Hanoi University of Foreign Studies\

Hanoi University of Foreign Studies\ Hanoi University of Foreign Studies Information Technology Center TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBMAIL Microsoft Outlook Web Access I Tìm hiểu hệ thống Thư điện tử T[.]

Hanoi University of Foreign Studies Information Technology Center TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBMAIL Microsoft Outlook Web Access I Tìm hiểu hệ thống Thư điện tử Trường ĐHNN Giới thiệu hệ thống Mail Server Khái niệm Webmail tức sử dụng e-mail website, hình thức mà ngày hầu hết nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử sử dụng để cung cấp cho khách hàng Yahoo, Gmail, Hotmail Hệ thống thư điện tử Trường ĐHNN Hà Nội sử dụng Microsoft Exchange 2003 để cung cấp dịch vụ thư điện tử cho tất cán Trường, hệ thống máy chủ thư điện tử thiết kế theo mơ hình Microsoft Exchange 2003 Front-End Back-End Trong đó: Máy chủ Front-End Server đóng vai trị làm mail-gateway cung cấp dịch vụ thư điện tử cho người dùng Internet người dùng mạng LAN nội truy cập hệ thống e-mail Trường ĐHNN, máy chủ Front-end cung cấp dịch vụ eMail: Internet Mail (SMTP) Web Mail Máy chủ Front-End không chứa mailbox người dùng có yêu cầu từ người dùng Internet người dùng mạng LAN nội bộ, máy chủ tiếp nhận gửi yêu cầu đến máy chủ Back-end để xử lý, đồng thời máy chủ Front End yêu cầu người dùng phải xác thực trước truy cập vào dịch vụ thư Máy chủ Backup-End Server chứa hòm thư điện tử người dùng thuộc mạng LAN nội Trường ĐHNN đáp ứng nhu cầu truy cập hòm thư từ máy chủ Front-End Người dùng mạng LAN nội kết nối đến máy chủ Back-end thông qua giao thức IMAP để tăng cường tốc độ, độ ổn định khả nén liệu Đồng thời máy chủ BackupEnd cung cấp dịch vụ mail truyền thống như: Web Mail, POP3, Imap SMTP Internet Back-End Server Local Network Front-End Server Mơ hình thư điện tử Exchange 2003 Front-End Back-End Với mơ hình Front-End Back-End, người sử dụng vị trí khác cung cấp dịch vụ mail khác tuỳ theo nhu cầu sử dụng Đối với người dùng Internet cặp hệ thư điện tử Exchange 2003 Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội cung cấp dịch vụ: Web Mail SMTP Với người dùng thuộc hệ thống mạng LAN kết nối đến cặp máy chủ Email thông qua giao thức IMAP để tăng tốc độ ổn định cộng với khả nén liệu Đồng thời hệ thống thư điện tử cung cấp dịch vụ email truyền thống như: Web mail, POP3 (Post Office Protocol version 3), IMAP (Internet Message Access Protocol) SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Hệ thống thư điện tử Trường ĐHNN Hà Nội quản lý domain thư có tên: @HUFS.EDU.VN cài đặt 02 máy chủ: √ mail.hufs.edu.vn: Đóng vai trị làm Back-End server, phục vụ thư điện tử cho người dùng thuộc mạng LAN, người dùng VPN Trường với dịch vụ thư: POP3, IMAP SMTP √ mail-gw.hufs.edu.vn: Đóng vai trị làm Front-End server, cung cấp dịch vụ Web Mail SMTP (yêu cầu xác thực) cho người dùng Internet mạng LAN nội Cả hai máy chủ member server Active Directory Trường ĐHNN HN (domain: HUFS.EDU>VN) đặt VLAN 50 Các qui định sử dụng dịch vụ thư điện tử Trường ĐHNN HN a Qui định việc đặt tên địa e-mail cho hòm thư người sử dụng thuộc domain @HUFS.EDU.VN: Tên hòm thư người sử dụng tên đăng nhập vào mạng người + tên domain Ví dụ: Người sử dụng có tên Nguyễn Văn Minh thì: Tên tài khoản đăng nhập vào domain là: minhnv (Full Name: Nguyen Van Minh) Địa e-mail : minhnv@hufs.edu.vn b Mỗi người dùng cấp hộp thư có dung lượng ~ 120 MB, dung lượng hịm thư đạt đến ngưỡng 108 MB (~90%) người dùng gửi thư điện tử nữa, nhiên nhận hộp thư đến ngưỡng 100% gửi nhận c Các sách hạn chế gửi nhận e-mail: Gửi nhận mạng nội (HUFS.EDU.VN), phiên làm việc cho phép gửi nhận tối đa 10 MB - Gửi từ domain HUFS Internet hạn chế dung lượng tối đa 10 MB - Nhận từ Internet domain HUFS hạn chế kích thước tối đa 10 MB Với người dùng vị trí khác hệ thư Trường cung cấp dịch vụ thư nhau: - Đối với người dùng mạng LAN nội Trường ĐHNN Hà Nội dùng phần mềm mail client: Web Mail, Outlook Express hay Outlook (MAPI Client) để nhận gửi thư điện tử - Đối với người dùng sử dụng VPN để kết nối với Trung tâm thơng tin Trường sử dụng Web mail hay Outlook Express để gửi nhận thư - Đối với người dùng Internet sử dụng Webmail Trường II Hướng dẫn sử dụng thư điện tử HUFS.EDU.VN Đăng nhập hệ thư điện tử HUFS Từ trình duyệt Internet Explorer truy cập địa http://webmail.hufs.edu.vn Trình duyệt