Slimcrm mọi thứ bạn cần biết về bpa (2)

SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt DẪN NHẬP Thị trường Tự động hóa quy trình doanh nghiệp (BPA) tăng trưởng với tốc độ 10% hàng năm, điều khơng có đáng ngạc nhiên quy trình kinh doanh mạch máu tổ chức nào, việc tự động hóa yếu tố bắt buộc để cạnh tranh thành công giới đại Tuy nhiên, bàn luận chủ đề này, Bill Gates - Chủ tịch Tập đồn Cơng nghệ Microsoft đưa quan điểm “Tự động hóa áp dụng cho quy trình hiệu khuếch đại hiệu quả” Từ nhận nhận định thấy: Việc tự động hóa cần phải triển khai thời điểm áp dụng cho quy trình phù hợp mang lại lợi ích trọn vẹn cho doanh nghiệp Ebook chia sẻ thứ bạn cần biết tự động hóa quy trình doanh nghiệp cách áp dụng để tối ưu hoạt động doanh nghiệp SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt NỘI DUNG Business Process Automation (BPA) gì? Ví dụ minh họa Phân biệt BPA với BPM RPA Vì phải tự động hóa quy trình doanh nghiệp ? Những quy trình doanh nghiệp nên tự động hóa Sai lầm cần tránh tự động hóa quy trình doanh nghiệp Các cách triển khai BPA cho doanh nghiệp Kết luận SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt Business Process Automation (BPA) gì? Business Process Automation (tự động hóa quy trình doanh nghiệp) việc sử dụng công nghệ để thực nhiệm vụ quy trình định kỳ doanh nghiệp, thay nỗ lực thủ cơng Nó đơn giản tạo chuỗi email gửi tự động, phức tạp phê duyệt nhiều cấp BPA áp dụng cho nhiều quy trình doanh nghiệp Tự động hóa nhắm đến giảm thiểu chi phí, tăng hiệu tối ưu hóa quy trình Bên cạnh đó, tự động hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao trải nghiệm, thúc đẩy truyền thông nội Trên thực tế, nghiên cứu cho thấy phần ba cơng việc mà 60% vị trí chun mơn đảm trách doanh nghiệp tự động hóa Ví dụ Business Process Automation (BPA) ● Tiếp nhận nhân viên (Onboarding) SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt Onboarding q trình khơng phức tạp, bao gồm nhiều nhiệm vụ: Điền biểu mẫu thông tin nhân viên, xếp buổi đào tạo, thu thập tài liệu liên quan định người giám sát vài hoạt động số Nếu khơng có tự động hóa, tồn quy trình trở nên hỗn loạn, dẫn đến: ● Mất nhiều thời gian để soạn thảo, xử lý lưu trữ tài liệu, hồ sơ nhân ● Một số nhiệm vụ bị bỏ sót Việc áp dụng tự động hóa quy trình doanh nghiệp để tiếp nhận nhân viên đảm bảo vận hành thông suốt, giúp quản lý nhân viên liên quan nắm bắt trạng thái quy trình SlimCRM giúp tự động hóa quy trình Onboarding nhân viên SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt Nuôi dưỡng khách hàng tiềm (Lead nurturing) Các đội nhóm kinh doanh hoạt động hiệu cần phải phản hồi kịp thời theo dõi khách hàng thường xuyên, họ thực quy trình follow thủ cơng giấy tờ email tự soạn Khi nhóm nghiên cứu Harvard Business Review kiểm tra 2.241 đội nhóm kinh doanh B2B, họ nhận thấy thời gian phản hồi khách hàng tiềm trung bình 48 Thời gian phản hồi lý tưởng phút, 26% đội nhóm đạt Vấn đề khơng phải người bị giới hạn khả năng, mà hệ thống nuôi dưỡng khách hàng tiềm thiếu yếu Với phần mềm CRM (Customer Relationship Management), doanh nghiệp tiếp cận ni dưỡng khách hàng tiềm tập trung tảng nhất, sử dụng cơng cụ tự động hóa có sẵn để trao đổi thơng tin, thúc đẩy giao dịch nhanh chóng hiệu Tập trung thơng tin khách hàng từ kênh hệ thống CRM SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt Phân biệt