[GIÁO TRÌNH MÔN SOẠN THẢO VĂN BẢN ] TÓM TẮT TOÀN BỘ KIẾN THỨC QUAN TRỌNG- HỆ ĐẠI HỌC

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn được văn bản hóa do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất đ

LỜI NÓI ĐẦU

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Trong quá trình quản lý nhà nước, văn bản vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình đó, được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại

Việc đào tạo những kiến thức về soạn thảo và xử lý văn bản có ý nghĩa rất quan trọng Tập bài giảng này được biên soạn theo chương trình đào tạo đại học nhằm cung cấp những khái niệm cơ bản, cơ sở pháp lý và những kỹ năng cần thiết của việc xây dựng và tổ chức sử dụng văn bản trong các cơ quan tổ chức

Mặc dù đã có một số ví dụ minh họa được đưa ra trong tập bài giảng, nhưng để học tập tốt môn học này, sinh viên cần được tổ chức để tìm hiểu thêm

về thực tế soạn thảo văn bản tại các cơ quan, đối chiếu thực tế với lý luận nhằm làm sáng tỏ những nội dung cơ bản đặt ra trong môn học

Do môn học về soạn thảo văn bản liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội, hơn nữa thực tế của công tác văn bản còn nhiều vấn đề chưa được giải quyết, cùng với sự hạn chế về trình độ của các tác giả, tập bài giảng này khó có thể tránh khỏi những hạn chế nhất định

Các tác giả cũng như bộ môn Cơ sở ngành kinh tế, khoa Kinh tế vận tải rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của bạn đọc trong cũng như ngoài Trường, để tiếp tục hoàn thiện tập bài giảng này

Các góp ý xin được gửi về bộ môn Cơ sở ngành kinh tế, khoa Kinh tế vận tải số 54 phố Triều khúc, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội

Trân trọng!

CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1.1 Khái niệm

1.1.1 Văn bản: Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ

yếu bằng ngôn ngữ Phương tiện giao tiếp này được sử dụng ngay từ buổi đầu của xã hội loài người Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được giao tiếp ở những khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản Là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết Ngôn bản được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản Như vậy, văn bản là phương

tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định

Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ

1.1.2 Văn bản quản lý nhà nước

Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với nhau, cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, với các yếu tố nước ngoài, vv văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính, là một trong những yếu tố quan trọng, nhất thiết để kiến tạo thể chế của nền hành chính Nhà nước

Có thể thấy, văn bản quản lý nhà nước chính là phương tiện để xác định

và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước Xây dựng các văn bản quản lý nhà nước, do đó, cần được xem là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý nhà nước và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này Các văn bản quản lý nhà nước luôn luôn có tính pháp lý chung Tuy nhiên biểu hiện của tính chất pháp lý của văn bản không giống nhau Có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, trong khi đó có những văn bản lại mang tính cưỡng chế thực hiện

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản

lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

- Như vậy văn bản quản lý nhà nước được cấu thành bởi các thành tố: + Chủ thể ban hành: các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền

+ Nội dung truyền đạt: là các quyết định quản lý và thông tin quản lý phục vụ cho công tác quản lý nhà nước Các quyết định quản lý mang tính quyền lực đơn phương và làm phát sinh hệ quả pháp lý cụ thể Còn thông tin quản lý có tính hai chiều: chiều dọc từ cấp trên xuống và từ dưới lên; theo chiều ngang: là văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp

+ Đối tượng áp dụng: Các cơ quan nhà nước, tổ chức, công dân có quyền được nhận các quyết định quản lý, thông tin quản lý và có bổn phận thực hiện các quyết định do các văn bản đưa ra, là cơ sở pháp lý cho các hoạt động cụ thể của các cơ quan tổ chức và công dân

1.1.3 Văn bản quản lý hành chính nhà nước

Trong khái niệm tổng quan nêu trên về văn bản quản lý nhà nước, khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước là một nội dung cấu thành Như vậy văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của văn bản quản lý nhà nước, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới dạng luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (cáo trạng, bản án, vv…) không phải là văn bản quản lý hành chính nhà nước Trong giáo trình này, để thuận tiện trong việc trình bày, văn bản quản lý hành chính nhà nướcsẽ được gọi tắt là văn bản

1.2 Phân loại

1.2.1 Phân loại theo hiệu lực pháp lý (Theo hệ thống quản lý) Thể hiện

hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức gồm;

a Văn bản quy phạm pháp luật

- Khái niệm: Theo luật về ban hành quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục theo luật, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội (theo định hướng XHCN)

Là những quyết định quản lý, mang tính bắt buộc trong quản lý, thể hiện tính quyền lực

- Hệ thống văn bản QPPL: Theo Luật ban hành quy phạm pháp luật theo

cơ quan ban hành văn bản:

+ Văn bản do QH, UBTVQH ban hành

+ Văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương, Bộ ngành ban hành để thi hành văn bản QPPL của QH, UBTVQH ban hành

+ Văn bản của HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản QPPL của

QH, UBTVQH hoặc của cơ quan Nhà nước cấp trên; Văn bản do UBND ban hành còn để thi hành Nghị quyết của HĐND cùng cấp

- Theo hệ thống văn bản gồm:

+ Văn bản luật:

* Hiến pháp là VBQPPL có hiệu lực pháp lý cao nhất quy định những vấn

đề cơ bản của Nhà nước (hình thức, bản chất của NN, chế độ chính trị xã hội, kinh tế văn hóa, nghĩa vụ quyền lợi của công dân; Hệ thống tổ chức, nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền của các cơ quan NN)

* Luật, Bộ luật: nhằm cụ thể hóa Hiến pháp, điều chỉnh các loại quan hệ

xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của NN

*Nghị quyết của Quốc hội: Ban hành để giải quyết những vấn đề quan trọng của Quốc hội, nó thường mang tính cụ thể

