Microsoft Word Quy tắc trong hội nghị bàn tròn doc Quy tắc trong hội nghị bàn tròn Việc hiểu sâu sắc các nghi thức trên bàn đàm phán không chỉ quan trọng đối với các nhà ngoại giao mà còn quan trọng đ[.]
Quy tắc hội nghị bàn tròn Việc hiểu sâu sắc nghi thức bàn đàm phán không quan trọng nhà ngoại giao mà quan trọng doanh nhân Một cử lời nói khơng thích hợp phá hỏng ấn tượng mà bạn muốn tạo với đối thủ thương trường Vậy, bạn cần phải chuẩn bị trước gặp mặt quan trọng để không xảy sơ suất nào? Xác định thành viên phái đoàn đàm phán Trước gặp mặt quan trọng phải chuẩn bị trước Cần phải xác định rõ chức danh nhiệm vụ tất thành viên đoàn đàm phán đối tác Bạn phải biết thực người có quyền định cuối để dành ý đến người nhiều gặp mặt Nhiều khi, khơng phải trưởng đồn mà người lãnh đạo phận có liên quan nhiều đến nội dung đàm phán Chỉ sau xác định tất thông tin trên, bạn định thành viên phái đồn Nếu bạn chọn xác thành viên, có nghĩa bạn nắm tay 80% thành công Để làm tốt việc này, bạn phải lưu ý số điểm sau: số lượng thành viên hai phái đoàn đàm phán phải giống nhau; chức danh thành viên phải tương đương nhau, chí, phái đoàn, người lãnh đạo phận với trợ lý phái đồn cịn lại phải theo vậy, cách thức gọi “mặt đối mặt”; thành viên phái đoàn phải thực cần thiết cho đàm phán, không hiệu đàm phán tỷ lệ nghịch với số thành viên phái đoàn Trong trường hợp ngược lại, cơng ty bạn phía có sáng kiến tổ chức buổi đàm phán bạn phải lựa chọn thành viên phụ thuộc hoàn toàn vào mục đích bạn Nếu bạn định giới thiệu với đối tác dự án số lượng thành viên khơng hạn chế Cịn bạn định thảo luận vấn đề định cụ thể số thành viên cần vừa đủ Một đồn đàm phán đơng người gây hiệu ứng áp đảo tâm lý, với đàm phán “mặt đối mặt” dễ đạt thỏa thuận Quy tắc chung thời gian Thông thường, bên muốn tổ chức đàm phán phải thơng báo ý định trước hai tuần Địa điểm diễn đàm phán bên tổ chức đưa phải đồng ý phía khách mời Trước diễn đàm phán, hai bên phải thống trước vấn đề đem bàn luận xác định mục tiêu đàm phán Khơng có thơng lệ thời gian diễn đàm phán, tốt nên tổ chức vào buổi sáng Sẽ không lịch ấn định đàm phán vào sáng sớm hay tối muộn Hiển nhiên đến muộn, không nên đến sớm làm khó xử cho bên tổ chức Thông thường, buổi đàm phán kéo dài khoảng hai tiếng Nếu đàm phán dự tính diễn dài hơn, sau hai tiếng phải nghỉ giải lao 30 phút Trong khoảng thời gian mời khách uống chè cà phê Nhân viên phục vụ phải mang nước mời khách trước, chủ tịch phái đoàn đàm phán đối tác Chỉ quyền hút thuốc thời gian đàm phán thỏa thuận trước Tuy nhiên, nói chung khơng nên hút thuốc khơng uống khác ngồi nước khống thời gian tiến hành đàm phán Không gian diễn đàm phán Cuộc đàm phán diễn đâu tốt nhất, trụ sở cơng ty hay địa phận trung lập? Câu trả lời lần lại phụ thuộc vào nội dung gặp mặt Nếu bạn muốn có lợi tâm lý, tốt tổ chức đàm phán công ty bạn Lý tưởng tổ chức đàm phán gian phòng thiết kế riêng cho việc Các cánh cửa tủ phịng phải đóng kín, giấy tờ khơng để bàn để tránh tạo cảm giác bất tiện cho phía mời Điểm phịng đàm phán bàn Tốt bàn hình trịn oval, với bàn có góc, từ đầu tạo cho thành viên tham gia đàm phán cảm giác đối đầu Trong trường hợp phòng đàm phán chủ nhân có bàn hình chữ nhật, tuyệt đối không xếp chỗ ngồi hai cạnh ngắn hơn, thành viên hai phái đoàn ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh Sẽ không lịch xếp chỗ cho khách ngồi quay lưng vế phía cửa vào đối diện với cửa sổ Đại điện tổ chức phải ngồi đối diện với cửa vào để tiện cho trường hợp cần thiết, ví dụ kín đáo lệnh cho thư ký mang thêm nước thay gạt tàn thuốc Nếu thành viên buổi đàm phán trước nhau, nên đặt trước mặt người khung bìa có ghi đủ tên họ để