BPA với BPM RPA Quản lý quy trình doanh nghiệp (BPM), tự động hóa quy trình doanh nghiệp (BPA) Tự động hóa quy trình robot (RPA) phương pháp doanh nghiệp khai thác để loại bỏ tắc nghẽn quy trình tăng hiệu suất hoạt động kinh doanh Mỗi thuật ngữ đề cập đến cách doanh nghiệp cải thiện quy trình, tận dụng công nghệ để giảm thời gian cho công việc lặp lại ngày Hãy xem khác biệt hai thuật ngữ sau ● BPA so với BPM ● Về phạm vi tác động SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt Bản chất BPA tự động hóa quy trình có sẵn doanh nghiệp, khơng phải tạo hay thay đổi quy trình Ví dụ, nhiệm vụ BPA sử dụng cơng nghệ (chẳng hạn phần mềm) để tự động hóa tác vụ: Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, chăm sóc khách hàng, nhắc nhở tốn, có quy trình phải thực thủ cơng Cịn nhiệm vụ BPM xây dựng điều chỉnh tồn quy trình doanh nghiệp ● Thời gian thiết lập Cũng phạm vi tác động trên, BPM phức tạp đòi hỏi nhiều thời gian thiết lập BPA Thậm chí, số công cụ BPA thiết kế dạng “sẵn sàng để sử dụng” cho phép doanh nghiệp triển khai tự động hóa quy trình mà tốn khơng tốn thời gian cơng sức cấu hình ● Về chất BPA phần BPM, liên quan đến tự động hóa quy trình phức tạp doanh nghiệp Trong BPM nghiên cứu phân tích để cải tiến quy trình doanh nghiệp ● Vai trị cơng nghệ BPA dựa việc ứng dụng cơng nghệ, phần mềm để góp phần tối ưu luồng cơng việc liên quan, nhằm mục đích chuyển đổi tác vụ thủ công sang tác vụ tự động, nên phụ thuộc nhiều vào yếu tố công nghệ Tuy nhiên, với BPM, công nghệ trọng yếu: cần điều chỉnh mơ hình, triết lý kinh doanh, phương pháp luận, luồng công việc doanh nghiệp ● Kết tác động SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt BPA góp phần gia tăng hiệu suất cơng việc cịn BPM giúp tối ưu hóa tồn quy trình tổ chức Trên thực tế, người có xu hướng nghĩ BPA gây tác động phức tạp BPM Tuy nhiên, thực tế, doanh nghiệp hoàn toàn tăng doanh thu, giảm chi phí từ tối đa hóa lợi nhuận nhờ vào việc tự động hóa số quy trình đơn giản Tóm lại, BPA BPM dù có khác biệt khơng mâu thuẫn loại trừ lẫn Nếu sử dụng phần mềm để tự động hóa mà quy trình chưa tối ưu, chưa hiệu chí cịn làm giảm hiệu suất, cịn tối ưu quy trình mà khơng chủ trương ứng dụng cơng nghệ thể tầm nhìn ngắn hạn Doanh nghiệp triển khai kết hợp BPA BPM thu hiệu cao ● BPA so với RPA (Robotic Process Automation) thuật ngữ có điểm chung Process Automation, hướng tới tự động hóa thao tác thủ cơng, lặp lại doanh nghiệp, góp phần tiết kiệm chi phí thời gian đáng kể, giúp gia tăng hiệu suất Còn khác biệt rõ ràng đến từ yếu tố “Robotic” Nếu BPA tự động hóa quy trình doanh nghiệp dựa việc ứng dụng cơng cụ phần mềm, RPA dựa việc ứng dụng robot - hoạt động người, học hỏi, rút SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt kinh nghiệm tương tác với hệ thống ứng dụng doanh nghiệp Bên cạnh đó, điểm khác biệt với BPA, quy trình tự động hóa tích hợp với nhiều hệ thống đa dạng trao đổi thông tin, cần quyền truy cập API sở liệu, RPA khơng RPA thường cân nhắc sử dụng cần kết nối liệu trải rộng nhiều tảng, ứng dụng (như lĩnh vực Tài - Ngân hàng, Sản xuất/ Bán lẻ) Ví dụ quy trình mua hàng B2B: BPA tự động hóa việc thu lead ni dưỡng khách hàng tiềm qua kênh Còn RPA nhận email hóa đơn đầu vào tự động trích xuất liệu thơng tin nhà cung cấp, khoản phải trả,… đưa vào hệ thống phần mềm quản lý hóa đơn Vì phải tự