(Tiểu luận) quản lý các loại văn bản đi đến tại trường thpt đông thạnh, huyện cần giuộc, tỉnh long an năm học 2021 2022

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC TP HỒ CHÍ MINH TIỂU LUẬN CUỐI KHOÁ Lớp Bồi dưỡng CBQL trường trung học Long An Tên tiểu luận QUẢN LÝ CÁC LOẠI VĂN BẢN ĐI/ĐẾN TẠI TRƯỜNG THPT ĐÔNG[.]

Trang 1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC TP HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN CUỐI KHỐ

Lớp Bồi dưỡng CBQL trường trung học Long An

Tên tiểu luận

QUẢN LÝ CÁC LOẠI VĂN BẢN ĐI/ĐẾN TẠI TRƯỜNG THPT ĐÔNG THẠNH, HUYỆN CẦN

GIUỘC, TỈNH LONG AN NĂM HỌC 2021-2022

Họ và tên học viên: HUỲNH QUANG THUẦN Đơn vị công tác: Trường THPT Đông Thạnh,

huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An

Trang 2

MỤC LỤC Trang 1 LÝ DO CHỌN CHỦ ĐỀ TIỂU LUẬN 1 1.1 Lý do pháp lý 1 1.2 Lý do về lý luận 1 1.3 Lý do thực tiễn 2 2 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC TẾ 3

2.1 Khái quát về trường THPT Đông Thạnh 3

2.2 Thực trạng việc quản lý văn bản đi/đến tại trường THPT Đông Thạnh 4

2.3 Những điểm mạnh, yếu; cơ hội, thách thức để nâng cao hiệu quả việc

quản lý các loại văn bản đi/đến tại trường THPT Đông Thạnh 8

2.4 Kinh nghiệm thực tế của bản thân 10

3 KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG 12

4 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 17

4.1 Kết luận 17

4.2 Kiến nghị 17

Trang 3

1 LÝ DO CHỌN CHỦ ĐỀ TIỂU LUẬN 1.1 Lý do pháp lý

Trong những năm gần đây, công tác văn thư lưu trữ trong các trường học nói chung và việc quản lý các loại văn bản đi/đến nói riêng được các cấp lãnh đạo quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện theo nhiều văn bản quy phạm pháp luật Để thực hiện đề tài tiểu luận, cá nhân tôi đã nghiên cứu các văn bản sau:

- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư

- Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ Giáo dục đào tạo quy định thời hạn bảo quản chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục

- Quyết định 3020/QĐ-UBND ngày 10 tháng 9 năm 2014 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Long An về việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư - lưu trữ tỉnh Long An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030

1.2 Lý do về lý luận

Văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng là một cơng cụ quan trọng, khơng thể thiếu trong q trình hoạt động của một nhà trường bất kỳ Trong đó, văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức Các loại văn bản này giúp cho nhà trường hoạt động có hiệu quả

Tổ chức quản lý văn bản là việc nghiên cứu, tổ chức sắp xếp, giải quyết và lưu trữ văn bản một cách khoa học, hợp lý nhằm phát huy giá trị của từng loại văn bản và phục vụ có hiệu quả trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân Thực hiện tốt công tác tổ chức quản lý văn bản trong nhà trường trong đó có quản lý các loại văn bản đi / đến có ý nghĩa rất quan trọng:

Trang 4

- Văn bản đến: Là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức học kế t

- Bảo đảm việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý và điều hành trong nhà trường;

- Là phương tiện giúp nhà trường thực hiện nhiệm vụ giáo dục và đào tạo theo đúng quan điểm, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước;

- Giúp giải quyết mọi cơng việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả, đồng thời bảo đảm cho việc quản lý văn bản, sổ sách chặt chẽ, đúng nguyên tắc, chính sách và chế độ;

- Giữ gìn văn bản giấy tờ trong nhà trường đầy đủ để nộp vào lưu trữ;

- Góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của nhà trường tránh phiền hà cho phụ huynh và khách đến giao dịch