+ Văn bản mang tính chất luật (dưới luật) gồm:

* Pháp lệnh: do UBTVQH ban hành để điều chỉnh những quan hệ xã hội quan trọng tương đối ổn định nhưng chưa thành Luật

* Nghị quyết: của QH, UBTVQH để ghi lại và truyền đạt lại những kết luận, quyết nghị của các kỳ họp về vấn đề chủ trương chính sách, kế hoạch, biện pháp

* Lệnh: của Chủ Tịch nước để thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình theo luật định

* Quyết định: của Chủ Tịch nước về nhiệm vụ quyền hạn

+ Văn bản pháp quy:

* Nghị quyết của Chính phủ, Thẩm phán, Tòa án ND tối cao,

* Nghị định của Chính phủ quy định thực hiện Luật, chế độ về kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng

* Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng viện KSND tối cao, Tổng kiểm toán Nhà nước về thực hiện chủ trương chính sách của Đảng, các hoạt động trong các lĩnh vực quản lý

* Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát ND tối cao, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thuộc Chính phủ để chỉ đạo thực hiện

* Thông tư: Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan Chính phủ ra các văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản QPPL khác (Luật, Nghị định, Chỉ thị….)

* Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân các cấp

Văn bản quy phạm pháp luật: được ban hành theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật

b Văn bản hành chính thông thường

- Khái niệm:

Là các văn bản dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý NN Nhằm mục đích giải quyết các công việc cụ thể, thông tin phản ánh tình hình hoặc ghi chép các ý kiến, kết luận trong các hội nghị, thông tin giao dịch giữa

các cơ quan với nhau hoặc các cơ quan với công dân Nó mang tính thông tin quản lý, chứ không mang tính quyết định quản lý nên nó không mang tính quyền

lực, áp đặt, không đảm bảo tính cưỡng chế của NN

Văn bản này nhằm giải quyết công việc và mọi cơ quan nhà nước, doanh nghiệp đều ban hành

- Các loại VB hành chính thông thường

Theo quy định tại NĐ số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010

Theo quy định tại TT số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011

+ Văn bản Có tên loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị

(cá biệt), thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, chương trình, kế hoạch, công điện, phiếu gửi, giấy giới thiệu, giấy đi đường,… diễn văn, các loại đơn (đề nghị, khiếu nại tố cáo…)

+ Văn bản Không có tên loại: công văn

- Khái niệm: Là văn bản do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành theo

trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng đối với một nhóm đối tượng, với các hoạt động nghiệp vụ riêng, trên cơ sở những quy định chung và quyết định quy phạm pháp luật; của cơ quan cấp trên, nhằm giải quyết công việc

cụ thể, phù hợp chức năng quyền hạn

- Các loại: Nghị quyết; Lệnh; Chỉ thị; Điều lệ, Quy chế, Quy định

1.2.2 Phân theo hình thức khác

a Theo tính chất sử dụng: Theo NĐ 09/2010/NĐ-CP

- “Bản gốc” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ

quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (được lưu tại văn thư)

- “Bản chính” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ

quan, tổ chức ban hành Dùng phát hành (gửi đi)

- “Bản sao” Là bản được sao nguyên từ các bản chính có giá trị như các

- Văn bản chuyên môn

Là loại văn bản thể hiện chuyên môn nghiệp vụ mang tính chất đặc thù của một ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất định

c Theo nguồn gốc xử lý văn bản:

- Văn bản đi: Văn bản mà cơ quan đơn vị ban hành gửi đi, các cơ quan

khác là đối tượng tiếp nhận

- Văn bản đến: Là các văn bản do đơn vị cơ quan khác ban hành (thẩm

quyền ban hành) gửi đến (đối tượng nhận được)

- Văn bản lưu hành nội bộ: văn bản ban hành chỉ sử dụng trong cơ quan

đó không gửi đi

d Theo phạm vi sử dụng (rộng hẹp); tính chất bí mật

- Văn bản sử dụng rộng rãi: Phổ biến cho mọi đối tượng tiếp nhận không

bí mật

- Văn bản mật: Văn bản chỉ sử dụng (phổ biến) trong phạm vi hẹp, có nội

dung bí mật của Nhà nước, của cơ quan kinh tế, chính trị, quốc phòng… Mức

độ mật như: mật, tuyệt mật, tối mật

e Theo mức độ cần thiết theo thời gian:

Yêu câu đối tượng tiếp nhận văn bản thực hiện ngay với mức độ theo thời

gian thực hiện như: Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc

1.3 Chức năng của văn bản QLHCNN

Gồm có 5 chức năng:

1.3.1 Chức năng thông tin

Là chức năng cơ bản nhất: Bao gồm việc ghi lại các thông tin quản lý trong hệ thống quản lý hoặc từ cơ quan này đến cơ quan khác, giúp các cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý và đánh giá các thông tin thu được đó qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác

Hiện nay có rất nhiều phương tiện ghi chép lưu giữ thông tin, nhưng mặc cho sự bùng nổ công nghệ thông tin thì các văn bản vẫn được xem là hình thức thuận lợi đáng tin cậy

Thông tin có 3 loại: TT Quá khứ, TT hiện hành, TT dự báo

1.3.2 Chức năng pháp lý

Thể hiện ở các phương diện:

- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội

- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, các tổ chức, đoàn thể

- Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực

tế, vào quản lý nhà nước và quản lý xã hội, phản ánh các nhiệm vụ trên phương diện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành

Đây là hình thức đảm bảo pháp lý cho các cơ quan, các đơn vị thực hiện bảo vệ quyền lợi mọi người trước pháp luật Chức năng pháp lý của văn bản gắnliền với mục tiêu ban hành và tạo hành lang pháp lý cho hoạt động quản lý