động hóa quy trình doanh nghiệp? Q trình xử lý tác vụ thủ công chậm chạp không gây chậm trễ hoạt động mà gây tốn nguồn lực doanh nghiệp SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt Một ví dụ thủ tục lập hóa đơn: 90% hóa đơn tạo lập thủ cơng Hơn thế, số đó, 12,5% hóa đơn cần phải làm lại 17,5% toán hạn Bằng cách giảm bớt thủ tục giấy tờ thủ cơng, BPA tăng tốc quy trình kinh doanh, loại bỏ sai sót hỗ trợ cộng tác nhóm Hãy tìm hiểu số lợi ích cụ thể tự động hóa quy trình sau ● Tăng tốc trình kinh doanh Tự động hóa giúp thứ diễn nhanh Các tài liệu chuyển đến người vào thời điểm; thông báo lời nhắc nhở tự động giúp tăng tốc độ phê duyệt; khả tích hợp xác thực giúp giảm hẳn việc nhập liệu thủ công phát sinh lỗi Tốc độ kinh doanh đại ngày gia tăng doanh nghiệp cần phải bắt nhịp 42% nhà lãnh đạo doanh nghiệp đồng ý tự động hóa quy SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt trình tăng tốc độ đội nhóm hồn thành nhiệm vụ, đảm bảo doanh nghiệp ln theo kịp tiến độ ● Chuẩn hóa thủ tục giảm thiểu lỗi Việc sử dụng BPA để tự động hóa việc nhập liệu khơng giúp tiết kiệm lượng lớn thời gian Một nửa số lãnh đạo doanh nghiệp nhân viên đồng ý tự động hóa quy trình giảm thiểu sai sót ● Cắt giảm thời gian chi phí lao động Vì BPA tăng tốc hoạt động nội hạn chế sai sót, doanh nghiệp tinh giản nhân lực Nhân viên cần dành thời gian để làm thủ tục giấy tờ theo dõi phê duyệt, từ doanh nghiệp cắt giảm chi phí lao động yêu cầu nhân Trên thực tế, 78% nhà lãnh đạo doanh nghiệp tin nhân viên tiết kiệm 60 tháng nhờ tự động hóa quy trình Đó khoản tiết kiệm hàng triệu đồng tháng cho nhân viên dù họ có mức lương tối thiểu SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt ● Thúc đẩy tính minh bạch quy trình Nhờ khả thu thập, báo cáo phân tích liệu mạnh mẽ hơn, BPA thúc đẩy việc đo lường tính minh bạch, nghĩa nhân thấy hoạt động, gây lãng phí thời gian hay tắc nghẽn tất quy trình Từ đó, doanh nghiệp tối ưu quy trình đưa định chiến lược sáng suốt ● Khả di động mở rộng Các công cụ tự động hóa quy trình đại SlimCRM giúp người dùng theo dõi tối ưu công việc thiết bị di động Các biểu mẫu quy trình tự động điều chỉnh cách hiển thị thiết bị di động cung cấp trải nghiệm dễ chịu cho người dùng Công cụ hoạt động 24/7 hiệu suất tự động thay đổi để đáp ứng nhu cầu thời gian cao điểm ● Tăng hiệu nhóm làm việc SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt Hơn nửa số nhân viên cho họ tiết kiệm 240 năm cách tự động hóa cơng việc lặp lặp lại, 70% lãnh đạo doanh nghiệp tin họ tiết kiệm tới làm việc ngày Giải phóng nhân viên lành nghề khỏi nhiệm vụ rắc rối, lãng phí thời gian cho phép họ tập trung vào nhiệm vụ quan trọng tạo nhiều giá trị Điều thúc đẩy suất cải thiện hài lịng cơng việc Từ đây, giảng viên tập trung vào giảng dạy, bác sĩ chuyên tâm vào bệnh nhân, HR tập trung nuôi dưỡng nhân tài, lập trình viên chuyên viết mã nguồn, Tương tự, BPA giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp khách hàng cách đảm bảo nhiệm vụ không bị lãng quên, tránh việc trễ hạn phải theo dõi nhiều Thêm vào đó, khả điều phối tương tác giúp nhóm cộng tác dễ dàng Ví dụ, trường học, phần mềm BPA tối ưu hóa việc lấy ý kiến giảng viên giáo trình trước hồn thiện trình lên trưởng môn phê duyệt ● Nâng cấp dịch vụ khách hàng Dịch vụ khách hàng xuất sắc khơng cịn điểm khác biệt - phải chuẩn mực