1.3 Lý do thực tiễn

Trang 5

quả Trong thời gian qua, hiệu trưởng có nhiều cố gắng cải thiện những hạn chế trong công tác quản lý văn bản nhưng hiệu quả chưa cao

Sau khi được tham gia học lớp Bồi dưỡng cán bộ quản lý trường trung học, tôi nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đối với hoạt động

chỉ đạo, điều hành của nhà trường Vì thế, tơi chọn đề tài “Quản lý các loại văn

bản đi/đến tại trường THPT Đông Thạnh, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An năm học 2021-2022” làm tiểu luận cuối khố Qua đó, tơi hy vọng đưa ra kế hoạch

hành động cụ thể và phù hợp để giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi/đến tại trường trong thời gian tới

2 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ CÁC LOẠI VĂN BẢN ĐI/ĐẾN TẠI TRƯỜNG THPT ĐÔNG THẠNH

2.1 Khái quát về trường THPT Đơng Thạnh

Đơng Thạnh là một xã phía Nam của huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An Xã

gồm có 6 ấp với diện tích khoảng 17,33 km2 và dân số khoảng 6.720 người Đây là

một xã thuần nông như phần lớn các xã vùng hạ của huyện Cần Giuộc Những năm gần đây, địa bàn xã có Đường huyện 19 – được mở rộng thành Đường tỉnh 830 nối liền từ Đức Hoà về Cảng Quốc tế Tân Tập (Cần Giuộc) đi qua nên đã tạo nên sự khởi sắc cho diện mạo kinh tế - xã hội của địa phương Đời sống người dân ngày càng được nâng lên, hiện thu nhập bình quân đạt 45 triệu đồng/người/năm Địa bàn xã hiện nay có 4 trường từ mẫu giáo, tiểu học, THCS, THPT Hệ thống trường, lớp được cấp uỷ, chính quyền địa phương quan tâm đầu tư xây dựng khang trang, thoáng mát, đáp ứng nhu cầu dạy và học của giáo viên, học sinh Tồn xã có 3/4 trường đều đạt chuẩn quốc gia

Trang 6

kiểm khá, tốt hàng năm ln được duy trì từ 90% đến 96% Tỷ lệ học sinh xếp hạnh kiểm trung bình và yếu hàng năm giảm từ 4% đến 2% Về cơ sở vật chất, trường có một dãy phịng học chính với 18 phịng; một khu hành chính làm phịng làm việc của Ban Giám hiệu, phòng Hội đồng của giáo viên, nhân viên, phòng y tế; hai khu chức năng với hệ thống các phòng thiết bị, thực hành, thư viện; khu nhà thi đấu đa năng cùng với khu tập thể của giáo viên

2.2 Thực trạng việc quản lý văn bản đi/đến tại trường THPT Đông Thạnh

2.2.1 Quản lý văn bản đi:

2.2.1.1 Quy trình quản lý văn bản đi: Trình tự quản lý văn bản đi bao gồm

các bước sau:

- Cấp số, thời gian ban hành văn bản - Đăng ký văn bản đi

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử)

- Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi - Lưu văn bản đi

2.2.1.2 Thực trạng quản lý văn bản đi của trường:

- Xác định yêu cầu của văn bản đi: thường có 2 loại là văn bản ban hành ra ngoài và văn bản ban hành tỏng nội bộ trường

- Dự thảo văn bản: xác định hình thức, nội dung, nơi nhận văn bản; thu thập , xử lí thơng tin liên quan; soạn thảo văn bản; trình duyệt văn bản dự thảo

- Xem xét, phê duyệt văn bản đi: văn bản sau khi dự thảo được chuyển đến cho Hiêu trưởng xem xét về hình thức và nội dung văn bản

- Vào sổ, lấy số, nhân bản, đóng dấu phát hành: - Lưu trữ hồ sơ

2.2.2 Quản lý văn bản đến:

2.2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đến: Trình tự quản lý văn bản đến gồm

các bước sau:

