Làm việc theo nhóm khó khăn và giải pháp

BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN 1: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN Làm việc nhóm gì? Các khái niệm liên quan: Vai trị làm việc nhóm Mục đích làm việc nhóm: Các giai đoạn phát triển nhóm làm việc 5.1 Hình thành 5.2 Xung đột 5.3 Bình thường hố 5.4 Hoạt động trôi chảy PHẦN 2: LÀM VIỆC NHÓM –CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN Ưu nhược điểm làm việc nhóm 1.1 Ưu điểm 1.2 Nhược điểm Một số thuận lợi khó khăn q trình làm việc nhóm 2.1 Thuận lợi 2.1.1 Thuận lợi cá nhân: 2.1.2 Thuận lợi nhà quản trị 11 2.1.3 Thuận lợi doanh nghiệp 12 2.2 Khó khăn 12 2.2.1 Thiếu tin cậy 12 2.2.2 Không quan tâm đến kết công việc 13 2.2.3 Lẩn tránh trách nhiệm 13 2.2.4 Thiếu trách nhiệm 14 2.2.5 Sợ xung đột 14 2.2.6 Bất đồng làm việc nhóm 15 Các giải pháp xây dựng nhóm làm việc hiệu 15 3.1 Đặc điểm nhóm làm việc hiệu quả: 15 3.2 Các giải pháp xây dựng nhóm làm việc hiệu 17 3.2.1 Xây dựng mục tiêu 17 3.2.2 Ra định 18 3.2.3 Sự cam kết thực 18 3.2.4 Tầm nhìn 19 3.2.5 Thông tin 19 3.2.6 Sự liên quan 19 3.2.7 Tính sáng tạo 20 3.2.8 Môi trường 20 3.2.9 Cảm xúc 21 3.2.10 Sự tin cậy 21 Một số yêu cầu thành lập nhóm 23 4.1 Một tập hợp người có tâm huyết, kiến thức kinh nghiệm lĩnh vực liên quan 23 4.2 Phân công phù hợp với khả 24 Đảm bảo công 24 4 Xây dựng lòng tin thành viên 24 PHẦN 3: KẾT LUẬN 26 Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 1/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu LỜI NÓI ĐẦU "Một làm chẳng nên non, ba chụm lại nên núi cao" Hẳn nhớ câu chuyện người cha bó đũa học năm cấp Mặc dù lúc với suy nghĩ đứa trẻ tinh thần đồn kết khó hiểu, ý thức phải đoàn kết để tồn sức mạnh tập thể mà “bẻ gãy” Và phát biểu người Nhật hội thảo, ông Giám đốc VJCC Hà nội tham dự nói rằng: "Người Việt Nam làm việc thông minh, cần cù, chuyên gia hướng dẫn họ biết phải làm học hỏi nhanh, thực tế bạn làm việc tốt lần so với người Nhật chúng tôi, bạn làm Tuy nhiên, bạn làm việc tập thể bạn làm khơng tốt người Nhật chúng tơi khả làm việc nhóm bạn không tốt người Nhật khẳng định làm việc tập thể người Việt Nam người Nhật” Câu nói thật khiến phải suy nghĩ Trong triết lý quản lý người Nhật hay nước tiên tiến giới, người ta trọng vào phương thức làm việc nhóm (teamwork) tất lĩnh vực: kinh doanh, tiếp thị, quan hệ khách hàng đặc biệt nhấn mạnh lĩnh vực sản xuất Đơn giản sản xuất nơi tập trung nguồn lực hoạt động doanh nghiệp Bên cạnh đó, làm việc nhóm phương thức khuyến khích cần có q trình thực Hệ thống sản xuất Lean Tại Việt Nam, trước chưa có ý thức tinh thần hợp tác cao làm việc tập thể, theo nhóm Xuất phát từ chênh lệch trình độ tri thức, tâm lý ỷ lại, ghanh tị, thiếu trách nhiệm, thiếu tin tưởng lẫn nhau… dẫn đến cảnh "huynh đệ tương tàn" Điều thể rõ môi trường làm việc sản xuất theo lối cũ Nhưng ngày nay, thời buổi kinh tế hội nhập, phải nhìn nhận phương thức làm việc nhóm quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến thành công hiệu công việc Vậy làm để xây dựng nhóm làm Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 2/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu việc hiệu quả? Những tồn khó khăn gây thiếu hiệu làm việc nhóm? Các giải pháp xây dựng nhóm nào…v.v.? Những câu hỏi phần trả lời chương sau Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 3/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu PHẦN 1: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN Làm việc nhóm gì? Nhóm tập thể người làm việc mục tiêu chung Một nhóm khơng thể làm việc hiệu thành viên nhóm lo tập trung vào mục tiêu riêng người Nhóm làm việc khơng đơn tập hợp nhóm người Nó tổ chức có chức năng, đặc trưng riêng quy tắc hoạt động Nhóm làm việc hình thành nên đơn vị hoạt động thơng qua q trình Nếu nhóm quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đốn hồn tồn, có lẽ khơng có nhiều hội cho tác động qua lại liên quan đến cơng việc thành viên nhóm Và thế, có tư tưởng bè phái nhóm, hoạt động nhóm khơng tiến triển Ngược lại, nhóm làm việc phương thức tận dụng dù với cá nhân cách xa địa lý làm việc dự án khác Nói cách đơn giản, xem làm việc nhóm nhóm phải tạo tinh