Q trình hoạch định trong chiến lược PR: 1. Bắt đầu q trình hoạch định Nắm quyền kiểm sốt Chun viên PR là người xử lý mọi vấn đề truyền thơng liên quan giữa tổ chức và tất cả các nhóm cơng chúng; Để thành cơng, họ cần phải có một phương pháp làm việc và kiểm sốt thật tốt các thơng tin. Vai trị của hoạch định Xây dựng chính sách PR • u cầu đầu tiên là phải xác định một chính sách PR rõ ràng và cụ thểnhưng khơng nên q dài dịng và phức tạp; • Chính sách PR đặt ra khơng phải để ràng buộc hay giới hạn các hoạt động mà giúp cho mọi người nắm rõ nội dung, trách nhiệm, ranh giới hoạt động Những vấn đề cần xác định trong hoạch định 1. Tơi muốn đạt được điều gì ? (mục tiêu bạn là gì ?); 2. Tơi muốn nói với ai ? (đối tượng cơng chúng là ai ?); 3. Tơi muốn nói điều gì? (thơngđiệp của bạn ?); 4. Tơi sẽ nói điều đónhư thế nào? (cách nào để truyền đạt thơng điệp của mình); 5. Làm thế nào để biết tơi đã làm đúng ? Mười bước trong hoạch định 2. Phân tích Phân tích: Bạn cần phân tích các yếu tốmơi trường một cách chặt chẽ để nhận diện những vấn đề làm nền tảng cho chương trình PR: Những điểm mạnh; Những điểm yếu; Những cơ hội; Những thách thức vànguy cơ. Mơ hình phân tích PEST Mơ hình PEST thường được sử dụng để phân tích mơi trường bên ngồi, Mục đích của mơ hình PEST để ta tìm ra những cơ hội vànguy cơ của hoạt động PR Xác định các vấn đề nội tại • Nhận diện những vấn đề mà tổ chức khơng thể kiểm sốt; • Khám phá những vấn đề mà tổ chức có thể đóng góp ý kiến cho các cuộc tranh luận đang nổi lên Phân tích ma trận SWOT Theo mơ hình SWOT ta xét các yếu tố: • Điểm mạnh (Strengths); • Điểm yếu (Weaknesses); Hai yếu tố này được quyết định từ bên trong của tổ chức, nó khác nhau cho từng tổ chức. • Cơ hội (Opportunities); • Nguy cơ (Threats); Còn thường yếu tố ngoại vi, phần lớn xác định qua mơ hình phân tích PEST Vị thế của các giới hữu quan Tiến hành phân nhiệm (chọn nhân viên đảm nhiệm) Các kỹ thuật nghiên cứu • Nghiên cứu định lượng; • Nghiên cứu định tính; Việc nghiêu cứu cũng chia làm hai cấp: • Nghiên cứu thứ cấp; • Nghiên cứu sơ cấp Thiết lập mục tiêu thực tế Thơng thường có 3 cấp để thiết lập mục tiêu: • Thay đổi nhận thức; • Thay đổi thái độ và ý kiến; • Thay đổi hành vi Tám qui tắc vàng trong việc thiết lập mục tiêu: 1. Phù hợp với những mục tiêu của tổ chức; 2. Thiết lập mục tiêu trong lĩnh vực PR; 3. Chính xác và cụ thể; 4. Khiêm tốn và hồn thành chúng; 5. Định lượng càng nhiều càng tốt; 6. Nằm trong khung thời gian; 7. Tơn trọng phạm vi ngân sách; 8. Tn thủ danh sách ưu tiên Những ràng buộc đối với mục tiêu Những ràng buộc từ nội bộ: Ai sẽ làm cơng việc đó; Chi phí; Khi nào tiến hành; Ai là người ra quyết định; Các hệ thống hỗ trợ, Những ràng buộc từ bên ngoài:đối tượng tiếp cận; khác biệt vềvăn hố xã hội, 4. Tìm hiểu cơng chúng và nội dung của thơng điệp Cơng luận là gì ? Xác định đối tượng cơng chúng: Cơng chúng của cty có thể chia thành các nhóm: • Nước ngồi; • Chính phủ; • Tài chính; • Nội bộ; • Thương mại; • Địa phương; • Truyền thơng; • Gây áp lực,… Ý nghĩa