- Tiếp nhận văn bản đến - Đăng ký văn bản đến

Trang 7

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

2.2.2.2 Thực trạng quản lý văn bản đến của trường theo quy trình:

+ Tiếp nhận văn bản: Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc

cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính

+ Phân loại, bóc bì văn bản đến: Ngay khi nhận được văn bản đến, văn thư phịng

HCTH tiến hành phân loại, bóc bì Thời gian giải quyết: trong ngày Các loại bì

văn bản văn thư khơng được bóc gồm:

- Các bì văn bản đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn bản mật) và dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”

- Các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng và các đoàn thể của Trường được chuyển cho tổ chức Đảng, đồn thể giải quyết theo quy định

- Các bì văn bản gửi đích danh người nhận được chuyển trực tiếp cho người nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến cơng việc chung của Trường thì người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký

Tất cả các loại bì văn bản đến khác văn thư được bóc bì, khi bóc phải lưu ý

- Các bì có đóng dấu các độ khẩn cần được ưu tiên bóc trước để giải quyết kịp thời

- Khơng làm hư hại hoặc để sót văn bản trong bì; kiểm tra đối chiếu văn bản với số, ký hiệu ghi trên bì, nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn hoặc văn bản gửi đến không bảo đảm thể thức quy định (không ghi số, ngày tháng ban hành, thiếu dấu hoặc chữ ký v.v ) thì gửi trả lại cơ quan gửi văn bản

- Đối với văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản với Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả cho nơi gửi - Đối với văn bản có dấu hoả tốc hẹn giờ; đơn thư khiếu nại; văn bản, thư từ nước ngồi gửi đến; văn bản có ngày gửi cách quá xa ngày nhận; trên bì và văn bản có độ mật, độ khẩn hoặc số ký hiệu khơng thống nhất thì cần giữ lại bì và đính kèm văn bản để theo dõi

+ Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có

Trang 8

Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết văn thư phòng HCTH đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo Nếu văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì ghi rõ đơn vị, cá nhân chủ trì hay phối hợp

- Đối với các bì văn bản mật và các bì có ghi “Chỉ người có tên mới được

bóc bì” thì đóng dấu “Đến” ngồi bì, ghi số và ngày đến; đăng ký theo các thông tin ghi ngồi bì và chuyển cho người có thẩm quyền hoặc người có tên trên bì - Những văn bản gửi đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết

+ Trình Ban lãnh đạo phê duyệt:

- Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được văn thư phòng HCTH trình Phó Hiệu trưởng phụ trách văn bản hành chính xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ

đạo giải quyết Thời gian giải quyết: trong ngày

+ Ý kiến chỉ đạo của Ban lãnh đạo: Thời gian giải quyết: 1 ngày

+ Vào sổ, scan chuyển giao văn bản ;

- Căn cứ ý kiến của Phó Hiệu trưởng phụ trách văn bản hành chính, văn thư phịng HCTH có trách nhiệm đăng ký những thơng tin bổ sung vào sổ và phần

mềm quản lý văn bản đến, chuyển văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải

quyết trong ngày, chậm nhất là vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo vào

thời gian quy định dưới đây, trừ trường hợp đối với các văn bản khẩn và văn bản

có ý kiến chỉ đạo giải quyết gấp của Ban Giám hiệu

+ Tiếp nhận, xử lý văn bản đến:

- Các đơn vị nhận văn bản đến qua phần mềm quản lý văn bản của văn thư phòng HCTH, viên chức của đơn vị nhận văn bản đến phải đăng ký vào sổ theo

dõi của đơn vị mình và Lãnh đạo đơn vị phân công viên chức xử lý văn bản đúng

thời hạn quy định

+ Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ban lãnh đạo:

- Lãnh đạo phịng HCTH có trách nhiệm giúp BGH theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Trang 9

giải quyết văn bản đến và tổng hợp, báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến khi

có u cầu của phịng HCTH

+ Báo cáo kết quả giải quyết văn bản đến

- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản đến phải báo cáo tiến độ giải quyết văn bản đến và kết quả khi giải quyết xong với Hiệu Trưởng - Trưởng đơn vị có trách nhiệm báo cáo trực tiếp hoặc trong các buổi giao ban tuần, giao ban tháng về tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến cho BGH