thần hợp tác, phối hợp, đồng thời qui tắc hiểu làm thành viên Nếu điều diễn nhóm người, hoạt động họ cải thiện hỗ trợ chung thực tế lẫn lý thuyết Các khái niệm liên quan: Khi người làm việc theo nhóm ln có hai vấn đề riêng lẻ tồn : Đầu tiên trách nhiệm vấn đề liên quan đến hồn thành cơng việc Thơng thường, vấn đề mà nhóm xem xét Vấn đề thứ lại nằm q trình hoạt động nhóm làm việc: đó, chế mà nhóm vận hành đơn vị tập hợp người hỗn độn Đây vấn đề không thường xảy khơng ý mức đến q trình này, giá trị nhóm giảm bớt chí bị huỷ hoại Với chế quản lý rõ ràng chút, q trình cải thiện giá trị nhóm gấp nhiều lần giá trị tổng cộng cá nhân riêng lẻ Chính Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 4/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu cộng hưởng làm nhóm làm việc trở nên ưa thích tổ chức doanh nghiệp bất chấp vấn đề có khả nǎng xảy hình thành nhóm Bài viết xem xét q trình làm việc nhóm phương cách mà sử dụng cách hữu dụng Điều cốt lõi nhóm làm việc phải xem nguồn lực quan trọng mà tồn phải quản lý giống nguồn lực khác, đồng thời, quản lý nên đảm nhiệm nhóm đó, biến thành phần hoạt động nhóm Vai trị làm việc nhóm Meredith Belbin cho nhóm có vai trị Chúng ta thường hay thực nhiều vai trò nhóm Là người đặt móng: Họ nhà tư tưởng tiên phong; họ đề ý tưởng mới; họ tìm giải pháp cho vấn đề khó khăn; họ có lối suy nghĩ cấp tiến, khác biệt, nhiều chiều sáng tạo Là người nghiên cứu tìm phương sách: Họ người sáng tạo, thích đưa ý tưởng thực chúng; họ người hướng ngoại người khác mến mộ Là người hợp tác: Họ tuân thủ theo quy tắc quản lý chặt chẽ; họ tập trung vào mục tiêu họ đồn kết thành nhóm thống Là người vạch kế hoạch: Họ mong muốn đạt kết quả, thành tích; họ ưa thích thách thức khát khao thu kết Là người đánh giá phân tích: Họ phân tích đánh giá cân nhắc; họ người bình tĩnh vơ tư; họ ln suy nghĩ cách khách quan Những người làm việc theo nhóm: Họ người ln giúp đỡ lẫn có tinh thần hợp tác cao; họ ln đối thoại với nhằm mang lại điều tốt đẹp cho nhóm Những người thực cơng việc Họ có kỹ làm việc tốt; họ làm việc hết mình; họ muốn cơng việc hồn thành Là người hồn tất cơng việc: Họ kiểm tra chi tiết công việc; họ người gọn gàng cẩn thận; họ làm việc tận tâm Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 5/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu Là chuyên gia: Họ mong muốn trang bị cho kỹ chun mơn; họ làm việc chuyên nghiệp; họ có nhiều nghị lực nhiệt huyết Khi bạn nghe thấy cách xưng hô “chúng tôi” nhiều kiểu xưng hô ‘tôi’ có nghĩa bạn có nhóm làm việc biết hợp tác với Mục đích làm việc nhóm: Các nhóm làm việc đặc biệt có ưu việc liên kết tài nǎng tạo giải pháp sáng tạo vấn đề xa lạ; trường hợp trình tự hay phương pháp thích hợp, kỹ nǎng kiến thức tổng hợp nhóm tạo lợi lớn nhiều so với khả nǎng cá nhân Tuy nhiên, nhìn chung có lợi trội lực lượng lao động theo mơ hình nhóm làm việc, khiến mơ hình nhà quản trị ưa thích Đó là, tận dụng đầy đủ khả nǎng nhóm làm việc Một nhóm coi đơn vị tự quản Phạm vi rộng kỹ nǎng thành viên tự theo dõi nhóm khiến dễ dàng nhận trách nhiệm phân cấp Xa nữa, cấp thấp mơ hình bậc thang lực lượng lao động rèn luyện, thông qua tham gia vào việc định nhóm, họ hiểu rõ mục tiêu ý nghĩa cơng việc, từ người có khả nǎng giải tốt vấn đề liên quan đến công việc chung Từ quan điểm cá nhân, cách tham gia vào nhóm, người đóng góp thành cơng cho nhóm, lớn tự họ làm việc phải thực cách đơn lẻ Kém lý tưởng hơn, nhóm tạo môi trường nơi mức độ tự nhận thức trách nhiệm quyền hạn cá nhân nâng cao; đó, tạo động lực hồn hảo tự trọng cộng với mơi trường sức ép Cuối cùng, "sự cơng nhận giá trị cá nhân" Tuy nhiên, động lực - điều quan trọng tài nǎng cá nhân tận dụng tốt nhóm Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 6/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu Các giai đoạn phát triển nhóm làm việc Thông thường, người ta coi phát triển nhóm có giai đoạn: Hình thành, Xung đột, Bình thường hố, Vận hành 5.1 Hình thành giai đoạn nhóm tập hợp lại Mọi người thường giữ khoảng cách rụt rè Sự xung đột chủ yếu mang tính chất cá nhân hồn tồn tiêu cực Do nhóm cịn nên cá nhân hạn chế ý kiến riêng nhìn chung khép kín Điều đặc biệt