Quản lý bán hàng Công nghệ thông tin 49B PHẦN MỞ ĐẦU Quản lý Bán hàng trong các doanh nghiệp là công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận Quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp Việc ứng dụng CNTT[.]
Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B PHẦN MỞ ĐẦU Quản lý Bán hàng doanh nghiệp cơng việc quan trọng, địi hỏi phận Quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp Việc ứng dụng CNTT mang lại bước đột phá cho công tác quản lý bán hàng, giúp doanh nghiệp nắm bắt thơng tin hàng hóa, vật tư, thơng tin khách hàng, trạng thái đơn đặt hàng cách xác kịp thời Từ người quản lý đưa kế hoạch định đắn, giảm chi phí tăng khả cạnh tranh, nâng cao kết hoạt động sản xuất kinh doanh Là Doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực thương mại, nỗi bận tâm hàng đầu chủ doanh nghiệp quản lý sát tình hình kinh doanh với số liệu kho hàng (nhập, xuất, tồn kho) tình hình cơng nợ khách hàng Nếu thực việc quản lý ghi sổ sách thủ công, làm nhiều thời gian công sức, cịn bị thất mặt tài Với xu tiến khoa học - công nghệ nay, máy vi tính giúp giải cách nhẹ nhàng, nhanh chóng xác, tiết kiệm tối đa chi phí quản lý Trang Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B Mục lục I MÔ TẢ ĐỀ TÀI: Chức nhập kho .3 Chức xuất kho .3 Chức kiểm kê Chức bán hàng .3 Chức bảo mật Chức thống kê, báo cáo II THU THẬP YÊU CẦU NGHIỆP VỤ: .4 Cơ cấu tổ chức Danh sách tác nhân Chu trình nghiệp vụ .5 Biểu đồ phân cấp chức biểu đồ luồng liệu mức .7 III Phân tích liệu 18 Xác định thực thể 18 Xác định thuộc tính thực thể 18 Biểu diễn liên kết thực thể: 19 Xác định mối quan hệ 20 Chuẩn hoá quan hệ 21 Thiết kế sở liệu 22 IV Thiết kế biểu mẫu .26 Hóa đơn bán hàng 26 Phiếu xuất kho 27 Phiếu nhập kho 29 Báo cáo tồn kho 30 Trang Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B I MÔ TẢ ĐỀ TÀI: Chức nhập kho Thông tin sản phẩm (tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa vật tư, hạn sử dụng thông tin khác) nhân viên kho lưu trữ lại Sắp xếp phân loại hàng hóa kho theo danh mục, chủng loại nhiều cấp độ khác Quản lý, xếp phân loại nhà cung cấp để tiện cho trình quản lý hàng hóa Chức xuất kho Cập nhật thông tin phiếu xuất kho như: tên hàng hóa, số lượng, ngày xuất, người nhận hàng Cập nhật số lượng hàng hóa cịn lại kho In phiếu xuất kho Chức kiểm kê Khóa hoạt động giao dịch kho mặt hàng cần kiểm kê Sau kiểm kê xong cho phép mở giao dịch bị đóng để tiếp tục giao dịch nhập - xuất kho Kiểm kê hàng hóa tồn kho tình trạng hàng hóa Chức bán hàng Quản lý thông tin giao dịch khách hàng: Thông tin khách hàng, thông tin đơn đặt hàng , thơng tin số lượng hàng hóa bán Quản lý doanh thu Quản lý chi tiết hàng hóa công nợ khách hàng theo tiêu thức quản trị tùy chọn Chức bảo mật Trang Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B Hệ thống cho phép phân quyền sử dụng, từ chống truy nhập bất hợp pháp vào hệ thống liệu Đồng thời định rõ trách nhiệm trường hợp có cố Chức thống kê, báo cáo Báo cáo phân loại vật tư, hàng hóa Cho biết thơng tin hàng hóa kho hệ thống kho theo tiêu chí phân loại người sử dụng Báo cáo doanh số thu theo chủng loại hàng hóa, theo kỳ, Thống kê đơn đặt hàng, số lượng hàng bán Lập hoá đơn mua hàng Lập hoá đơn bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho II THU THẬP YÊU CẦU NGHIỆP VỤ: Cơ cấu tổ chức Đứng đầu doanh nghiệp giám đốc, quyền giám đốc trưởng phòng Doanh nghiệp có nhiều phịng ban phịng nhân sự, phịng kế tốn, phịng kế hoạch, phịng kinh doanh Đề tài mơ tả việc bán hàng phịng kinh doanh tin học hóa Cơng việc trước nhân viên phòng kinh doanh làm tay giấy tờ Phịng kinh doanh gồm có trưởng phịng, thủ kho nhân viên bán hàng Để công việc kinh doanh dễ dàng doanh nghiệp định tin học hóa cơng việc bán hàng phịng kinh doanh Danh sách tác nhân a Quản lý: Bao gồm giám đốc trưởng phòng doanh nghiệp Những người có trách nhiệm quản lý hoạt động doanh nghiệp Trang Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B b Thủ kho: Là người quản lý trực tiếp sản phẩm có doanh nghiệp Nhận sản phẩm nhà cung cấp đưa vào kho để quản lý Xuất sản phẩm cho khách hàng có đơn đặt hàng thơng qua phận bán hàng c Nhân viên: Là cầu nối công ty với khách hàng Bộ phận có trách nhiệm nhận đơn đặt hàng khách hàng Sau yêu cầu thủ kho xuất sản phẩm để giao cho khách hàng d Nhà cung cấp: Là đối tác công ty, chuyên cung cấp loại sản phẩm cho doanh nghiệp Doanh nghiệp có nhiều đối tác khác cung cấp loại sản phẩm khác e Khách hàng: Là người có đơn đặt hàng mua sản phẩm cơng ty Chu trình nghiệp vụ Khi có nhu cầu nhập hàng phận kinh doanh (bao gồm phận bán hàng) lập phiếu đề nghị nhập hàng gửi đến ban giám đốc Sau ban giám đốc chấp nhận lời đề nghị nêu phận kinh doanh lập phiếu điều tra gồm có chi tiết,đặc điểm hàng cần nhập gửi cho nhà cung cấp Nhà cung cấp gửi lại bảng báo giá khả đáp ứng họ dành cho mặt hàng phiếu điều tra Sau nghiên cứu có báo giá ưng ý phận kinh doanh lập hóa đơn mua hàng, hóa đơn gửi đến nhà cung cấp để yêu cầu NCC xuất hàng, đồng thời hóa đơn gửi đến phận kho để phân kiểm tra hàng nhận hàng từ NCC a Nhập kho: Trang Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B Khi hàng nhập kho thủ kho có trách nhiệm mời phận kinh doanh xuống kiểm tra chất lượng sản phẩm.Sau thủ kho tiến hành lập biên kiểm tra hàng Nếu hàng khơng đạt phận kinh doanh tiến hành trả lại hợp đồng Nếu hàng đạt chất lượng tiến hành nhập vào kho.Thủ kho lập phiếu nhập kho để gửi cho phận kế tốn tốn cho NCC Mỗi hóa đơn tốn nhiều lần Khi nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, thủ kho có nhiệm vụ ghi nhận lại thơng tin hàng hóa nhà cung cấp Hàng hóa sau nhận, phải đưa vào kho phân loại theo nhóm để dễ dàng quản lý b Bán hàng Khi khách hàng đến mua hàng,khách hàng tới phận bán hàng đặt hàng.Bộ phận bán hàng lập hóa đơn số lượng hàng đáp ứng đủ nhu cầu khách hàng Hóa đơn bán hàng gửi đến phận kế toán, phận kế toán lập phiếu xuất kho gửi đến phận kho để phận xuất hàng Hóa đơn bán hàng phải có đầy đủ thơng tin khách hàng số lượng mặt hàng Nhân viên bán hàng nhận hàng hóa từ phận kho,giao cho khách hàng lập hóa đơn tốn c Xuất kho: Khi thủ kho nhận phiếu xuất kho từ phận kế toán,thủ kho xuất kho mặt hàng có phiếu Chuyển cho phận bán hàng loại hàng hóa để giao cho khách hàng Thống kê lại số lượng hàng hóa có kho d Kiểm kê hàng hóa: Trang Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B Việc kiểm kê hàng hóa tiến hành theo định kỳ hàng tháng có yều đột xuất từ nhà quản lý Khi tiến hành kiểm kê giao dịch xuất nhập kho tạm ngưng Thủ kho kiểm tra lại tất hàng