Khách hàng ngày nay, đặc biệt hệ trẻ mong đợi phản hồi tức mạng thất vọng phải chờ đợi Trên thực tế, 40% doanh nghiệp nói ổn định hẹn công việc điều quan trọng tạo nên hài lịng khách hàng Tự động hóa quy trình giúp bạn đến gần với khách hàng, giúp họ có khả truy cập 24/7 vào thơng tin cần thiết SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt Những quy trình doanh nghiệp nên tự động hóa Đây yếu tố cho thấy bạn nên tự động hóa quy trình kinh doanh doanh nghiệp bây giờ: ● Khối lượng công việc lớn ● Cần phối hợp nhiều người để thực nhiệm vụ ● Nhạy cảm thời gian, cần tăng tốc ● Các quy trình hệ thống ảnh hưởng lẫn Để có nhìn rõ tranh tự động hóa quy trình kinh doanh, bạn tham khảo số quy trình tự động thường thấy tổ chức như: Nuôi dưỡng khách hàng tiềm email Việc soạn, lên lịch gửi email khơng cịn tiêu phí thời gian nhân ● Thông báo, nhắc nhở tự động ● Sao lưu phục hồi liệu ● Xử lý đơn hàng ● Chấm cơng ● Tính lương thưởng ● Lập hóa đơn bán hàng SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt Hóa đơn điện tử giúp khách hàng nhân viên kinh doanh dễ dàng, nhanh chóng theo dõi từ nơi ● Tổng hợp, phân loại thông tin ● Nuôi dưỡng khách hàng tiềm Những sai lầm cần tránh áp dụng BPA ● Coi tự động hóa giải pháp SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt Tự động hóa lựa chọn dài hạn tốt cho quy trình doanh nghiệp, lãnh đạo khơng thể dùng để che lấp lỗ hổng quy trình thiết kế bất hợp lý Cần đánh giá lợi ích hạn chế việc tự động hóa so với thay hệ thống, nghiên cứu chiến lược thích hợp ● Không dành đủ thời gian để kiểm thử Các công nghệ tự động hóa hoạt động có thuật tốn quy tắc xác Nếu cấu hình thiết lập khơng chuẩn, chúng làm hỏng liệu kinh doanh, đồng thời không mang lại hiệu cần thiết ● Lãng phí nỗ lực vào quy trình phức tạp Đơi khi, doanh nghiệp thấy sa lầy tự động hóa quy trình Điều thường xảy quy trình khơng làm rõ, thiếu quán, có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến khâu định Đừng lãng phí thời gian cơng sức với quy trình Doanh nghiệp muốn tự động hóa cần lưu ý xác định rõ mục tiêu, số đo lường; cân nhắc yếu tố người; chạy thử; thực bước kế hoạch ● Sử dụng sai số để đo lường thành công Cần đo lường ứng dụng công cụ công nghệ để đảm bảo chúng hoạt động tốt Tuy nhiên, số khơng nói lên dự án có thành cơng hay khơng Hãy tập trung đo lường KPI định lượng cụ thể kết kinh doanh đến từ việc triển khai tự động hóa quy trình doanh nghiệp ● Bỏ qua văn hóa doanh nghiệp vai trị nhân viên Điều quan trọng khơng triển khai tự động hóa phải xem xét tác động đến nhân viên, đặc biệt vai trò họ bị loại bỏ thay SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt đổi Hãy dự đốn cách nhân viên phản ứng để chủ động tổ chức truyền thông nội hiệu Các cách triển khai BPA doanh nghiệp nhỏ ● Phương pháp 1: Thông qua giải pháp tùy chỉnh - Dành cho doanh nghiệp có hệ thống kế thừa phức tạp, khơng có khả giao tiếp với hệ thống khác thông qua API Các giải pháp tự động hóa quy trình robot (RPA) hữu ích, chúng mang tính tình thế, ngắn hạn Mặc dù chúng chắn kéo dài thời hạn sử dụng hệ thống, cuối cùng, giải pháp xây dựng tùy chỉnh thực phù hợp với nhu cầu cụ thể doanh nghiệp Nhược điểm giải pháp tùy chỉnh tốn để xây dựng chí cịn tốn để trì Bên cạnh đó, doanh nghiệp khó để tìm giữ chân nhà phát triển hệ thống theo giải pháp ● Phương pháp 2: Phương pháp tiết