Đối với công tác văn thư, lưu trữ nói chung và quản lý các loại văn bản đi/ đến nói riêng, hiệu trưởng có lập kế hoạch năm học, phân công công việc và nhiệm vụ cho nhân viên văn thư Hiệu trưởng đề ra mục tiêu 100% các loại báo cáo đúng, đủ, kịp thời, trung thực; văn thư và các bộ phận có liên quan hoàn thành việc tham mưu cho hiệu trưởng báo cáo lên cấp trên đúng quy định Tuy nhiên, hiệu trưởng chưa xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại trường

Từ tháng 1 năm 2017, nhân viên văn thư của trường có quyết định thôi việc nên công tác văn thư, lưu trữ của trường cũng như việc quản lý các loại văn bản đi/đến của trường gặp nhiều khó khăn Từ thời điểm đó đến nay, hiệu trưởng đã kiện toàn nhân sự làm công tác văn thư bằng việc bố trí nhân viên thư viện phụ trách kiêm nhiệm

Đối với công tác quản lý văn bản đi/ đến, nhân viên kiêm nhiệm văn thư còn nhiều lúng túng, phụ thuộc nhiều vào hiệu trưởng, vì thế những khi hiệu trưởng đi cơng tác thì văn thư phải chờ hiệu trưởng nên một số công việc bị chậm trể, làm ảnh hưởng chung đến công tác chỉ đạo, điều hành của nhà trường

Trang 10

Với văn bản đến, khi tiếp nhận, nhân viên văn thư làm thủ tục đăng kí nhưng chưa biết phân loại văn bản, chưa biết phải chuyển đến cho bộ phận nào, hoặc chưa kịp thời tranh thủ xin ý kiến của hiệu trưởng để giải quyết cơng văn đến cho hợp lý Khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng kí bổ sung vào sổ đăng kí văn bản đến thì văn thư thực hiện chưa đúng quy trình, đơi khi bỏ qua cơng đoạn này Vì thế, một số trường hợp gây khó khăn cho việc tìm kiếm văn bản, thậm chí có văn bản cịn chưa đến được bộ phận có liên quan để tổ chức thực hiện

Hiệu trưởng cũng chưa có kế hoạch cụ thể để chỉ đạo quản lý kiểm tra việc lưu trữ công văn đi/ đến cho nên việc lưu trữ không đúng quy định, không khoa học nên rất khó tìm, một số văn bản bị thất lạc Trong đợt kiểm định cuối năm 2020, các bộ phận báo cáo lại, có khá nhiều văn bản thất lạc, một số khác để nhầm lẫn, chồng chéo giữa các bộ phận

Từ thực trạng trên kết hợp với những kiến thức được học từ khoá bồi dưỡng cán bộ quản lý trường trung học, đặc biệt từ chuyên đề 05 “Quản lý và thực thi hệ thống văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục và đào tạo”, với cương vị là hiệu trưởng, tôi quyết tâm vận dụng những kiến thức được học vào việc quản lý các loại văn bản đi/ đến tại trường THPT Đông Thạnh, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An từ năm học 2021-2022 đến các năm học tiếp theo

2.3 Những điểm mạnh, yếu; cơ hội, thách thức để nâng cao hiệu quả việc quản lý các loại văn bản đi/đến tại trường THPT Đông Thạnh

2.3.1 Điểm mạnh

Đầu năm học, hiệu trưởng lập kế hoạch năm học, phân công công việc và trách nhiệm cho nhân viên làm công tác văn thư kiêm nhiệm

Lãnh đạo trường nhận thấy những hạn chế của công tác quản lý văn bản trong các năm học trước nên có quyết tâm khắc phục

Về điều kiện làm việc, cơ sở vật chất tại trường THPT Đơng Thạnh tương đối tốt, có máy fax, máy photocoppy, máy scan, máy vi tính, máy in, tủ đựng hồ sơ, văn phịng phẩm phục vụ cho cơng tác văn thư, lưu trữ văn bản

Trang 11

2.3.2 Điểm yếu

Hiệu trưởng có lập kế hoạch năm học, phân công công việc và nhiệm vụ cho nhân viên văn thư nhưng chưa xây dựng được quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại trường