của việc xác định đối tượng cơng chúng mục tiêu Khơng mất thời gian đối với những nhóm cơng chúng khơng quan tâm đến những điều bạn đang làm hay đang nói; Đối với nhóm cơng chúng quan trọng nhưng khơng năng động => cần khéo léo, tạo dựng hình ảnh đẹp Đối với nhóm công chúng động => bạn nhận hành vi tích cực từ họ Làm thế nào để chọn lọc đối tượng cơng chúng? Có 3 bước Hãy xác định những nhóm khái qt nhằm nhận diện mối liên hệ của họ với tổ chức; Phân chia nhỏ những nhóm khái qt (theo khu vực địa lý, qui mơ, quyền lực, mức độ ảnh hưởng đối với tổ chức,…); Xác định mức độưu tiên của nhóm. Xác định thơng điệp Cách trình bày thơng điệp • Hình thức: thơng điệp được chuyển tải như thế nào? có hình ảnh kèm theo hay khơng? • Giọng văn: cần chú ý cẩn thận đến sắc thái, giọng điệu, ngơn từ, phong cách,… • Bối cảnh: trình bày trong bối cảnh nào ? (đang khủng hoảng kinh tế, thị trường chứng khốn đang sụt giảm) sẽ ảnh hưởng đến thơng điệp • Thời gian: trình bày trong thời gian nào? gần đến sự kiện hay xa,… • Sự lặp lại: Một thơng điệp uy tín càng được lập lại nhiều lần thì càng có khả năng làm cho người khác nghe và ghi nhớ 5. Chiến lược và chiến thuật Chiến lược là gì ? • Đó là những phương hướng,đường lối, kế hoạch để thực hiện mục tiêu đã đề ra • Chiến lược phát sinh từ sự phân tích các thơng tin mà bạn thu thập được và phải được hình thành trước chiến thuật, nó là nền tảng để xây dựng chiến thuật Phải chọn đúng chiến lược vì: Một chiến lược thích hợp sẽ làm cho mọi việc có liên quan được triển khai một các trơi chảy; Tóm lại chiến lược là cách thức bạn sẽ đạt mục tiêu đã vạch ra, cịn chiến thuật là những điều cụ thể mà bạn sẽ triển khai đểđạt được mục tiêu đó Từ chiến lược đến chiến thuật Khi xây dựng chiến thuật cần lưu ý : • Sử dụng chiến lược để định hướng cho q trình thảo luận đưa ra ý tưởng; • Loại bỏ những hoạt động khơng có tính chiến lược; • Liên kết chiến thuật với chiến lược & chiến lược với mục tiêu; • Nếu cần thay đổi bạn nên thay đổi chiến thuật trước khi quyết định thay đổi chiến lược Nên áp dụng những chiến thuật nào ? • Bạn có thể sử chiến thuật nào tùy thuộc vào đối tượng cơng chúng muốn nhắm đến, mục tiêu của PR, chi phí, có thề chọn: Quan hệ truyền thông. Quảng cáo; truyền thông nội bộ; thư ngõ; tài trợ; 6. Khung thời gian thực hiện và nguồn lực Khung thời gian Khi xây dựng khung thời gian có 2 yếu tố quan trọng cần tn thủ: Thứ nhất : là phải xác định được hạn chót phải hồn thành; Thứ hai: những nguồn lực nào cần được phân bổ để hồn thành các cơng việc trước mắt. Phân tích đường tới hạn Có một kỹ thuật rất hữu hiệu là kỹ thuật phân tíchđường tới hạn CPA –Critical Part Analysis) nhằmnhận diện yếu tố chương trình cần nhiều thời gian Nguồn lực cho PR Nguồn nhân lực; Chi phí hoạt động; Thiết bị. 7. Đánh giá và rà sốt Đo lường mức độ thành cơng Hàng tháng, quí, năm phải thường xuyên đánh giá, rà soát kết hoạt động quan hệ truyền thơng bằng cách: • Phân tích, phê bình; • Mức độ xuất hiện mà giới truyền thơng đưa tin về tổ chức; • Kết quả đạt