Các chủ trương chính sách, pháp luật của nhà nước đều thông qua hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước Nó xác định mối quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và các cơ quan bị quản lý, tạo mối ràng buộc về trách nhiệm giữa cơ quan và cá nhân

1.3.3 Chức năng quản lý - điều hành

Hình thành trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức, gắn liền với khả năng làm công cụ điều hành cho hoạt động của các cơ quan tổ chức đó Là công

cụ tổ chức điều hành hoạt động quản lý nhà nước, trong phạm vi không gian và thời gian

Các cơ quan sử dụng văn bản để điều hành công việc dựa vào chức năng quản lý Chức năng này phát huy trong thực tiễn thì phải đảm bảo được khả năng thực thi của cơ quan nhận được Các văn bản mang tính quan liêu, không dựa trên mục tiêu quản lý cụ thể thì văn bản đó không phát huy được tác dụng của nó vào thực tế Văn bản sử dụng không đúng, văn bản sẽ tạo nên cơ sở của chủ nghĩa quan liêu

1.3.4 Chức năng văn hóa - sử liệu

Văn hóa là sản phẩm sáng tạo của con người trong đấu tranh nhằm vươn tới trình độ sống văn minh hơn Văn hóa chỉ cho ta nếp sống, cách sống trong

đời sống xã hội

Văn bản cũng là sản phẩm sáng tạo của con người, được hình thành trong quá trình lao động sáng tạo của con người Ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hóa quý báu của đất nước Trong quản lý HCNN văn bản cho thấy các chế định lề lối quản lý của từng thời kỳ, cho thấy nhiều mô thức văn hóa truyền thống của dân tộc

Ngoài ra VB còn có chức năng giao tiếp, thống kê, chức năng sử liệu (ghi chép lịch sử)

1.4 Vai trò của văn bản QLNN

1.4.1 Văn bản là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của

cơ quan

Thông tin phục vụ cho các hoạt động quản lý nhà nước chủ yếu bằng văn bản Thông qua văn bản các đơn vị có thể thu thập những thông tin cần thiết cho hoạt động hàng ngày của đơn vị, tạo điều kiện cho hoạt động có hiệu quả nhất Thông tin bao gồm:

Các thông tin về chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng của cơ quan;

Thông tin về nhiệm vụ mục tiêu hoạt đông cụ thể của cơ quan;

Thông tin hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, các đơn vị với nhau

Thông tin về đối tượng bị quản lý, về sự biến động của cơ quan, chức năng quyền hạn của cơ quan;

Thông tin về các kết quả đạt được trong quản lý

1.4.2 Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý, điều hành hoạt động

Trong quản lý truyền đạt đòi hỏi nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng Nhưng phải truyền đạt như thế nào để các đối tượng bị quản lý hiểu, thông suốt nhiệm vụ nếu không sẽ khó khăn cho thực hiện, hiệu quả thấp Hệ thống văn bản giúp cho truyền đạt các thông tin quản lý một cách rộng rãi, đồng loạt và có độ tin cậy cao Truyền đạt quyết định và sử dụng văn bản như một phương tiện để truyền đạt là khía cạnh quan trọng của việc tổ chức khoa học lao động quản lý.Văn bản giúp cho các nhà quản lý tạo các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan, hướng hoạt động của các thành viên vào mục tiêu trong quản lý

1.4.3 Văn bản là phương tiện kiểm tra theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo

Kiểm tra là điều kiện tất yếu để đảm bảo cho bộ máy lãnh đạo và quản lý hoạt động có hiệu quả Không kiểm tra chặt chẽ và thiết thực thì mọi chỉ thị, nghị quyết, quyết định của các cơ quan chỉ là lý thuyết suông Hệ thống văn bản quản lý NN là căn cứ, phương tiện có hiệu lực trong kiểm tra Xác định các văn bản nào để phục vụ công tác kiểm tra và biện pháp áp dụng văn bản đó để kiểm tra Nó phù hợp tình huống xuất hiện văn bản trong hoạt động của cơ quan và nội dung văn bản và thực hiện văn bản đó trên thực tế Nó không tách rời việc phân công trách nhiệm một cách cụ thể, chính xác cho mỗi bộ phận mỗi cán bộ

1.4.4 Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

- Hệ thống pháp luật hành chính gắn liền với việc đảm bảo quyền lực Nhà nước trong hoạt động quản lý của các cơ quan Xây dựng hệ thống pháp luật nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan hành chính Nhà nước, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý Nhà nước

- Hệ thống văn bản quản lý Nhà nước, một mặt phản ánh sự phân chia quyền hành, mặt khác là sự cụ thể hóa các luật lệ hiện hành, hướng dẫn thực hiện các luật đó

Do đó, văn bản là công cụ tất yếu của việc xây dựng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng

1.5 Hiệu lực của văn bản QLHCNN

1.5.1 Hiệu lực về thời gian

a Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (1996) thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật được quy định như sau:

- Luật, Nghị quyết của Quốc hội, Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTVQH có hiệu lực kể từ ngày Chủ Tịch nước ký lệnh công bố, trừ trường hợp văn bản có quy định ngày có hiệu lực khác

- Văn bản quy phạm pháp luật của Chủ Tịch nước có hiệu lực kể từ ngày đăng công báo, trừ trường hợp văn bản có quy định ngày có hiệu lực khác

- Văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và các văn bản quy phạm pháp luật liên tịch có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo hoặc có hiệu

lực muộn hơn nếu được quy định tại văn bản đó Đối với Văn bản quy phạm

pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quy định các biện pháp thi hành trong tình trạng khẩn cấp, thì văn bản đó có thể quy định ngày có hiệu lực sớm hơn

b Các văn bản không chứa đựng quy phạm pháp luật thông thường có hiệu lực từ thời điểm ký ban hành, trừ trường hợp văn bản có quy định ngày có hiệu lực khác

c Về nguyên tắc, văn bản quản lý nhà nước không quy định hiệu lực trở

về trước (hiệu lực hồi tố) Tuy nhiên, trong trường hợp thật cần thiết văn bản quy phạm pháp luật có thể được quy định hiệu lực trở về trước, song phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