thành viên quan trọng hay lo âu 5.2 Xung đột giai đoạn Khi đó, bè phái hình thành, tính cách va chạm nhau, khơng chịu lùi Điều quan trọng giao tiếp diễn khơng có lắng nghe số người khơng sẵn sàng nói chuyện cởi mở 5.3 Bình thường hố Ơ' giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy lợi ích việc cộng tác với giảm bớt xung đột nội Do tinh thần hợp tác hữu, thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn việc bày tỏ quan điểm vấn đề thảo luận cởi mở với tồn nhóm Sự tiến lớn người bắt đầu lắng nghe Những phương pháp làm việc hình thành tồn nhóm nhận biết điều 5.4 Hoạt động trơi chảy Đây điểm cao trào, nhóm làm việc ổn định hệ thống cho phép trao đổi quan điểm tự thoải mái có hỗ trợ cao độ nhóm thành viên với định nhóm Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu mức độ hoạt động nhỏ mức hoạt động cá nhân cộng lại sau đột ngột giảm xuống điểm thấp trước chuyển sang giai đoạn Bình thường hố sau mức độ hoạt động cao nhiều so với lúc bắt đầu Chính mức độ hoạt động nâng lên lý giải thích cho việc sử dụng nhóm làm việc đơn tập hợp nhân viên Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 7/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu Một điều đặc biệt thú vị nhóm 10 trải qua tất giai đoạn đến hình thành nhóm 10 đoàn kết hoạt động hiệu Xin lấy thân nhóm 10 làm ví dụ giai đoạn hình thành phát triển Đầu tiên giai đoạn hình thành: Nhóm hình thành dựa yêu cầu giảng viên môn Phương Pháp Nghiên Cứu Khoa Học Hầu người chưa quen biết trước nên buổi thảo luận nhóm gặp nhiều trở ngại người chưa thật bày tỏ hết quan điểm cịn ngại phát biểu Tiếp đến giai đoạn xung đột: Lúc nhóm nói hình thành hai nhóm nhỏ nhóm lớn Hai nhóm ngồi hai vị trí khác thường có quan điểm trái ngược chưa thật có thống nhóm cịn có e dè giao tiếp thành viên nhóm Giai đoạn thứ 3: Bình thường hoá: Sau thực số đề tài, tập nhóm thành viên nhóm nhận sức mạnh tập thể bắt đầu biết lắng nghe ghi nhận, tìm phương pháp làm việc hiệu Giai đoạn cuối hoạt động trôi chảy: Từ học môn Quản Trị Học, theo yêu cầu giảng viên ngồi chung chỗ, khoảng cách trước hai nhóm nhỏ dường khơng cịn Và phải giải tập tình với nhóm liên tục, cường độ làm việc cao nên nhóm hoạt động tiến hẳn Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 8/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu PHẦN 2: LÀM VIỆC NHÓM –CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN Ưu nhược điểm làm việc nhóm 1.1 Ưu điểm  Gia tăng sáng tạo, khả giải vấn đề  Ra định có chất lượng cao  Cải tiến qui trình  Gia tăng hiệu giao tiếp  Gia tăng tinh thần làm việc 1.2 Nhược điểm  Vài thành viên nhóm có ưu tác động đến tính khách quan định nhóm  Những thành viên tích cực làm việc nhiều thành viên khác  Những thành viên giỏi có đủ khả để định độc lập khơng cần đến nhóm  Ra định nhóm tốn thời gian nhiều so với cá nhân định  Sự khách biệt kinh nghiệm, chun mơn, văn hóa, gây trở ngại cho nhóm làm việc hiệu Một số thuận lợi khó khăn q trình làm việc nhóm 2.1 Thuận lợi 2.1.1 Thuận lợi cá nhân: Ít áp lực so với làm việc cá nhân Khi làm việc nhóm, cơng việc phân cơng cho thành viên nhóm Do đó, cơng việc giàn trải nên thành viên thực khâu khối việc chung Mỗi người đóng góp tay nên cảm giác thoải mái Giảm hốt hoảng tính vơ dụng đương đầu với mục tiêu lớn Khi đứng trước mục tiêu lớn, với lượng công việc khổng lồ, hẳn người bị ngợp nhiều bối rối khơng biết Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 9/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu đâu Nhưng làm việc nhóm, người ngồi lại bàn bạc, mổ sẻ, phân nhỏ công việc Do thành viên khơng cịn hoảng hốt tự tin mà làm việc Đúc kết nhiều kinh nghiệm làm việc chung với người khác Khi thành viên góp sức giải vấn đề chung, họ học hỏi cách xử lý nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ thành viên khác người lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm cách tốt để phát huy lực nhân viên (một hình thức đào tạo chức) Thơng qua việc quản lý theo nhóm, thành viên học hỏi vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp Điều tạo thống cách quản lý tổ chức Khơi dậy khả tiềm tàng, tính sáng tạo thành viên Tham gia thảo luận, người có khả giải