kiệm tính ổn định thấp Ở đây, cần tích hợp ứng dụng tự động hóa quy trình để liên kết tác vụ với Ví dụ: bạn sử dụng Zapier để tạo ghi Salesforce từ bảng tính, giảm việc nhập liệu Khá hữu ích bạn cần tự động hóa vài tác vụ Mặt hạn chế quy trình làm việc nhanh chóng biến thành mớ hỗn độn vơ tổ chức, khó hiểu khó trì Điều đặc biệt người chịu trách nhiệm quy trình nghỉ việc mà chưa bàn giao đầy đủ Phương pháp 3: Triển khai phần mềm thiết lập sẵn quy trình quan SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt trọng doanh nghiệp (quy trình bán hàng, tuyển dụng, ni dưỡng khách hàng tiềm năng, ) Các phần mềm đại SlimCRM thường dễ sử dụng nhờ biểu mẫu, quy trình thiết lập sẵn tùy chỉnh theo nhu cầu Bạn không nhiều thời gian để xây dựng tự động hóa quy trình Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nhân lực tận dụng quy trình có sẵn phần mềm chứng minh tính đắn nhiều doanh nghiệp khác DÙNG THỬ NGAY Vấn đề doanh nghiệp nhỏ triển khai BPA ● Hạn chế tài nên khơng dám đầu tư cơng nghệ tốn ● Nhân mỏng nên khơng có người thực thi vận hành ● Thiếu kiến thức quản trị nên phải tự mày mò tốn nhiều thời gian ● Thiếu mục tiêu dẫn đến nhân viên khơng biết phải làm ● Thiếu kế hoạch dẫn đến người khơng biết làm ● Thiếu quy trình dẫn đến người làm việc không đầu không đuôi SlimCRM.vn – Giải pháp tự động hóa quy trình cho doanh nghiệp nhỏ Đây dịch vụ phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ quản lý Công ty phần mềm Vinno Việt Nam, đơn vị với 12 năm kinh nghiệm lĩnh vực công nghệ thông tin, với 3.000 khách hàng doanh nghiệp có tập đồn cơng ty hàng đầu VinSmart (thuộc tập đoàn VinGroup), ngân hàng SHB, ngân hàng Bảo Việt, ngân hàng Liên Việt, công ty Eurowindow,… SlimCRM hỗ trợ doanh nghiệp: ● Chuẩn hóa thiết lập quy trình tồn diện theo khía cạnh Khách hàng, Tài chính, Cơng việc Nhân ● Tự động hóa với tính đơn giản dễ hiểu SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt ● Sở hữu phần mềm theo mơ hình nghiệp vụ chuẩn quốc tế (hàng ngàn doanh nghiệp đa ngành đa quốc gia áp dụng) ● Tích hợp sẵn quy trình quan trọng ● Tự động hóa với chi phí triển khai lý tưởng KẾT LUẬN Tự động hóa quy trình doanh nghiệp (BPA) áp dụng theo nhiều cách toàn hoạt động kinh doanh: Từ quản lý hàng tồn kho, tiếp nhận nhân viên đến số hóa cơng việc hàng ngày, BPA giúp loại bỏ nút thắt dẫn đến thất thoát thời gian tiền bạc, tạo chuỗi hoạt động trơn tru, tránh sai sót Mỗi doanh nghiệp cần rà sốt lại quy trình, ứng dụng cơng nghệ để triển khai tự động hóa, bắt đầu hành trình chuyển đổi số tất yếu từ hôm Biên soạn: Team content SlimCRM.vn Tham khảo: frevvo.com, kissflow.com Mọi chia sẻ vui lòng ghi rõ nguồn SlimCRM.vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt ... nhận định thấy: Việc tự động hóa cần phải triển khai thời điểm áp dụng cho quy trình phù hợp mang lại lợi ích trọn vẹn cho doanh nghiệp Ebook chia sẻ thứ bạn cần biết tự động hóa quy trình doanh... ● BPA so với BPM ● Về phạm vi tác động SlimCRM. vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt Bản chất BPA tự động hóa quy trình có sẵn doanh nghiệp, khơng phải tạo hay thay đổi quy trình Ví dụ, nhiệm vụ BPA. .. động hóa Sai lầm cần tránh tự động hóa quy trình doanh nghiệp Các cách triển khai BPA cho doanh nghiệp Kết luận SlimCRM. vn Kiến Tạo Doanh Nghiệp Ưu Việt Business Process Automation (BPA) gì? Business