- Không được quy định hiệu lực trở về trước khi quy định trách nhiệm pháp lý mới đối với hành vi mà vào thời điểm thực hiện hành vi đó pháp luật không quy định trách nhiệm pháp lý

- Không được quy định hiệu lực trở về trước khi quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn

1.5.2 Hiệu lực về không gian

a Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Nhà nước trung ương có

hiệu lực trong phạm vi cả nước và được áp dụng với mọi cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam, trừ trường hợp văn bản có quy định khác

b Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan chính quyền Nhà nước ở địa phương có hiệu lực trong phạm vi địa phương của mình

c Văn bản quy phạm pháp luật cũng có hiệu lực đối với cơ quan, tổ chức, người nước ngoài ở Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật của Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác

d Văn bản không chứa đựng quy phạm pháp luật có hiệu lực đối với phạm vi hẹp, cụ thể, đối tượng rõ ràng, được chỉ định đích danh hoặc tùy theo nội dung ban hành

1.5.3 Nguyên tắc áp dụng văn bản

a Văn bản áp dụng từ thời điểm có hiệu lực

b Nếu văn bản có quy định Quyết định khác nhau thì áp dụng các văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn (của CP cao hơn của Bộ)

c Văn bản do cùng cơ quan ban hành thì áp dụng văn bản ban hành sau

d Các văn bản đình chỉ thi hành thì ngừng hiệu lực cho đến khi có quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền về việc:

- Không hủy bỏ thì văn bản tiếp tục có hiệu lực

- Bị hủy bỏ thì văn bản hết hiệu lực

e Văn bản quản lý nhà nước hết hiệu lực (toàn bộ hoặc một phần) khi:

- Hết thời gian có hiệu lực đã được quy định trong văn bản

- Được thay thế bằng văn bản mới của chính cơ quan Nhà nước ban hành văn bản đó

- Bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ bằng một văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

- Văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành văn bản hết hiệu lực cũng đồng thời hết hiệu lực cùng với văn bản đó, trừ trường hợp được giữ lại toàn bộ hoặc một phần vì còn phù hợp với các quy định của văn bản mới

CHƯƠNG 2

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QLHCNN

2.1 Yêu cầu chung về soạn thảo văn bản

VB QLNN là những quyết định và những thông tin quản lý thành văn được ban hàn do cơ quan quản lý NN theo thẩm quyền trình tự thủ tục nhất định nên kỹ thuật soạn thảo VB là tổng thể những quy tắc và phương pháp được sử dụng, được xét trên hai phương diện: Pháp lý và kỹ thuật nghiệp vụ (về nội dung, về hình thức, thể thức; đảm bảo đúng văn phong, đúng tính chất, chuẩn

- Viết hoa phải theo quy tắc chính tả tiếng Việt

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày tháng năm ban hành, tên cơ quan tổ chức ban hành

- Đảm bảo đúng thể thức văn bản, trình bày theo quy định

Thông qua nội dung văn bản, người tiếp nhận hiểu được mục đích, hiểu được sự điều chỉnh, xử lý thông tin một cách đúng đắn

2.2 Yêu cầu về nội dung (nội dung phải phản ánh được các tính các tính)

Tùy từng loại VB mà lựa chọn kết cấu, xử lý thông tin đưa vào cho thích hợp Đảm bảo phản ánh được các tính sau:

2.2.1 Tính mục đích

Thể hiện mục tiêu và giới hạn của văn bản nghĩa là trả lời câu hỏi: Ban

hành để làm gì? Giải quyết mối quan hệ nào? Giải quyết đến đâu?

Nó thể hiện phản ánh đường lối chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của NN, của cấp lãnh đạo, quản lý Nó cụ thể hóa các văn bản của cấp trên vào công tác quản lý của cơ quan một cách sáng tạo kịp thời

Mục đích của VB còn phản ánh tâm tư nguyện vọng, lợi ích chính đáng của mọi người trong cơ quan

2.2.2 Tính tính hợp pháp - tính quy phạm

Tính hợp pháp: Văn bản ban hành dựa trên cơ sở xác thực, nội dung điều

chỉnh đúng thẩm quyền theo luật định; nội dung phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành; của cấp trên

Tính quy phạm: Nội dung thể hiện dưới hình thức mệnh lệnh, yêu cầu

phải , cấm và các hướng dẫn hành vi, xử sự của đối tượng tiếp nhận; Nội dung chỉ ra (quy định) đối tượng tiếp nhận phải thực hiện thế nào, nếu không thực hiện sẽ bị xử lý thế nào (chế tài) Chỉ những văn bản quy phạm pháp luật thể hiện rõ tính quy phạm, văn bản hành chính thể hiện tính hợp pháp Văn bản HC không thể hiện rõ tính này, nó chỉ là thông tin thực hiện (không có chế tài)

2.2.3 Tính khoa học và tính khả thi

Tính khoa học: Các thông tin đầy đủ cụ thể rõ ràng, chính xác kịp thời,

thông tin, sự kiện không quá cũ; Xắp xếp theo trình tự thích hợp, logic, các ý không trùng lặp, thừa, tản mạn, vụn vặt để dễ thực hiện; Bố cục chặt chẽ nhất quán về chủ đề Các phần, các ý liên hệ với nhau theo một chủ đề