được Lợi ích của việc đánh giá • Giúp bạn ln ở thế chủ động • Nó giúp nhận diện những dấu hiệu nguy hiểm trước khi vấn đề thật sư xuất hiện • Giúp tập trung nổ lực; • Đảm bảo hiệu suất của chi phí; • Khuyến khích tổ chức quản lý tốt; • Tạo điều kiện phát Các ngun tắc đánh giá • Phải dựa vào mục tiêu; • Đánh giá phải được xem xét ngay từ đầu qui trình; • Phải diễn ra liên tục; • Phải khách quan và khoa học; huy tin thần trách nhiệm; • Nên đánh giá các chương trình lẫn qui trình; • Nên đánh giá các yếu tố như: yếu tố đầu vào, đầu ra, chi phí, kết quả,… Sau ghi chép Quan hệ công chúng, PR áp dụng cho Marketing kể online offline giúp thành viên hiểu biết thêm loại hình Định nghĩa : PR nỗ lực có kế hoạch kéo dài liên tục nhằm phát hiện, thiết lập, trì phát triển quan hệ tốt đẹp, tôn trọng thật Brand cơng chúng (Cơng chúng nhóm đối tượng tác động tới khách hàng mục tiêu chúng ta) Định nghĩa : Là môn nghệ thuật KHXH phân tích xu hướng, dự đốn kết để đưa tư vấn khuyến cáo lãnh đạo , lập thực kế hoạch để phục vụ quyền lợi tổ chức công chúng Chức PR : Đánh giá thái độ công chúng, Nhận định mối quan tâm công chúng với sách chế cá nhân/ tổ chức Mục đích PR : Khác với quảng cáo mục tiêu bán hàng hay branding trực tiếp, PR có mục đích quảng cáo thơng qua tham khảo hay cảm nhận/ cảm xúc từ nguồn đáng tin cậy Kỹ người làm PR : Nghe, nghiên cứu, nói, đọc, viết, tác động, Tạo ý tưởng sáng tạo, tổ chức quản lý thời gian, Làm việc nhóm, Tư vấn xét đốn, Khả truyền thơng tồn diện, Khả thực Chiến thuật PR : Quan hệ báo chí, Sự kiện đặc biệt, Bản tin, Bài viết bình luận hay ý kiến chuyên gia, Thuyết trình kiện, Tài trợ hay CSR, Từ thiện Thư cảm ơn 12 Bước để thực kế hoạch truyền thông : Nghiên cứu sơ cấp Thứ cấp, Phân tích tình (SWOT), Mục tiêu truyền thơng (Cụ thể, đo lường được, Có thể đạt, Thực tế, Thời gian đạt được), Xác định công chúng khách hàng, Xác định công chúng mục tiêu, Thông điệp truyền thông, Chiến lược truyền thông, Chiến thuật, Timelines FW, Ngân sách, Khủng hoảng xử lý, Đánh giá đo lường (Liên tục đánh giá kết thúc) Công việc người làm PR : Bảo vệ hình ảnh uy tín công ty, Liên kết tổ chức, công chúng truyền thơng, Viết cơng bố báo chí, Làm họp báo, Xử lý khủng hoảng, Trả lời báo chí (Phát ngơn), Trong nội cty tạo tin nội thông điệp nội bộ, Hỗ trợ CEO viết phát biểu, thiết lập gặp gỡ vấn, thiết lập chuẩn giao tiếp công chúng… ... chúng Chức PR : Đánh giá thái độ công chúng, Nhận định mối quan tâm cơng chúng với sách chế cá nhân/ tổ chức Mục đích PR : Khác với quảng cáo mục tiêu bán hàng hay branding trực tiếp, PR có mục... chúng, PR áp dụng cho Marketing kể online offline giúp thành viên hiểu biết thêm loại hình Định nghĩa : PR nỗ lực có kế hoạch kéo dài liên tục nhằm phát hiện, thiết lập, trì phát triển quan hệ... • Thay đổi thái độ và ý kiến; • Thay đổi hành vi Tám qui tắc vàng? ?trong? ?việc thiết lập mục tiêu: 1. Phù hợp với những mục tiêu của tổ chức; 2. Thiết lập mục tiêu? ?trong? ?lĩnh vực? ?PR; 3. Chính xác và cụ thể; 4. Khiêm tốn và hồn thành chúng;