vấn đề liên quan đến công việc Từ người phát huy khả tiềm tàng Vì nhóm tạo mơi trường làm việc tập thể - nơi cá nhân giao trách nhiệm có quyền hạn, nơi mà tin tưởng sẻ chia đặt lên hàng đầu - nên khuyến khích người làm việc nhiệt tình Mặt khác, nhóm thu thập nhiều thông tin học hỏi nhiều kinh nghiệm, bí nhờ có nhiều thành viên Mỗi người học hỏi từ thành viên khác người lãnh đạo bổ sung kỹ riêng biệt để tháo gỡ vấn đề nan giải Điều giải thích cho thực tế khác biệt cơng ty quốc tế vốn quen với mơ hình làm việc nhóm đại cơng ty Việt Nam chưa thoát khỏi lối làm việc theo tổ sản xuất truyền thống Tại Công ty quốc tế, thành viên nhóm thường động, có cá tính mạnh mẽ khơng ngại tranh luận với để tìm giải pháp tối ưu nhằm hồn thành mục tiêu nhóm Trong nhiều Cơng ty nước, nhóm hoạt động thiếu đồng bộ, thành viên thiếu tin tường lẫn nhau, số thành viên bị động, dựa dẫm vào trưởng nhóm thành viên khác Tăng cường tính hợp tác xây dựng doanh nghiệp Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả phối hợp óc sáng tạo để đưa định đắn Mọi thành viên tổ chức đồng lòng hướng tới mục Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 10/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu  Giành nhiều thời gian giải mối quan hệ với thành viên khác đội nghi ngờ đề phịng - Ngun nhân  Từ phía cá nhân: + Mục đích cá nhân chưa gắn với mục đích tập thể + Sợ bộc lộ yếu điểm, sợ hình ảnh mối quan hệ  Mơi trường Tập Thể: + Thiếu lắng nghe, chia sẻ + Biến cố trước đó: Thất bại scandal gây tâm lý hoang mang, lo lắng + Sự phá hoại: cố tình gây chia rẽ, nói xấu… 2.2.2 Khơng quan tâm đến kết công việc - Biểu  Làm việc khơng có kết  Trì trệ, thường xun thất bại  Hướng đến mục tiêu cá nhân  Những người hướng đến mục đích chung - Ngun nhân  Mục đích tầm nhìn khơng rõ ràng  Tính cá nhân cao  Các thành viên lẩn tránh trách nhiệm 2.2.3 Lẩn tránh trách nhiệm - Biểu  Tránh việc khó  Ln cho khơng phải việc  Khơng làm hết mình, tư tưởng làm lấy được, làm cho xong  Khuyến khích người khác làm bình thường  Thói quen đổ lỗi  Bỏ lỡ hạn chót: Khơng hồn thành cơng việc kỳ hạn đặt cam kết, thường xuyên gia hạn thời gian  Dồn việc cho lãnh đạo Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 13/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu - Nguyên nhân  Sợ thất bại, sợ quan hệ, sợ hình ảnh thân  Chuẩn mực xói mịn, cá nhân rời rạc, nhiệt huyết giảm, tinh thần xuống  Sự mơ hồ vai trò, nhiệm vụ thành viên đội  Thiếu tính cam kết  Thiếu tin tưởng, sợ sai  Trách nhiệm cá nhân chưa gắn liền với trách nhiêm tập thể  Quản lý chưa tốt, phân công công việc không rõ ràng 2.2.4 Thiếu trách nhiệm - Biểu  Không nhận việc đồng thời phân tích lý cách thái q  Trì hỗn kéo dài khơng cần thiết  Đối với công việc, phải thảo luận định nhiều lần  Hay đàm tiếu  Đánh giá cao phân tích nghiên cứu thực  Đưa khó khăn mà khơng có giải pháp  Hay bàn lùi  Thường không ý làm người khác tập trung - Nguyên nhân  Thiếu tự tin, sợ thất bại, khơng dám làm, tìm cách trốn tránh  Sợ ảnh hưởng đến quyền lợi cá nhân, không thấy quyền lợi cá nhân cơng việc tập thể  Thiếu tích cực phân tích thơng tin  Nghi ngờ thiếu tin tưởng vào tập thể  Mong muốn đồng thuận 2.2.5 Sợ xung đột - Biểu  Thiếu tranh cãi  Xuất thơng tin ngồi luồng cơng kích cá nhân  Bỏ qua vấn đề cần tranh luận Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 14/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu  Mất thời gian cho giả tạo để tránh mâu thuẫn xung đột  Các họp nhàm chán, chủ yếu ý kiến chiều, tâm lý bầy đàn, hưởng ứng theo số đông, ủng hộ ý kiến lãnh đạo  Các thành viên đóng góp ý kiến - Nguyên nhân  Thiếu tin tưởng lẫn tin tưởng vào đội  Không chia sẻ đồng thời không hiểu  Tâm lý cầu an, sợ cơng kích  Sợ quyền lợi, hình ảnh, sợ bị tẩy chay 2.2.6 Bất đồng làm việc nhóm Nhóm tập hợp cá thể, người quan điểm, ý tưởng, phương pháp dễ dẫn tới cãi nhau, giận hờn Người trưởng nhóm phải biết khéo léo kết hợp để thống đưa ý kiến chung, thành viên nhóm phải tích cực trao đổi thơng tin, lắng nghe phản hồi tích cưc Chỉ thơng tin thơng suốt tìm thấu hiểu nghĩ hành động mục tiêu chung từ gạt bỏ tơi Bên cạnh tạo điều kiện cho nhóm thấu hiểu thơng qua họp mặt