Tính khả thi: Xuất phát từ thực tế, phù hợp khách quan; phù hợp trình độ,

năng lực mọi mặt của đối tượng tiếp nhận thực hiện văn bản; Mọi quy đinh trong văn bản gắn giữa quyền với nghĩa vụ đi đôi với điều kiện cụ thể để thực hiện nghĩa vụ Văn bản phải có khả năng thực hiện được

Văn bản đầy đủ thể thức gồm: Đầy đủ các thành phần (yếu tố) thể thức; Thiết lập bố trí trong văn bản một cách khoa học, đúng pháp luật Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ (đối với văn bản QPPL), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định (tại Thông tư này) bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn

- Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

2.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày (Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011

Gồm các yếu tố (thành phần)

a Quốc hiệu

- Thể thức

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:

“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”

“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”

- Kỹ thuật trình bày

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”

được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ

in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai

cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

b Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+ Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

TỈNH NGHỆ AN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN

+ Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm

từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng

cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều

ví dụ:

BỘ NỘI VỤ

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

NHÀ NƯỚC

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

c Số, ký hiệu của văn bản

- Thể thức

+ Số của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

+ Ký hiệu của văn bản

* Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:

Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg

Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: …/QĐ-HĐND

Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số HĐND

…/BC-+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:

Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC

Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số:

Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số:

…/SNV-VP

Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:

BỘ NỘI VỤ

HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC

Số: 01/QĐ-HĐTTCC Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định

ví dụ:

Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân); Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo);

Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);

Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo)

ĐỐI VỚI VĂN BẢN QPPL, SAU SỐ LÀ NĂM BAN HÀNH (Số /2011/NĐ-CP

(Phần này trình bày thêm ở chương 3)

d Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Thể thức

+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:

+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:

Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn

Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,

Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính

(có trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,

Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ

Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,

Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở

tại thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,

+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:

* Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban,

ngành thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh

và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,

* Đối với các tỉnh là tên của tỉnh,

Ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành

thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của

Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ

sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân

tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà

Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,

Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh

mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của

các phòng, ban thuộc thành phố: TP Hà Tĩnh,

* Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của

các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,

Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh),

của các phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp,

Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và

của các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,

* Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ

An): Kim Liên,

Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP

Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ,

* Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng

+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 20…

Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 20…

- Kỹ thuật trình bày

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu

đ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản (5a,5b)

tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ

14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều động cán bộ

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:

Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 20…

e Nội dung văn bản

+ Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

+ Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

+ Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

+ Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề

- Kỹ thuật trình bày

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

+ Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ

+ Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ

in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

+ Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng

Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:

+ Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

+ Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

+ Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm

g Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Thể thức

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;

+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TL BỘ TRƯỞNG

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN

BỘ

TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG

+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TUQ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

(được thủ trưởng giao ký văn bản mà người thực hiện không thuộc thẩm quyền, giao bằng văn bản)

+ Chức vụ của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên

cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:

TM HỘI ĐỒNG

CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

Ví dụ:

TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

THỨ TRƯỞNG

Trần Văn B

KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c

h Dấu của cơ quan, tổ chức

- Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

i Nơi nhận (9a,9b)

- Thể thức

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan

hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và

cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng

cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:

+ Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

+ Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận”

và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

+ Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

+ Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản

- Kỹ thuật trình bày

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b

Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:

+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

+ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan,

tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng

có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:

+ Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm

+ Dấu chỉ mức độ khẩn

Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định

+ Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”

+ Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website)

+ Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

+ Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã

+ Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập

- Kỹ thuật trình bày

+ Dấu chỉ mức độ mật

Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính

phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Dấu

độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11

+ Dấu chỉ mức độ khẩn

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi

+ Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ

in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website)

Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản

+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng

+ Phụ lục văn bản

Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

+ Số trang văn bản

Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IV kèm theo Thông tư này

Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính được quy định tại Phụ lục

V kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV

2.4 Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

2.4.1 Khái niệm và các loại văn phong

- Để diễn đạt nội dung trong văn bản là thể hiện chữ viết, biểu đồ…, chữ viết thể hiện việc sử dụng từ ngữ, các câu văn để lập luận, đưa ra các kết luận có

tính lôgic chặt chẽ, rõ ràng chính xác để người tiếp nhận dễ hiểu và thực hiện đúng

- Tuỳ theo các vấn đề cần truyền đạt và mục đích truyền đạt có nhiều cách

trình bày khác nhau Truyền đạt thông tin khoa học theo phong cách khoa học; Đưa tin, tuyên truyền, phản ánh có phong cách báo chí - công luận; Phổ biến tuyên truyền về quy định pháp luật, yêu cầu thưc hiện thực hiện phong cách chính luận (lập luận mạnh mẽ, truyền cảm, dùng từ đúng trong VB pháp luật)

Viết văn, bài phục vụ giao tiếp, ca ngợi, miêu tả (nghệ thuật ví von, nhân cách

hoá ) phong cách nghệ thuật; Nhưng trong công tác soạn thảo văn bản VBQLHCNN là sử dụng ngôn ngữ, hành văn thể hiện phong cách hành chính công vụ; mỗi phong cách có văn phong riêng

Văn phong thể hiện trong các văn bản QLHCNN được sử dụng từ ngữ và

về cách hành văn phù hợp theo loại hình văn bản về pháp luật (VB quyết định quản lý), VB về hành chính thông thường (văn bản quản lý thông tin)