Nhân viên làm công tác tác văn thư kiêm nhiệm, cịn hạn chế về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chỉ được tập huấn ngắn hạn nên trong việc thực hiện công tác văn thư còn nhiều lúng túng khi soạn thảo văn bản, cách thức, kĩ thuật trình bày, đăng kí cơng văn đi/ đến, lưu trữ văn bản Hơn nữa văn thư còn làm chuyên trách công tác thư viện nên phần nào cũng ảnh hưởng đến công tác quản lý văn bản nói riêng và cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung

Lãnh đạo quan tâm đến công tác văn thư nhưng không thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, chỉ đạo kịp thời nên công tác văn thư, đặc biệt là quản lý các loại văn bản đi/đến còn hạn chế, chưa theo quy định

Trường có tủ đựng hồ sơ nhưng do quy mô trường loại 1, các loại văn bản, hồ sơ rất nhiều nên gây quá tải Hơn nữa, trường khơng có phịng riêng cho cơng tác lưu trữ hồ sơ nên các tủ đựng hồ sơ được bố trí ở phịng làm việc chung của phó hiệu trưởng và nhân viên văn phịng gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ cũng như tìm kiếm

2.3.3 Cơ hội

Được sự quan tâm, chỉ đạo của Sở Giáo dục và đào tạo Long An về công tác văn thư, lưu trữ Hằng năm, Sở cũng mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về công tác văn thư, lưu trữ cho nhân viên làm công tác văn thư của các trường, đơn vị trực thuộc

Trong công tác văn thư có rất nhiều văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thực hiện như: Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư; Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ Giáo dục đào tạo quy định thời hạn bảo quản chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục; Quyết định 3020/QĐ-UBND ngày 10 tháng 9 năm 2014 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Long An về việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư - lưu trữ tỉnh Long An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030

Trang 12

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, hiện nay hầu hết các loại văn bản đến và đi được chuyển tải qua email do đó công tác quản lý văn bản cũng gặp khơng ít khó khăn, địi hỏi nhân viên văn thư phải không ngừng trau dồi trình độ chun mơn, nghiệp vụ

Do quy mơ trường THPT Đông Thạnh khá lớn, trường loại 1 với 36 lớp học nên hằng ngày số lượng văn bản do cơ quan ban hành và văn bản đến khá nhiều địi hỏi nhân viên văn thư phải có kĩ thuật xử lý, giải quyết cơng việc một cách chính xác, nhanh chóng, khoa học, hiệu quả

2.4 Kinh nghiệm thực tế của bản thân trong việc quản lý các loại văn bản đi/đến

Qua q trình làm cơng tác quản lý cũng như được lĩnh hội kiến thức từ chuyên đề 05 “Quản lý và thực thi hệ thống văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục và đào tạo”, tôi nhận thấy để quản lý hiệu quả các loại văn bản đi/ đến tại nhà trường, hiệu trưởng cần xây dựng và ban hành quy chế quản lý văn bản khoa học, phù hợp với đặc thù của trường mình

Quy chế này xác định rõ hiệu trưởng chịu trách nhiệm chung về quản lý và hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ tại trường Đồng thời, quy chế cũng nêu cụ thể nhiệm vụ của nhân viên văn thư đối với việc quản lý các loại văn bản đi/ đến Đối với các văn bản đi, văn thư giúp hiệu trưởng soạn thảo các văn bản khi được yêu cầu; kiểm tra thể thức, hình thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số, kí hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản; đăng kí, làm thủ tục phát hành và gửi văn bản đi Đối với các văn bản đến (bao gồm văn bản giấy và văn bản điện tử), văn thư tiếp nhận, vào sổ số văn bản đến kể cả văn bản giấy và văn bản điện tử ở email trường, website trường, sau đó in ra và trình với hiệu trưởng; chuyển giao các văn bản đến cho cá nhân hay bộ phận sau khi có ý kiến của hiệu trưởng; giúp hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Trang 13