thân mật cà phê hay tổ chức chuyến chơi ngắn, tổ chức trị chơi tập thể Mỗi người ni dạy văn hóa dân tộc văn hóa gia đình khác nhau, họ giáo dục theo kiểu mẫu trình độ khác nhau, làm công việc khác công ty khác với văn hóa tổ chức khác Nếu khơng có hiểu biết thân, hồn cảnh người xung quanh họ, có nhiều khả xảy hiểu lầm, chí xung đột Các giải pháp xây dựng nhóm làm việc hiệu 3.1 Đặc điểm nhóm làm việc hiệu quả: Trong lĩnh vực thực tế sống, nhóm làm việc hiệu ln sản sinh kết đặc biệt Tuy nhiên, để có hiệu nhóm, cần có nhân tố đóng vai trị quan trọng cho việc xây dựng nhóm hoạt động thành cơng: Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 15/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu - Một nhóm hiệu nhóm có lãnh đạo tốt: Một mặt quan trọng để có nhóm hoạt động hiệu phải có lãnh đạo hiệu Điều đồng nghĩa với kỹ nhóm trưởng phải xây dựng trì văn hóa làm việc tích cực Bên cạnh giúp hoạt hóa chí tạo cảm hứng cho thành viên tham gia tiếp cận tích cực vào cơng việc nhóm với tận tụy cao Một nhóm trưởng người khơng tập trung vào mục đích hướng nhóm, mà cịn đảm bảo thành viên khác tập trung vào mục tiêu Ngồi ra, người lãnh đạo nhóm hiệu phải thúc đẩy tinh thần thành viên để họ cảm thấy ủng hộ mang đến giá trị - Một nhóm hiệu phải có thông tin hiệu quả: Thông tin yếu tố sống kỹ tương tác cá nhân, thuật ngữ “làm việc nhóm” phần nói lên mối tương tác Do đó, khía cạnh nhóm hiệu thơng tin mở, giúp thành viên kết nối rõ ràng cảm giác lẫn nhau, thể dự định/kế hoạch, chia sẻ ý tưởng, hiểu quan điểm Nắm bắt phân loại thông tin thách thức lớn để phát triển trì bền vững hiệu làm việc nhóm - Một nhóm hiệu phải định nghĩa vai trò cách rõ ràng: thật cần thiết để nhóm hiểu biết rõ ràng: mục đích chung gì? Vai trị thành viên cần thể hiện? Trách nhiệm cá nhân, phạm vi thực hiện, nguồn lực cần có để đạt đến mục tiêu Nhóm trưởng cần phải định nghĩa mục tiêu rõ ràng Đồng thời, nhóm, phải hỗ trợ xây dựng vai trò phạm vi thành viên nhằm giúp nhóm ln ln tập trung tránh yếu tố làm giảm hiệu làm việc nhóm - Một nhóm hiệu phải thiết lập qui trình giải mâu thuẫn: Dù nhóm có hoạt động thật hiệu quả, mâu thuẫn xuất điều chắn Do đó, cách tốt để giải xây dựng phương pháp giải Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 16/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu chúng Những thành viên nhóm cần có phương pháp thể quan điểm đừng sợ làm lòng cá nhân Sự đối chất trực tiếp cần thực dạng ơn hịa nhằm giúp cho vấn đề nóng bỏng nguội dần giải Thay lẫn trách trì hỗn vấn đề thành viên nên đối diện giải Cuối cùng, mâu thuẫn sử dụng công cụ nhằm bộc lộ vấn đề tồn nhóm - Một nhóm hiệu phải xây dựng hình mẫu tốt: Để giữ cho nhóm ln tận tâm, tích cực, động nhóm trưởng trước hết phải có đặc tính phải bên ngồi Sau cùng, nhà lãnh đạo nhóm phải nơi để thành viên tìm kiếm hỗ trợ, hướng dẫn có vấn đề phát sinh - Đam mê cơng việc: Một nhóm bao gồm thành viên đam mê công việc giúp thúc đẩy trình làm việc dễ dàng Một nhóm động sản sinh kết tích cực Một tiếp cận lạc quan giúp cho tồn nhóm cảm thấy hưng phấn 3.2 Các giải pháp xây dựng nhóm làm việc hiệu 3.2.1 Xây dựng mục tiêu - Đây yếu tố ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động nhóm Thực tế trình làm việc, thành viên quan tâm đến vấn đề này, mà làm theo cảm tính cá nhân Điều dẫn đến kết thành viên giẫm chân mục tiêu chung lại khơng hồn thành - Giải pháp: + Mục tiêu chung mục tiêu riêng phải hiểu cam kết thực thành viên + Cả nhóm phải thường xuyên xem xét so sánh trình thực với mục tiêu đề + Mục tiêu phải mang tính chất: rõ ràng, đo lường, đạt được, thực tiễn, giới hạn thời gian Nên đặt câu hỏi trả lời: Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 17/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu a Mục tiêu nhóm gì? Cơng việc thực có phục vụ mục tiêu đề ra? Chúng có bị lỗi thời khơng? Chúng có thịnh hành khơng? 