2.4.2 Văn phong HC - CV (có thể hiểu là đặc trưng ngôn ngữ trong

phong cách HC - CV) Đặc điểm:

a Tính chính xác, rõ ràng

Chính xác trong cách dùng từ; đặt câu cần đi đôi với tính minh bạch trong kết cấu của văn bản để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa của nội dung VB - HC công vụ chỉ cho phép một cách hiểu, không hiểu lầm Câu phải ngắn gọn không rườm rà; nếu dùng từ đa nghĩa, cách diến đạt không rõ ràng sẽ dẫn đến hiểu sai lệch, gây tranh cãi, xuyên tạc, bóp méo Sai chính tả cũng gây hiểu sai vấn đề

b Tính phổ thông, đại chúng

VB đảm bảo mọi người ở mọi nơi đều hiểu, tiếp nhận được yêu cầu của văn bản, thông qua dùng từ chuẩn, thông dụng hoặc từ mới được giải thích ý nghĩa

c Tính khách quan, phi cá tính

Ngôn ngữ trong phong cách HC - CV bao giờ cũng phải mang tính khách quan, không chứa đựng những cảm xúc hoặc đánh giá chủ quan cá nhân, của một cơ quan tổ chức Tính khách quan, nghiêm túc được coi như dấu hiệu đặc biệt của VB Trong phong cách KH tính khách quan làm cho hệ thống lập luận

có giá trị chân thực to lớn Còn trong các VB quyết định quản lý, tính khách quan gắn với chuẩn mực pháp luật để nhấn mạnh tính xác thực khẳng định tính

chất mệnh lệnh, chỉ thị cần tuân thủ, thực hiện

d Tính trang trọng lịch sự

Dùng từ trong VB HC - CV thể hiện lịch sự, tôn trọng phù hợp trong các hoàn cảnh; Lịch sự cũng tạo sự trang trọng, nghiêm túc (Kính đề nghị hoặc đề nghị)

đ Tính khuôn mẫu

Tính khuôn mẫu là tính quy định chung để áp dụng cho các loại VB HC -

CV áp dụng khuôn mẫu nhất định có tác dụng đến chuẩn mực của VB (cả nội dung và hình thức) Một VB HC - CV phải được soạn thảo theo đúng hình thức mẫu quy định Các từ dùng phù hợp với từng loại VB

2.4.3 Sử dụng câu, từ, thuật ngữ trong VBQLHCNN

Văn bản sử dụng phông tiếng Việt (Vntime, Times New Roman) khoảng cách giữa các đoạn, các dòng và khi xuống dòng tuân theo quy định Được sử dụng từ ngữ, câu văn phù hợp Sử dụng văn diễn tả, suy luận hay trần thuật

a Sử dụng câu: Sử dụng câu để người soạn thảo diễn đạt được chính xác

ý muốn, người đọc tiếp thu nhanh chóng thể hiện được tính thể chế, hiệu lực của

VB

Thường sử dụng câu tường thuật, câu cầu khiến, câu đơn 2 thành phần Không sử dụng lời nói trực tiếp; câu có nội dung đưa đẩy rườm rà Không sử dụng câu nghi vấn, câu cảm thán và càng không sử dụng dấu “…”, “ v.v”

Cách dùng câu tuỳ từng loại văn bản để có các câu với nội dung thể hiện

hiệu lực ý nghĩa sai khiến với các từ như cần phải, có trách nhiệm thi hành, chấp hành nghiêm chỉnh Các từ có tính chất nghiêm cấm như: không được, loại trừ, bãi bỏ, không được phép

Cũng có thể sử dụng các câu vắn tắt dễ hiểu để diễn đạt nội dung mà mọi người đều có thể hiểu mặc dù ngữ pháp không đầy đủ ví dụ: Nơi nhận; các khoa

để thực hiện; Đoàn TN để phối hợp

Dùng các câu chủ động và câu khẳng định trong VB cấp trên gửi cấp dưới

để nhấn mạnh, xác định mệnh lệnh, sự kiện dứt khoát rõ ràng nhưng vẫn mềm

dẻo (Bộ nhất trí với đánh giá… Trường nhận thấy các khoa đã buông lỏng việc kiểm tra )

Dùng câu phủ định trong các trường hợp nhấn mạnh yêu cầu không thể bỏ

qua trong quá trình giải quyết công việc (Trường nhắc để các đơn vị không chậm trong việc….)

Dùng câu bị động trong trường hợp muốn tạo tình huống chung, khách

quan (Kỷ cương không được tôn trọng, chế độ không được thực hiện đầy đủ…)

Chú ý các thành phần câu được sắp xếp đúng vị trí, hợp lý để nâng cao

hiệu quả tăng mục đích sử dụng, thường phàn nào trọng tâm đặt trước (Khi phép nước không nghiêm, thì lòng tin của dân bị suy giảm, đạo đức xã hội bị xuống cấp)

Có thể tách 1 bộ phận của câu thành câu riêng biệt nhằm làm nội bật thông tin cần thiết

b Sử dụng từ, thuật ngữ trong văn bản

- Sử dụng từ ngữ

+ Không dùng từ có tính chung chung, mơ hồ, mang tính hình ảnh, biểu tượng như: hình như, có lẽ; càng không được dùng: có thể, nếu như Không dùng từ địa phương, tiếng lóng, từ cổ, từ đã lạc hậu, hoặc từ mới chưa thống nhất khái niệm (gán cho ý nghĩa từ mới đó), từ nước ngoài phải Việt hoá Các

thuật ngữ (khoa học, đặc thù chuyên ngành) nên hạn chế sử dụng

+ Cụm từ dùng nhiều lần có thể viết tắt nhưng trước khi viết tắt phải viết đầy đủ trước Nếu viết tắt không đúng sẽ gây hiểu lầm

+ Văn bản có tính khuôn mẫu nên dùng từ mang tính khuôn mẫu như căn

cứ vào, Thực hiện, Theo đề nghị của, Trân trọng đề nghị…

+ Dùng từ xưng hô trong văn bản phải lịch sự, khách quan Cấp dưới gửi văn bản cấp trên phải ghi đầy đủ tên cơ quan của mình (Trường Đại học Công nghệ GTVT) nếu gửi cấp dưới nêu “Trường” không cần nêu tên; ngang cấp viết Trường chúng tôi Trân trọng lịch sự dùng từ quý Bộ, quý cơ quan…

+ Để yêu cầu thực hiện: Nhận được VB này yêu cầu ; Các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm…