tiện cho việc giao tiếp Khoảng cách hai ghế ngồi từ 1,5-3 m Đây gọi “cự ly xã hội” Một khoảng cách rộng tạo cho thành viên cảm giác bị “loại ra” khỏi đàm phán Khơng nên có thái độ suồng sã q gặp mặt, khơng nên vươn người sang phía không gian người ngồi cạnh để lấy đồ vật tài liệu họ mà chưa phép, tự đặt lại chỗ ngồi cho thoải mái điều không phép Một quy tắc quan trọng giữ bí mật Vì vậy, bạn muốn ghi âm thu hình lại đàm phán, phải đồng ý phía bên Cách ăn mặc Cách ăn mặc thành viên phải thật hồn hảo, điều thể tính nghiêm túc chuyên nghiệp bạn Vì vậy, buổi gặp mặt quan trọng nên ăn mặc theo lối truyền thống Nam giới nên mặc comlê màu đen, xám xanh tím than, áo sơ mi dài tay màu hay với đường kẻ nhỏ, cravat lụa, tất màu với quần, giày buộc dây Phụ nữ mặc comlê, giày thấp cổ, khơng mặc váy ngắn, trang điểm nhạt, tóc gọn gàng, đặc biệt bàn tay phải chăm sóc, đồ trang sức tốt tránh gây cảm giác lố lăng Kinh doanh xã hội không giới tính, khơng có thói quen nhường phụ nữ Tất nhiên lịch nhường chỗ cho phụ nữ bàn đàm phán, nữ doanh nhân khơng nên địi hỏi việc Nếu bắt tay giới thiệu hành động thức để làm quen trao đổi danh thiếp lại hành động khơng thức Nhưng bất lịch sau nhận danh thiếp đút vào túi ví, cần phải xem kỹ trước cất Sức mạnh ngôn từ Ngôn từ cách diễn đạt thành viên buổi thảo luận phải lịch đạt mục đích buổi đàm phán Không nên vào chủ đề bắt đầu nói chuyện, nên bắt đầu vài câu nói thời tiết, hoạt động văn hóa tình hình kinh tế Một tính cách đánh giá cao đàm phán là: kiên trì; giữ nhịp độ; khéo léo; sáng suốt bình tĩnh Khơng nên biểu lộ cảm xúc mặt không nên giữ mặt lạnh băng Khơng nên nói to q, khơng nên nói nhỏ đến mức khó nghe thầm Tránh gây tiếng động bất ngờ cử động đột ngột Lời ăn tiếng nói lịch có khoảng cách Khơng nên sử dụng lời khen Chỉ sử dụng chúng vấn đề có liên quan đến nội dung thảo luận Đơi khen comlê người đối thoại đẹp tuyệt đối tránh nhận xét tính cách họ Nên giữ bầu khơng khí trang trọng nói chuyện, khơng nên suồng sã Những cảm xúc tích cực thể thơng qua câu nói ví dụ như: “Rất vui gặp anh/chị”, “Cảm ơn anh/chị dành thời gian cho gặp mặt này” Khơng nên nói chắn đúng, hay đưa tuyên bố mang tính khẳng định 100% Không đưa lời khuyên ngắt lời người khác Ngược lại, bạn thấy bị gây áp lực chui vào vỏ bọc cố thủ, hành động khơng thích hợp Điều làm cho đàm phán vào ngõ cụt Trả lời đối tác lịch bình tĩnh, cảm thấy khó chịu giữ thái độ im lặng Một quy tắc vàng ngoại giao sử dụng xác từ: “Không”; “Không bao giờ”; “Điều được” Không nên bắt đầu câu nói phản đối điều dễ dẫn đến đối lập mâu thuẫn Trước nói “khơng” bắt buộc phải nêu lý mà đề nghị đối tác khơng thể chấp nhận Khi nói chuyện tránh dùng từ nước ngồi, hay nói cộc lốc “hiểu rồi”; “cái gì?”; “như nào?” Tất thỏa thuận đạt buổi đàm phán có hiệu lực ghi thành văn có chữ ký trưởng đồn hai phía, cịn bao gồm ý định khơng thiết phải thực Và nguyên tắc quan trọng đàm phán không hứa hẹn điều mà bạn khơng thể thực được, điều làm uy tín bạn Tốt làm nhiều mong đợi đối tác đừng họ phải thất vọng (Theo HRVietnam, Bwportal) ... khơng để bàn để tránh tạo cảm giác bất tiện cho phía mời Điểm phịng đàm phán bàn Tốt bàn hình trịn oval, với bàn có góc, từ đầu tạo cho thành viên tham gia đàm phán cảm giác đối đầu Trong trường... đặc biệt bàn tay phải chăm sóc, đồ trang sức tốt tránh gây cảm giác lố lăng Kinh doanh xã hội khơng giới tính, khơng có thói quen nhường phụ nữ Tất nhiên lịch nhường chỗ cho phụ nữ bàn đàm phán,... phải nghỉ giải lao 30 phút Trong khoảng thời gian mời khách uống chè cà phê Nhân viên phục vụ phải mang nước mời khách trước, chủ tịch phái đoàn đàm phán đối tác Chỉ quy? ??n hút thuốc thời gian