3.2.2 Ra định Thực tế, định q trình khó khăn Khi làm việc nhóm, điều khó thực Quyết định dựa sở nào? Tinh thần thực thành viên? Là câu hỏi thường xuất làm việc nhóm Nếu việc định khơng nhận đồng thuận cao tất thành viên vấn đề khó giải thiếu đồng tâm thực Một lưu ý trình định hoạt động nhóm tính khách quan luận rõ ràng cá nhân để từ tăng tính thuyết phục việc định - Giải pháp: + Tất thành viên cần tham khảo ý kiến tham gia trình định + Sự đồng thuận phải đạt vấn đề + Sự khác biệt suy nghĩ dùng để cải tiến/phát triển chất lượng định - Câu hỏi: Quyết định nào? Ra định hiệu với cam kết đồng thuận thành viên nào? Điều làm cho kết thành công? Các định hiệu thực nào? 3.2.3 Sự cam kết thực - “Cha chung khơng khóc” điều dễ dàng nhận thấy q trình làm việc nhóm Khi nhóm có số thành viên khơng thực cam kết ban đầu làm cho mục tiêu chung chậm khó hồn thành - Giải pháp: + Mỗi cá nhân cần ý thức cam kết thực nhằm giúp nhóm thành cơng + Tính trách nhiệm phải qn triệt tồn nhóm + Các vấn đề thuộc sở hữu tập thể nhóm Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 18/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu - Câu hỏi: Sự cam kết thực nhóm thực phương diện cá nhân tập thể? Chúng ta thể xa nào? Tôi cần xem xét điều để thân có trách nhiệm với tồn nhóm? 3.2.4 Tầm nhìn - Thơng thường với cá nhân thực mục tiêu việc có tầm nhìn xác định hướng điều quan trọng Tuy nhiên với nhóm người vấn đề thường gặp “Chín người mười ý” nên tầm nhìn chung nhóm khó xác định - Giải pháp: + Từng thành viên cần biết nhóm hướng đến đâu + Cần ý thức rõ ràng mục đích phương hướng + Nhóm cần có tầm nhìn mang tính thách thức lý thú - Câu hỏi: Chúng ta cố gắng đạt điều gì? Tồn đội đạt điều cách nào? Tơi đóng góp cho việc nhận thức tầm nhìn nhóm? 3.2.5 Thơng tin Khi thành viên khơng có thơng tin rõ ràng cơng việc khó hồn thành tốt Đối với nhóm, thơng tin thường mang tính chiều thiếu tương tác thành viên Do tính xác thời điểm đạt - Giải pháp: + Giao lưu chiều + Cùng chia sẻ với tất người + Công khai trung thực 3.2.6 Sự liên quan - Thực tế có nhiều thành viên tham gia nhóm bị động, mang tính đối phó bị bắt buộc Điều ảnh hưởng không nhỏ đến tính chất kết tồn nhóm Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 19/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu - Giải pháp: Mọi thành viên phải nhận thức có liên quan đến kết quả, lợi ích cá nhân nhóm Do đó, tham gia mang tính chủ động, cá nhân phải quan tâm liên quan đến vấn đề nhóm - Câu hỏi: Chúng ta làm việc để xem nhóm? Nhóm biểu tính hiệp lực đâu? 3.2.7 Tính sáng tạo - Sự tham gia thụ động thành viên làm tính sáng tạo nhóm bị giảm Nguyên nhân sâu xa tâm lý bầy đàn, e ngại va chạm ý kiến trái ngược với người khác - Giải pháp: + Cả nhóm cần thúc đẩy tính sáng tạo cải tiến thành viên, điều đồng nghĩa với lĩnh hội nhóm ý tường đề nghị thành viên + Sự tập trung nhóm cải tiến Và thay đổi ln ln chào đón + Thay đổi hồn cảnh, mơi trường làm việc - Câu hỏi Nhóm sáng tạo nào? Làm để kích thích tính sáng tạo nhóm? Làm để nhóm có lợi ích từ sáng kiến này? Và đâu? 3.2.8 Môi trường - Nhóm tập hợp nhiều thành phần với đặc tính khác giới tính, tuổi tác, phong cách, chun mơn, quan điểm…vì mâu thuẫn điều tránh Nếu không giải ổn thỏa ảnh hưởng đến kết hoạt động tồn nhóm - Giải pháp: + Khuyến khích tinh thần đồng đội, người + Xây dựng môi trường làm việc cởi mở, cộng tác Cá nhân cần xây dựng ý thức quan tâm tận tụy với cơng việc nhóm Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 20/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu + Tạo môi trường thân thiện khiến người làm việc nhóm cảm thấy tự tin, tin tưởng lẫn - Câu hỏi: Điều đóng góp vào mơi trường làm việc tốt đẹp nhóm chúng ta? Điều thích làm việc nhóm ta gì? Điều hấp dẫn làm việc nhóm ta gì? Điều nên thực hiện? 3.2.9 Cảm xúc - Khi cảm giác làm việc mang tính gị bó, bắt buộc làm giảm tính sáng tạo đồng thời góp phần làm mơi trường thêm căng thằng ảnh hưởng không nhỏ đến việc đạt mục tiêu chung - Giải pháp: + Các thành viên nên biểu lộ cảm xúc/ ý tưởng cách thoải mái + Cá nhân cần có thơng cảm với nhu cầu công việc người khác + Đồng cảm thông cảm quan trọng + Những góp ý mang tính xây dựng, khơng trích - Câu hỏi: Sự phản hồi nhóm thực qua kênh nào? Cần làm để khuyến khích tính “cởi mở” nhiều hơn? 3.2.10 Sự tin cậy - Đây xem quan trọng hàng đầu làm việc nhóm Bất kỳ nghi ngờ ảnh hưởng đến hoạt động, tiến độ kết nhóm Tuy nhiên, thực tế điều thường xảy cam kết không thực thiếu cảm