+ Đề kết thúc VB Xin trân trọng cảm ơn; Xin gửi tới quý cơ quan lời chào…; Quyết định này có hiệu lực…

2.4.4 Yêu cầu thực hiện trong hành văn

Văn bản không phải là bài văn nhưng phải đầy đủ bố cục, viết để người tiếp nhận trân trọng, dễ hiểu bằng việc lựa chọn những từ ngữ, câu văn phù hợp như đã trình bày phần trên Các văn bản bày đảm bảo yêu cầu:

a Rõ ràng tường minh, sáng sủa: Mục đích làm người đọc dễ hiểu, hiểu

đúng

Viết đi ngay vào trọng tâm vấn đề, việc sử dụng từ, cấu trúc câu thích hợp, đoạn văn hợp lý, các hình thức diễn đạt trong sáng mạch lạc thể hiện đúng quan hệ chủ thể ban hành và đối tượng tiếp nhận Thực hiện cách trình bày so le,

sử dụng đúng kỹ thuật viện dẫn Các ý nêu tránh chồng chéo, câu sau làm lệch

nghĩa câu trước, hoặc ý lặp lại Dùng các câu đơn giản, không nên dùng câu phức tạp

b Ngắn gọn

Không diễn giải vấn đề dài dòng gây khó hiểu hoặc dài dòng bằng từ ngữ diễn tả, miêu ta Cần súc tích, chặt chẽ, trình bày thông tin logic với các vấn đề khác Lựa chọn chuyển ý, chuyển đoạn, biến thể câu theo mục đích của văn bản, không dùng thừa từ hay lặp lại từ có âm giống nhau Câu dài dễ làm hiểu sai nội dung và ngữ pháp khó cho người tiếp nhận

Nhưng ngắn gọn không có nghĩa là vắn tắt, diễn đạt không hết ý dễ đưa đến khó hiểu, hiểu lầm, đoạn văn bị đứt đoạn cộc lốc

c Xác đáng:

Đảm bảo tính xác đáng của các thông tin đưa ra Các từ phải chính xác, thông tin đúng tránh khi đọc bị nghi ngờ Cần đọc kỹ tránh sai trong dùng từ hoặc dùng từ chưa phù hợp trong giao tiếp và mắc lỗi chính tả; phải tôn trọng vấn đề ngữ pháp

đ Lịch sự, nhã nhặn:

Văn phong quá cao, cầu kỳ, lời lẽ quá trịnh trọng, thái quá hoặc thấp quá hay câu cộc lốc, giọng văn cục cằn, thô lỗ làm người đọc khó chịu, mất thiện cảm Vậy chọn từ ngữ, giọng điệu cần thiết phù hợp đặt mình vào vị trí người tiếp nhận VB Thái độ lịch sự thông qua giọng văn được hòa đồng vào nội dung muốn trình bày làm tăng hiệu quả của văn bản

Tóm lại: Ngôn ngữ trong văn bản khi soạn thảo không dài dòng; không

bình luận; không miêu tả giải thích; không lặp lại; không dẫn chứng lịch sử; không chúc tụng, chia sẻ; không lạm dụng chữ viết tắt

Sử dụng từ không đa nghĩa, đúng phong cách, đúng ngữ pháp, rõ ràng thống nhất khái niệm

2.5 Bố cục của văn bản

2.5.1 Phần mở đầu

Bao gồm Quốc hiệu (ô 1), Cơ quan tổ chức ban hành (ô 2) (chủ thể ban hành); Số ký hiệu văn bản (ô 3); Địa danh, ngày tháng năm (ô 4); tên loại văn bản và trích yếu (5a) hoặc Kính gửi của công văn; Căn cứ ban hành

2.5.2 Phần triển khai (ô 6)

- Thể hiện nội dung điều chỉnh, đây là phần trọng tâm của văn bản Ta phải viết theo cách hành văn nhất định Chọn cách viết theo văn điều khoản, văn xuôi pháp luật hay văn nghị luận Sử dụng từ ngữ, câu và văn phong phù hợp loại văn bản để nêu được mục đích của văn bản

- Hiệu lực của văn bản: Thể hiện điểm đầu, cuối của văn bản hoặc thời gian văn bản có hiệu lực

- Xử lý văn bản cũ: Nêu rõ cụ thể văn bản hoặc quy định nào bị bãi bỏ Cần thiết có thể có văn bản kèm theo danh mục bị bãi bỏ (không nên dùng VB trái với quy định này đều bãi bỏ”)

- Các đối tượng tiếp nhận có liên quan: Nêu các đối tượng chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai thực hiện hoặc phối hợp thực hiện

- Địa chỉ chi tiết cần thiết;

- Dấu của cơ quan

2.5.4 Bố cục nội dung của văn bản (phần triển khai)

Bao gồm 3 phần: Mở đầu; Nội dung; Kết luận

Tùy từng loại văn bản có bố cục nội dung khác nhau

Trong phần nội dung có thể trình bày theo văn điều khoản, văn xuôi nghị luận, hoặc văn nghị luận theo các chương, mục

2.6 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản QLHCNN

2.6.1 Khái niệm

Để soạn thảo được văn bản phải có các bước, các hình thức tiến hành theo trình tự cụ thể nhất định để được một văn bản có tính khoa học nhất để dạt được hiệu quả tốt nhất Đòi hỏi người soạn thảo có trình độ nhất định về chuyên môn mới soạn thảo được 1 VB có chất lượng đảm bảo mục đích yêu cầu đề ra VB cũng phải đảm bảo đúng thể thức kỹ thuật trình bày

2.6.2 Quy trình chung

Đối với VB QLHCNN có các bước sau:

