng St t Tên hồ sơ Ký hiệu/ Mà số Ph¬ng tiƯn