LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian năm học tập và rèn luyện ở Học viện Nông Nghiệp Việt Nam ngoài sự nỗ lực phấn đấu của bản thân tôi còn nhận được sự quan tâm giúp đỡ của nhiều tập thể, cá nhân trong và[.]
LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian năm học tập rèn luyện Học viện Nông Nghiệp Việt Nam ngồi nỗ lực phấn đấu thân tơi nhận quan tâm giúp đỡ nhiều tập thể, cá nhân trường Nhân dịp cho phép gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám đốc Học viện, Ban chủ nhiệm Khoa Kế tốn Quản trị kinh doanh, các Thầy Cơ giáo tận tình giảng dạy truyền đạt cho kiến thức quý báu Đặc biệt xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Trần Quang Trung Bộ mơn Kế tốn quản trị kiểm toán- Khoa Kế toán & QTKD, thầy quan tâm, bảo hướng dẫn nhiệt tình dành nhiều thời gian quý báu giúp tơi suốt q trình nghiên cứu đề tài để tơi hồn thành khóa luận này Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể ban lãnh đạo, anh chị phịng ban Cơng ty Cổ phần Đầu tư phát triển Đặng Trung, tạo điều kiện thuận lợi cho tơi, giúp tơi tiếp cận tình hình thực tế để nghiên cứu đề tài Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè người thân, người tạo điều kiện cho học tập, quan tâm, động viên giúp đỡ tơi suốt q trình học tập vừa qua Do thời gian có hạn nên khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót Vậy kính mong được sự đóng góp ý kiến và chỉ đạo của các Thầy giáo, Cơ giáo và các bạn để khóa luận của tơi được hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng 05 năm 2015 Sinh viên Phạm Thị Linh Chi PHẦN I: MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài Một doanh nghiệp muốn kinh doanh, sản xuất hiệu phải trọng tới nhiều yếu tố Nhóm yếu tố quan trọng nhóm yếu tố đầu vào.Trong nguyên vật liệu yếu tố đáng ý nguyên vật liệu yếu tố trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm Thiếu nguyên vật liệu trình sản xuất bị gián đoạn không tiến hành Trong doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xây dựng nguyên vật liệu đầu vào quan trọng Việc kiểm sốt ngun vật liệu cơng trình cơng việc cần thiết cơng trình, bao gồm nhiều cơng việc khác từ lập yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu, theo dõi trình cung cấp nguyên vật liệu, theo dõi tồn kho, lên kế hoạch phân bổ nguyên vật liệu cho cơng trình, kiểm kê, điều chỉnh… Việc kiểm sốt tốt tránh vấn đề phát sinh tránh thất ngun vật liệu cơng trình đồng thời lập kế hoạch phân bổ nguyên vật liệu kịp tiến độ Tuy nhiên việc quản lý khó khăn cơng ty có nhiều dự án khác Từ khó khăn dẫn đến việc doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống kiểm soát nội việc quản lý nguyên vật liệu đầu vào Hệ thống kiểm soát nội thực chất hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, sách nỗ lực thành viên doanh nghiệp để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Hệ thống kiểm soát nội việc mua sắm toán nguyên vật liệu giúp quản lý hữu hiệu hiệu nguyên vật liệu, góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh q trình quản lý ngun vật liệu Cơng ty cổ phẩn đầu tư phát triển Đặng Trung công ty hoạt động lĩnh vực tư vấn thết kế, xây dựng bảo trì bảo dưỡng cơng trình dân dụng, thủy lợi, … Do vậy, ngun vật liệu đóng vai trị quan trong q trình hoạt động phát triển cơng ty Mặt khác, cơng ty có nhiều cơng trình nên việc kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào cịn có nhiều hạn chế Việc hồn thiện hệ thống kiểm soát nội việc mua sắm tốn ngun vật liệu cơng ty cần thiết Từ việc nhận thức vấn đề nêu trên, chúng tơi tiến hành nghiên cứu đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua sắm vật tư tốn tiền hàng Cơng ty Cổ phẩn đầu tư phát triển Đặng Trung” 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung Trên sở làm rõ thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua sắm vật tư tốn tiền hàng Cơng ty Cổ phần đầu tư phát triển Đặng Trung, đề tài nhắm đến việc đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Góp phần hệ thống hóa sở lý luận thực tiễn hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp - Làm rõ thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua sắm ngun vật liệu tốn tiền hàng Cơng ty Cổ phần đầu tư phát triển Đặng Trung - Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua sắm vật tư toán tiền hàng 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung: Hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua sắm ngun vật liệu toán tiền hàng - Phạm vi không gian: Đề tài thực Công ty Cổ phần đầu tư phát triển Đặng Trung Địa chỉ: Số - ngách 11, ngõ 99, đường Nguyễn Thái Học, phường Lê Lợi, Thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An - Phạm vi thời gian: Số liệu dùng nghiên cứu đề tài thu thập khoảng thời gian năm (2012 – 2014) Thời gian thực đề tài từ ngày 15/1/2015 đến ngày 29/05/2015 1.4 Kết nghiên cứu dự kiến Dự kiến sau kết thúc, kết nghiên cứu đạt là: - Báo cáo tổng kết (khóa luận) đề tài đảm bảo tính khoa học, logic - Giải mục tiêu nghiên cứu đề PHẦN II: TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Tổng quan tài liệu 2.1.1 Những vấn đề hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 2.1.1.1 Khái niệm Có nhiều khái niệm HTKSNB hiều chung HTKSNB tích hợp loạt hoạt động, biện pháp, quan điểm, nội quy, quy định nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý HTKSNB trách nhiệm người Các nhà quản lý cọi chủ sở hữu hệ thống kiểm soát nội phạm vi trách nhiệm họ Mỗi nhân viên đóng vai trị định quy trình KSNB 2.1.1.2 Vai trị hệ thống kiểm sốt nội KSNB chức thường xuyên đơn vị, tổ chức Một HTKSNB hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu bảo tồn tài sản, kiểm tra tính đắn đáng tin cậy liệu kế toán doanh nghiệp, đề xuất phương pháp điều hành có hiệu yểm trợ việc chấp hành sách quản lý chung Tài sản vật chất đơn vị bị đánh cắp, lạm dụng vào mục đích khác bị hư hại không bảo vệ hệ thống kiểm sốt thích hợp, kể tài sản vật chất hay tài sản phi vật chất khoản phải thu, tài liệu quan trọng, sổ sách… Nhất tài liệu lưu trữ thiết bị điện tử đĩa từ máy tính Do cần có HTKSNB để đảm bảo an toàn cho tài sản Các liệu kế toán doanh nghiệp quan trọng để hinhg thành định nhà quản lý để doanh nghiệp thực quyền nghĩa vụ đối tượng liên quan người lao động, nhà đầu tư, đối tác làm ăn, Nhà nước… Như thông tin cung cấp phải đảm bảo đầy đủ tính khách quan, kịp thời gian, độ xác tin cậy thực trạng hoạt động doanh nghiệp HTKSNB giúp nhà quản lý nâng cao khả điều hành thơng qua việc giám sát q trình đánh giá kết hoạt động đơn vị HTKSNB thiết kế để ngăn ngừa sai phạm trình quản lý, điều hành công ty, tránh gây lãng phí, thất thốt, sử dụng hiệu nguồn lực đơn vị HTKSNB đơn vị phải đảm bảo định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải tuân thủ mức 2.1.1.3 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội a, Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm toàn nhân tố bên bên đơn vị có tính mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình KSNB Mơi trường kiểm sốt tảng phận khác hệ thống kiểm soát nội bộ, cung cấp quy tắc ứng xử cấu trúc, bao gồm lực kỹ thuật giá trị đạo đức Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ nhận thức hành động nhà quản lý đơn vị Trên thực tế, tính hiệu hoạt động kiểm tra kiểm soát hoạt động tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào nhà quản lý đơn vị Các nhà quản lý chịu trách nhiệm việc tạo khơng khí cho tổ chức Nhà quản lý nâng cao mơi trường kiểm sốt họ thiết lập thông tin văn quy trình, sách, giá trị đạo đức tiêu chuẩn cư xử Ngoài ra, họ nâng cao mơi trường kiểm sốt họ cư xử mực để nhân viên làm gương yêu cầu người tổ chức phải tuân thủ theo chuẩn mực đưa Các yếu tố môi trường kiểm soát bao gồm: Quan điểm, phong cách điều hành nhà quản lý cao cấp: Các nhà quản lý cao cấp người định điều hành hoạt động đơn vị Phong cách điều hành nhà quản lý thể qua cá tính, tư cách, thái độ họ điều hành đơn vị Quan điểm, phong cách điều hành nhà quản lý thể thông qua số yếu tố như: Thái độ nhà quản lý đối mặt với rủi ro; tương tác thường xuyên nhà quản lý cao cấp cấp mình; Thái độ hành động báo cáo tài chính, bao gồm thảo luận ứng dụng cách xử lý kế toán… Các quan điểm phong cách nhà quản lý ảnh hưởng trực tiếp đến sách, chế độ, quy định cách thức tổ chức kiểm tra kiểm sốt đơn vị Bởi nhà quản lý phê chuẩn định, sách thủ tục kiểm soát áp dụng đơn vị Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thể qua sơ đồ tổ chức Đó xác định trách nhiệm, quyền hạn lộ trình báo cáo thành viên doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức xây dựng hợp lý đơn vị góp phần tạo mơi trường kiểm sốt tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ xuống việc ban hành định, triển khai định kiểm tra, giám sát việc thực định tồn đơn vị Một cấu tổ chức hợp lý cịn góp phần ngăn ngừa có hiệu hành vi gian lận sai sót hoạt động tài kế tốn đơn vị Một cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động lĩnh vực đơn vị cho không bị chồng chéo bỏ trống; giúp cho q trình thực hiện, phân cơng phân nhiệm, ủy quyền, trình xử lý nghiệp vụ ghi chép sổ sách kiểm soát nhằm ngăn ngừa dạng vi phạm Chính sách nhân sự: Là quy định quy trình tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, thăng tiến xử phạt nhân viên Chính sách nhân cần có liên hệ chặt chẽ với nhân tố giá trị đạo đức đảm bảo lực để tuyển dụng nhân viên tốt cho doanh nghiệp Bởi phát triển đơn vị gắn liền với đội ngũ cán nhân viên Nếu lực lượng đơn vị yếu lực, tinh thần làm việc đạo đức đơn vị có thiết kế trì HTKSNB đắn khơng thể phát huy hiệu Do sách nhân đắn bổ sụng cho yếu mơi trường kiểm sốt Năng lực làm việc: Đó đảm bảo nhân viên phân cơng cơng việc phù hợp với trình độ kỹ người Các nhà quản lý cần đảm bảo tất cơng việc có mơ tả chi tiết có phân tích u cầu kiến thức, kỹ cần thiết để thực cơng việc Từ nhân viên bố trí cơng việc thích hợp Cơng tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt kế hoạch tài gồm ước tính cân đối tình hình tài chính, kết hoạt động luân chuyển tiền tương lai nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt Nếu việc lập thực kế hoạch tiến hành khoa học nghiêm