thông chia sẻ - Giải pháp: thành viên phải cố gắng xây dựng lịng tin lẫn - Câu hỏi: Điều tạo nên lịng tin nhóm? Điều làm tăng mức độ tin tường? Ngoài ra, để phát triển nhóm thành nhóm hoạt động hiệu thành viên cần phát triển đặc tính sau đây: Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 21/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu - Biểu tin cậy: thành viên nhóm xem đáng tin cậy làm tốt công việc phân công cam kết ban đầu - Thơng tin mang tính xây dựng: nhóm ln cần thành viên biểu suy nghĩ ý tưởng rõ ràng, trực tiếp, chân thật, tôn trọng người khác cơng việc nhóm Điều đồng nghĩa với việc thơng tin mang tính xây dựng Những thành viên không e ngại đưa quan điểm cố gắng làm theo cách tốt –theo phong cách tích cực, tự tin trân trọng - Lắng nghe chủ động: Các thành viên biết lắng nghe yếu tố quan trọng giúp nhóm hoạt động hiệu Họ cá nhân tiếp thu, hiểu xem xét ý tưởng hay quan điểm người khác không tranh cãi cho quan điểm Đồn thời, họ tiếp nhận phê bình mà khơng phản kháng cách bảo thủ Quan trọng nhất, thành viên cần có ý thức lắng nghe trước, nói sau kết đối thoại thật ý nghĩa - Thực thành viên chủ động: Chuẩn bị tốt cho họp nhóm, ln lắng nghe phát biểu thảo luận tham gia chủ động vào cơng việc nhóm, xung phong nhận việc phân công Thông thường, cách tiếp cận là: “Tơi làm để đóng góp vào thành cơng nhóm?” - Sẻ chia sẵn lịng cởi mở: ln sẵn lịng chia sẻ thơng tin, kiến thức, kinh nghiệm Có nhiều thơng tin nhóm xuất khơng thức Ngoài vấn đề thảo luận họp tổ chức, thành viên cần cảm thấy thoải mái trò chuyện với chuyển tải tin tức thông tin quan trọng nhằm giúp cho công việc hoàn thành tốt - Hợp tác giúp đỡ: hợp tác có nghĩa làm việc với người khác làm việc để hồn thành cơng việc Mặc dù thành viên khác biệt phong cách, quan điểm cần hợp tác để giải vấn đề hồn thành cơng việc Họ đáp ứng yêu cầu giúp đỡ sẵn lòng đề nghị để giúp đỡ - Thể mềm dẻo: Nhóm thường đối diện với thay đổi từ môi trường, điều kiện tự thân thay đổi Vì thành viên Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 22/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu cần tập thích nghi với tình thay đổi Thêm vào đó, thành viên cần xem xét quan điểm khác biệt thỏa hiệp cần Không nên giữ cách cứng nhắc quan điểm, đặc biệt nhóm cần hướng đến việc định cần hoàn thành điều Thành viên cần kiên định suy nghĩ cần “mở” suy nghĩ nguời khác –do đó, mềm dẻo tốt - Thể cam kết với nhóm - Làm việc người hướng giải vấn đề: nhóm, dĩ nhiên, ln tiếp xúc với vấn đề Thỉnh thoảng, xuât hiện, lý nhóm hình thành –nhằm xử lý vấn đề Thành viên phải người có phong cách hướng đến giải pháp, người hướng đào sâu vấn đề, hay khiển trách vấn đề, né tránh vấn đề Cần mổ xẻ vấn đề thảo luận hợp tác với nhằm tìm cách giải - Tôn trọng hỗ trợ lẫn nhau: thành viên cần cư xử với cách lịch sự, nhã nhặn tơn trọng Bên cạnh cần có hỗ trợ thích hợp cho thành viên khác nhằm giúp cơng việc hồn thành tốt Khơng đặt điều kiện hỗ trợ, lắng nghe sẻ chia thông tin Ngồi thành viên cần có óc khơi hài biết cách làm cho nhóm vui vẻ Nói chung cần cư xử với theo phong cách chuyên nghiệp Một số yêu cầu thành lập nhóm 4.1 Một tập hợp người có tâm huyết, kiến thức kinh nghiệm lĩnh vực liên quan Trong sản xuất, có nhiều thành phần người lao động, có người có kiến thức cao, người có sáng tạo, người có kinh nghiệm, người nắm rõ công việc, thao tác Việc lập nhóm tốt hết nên hội đủ người với nhiều thành phần khác đừng vội cho ngừơi học khơng đóng góp cho nhóm Hãy hiểu rằng, người có khả tiềm ẩn mà khơng phải khai thác Và việc lựa chọn thành viên nhóm nên vào mục tiêu dự án mà nhóm phải thực Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 23/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu 4.2 Phân công phù hợp với khả Sự phân công công việc phù hợp giúp người làm việc dễ dàng Các cơng việc phải có tính chất liên hệ, gắn kết với độc lập Chúng ta đừng ngại muốn tìm cách phát huy khả tiềm ẩn thành viên cách giao cho công việc Điều giúp bạn nhìn nhận rõ khả họ 4.3 Đảm bảo cơng Ai có quyền phát biểu ý kiến khơng nên phản bác nhiệt tình họ mà chưa xác định rõ ràng thực tế rằng, ý tưởng sai Dù ý kiến không phù hợp nữa, chê bai khơng phương