yêu cầu xác nhận việc truy cập ta click chọn Yes (hình bên) Tại hình đăng nhập ta nhập thơng tin bao gồm: * HUFS\User name: tên tài khoản đăng nhập * Password : mật Kích chọn Log On để đăng nhập, hệ thống vào thẳng hình chứa thư đến (inbox) người sử dụng (hình dưới) Trên hình ta thấy phía khung phía bên trái hiển thị menu hộp thư như: tên người sử dụng, công cụ đặt lịch làm việc Calendar, hộp chứa thư đến Inbox, hộp chứa thư Outbox,… Khung phía bên phải hiển thị danh sách thư đến chứa Inbox Người sử dụng đọc nội dung thư đến cách nhấp đúp chuột vào thư muốn đọc Chuyển chép thư Soạn thảo thư Xoá thư chọn Trả lời thư Chuyển thư Sử dụng sổ địa Gửi thư (New Message): Để gửi email ta kích chuột vào biểu tượng chứa chữ NEW để làm xuất hình soạn thảo thư * To… : địa email người nhận thư * Cc, Bcc…: địa email người nhận * Subject : Tiêu đề thư Màn hình phía có trỏ để người dùng nhập nội dung email Sau soạn thảo nội dung điền thông tin cần thiết như: người nhận, tiêu đề thư… kích chuột vào nút Send để gửi thư Tạo quản lý sổ địa (Address Book) Để thuận tiện cho việc ghi nhớ địa email thông tin cụ thể người ta sử dụng tính công cụ sổ địa Address Book Trước tiên, để có danh sách địa email ta cần phải tạo danh sách thông qua công cụ Contacts Tại khung phía bên trái ta click chọn mục Contacts, - Kích tiếp mục New Khi xuất form điền thông tin người dùng Click here Sau điền đầy đủ thông tin, ta lưu lại cách kịch vào Save and close Tiếp tục thực lại với tên người dùng khác để bổ xung sổ địa Sử dụng sổ địa chỉ: Khi có danh sách người trường hợp cần gửi thư liên lạc với check thơng tin người đó, việc tiện lợi nhiều cho người sử dụng Bước 1: Click chọn New  Message để xuất hình soạn thảo thư Bước 2: Kích trực tiếp vào chữ To… mục điền địa người nhận Click here Bước 3: Xuất hình Find Names (hình dưới) Đây hình nhập thơng tin cần thiết người nhận e-mail Ta tìm theo thơng tin biết người nhấn phím Enter, đối tượng tìm thấy xuất khung phía Bước 4: Ta chọn To muốn điền địa e-mail người vào mục người nhận, chọn Cc Bcc muốn điền người vào nhóm người nhận Lặp lại thao tác tìm tài khoản khác kết thúc cách kích chuột vào Close, lúc ta thấy tên người nhận xuất mục To… Cc… , tiến hành nhập nội dung thư kích vào mục Send để gửi e-mail Gửi thư có đính kèm File tài liệu (Attachments) Khi e-mail cần gửi kèm theo tập tin văn có sẵn gửi file hình ảnh, âm thanh,… Sau bước thực cơng việc đó: Bước 1: Chọn mục New  Message để xuất hình soạn thảo thư (như hướng dẫn trên) Bước 2: Kích chọn vào chữ Attachments (hình dưới) Click here Bước 3: Kích vào Browse để chọn tập tin cần gửi kèm theo e-mail, giả sử tập tin cần gửi kèm có tên Danhsach.doc nằm thư mục My Documents ổ đĩa C: Click here Click chọn tên tập tin (Danhsach) kích Open Click vào tên file Click để xác nhận Bước 4: Khi ta thấy đường dẫn đễn tập tin Danhsach.doc xuất khung Choose a file to attach, kích tiếp vào mục Attach Tên tập tin xuất khung Current file attachments Trong trường hợp khơng mn gửi kèm tập tin chọn tên tập tin danh sách kích Remove Cuối kích Close để hồn thành việc đính kèm file, quay hình soạn thảo New Message ta điền thông tin cần thiết : To (địa e-mail người nhận, người nhận), Subject (tiêu đề thư) kích Send để gửi Đặt lịch làm việc (Calendar) Cũng giống Microsoft Outlook, hệ thống thư điện tử trường ĐH Ngoại ngữ cung cấp công cụ lịch nhắc việc số hữu ích mà người dùng nên khai thác Để làm việc với Calendar ta tiến hành bước sau: Bước 1: Đặt lịch nhắc việc: từ menu bên trái phía ta click chọn Calendar để khởi động cơng cụ đặt lịch nhắc việc Hoặc chọn New  Appointment Click here Xuất hình đặt lịch làm việc (hình dưới) Điền đầy đủ thơng tin chương trình làm việc, Calendar nhắc người sử dụng trước theo thời gian đặt mục Reminder  ... Trường ĐHNN Hà Nội sử dụng Microsoft Exchange 2003 để cung cấp dịch vụ thư điện tử cho tất cán Trường, hệ thống máy chủ thư điện tử thiết kế theo mơ hình Microsoft Exchange 2003 Front-End Back-End... liệu Đồng thời hệ thống thư điện tử cung cấp dịch vụ email truyền thống như: Web mail, POP3 (Post Office Protocol version 3), IMAP (Internet Message Access Protocol) SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)... người nhận), Subject (tiêu đề thư) kích Send để gửi Đặt lịch làm việc (Calendar) Cũng giống Microsoft Outlook, hệ thống thư điện tử trường ĐH Ngoại ngữ cung cấp công cụ lịch nhắc việc số hữu ích