túc hệ thống kế hoạch dự tốn trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu Vì thực tế nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực kế hoạch, theo dõi thường xuyên nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch lập nhằm phát vấn đề bất thường xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời Mơi trường bên ngồi: Nhân tố mơi trường bên ngồi khơng thuộc kiểm sốt nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến thái độ, phong cách điều hành họ thiết kế vận hành quy chế thủ tục KSNB Các nhân tố bao gồm như: Sự kiểm soát quan chức nhà nươc, ảnh hưởng chủ nợ, môi trường pháp lý,… b, Đánh giá rủi ro Quy trình đánh giá rủi ro đơn vị bao gồm việc Ban Giám đốc xác định rủi ro kinh doanh có liên quan đến việc lập trình bày BCTC theo khn khổ lập trình bày BCTC, ước tính độ rủi ro, đánh giá khả xảy rủi ro định hành động nhằm xử lý, quản trị rủi ro kết thu Đánh giá rủi ro trách nhiệm nhà quản lý cho phép họ hành động để giảm việc bất ngờ, không mong đợi Sự thất bại quản lý rủi ro dẫn đến việc mục tiêu hoạt động, BCTC tuân thủ không đạt Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy BCTC bao gồm kiện hay đơn vị, giao dịch tình phát sinh có ảnh hưởng bất lợi đến khả tạo lập, ghi chép, xử lý báo cáo liệu tài phù hợp với sở dẫn liệu Ban Giám đốc BCTC Ban Giám đốc lập chương trình, kế hoạch hành động để xử lý rủi ro cụ thể định chấp nhận rủi ro tính đến hiệu kinh tế hay xem xét yếu tố khác Các rủi ro phát sinh thay đổi tình như: - Những thay đổi mơi trường hoạt động: Những thay đổi môi trường pháp lý mơi trường hoạt động dẫn đến thay đổi áp lực cạnh tranh rủi ro khác đáng kể; - Nhân mới: Những nhân có hiểu biết trọng tâm khác KSNB; - Hệ thống thông tin chỉnh sửa: Những thay đổi quan trọng nhanh chóng hệ thống thơng tin làm thay đổi rủi ro liên quan đến KSNB; - Tăng trưởng nhanh: Việc mở rộng đáng kể hoạt động nhanh chóng tạo áp lực kiểm soát làm tăng rủi ro kiểm sốt bị thất bại; - Cơng nghệ mới: Việc áp dụng cơng nghệ vào q trình SXKD vào hệ thống thơng tin làm thay đổi rủi ro KSNB; - Các hoạt động, sản phẩm, mơ hình kinh doanh mới: Việc tham gia vào khu vực địa lý lĩnh vực kinh doanh giao dịch mà đơn vị có kinh nghiệm dẫn tới rủi ro liên quan đến KSNB; - Tái cấu đơn vị: Việc tái cấu dẫn đến giảm biên chế, thay đổi chế, cách thức quản lý hay thay đổi phân công, phân nhiệm làm thay đổi rủi ro liên quan đến KSNB; - Mở rộng hoạt động nước ngoài: Việc mở rộng hay mua lại hoạt động nước dẫn đến rủi ro khác thường ảnh hưởng đến KSNB gia tăng thay đổi rủi ro từ giao dịch ngoại tệ; - Áp dụng quy định kế toán mới: Việc áp dụng nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán thay đổi chuẩn mực, chế độ kế tốn ảnh hưởng đến rủi ro trình lập trình bày BCTC ... vụ mua vật tư phần chức đảm bảo vật tư mua đúng, mua đủ kịp thời cho mục đích phê chuẩn, tránh việc mua nhiều, mua ko đáp ứng kịp thời yêu cầu, mua mặt hàng không cần thiết Khi nhận yêu cầu mua. .. Yêu cầu mua vật tư không với thực tế, đặt mặt hàng không cần thiết số lượng lớn nhu cầu - Người khơng có thẩm quyền u cầu mua hàng - Bộ phận mua hàng gian lận việc đặt hàng Nhân viên mua hàng... doanh nghiệp, phận mua hàng lựa chọn tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt ba yêu cầu bản: giá cả, chất lượng hàng mua, tin cậy bán hàng giao hàng Sau lựa chọn nhà cung cấp, phận mua hàng đàm phán