pháp thích hợp để nhận xét ý kiến 4.4 Xây dựng lòng tin thành viên Hãy khẳng định thành viên tham gia vào nhóm, trừ người trưởng nhóm Mọi người có trình độ, hiểu biết tay nghề tham gia vào nhóm Mỗi người mạnh riêng, tích cách riêng Do đó, ý kiến, ý tưởng người có giá trị q trình làm việc Tuyệt đối khơng có "vạch tìm sâu" hay "con sâu làm rầu nồi canh" Hãy nhớ rằng, thành đến từ cống hiến tin tưởng lẫn thành viên nhóm 4.5 Mục tiêu rõ ràng Tất thành viên nhóm hiểu mục tiêu chung mà tập thể họ phải đạt đến gì? Thơng tin đến với người xác 4.6 Trưởng nhóm Đây người có nhiệm vụ dẫn dắt tập thể trình thực dự án Do đó, người phải có khả kêu gọi điều khiển người Những thành viên nhóm, dù chức vụ có lớn hơn, phải tuân thủ theo yêu cầu người trưởng nhóm Nếu bạn muốn đào tạo hay tìm kiếm nhân tài lãnh đạo tương lai cho tổ chức, bạn mạnh dạn trao cho người trẻ theo bạn có khả phát triển 4.7 Thời hạn dự án phải hồn thành Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 24/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu Những dự án có thời hạn phải hồn thành điều kiện thuận lợi để thực 4.8 Động viên để trì Nếu bạn người lãnh đạo, thường xuyên đến tìm hiểu, hỏi thăm tiến độ dự án, tình hình nhóm Điều kích thích nhóm làm việc tốt họ cảm nhận quan tâm thật từ lãnh đạo nhắc nhở bạn cơng việc nhóm 4.9 Khen thưởng kịp thời rõ ràng Hãy xác định rõ phần thưởng mà tổ chức dành cho tập thể họ đạt mục tiêu.Đảm bảo khen thưởng dành cho tập thể Hạn chế tối đa việc khen thưởng cá nhân mà thành công việc đến tự làm việc nhóm, dù rằng, theo bạn, người xuất sắc nhất; bạn nhớ rằng, khơng có cống hiến người khác, thành khơng có 4.10 Hành động Cho nhóm biết rằng, họ tự tin thực ý tưởng mà nhóm thống thành hành động cụ thể Sau lần khơng thành, nhóm gắn kết tin tưởng đương nhiên, người học hỏi nhiều điều Chắc chắn rằng, thất bại không quy cho riêng cá nhân Đó tập thể 4.11 Trang bị kỹ làm việc nhóm Để việc quản lý nhóm nhóm hoạt động hiệu quả, bạn phải chắn trưởng nhóm trang bị kiến thức, kỹ cần thiết để kết hợp người, khai thác, phân tích ý kiến, ý tưởng, cơng việc người Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 25/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu PHẦN 3: KẾT LUẬN Làm việc theo nhóm hình thức phổ biến Quản Trị, trở thành cơng cụ hiệu để khai phá tiềm người đặc biệt phát huy tối đa sức mạnh tập thể Vì ngày nói lĩnh vực, làm việc nhóm ln nhà lãnh đạo quan tâm đầu tư xây dựng Tuy nhiên, tương tự quy luật khách quan khác, làm việc theo nhóm tồn ưu nhược điểm thuận lợi khó khăn định Ngày nay, với xu hội nhập giao lưu văn hóa vốn thịnh hành, làm việc nhóm khơng đơn gói gọn phạm vi quốc gia hay dân tộc Khi đó, chênh lệch tri thức, văn hóa…vẫn cịn rào cản lớn cho thành cơng làm việc nhóm vậy, điều quan trọng nhà quản trị phải biết khéo léo vận dụng lý thuyết làm việc nhóm tùy trường hợp cụ thể, đồng thời phát huy tính sáng tạo khơng rập khn máy móc nhằm giúp nhóm hiệu thành cơng Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 26/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu TÀI LIỆU THAM KHẢO: [1] TS Phan Thị Minh Tâm - Nguyễn Thị Liên Diệp, Quản Trị Học, NXB Phương Đông, 2009 [2] Th.S Nguyễn Thị Oanh, Làm Việc Theo Nhóm, NXB Trẻ [3] Một Số Website: http://kynangsong.xitrum.net http://www.kynangmem.com http://lbs.edu.vn http://www.ebook.edu.vn, Giáo trình Kỹ Năng Làm Việc Theo Nhóm http://www.thuatquantri.com http://www.rced.com.vn Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 27/27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu PHẦN 1: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN Làm việc nhóm gì? Nhóm tập thể người làm việc mục tiêu chung Một nhóm làm việc hiệu... luanvanchat@agmail.com BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn giải pháp GVHD: TS Phan Thị Minh Châu PHẦN 2: LÀM VIỆC NHÓM –CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN Ưu nhược điểm làm việc nhóm 1.1 Ưu điểm  Gia tăng sáng tạo, khả giải vấn... hồn thành cơng việc nhóm Có nhiều động lực để hồn thành cơng việc Khi làm việc nhóm, tinh thần làm việc nâng cao Mọi người hăng hái làm việc Năng suất công việc hiệu so với làm việc nhóm Đây hệ