Hiệu trưởng cũng thường xuyên kiểm tra công việc của văn thư để kịp thời động viên, khen thưởng hay nhắc nhở, uốn nắn, khắc phục những sai sót trong cơng việc

Với nhân viên làm công tác văn thư kiêm nhiệm phải khơng ngừng học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kịp thời cập nhật các thông tư, nghị định liên quan đến cơng việc của mình cũng như học hỏi qua mạng, từ đồng nghiệp để có được những kinh nghiệm cần thiết giúp giải quyết công việc tốt hơn

Trang 14

3 KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG ĐỂ QUẢN LÝ CÁC LOẠI VĂN BẢN ĐI/ĐẾN TẠI TRƯỜNG THPT ĐÔNG THẠNH, HUYỆN CẦN GIUỘC, TỈNH LONG AN

STT Tên công việc Kết quả/ mục tiêu cần đạt Người thực hiện/ phối hợp thực hiện Điều kiện thực hiện Cách thức thực hiện

Khó khăn, rủi ro khi thực hiện Biện pháp khắc phục 1 Họp lãnh đạo mở rộng Ban lãnh đạo thống nhất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại trường Hiệu trưởng và các phó hiệu trưởng, các tổ trưởng, tổ phó chun mơn, tổ văn phịng, chủ tịch, phó chủ tịch cơng đồn, bí thư, phó bí thư đồn, văn thư

Họp tại Hội

trường

Thời gian: đầu tháng 11.2021

Hiệu trưởng nêu thực trạng công tác quản lý văn bản tại trường, giải pháp khắc phục Vắng một số thành viên trong ban lãnh đạo mở rộng

Biện pháp: triển khai nội dung chính của cuộc họp bằng văn bản cho những người vắng mặt

2 Xây dựng quy chế quản lý văn bản văn thư lưu trữ tại trường THPT Đông Xây dựng được quy chế quản lý văn bản đi/ đến tại trường Hiệu trưởng chỉ đạo

Văn thư xây dựng quy chế

Thực hiện theo điều kiện cơ sở vật chất và kinh phí của trường

Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch, xác định rõ nội

dung, phương

Xây dựng quy chế chưa cụ thể, chưa sát với yêu cầu công việc

Trang 15

Thạnh THPT Đông Thạnh cụ thể, phù hợp

Các thành viên khác đóng góp, sau đó hồn thiện

Thời gian trong tháng 11.2021 pháp, cách thức tổ chức thực hiện Hiệu trưởng hướng dẫn văn thư soạn thảo quy chế

Họp hội đồng để đóng góp ý kiến, hồn thiện quy chế

lý có liên quan để nghiên cứu và xây dựng quy chế cụ thể, phù hợp

3 Triển khai quy chế đến toàn thể giáo viên, nhân viên trường

Quán triệt quan điểm, triển khai quy chế để tất cả giáo viên, nhân viên nắm và thực hiện

Hiệu trưởng triển khai, văn thư hỗ trợ

Trong phiên họp

hội đồng đầu

tháng 11.2021

Mỗi giáo viên được phát một bản quy chế Hiệu trưởng phát biểu chỉ đạo Nhân viên văn thư triển khai quy chế

Một số giáo viên, nhân viên không đồng ý thực hiện quy chế vì lo sợ thêm công việc

Trang 16

trách nhiệm của giáo viên, nhân viên

4 Tập huấn công tác quản lý văn bản cho giáo viên và nhân viên trong trường

Đảm bảo tất cả giáo viên, nhân viên hiểu rõ và thực hiện đúng các quy định của nhà nước về công tác quản lý văn bản Hiệu trưởng, có thể mời chuyên viên tập huấn Trong tháng 11.2021

Nếu mời chuyên viên thì kinh phí

trích từ hoạt

động phí của nhà trường

Hiệu trưởng hoặc

chuyên viên hướng dẫn Các văn bản hướng dẫn được phát cho các tổ chuyên mơn, tổ văn phịng cũng như được niêm yết công khai để cho tất cả giáo viên, nhân viên nắm rõ

Một số giáo viên, nhân viên không quan tâm hoặc chưa nghiên cứu các văn bản hướng dẫn