hóa kho số lượng, tình trạng hàng hóa Sau kiểm kê xong mở lại giao dịch xuất nhập kho e Thống kê, báo cáo doanh thu: Việc thống kê, báo cáo doanh thu tiến hành theo định kỳ hàng tháng có yều đột xuất từ nhà quản lý Thống kê mặt hàng tồn kho, số lượng mặt hàng bán, mặt hàng hạn sử dụng Báo cáo chi tiết thu chi tháng doanh thu tháng *Chú ý: Khi khách hàng mua buôn trả tiền theo đợt xuất cơng nợ khách hàng, tương tự có cơng nợ Nhà cung cấp.Cứ tháng phận kế tốn kết tốn cơng nợ, đồng thời phận kho kiểm kê hàng hóa tồn kho gửi cho phận kế toán Dựa vào phận kế tốn tính tốn doanh thu lập báo cáo tài gửi lên ban giám đốc Biểu đồ phân cấp chức biểu đồ luồng liệu mức a Biểu đồ phân cấp chức Trang Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B Trang Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B b Biều đồ mức Mức 0: Chức quản lý bán hàng Chức bị tác động yếu tố từ bên ngồi vào : khách hàng, nhà cung cấp ban giám đốc Bổ sung luồng liệu trao đổi hệ thống với tác nhân ngồi ->ta có biểu đồ luồng liệu bối cảnh (mức ngữ cảnh) hình sau: Trang Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B Nhà cung cấp Thanh tốn Hóa đơn mua hàng Phiếu điều tra Trả lời / bàng báo giá Hàng hóa Thủ kho Quản lý thông tin hàng CN xuất,nhập,tồn kho Xuất hàng theo phiếu xuất Yêu cầu xuất hang theo phiểu xuất Thanh Y/c báo cáo doanh thu Thơng tin khách hàngtốn Khách hàng Tư vấn Y/c báo cáo tài hệ thống Yêu cầu mua hàng Y/c thống kê thông tin hàng Quản lý bán hàng Đơn đặt hàng Phiếu xuất + hóa đơn Lập hóa đơn phiếu xuất kho hóa đơn phiếu xuất kho Y/C Thống Trả Hàng kê hàng bán Đưa thông tin khách hàng CN thông tin khách hàng Y/c Y/c thống thống Thống Phiếu Trả kế kế lời hàng đề hàng nghị tồn kho kê lượng hàng tồn kho nhập bán hàng Lập thống kê báo cáo Yc thống kê báo cáo Ban giám đốc Thống kê thông tin hàng Nhân viên Báo cáo tài Báochính cáo doanh thu BLD bối cảnh (mức ngữ cảnh) Trang 10 Quản lý bán hàng-Công nghệ thơng tin 49B III Phân tích liệu -Mục đích q trình phân tích liệu xác định thực thể cần thiết, thuộc tính liệu mối quan hệ thực thể Một hệ thống thông tin phải tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh dư thừa liệu, tránh trùng lặp liệu đảm bảo độc lập liệu Xác định thực thể Qua việc phân tích hệ thống quản lý bán hàng ta thấy hệ thống cần lưu trữ thực thể sau: Thực thể : + Nhà cung cấp + Khách hàng +Hàng hóa +Nhân viên +Hình thức tốn +Hố đơn mua +Hố đơn bán +Kho +Phiếu nhập +Phiếu xuất Xác định thuộc tính thực thể + Thực thể nhà cung cấp gồm thuộc tính: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax + Thực thể khách hàng gồm thuộc tính: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax Trang 20 ... Trang Quản lý bán hàng- Công nghệ thông tin 49B Trang Quản lý bán hàng- Công nghệ thông tin 49B b Biều đồ mức Mức 0: Chức quản lý bán hàng Chức bị tác động yếu tố từ bên ngồi vào : khách hàng, ... ( thống kê báo cáo) Trang 17 Quản lý bán hàng- Công nghệ thông tin 49B Trang 18 Quản lý bán hàng- Công nghệ thông tin 49B Phiếu đề nghị nhập hàng Thông Ban giám đốc tin NCC Phiếu điều Trả lời 4.1... Kiểm kê hàng hóa tồn kho tình trạng hàng hóa Chức bán hàng Quản lý thông tin giao dịch khách hàng: Thông tin khách hàng, thông tin đơn đặt hàng , thơng tin số lượng hàng hóa bán Quản lý doanh