1 Giai đoạn chuẩn bị: là giai đoạn quan trọng để định hướng để tiến hành soạn thảo

- Xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành; Giới hạn phạm vi áp

- Chọn tên loại văn bản Dựa vào cơ sở đã đề cập ở trên để chọn loại văn bản là Quyết định, Tờ trình, hay công văn…

- Thu thập tài liệu, xử lý thông tin Trên cơ sở nội dung cần phải thu thập tài liệu gì, tới mức độ (tuỳ theo tên loại VB) phù hợp đảm bảo tính chính xác, hiện đại, phổ thông đại chúng, khoa học khả thi và đúng pháp luật Nhiều khi phải trao đổi thống nhất các thông tin thu thập được

- Lựa chọn cách trình bày, văn phong phù hợp

2 Giai đoạn xây dựng đề cương:

Là bản ghi những vấn đề cơ bản, cốt yếu nhất để dựa vào đó triển khai viết thành văn bản hoàn chỉnh Đề cương càng chi tiết, càng cụ thể, tỷ mỷ thì thể hiện thành văn càng thuận lợi Đề cương căn cứ vào yếu tố: Phạm vi điều chỉnh của VB (nội dung ), thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành Giai đoạn này có 2 bước

- Xây dựng dàn bài: theo bố cục của văn bản có Phần mở đầu, Phần triển khai và Phần kết luận Phần triển khai thể hiện nội dung VB cần nói những vấn

đề gì (các phần…)

- Soạn đề cương: Trên cơ sở dàn bài viết đề cương sơ bộ, chi tiết (chủ yếu nội dung VB) đề cương chi tiết gần như một VB chưa có câu từ liên kết các phần

3 Giai đoạn viết thành văn (dự thảo)

Là giai đoạn chắp nối trong đề cương thành văn bản hoàn chỉnh thông qua vịêc diễn đạt bằng ngôn ngữ Cần viết đảm bảo tính logic và thống nhất Người viết phải theo bố cục, sử dụng văn phong phù hợp, cách sử dụng từ và văn phạm đúng, tránh mắc lỗi chính tả Sau khi in ấn phải kiểm tra lại tổng thể văn bản cả hình thức nội dung và đánh máy sau đó mới trình duyệt, ký

Đối với văn bản cần lấy ý kiến đóng góp của các tổ chức, cá nhân phải thực hiện đúng thủ tục trước khi gửi (Dự thảo, xin ý kiến ) Sau khi có ý kiến đóng góp, người soạn thảo hoặc bộ phận soạn thảo tổng hợp bổ sung sau đó in

ấn, kiểm tra để trình duỵệt, ký Các VB loại này là VB pháp luật, VB quy định mang tính đại chúng, các vấn đề chung nhất, rộng rãi

4 Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản

Duyệt và ký VB phải là người có trách nhiệm và đủ thẩm quyền Phải kiểm tra chặt chẽ VB trước khi ký Có sai sót hoặc chỉnh sửa, người soạn thảo,

bộ phận soạn thảo chỉnh sửa hoàn chỉnh mới ký

5 Nhân bản và phát hành văn bản

- Sau khi ký duyệt của người có thẩm quyền, văn bản được lấy số theo quy định về văn thư và nhân bản Số lượng tuỳ thuộc vào số lượng đối tượng tiếp nhận và lưu

- Các văn bản được đóng dấu và gửi, lưu theo quy định

Tuỳ thuộc loại văn bản mà phải thực hiện các bước nêu trên hoặc bỏ những bước không cần thiết cho phù hợp (Đề cương chỉ cho BC tổng kết, BC vấn đề nhỏ thì không cần) Tuỳ loại có thể có quy trình cá biệt

Chọn cách trình bày phần nội dung: Văn điều khoản: Gồm:

Phần: (số thứ tự La mã I, II ) Để điều chính phạm vi rộng; Có tiêu đề

Chương (số La mã I, II ) Để điều chỉnh 1 bộ phận trong phần Có tiêu

Điểm a), b) ý nhỏ của khoản

Văn nghị luận cũng có thể trình bày theo các thành phần:

Phần: (số thứ tự La mã I, II ) Có tiêu đề

Chương (số La mã I, II ) 1 bộ phận trong phần Có tiêu đề

Mục (La mã I,II ) Các mục trong chương Có tiêu đề

(tiểu mục) 1 , 2 Không có tiêu đề, (chỉ nêu nội dung vấn đề) a) nhỏ dần là ( -) , ( +) , ( * )

Hoặc Phần, Chương, Mục như trên đều có tiêu đề

(tiểu mục) 1 , 2 Không tiêu đề

3 Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”

b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản

c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho

các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

d) Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và

ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9, 12, 13 và 14 của Thông tư này

b) Kỹ thuật trình bày bản sao

- Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC” được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

- Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô

số 3); địa danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thành phần thể thức tại Phụ lục III

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tại Phụ lục IV; mẫu trình bày bản sao được quy định tại Phụ lục V kèm theo Thông tư 01/2011/TT-BNV

CHƯƠNG 3 SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 3.1 Văn bản hành chính thông thường

3.1.1 Quyết định

a Khái niệm, nội dung

Quyết định là văn bản được cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, cá nhân có thẩm quyền ban hành để quyết định các chủ trương, biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động, quy định chế độ làm việc và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của cơ quan, tổ chức đó

Quyết định còn để giải quyết các vụ việc cụ thể đối với những đối tượng

cụ thể (như các quyết định lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động, bổ nhiệm ) gọi là quyết định ban hành trực tiếp

Quyết định còn được ban hành nhằm hợp lý hóa các văn bản phụ như điều

lệ quy chế, quy định và các phụ lục kèm theo (nếu có) Gọi là quyết định ban hành gián tiếp

Số: / QĐ - Viết tắt tên cơ quan ban hành

+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành;

+ Tên loại văn bản: QUYẾT ĐỊNH

+ Trích yếu nội dung;