Biện pháp: Hiệu

trưởng, công đoàn, các

tổ trưởng, tổ phó

thường xuyên nhắc nhở giáo viên, nhân viên tích cực nghiên cứu văn bản hướng dẫn

5 Chỉ đạo thực hiện tốt việc quản lý các loại văn bản đi/ đến

Đảm bảo công tác quản lý văn bản đúng quy định, khoa học,

Hiệu trưởng, giáo viên, nhân viên nhà trường đặc biệt là nhân viên

Trang 17

hiệu quả làm công tác kiêm nhiệm văn thư

các bộ phận,

nhân viên văn thư thực hiện đúng quy chế quản lý văn bản

Các bộ phận,

nhân viên văn thư phối hợp thực hiện đúng quy trình soạn thảo văn bản từ thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản, trình kí văn bản, lưu văn bản đi cũng như quy trình tiếp nhận văn bản đến, giải quyết văn bản

đúng nhiệm vụ được phân công

Trang 18

đến

6 Kiểm tra, đánh giá việc nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại trường Kiểm tra, đánh giá đúng kết quả hoạt động Đề ra những giải pháp khắc phục trong thời gian tới Hiệu trưởng Tổ trưởng Văn thư Đánh giá định kì hàng tháng, cuối học kì

Kiểm tra tồn bộ nghiệp vụ quản lý văn bản: quản lý văn bản đi/ đến, lập hồ sơ các văn bản đã giải quyết, lưu trữ văn bản đi/ đến

Kiểm tra không thường xuyên, qua loa, hình thức

Trang 19

4 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Kết luận

Công tác văn thư nói chung và quản lý văn bản nói riêng là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các trường học Hoạt động chỉ đạo, điều hành của một trường học dù lớn hay nhỏ phụ thuộc khá nhiều vào việc quản lý văn bản Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ cung cấp đầy đủ thông tin giúp cho hiệu trưởng chỉ đạo cơng việc chính xác, hiệu quả qua đó giúp nâng cao hiệu suất, hiệu quả công tác quản lý của nhà trường

Làm tốt công tác quản lý văn bản cũng góp phần thiết thực cho nhà trường có đầy đủ các minh chứng cần thiết phục vụ cho công tác kiểm định chất lượng trường học

Từ thực trạng công tác quản lý văn bản đi/đến của trường THPT Đông Thạnh, hiệu trưởng cần xây dựng và ban hành quy chế quản lý văn bản; triển khai và tập huấn cho toàn thể giáo viên, nhân viên của trường nắm vững quy chế cũng như các văn bản có liên quan đến cơng tác quản lý văn bản; đồng thời nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên kiêm nhiệm văn thư Vì thế, tơi mạnh dạn đề ra kế hoạch hành động cụ thể trong thời gian tới để giúp cho công tác quản lý các loại văn bản đi/ đến hiệu quả hơn góp phần thiết thực cho công tác chỉ đạo, điều hành của nhà trường

4.2 Kiến nghị

Với Sở Giáo dục và đào tạo Long An,

Trong năm học tới 2022-2023, tổ chức thi tuyển và bố trí cho trường THPT Đơng Thạnh một nhân viên văn thư chuyên trách

Tổ chức mở các lớp tập huấn công tác văn thư cho nhân viên văn thư nhà trường

Tham mưu với lãnh đạo các cấp có chế độ khen thưởng, đãi ngộ kịp thời với nhân viên làm công tác văn thư

Trang 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Bộ Giáo dục đào tạo (2016), Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 quy định thời hạn bảo quản chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục, Hà Nội

2 Chính phủ (2020), Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư, Hà Nội

3 Uỷ ban nhân dân tỉnh Long An (2014), Quyết định 3020/QĐ-UBND ngày 10 tháng 9 năm 2014 về việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư - lưu trữ tỉnh Long An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030

4 Trường Cán bộ quản lý giáo dục Tp Hồ Chí Minh (2013), Tài liệu bồi dưỡng Cán bộ quản lý trường Trung học, Chuyên đề 5 “Quản lý và thực thi hệ thống văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục và đào tạo”, Tp Hồ Chí Minh